Fiken: Utlegg og kjøregodtgjørelse for kunde (Nedlastbar kjørebok!)

Hvis du har en business der du er ute og gjør oppdrag for kunder, så har du kanskje en problemstilling som mange har, og det er utlegg. Hva gjør du når du er ute og jobber for en kunde, og så bare må du på biltema, eller du bare må på el-tema? eller et eller annet, for å kjøpe et eller annet sånn at det oppdraget går i orden, og så vil du jo selvfølgelig at kunden skal betale for det. Det vi snakker om her da, det er et utlegg. Hvordan fører man det, og hvordan har man et system på det, sånn at man sørger for at kundene betaler det, og at det ikke er vi som sponser kundene, for det ønsker vi ikke. Det blir himla dyrt for oss. Hei, jeg heter Vettle og er en autorisert regnskapsfører og en sertifisert bedriftsrådgiver fra Regnskap Norge. Jeg driver et selskap som heter Kjekk Regnskap AS, og det vi gjør er å gjøre regnskap og økonomi så enkelt som mulig for deg som fører regnskapet selv i fiken. Så kan du bruke mer tid på å bygge en lønn som business, og så kan du bruke mindre tid på å være redd for skatteetaten. Og dagens spørsmål er et typisk spørsmål som kommer inn i vår medlemsportal. Og det er et kjømpegodt spørsmål. Jeg er glad for at det ble stilt, og jeg tenkte å ta det opp i denne videoen her, sånn at jeg kan gå gjennom det grundig med det også. Jeg kommer til å bruke en fil i forbindelse med dette, som er til stor nytte, og den skal jeg gi deg gratis også. Så det skal jeg gjøre nå. La oss bare ta opp dette her spørsmålet på skjermen, slik at du kan se hva som ble stilt spørsmålet om. Den fører og fakturerer om en utlegg man har for kunde, som for eksempel utgift til fly og overnatting. Fordi de utgifterne der, med mindre du har kontroll på de, så kommer ikke kunden til en opp med å betale for det. Det er i alle fall mindre sannsynlig. Så det er det vi skal løse nå. Vi skal også gå videre etter dette spørsmålet til hva du gjør der som ikke det er ting som du får kritering på som er utlegg. Hva gjør du for eksempel der som det er snakk om? og demonstrere videre. Så vil jeg bare tipse deg om at måten vi i Kjekk egenskapet hjelper og grunner det på, det er ikke ved å føre egenskapet ditt, men det er ved å svare på spørsmål som dette. Og spørsmålene jeg tar opp her på YouTube, Det er klassiske eksemplers på spørsmål som vi får i medlemsportalen vår. Der er det over 300 gründere, og de stiller spørsmål hver eneste dag, og vi svarer på de. Vi har fire regnskapsførere som svarer, og hver uke så har vi også livesending, der alle kan komme inn og komme med sine problemstillinger, og så løser vi de sammen med de på skjermen. Det er en utrolig verdifull greie, og det hjelper veldig mange gründere som har fiken, men som har noen problemer og noen utfordringer her og nå, eller der og da, med å få løst de problemerne sånn at de kan bare fortsette å klare seg selv uten en fast regnskapsfører. For det er på en måte alternativ da. Altså du tenker at, vet du hva? Dette klarverket, jeg må ha en regnskapsfører. Og så i stedet for å klare det selv og ikke måtte betale en regnskapsfører så går det til å måtte betale en regnskapsfører 3-4000 kroner i måneden. Og det er himmelen dumt der som du bare har noen få problemer som vi kan løse for deg enkelt og greit. Med det sagt, den medlemsportalen er ikke åpen Og du kan ikke bli mer lemre enn akkurat nå. Vi åpner den kun 1-2 ganger i året, men hvis dette hørtes ut som noe som er interessant for deg, så kan du sette deg på ventelistan. Da får du beskjed en uke før alle andre får beskjed, for vi øker bare kapasiteten der inne med 20-30 plasser og ganger, som betyr at vi slipper inn 20-30 bedrifter og ganger. Det koster ingenting å stå på ventelistan, og den filen som jeg skal vise deg i denne videoen, den kan du laste ned på samme side som ventelistan er. Med det sagt, la oss hoppe inn i fiken og sette i gang med å løse dette caset. Ok, så jeg har logget inn i fiken, og la oss bare begynne med et enkelt utlegg. Da går vi på, jeg har kjøpt noe. Og når vi kommer til neste side, så legger vi inn hva vi har kjøpt og de detaljerne som vi trenger å legge inn her. Jeg vil ikke ha for kontantkjøp. Jeg hukker av for fakturadato i dag. La oss bare si at jeg kjøpte en minnepinne. Vi kan gjøre case på denne måten. Vi sier at jeg skulle ut til en kunde for å gjøre et konsulent oppdrag. Og så sier vi at kunden ringte meg på veien og sier at du vet hva? Minnepinnen min er gått i stykker. Kan du bare kjøpe en minnepinne? du innom å kjøpe et eller annet. Kanskje du har kjøpt noe blomster eller noe whatever. Ikke sant? Men et eller annet må du legge ut for. Så jeg skal legge ut for minnepinne. Så jeg skriver minnepinne i teksten fordi jeg har kjøpt. Jeg velger konto 6590 fordi det er en av mine favorittkontor. Og så sier vi den minnepinnen koster 500 kroner inkludert MVA. Og at den er betalt ifra denne bankkontoen. Dette er helt Så registrerer jeg kjøp. Og når jeg kommer til neste side nå, så er det viktig at jeg holder tunga i rett munn, som jeg pleier å si. For her dukker nemlig opp en knapp, og den knappen er viderefaktorer kunde. Og jeg vil jo at dette kjøpet ikke skal betales av min bedrift, jeg vil jo bare at bedriften min skal legge ut på dette kjøpet, og at kunden skal betale det til slutt. Så jeg trykker på viderefaktorer kunde. Nå har jeg spørsmålet, hvilken kunde er det som skal betale for dette? Nå sier vi at dette er andre omholdt i dette eksempelet. Jeg kan, hvis jeg vil, legge på et prosentvis påslag på for eksempel 10 prosent for arbeidet med å stoppe på eller kjøpe denne. Det kan du bestemme selv. Jeg hukker ikke av for dette. Jeg legger dette nå til liste overkjøp som skal viderefaktureres med å klikke på den. Nå har jeg kjøpt ført i vårt regnskap, og vi finner igjen denne viderefaktureringen under kjøp og planlagt viderefakturering. Hvis jeg klikker her nå, så kan du se at her ligger det en boks som gjelder andre omholdt, og der ligger det et utlegg som er en minnepinne på 440 kroner netto. Jeg kan nå trykke på ny fakture. Og det som vil skje da, er at jeg vil få opp et fakturaforslag til Anne. Men bare at jeg har merket at det ligger ingenting her. Jeg må for en del trykke på denne knappen. Jeg må trykke på videre faktureres, den store blå. Det som skjer da, er at minnepinnen, når jeg har hukket ut for den, kommer med på denne fakturaen. Nå får du betalt for denne minnepinnen. Og hvis jeg skulle fakturert andre for mitt konsulentoppdrag, og ikke allerede hadde gjort det, så kunne jeg jo fakturert alt på samme faktura. Da blir det veldig ryddig. La oss si at konsulentarbeidet kostet 990 kroner i timen, og at jeg var der i 3,5 time. Da får hun en faktura på 3,5 times arbeid, som er dette, pluss en minnepinne til den. 3905 XMONGs og opprettsfakturer. Det er veldig mye ryddigere for kunden. De får én faktura. De må bare betale én gang for det oppdraget. Og det er mindre risiko for at jeg glemmer noe. For alternativet er jo at jeg bare lager en faktura til Anne på konsulentarbeidet, og så tar jeg dem kriteringer på å kjøpe en minnepinne. Fører det i mitt regnskap, og så tenker jeg at jeg må huske å lage en faktura til Anne på den minnepinna. Og så glemmer jeg det, ikke sant? Så glemmer jeg det. Og da er det penger som er tapt for min del. Det er tapt for tjeneste for min del, hvis ikke jeg husker å gjøre det. Derfor er det viktig å ha kontroll på videre faktureringer. Så, nå kan jeg velge å trykke opprett faktura. Og la oss se på hva vi skal gjøre dersom ikke det er en fysisk ting som vi har lagt ut for. La oss si at vi har en kostnad, for eksempel i forbindelse med kjøring. Du får jo ikke noen kritering når du er ute og kjører. Det er ingen som står og gir deg kritering på det. Så det må vi i praksis ordne på en annen måte. La oss da si at på det samme oppdraget som jeg har lagt ut for denne minepinnen, Så har jeg kjørt noen kilometer, og så står det i mine avtalevilkår at det skal jeg ha betalt for. Da, hvis jeg bruker et enk, eller hvis jeg jobber i et enk, så ligger det en utrolig god kjørebok inne i fiken som jeg skal bruke for å løse dette. Og hvis ikke du har et enk, men du har et AS, så skal jeg vise deg måten du fikser det på etter. Så, nå går jeg til annet, og her finner vi kjøreboka. Så det vil jeg gjøre nå, jeg vil registrere en kjøretur. Da sier vi at kjøreturen skjedde i går, for den saks skyld. Og så er spørsmålet, hvilken kontakt er dette knyttet til? Nå, det er jo andre omholdt. Det var hvor vi skulle til. Ficen spør oss hvor vi har kjørt. Jeg legger bare inn testveien 1 til bygdeilunnen 21. Spørsmålet er hvor mange kilometer er dette? La oss si at vi putter inn 50 her. Og når fikene får oss automatisk at vi har 350 kroner i kostnader for å kjøre den distansen. Det er hentet ifra statens satser. Her har vi da to knapper. Jeg kan registrere kjøreturen, eller jeg kan registrere og viderefakturere. Jeg vil registrere og viderefakturere, siden det står i mine betingelser at dersom jeg må kjøre betydelige strekninger til det for et møte, så skal jeg ha betalt for det. La oss si at du tar betalt 1000 kroner timen da, ikke sant? Det kan jo høres veldig flott ut. 1000 kroner timen? Wow! Men det er ikke særlig digg hvis det ringte en kunde og han spør, ja kan vi ha møte hos meg? Ja, hei, topp! Ja, hvor bor du? Ja, jeg bor i Mårdor, ikke sant? Jeg bor på Hovden, eller jeg bygger et eller annet sted inni midten av nowhere. Og så er det sånn, ja det er jo pina, det er jo 300 km å kjøre, ikke sant? Og det er 300 km tilbake, altså det ryger hele dagen. Ja, men møte skal bare være en time. Du må jo ha betalt for det, det sier seg selv, ikke sant? Det kan du løse på flere måter, men en av måtene, det er å ta betalt for kjøringa. per kilometer. Så jeg registrerer og viderefaktorerer dette. Jeg må skrive inn en beskrivelse. Skal vi se om jeg utdanner denne. For eksempel om skatt. Jeg vil ha noen skatteavgivning. Registrerer og viderefaktorerer. Legger til i liste over kjøreturer som skal viderefaktoreres. Igjen, den er hukket av for. Og vi sjekker at det er annet som står her oppe. Nå kan vi gå tilbake igjen. til kjøp og til planlagt viderefakturering. Så vil vi se at boksen til Anne her er oppdatert med en minnepinne og også med det møte om skatt. Sånn at vi totalt nå har utlegg på 790 kroner. Jeg kan trykke på lag ny faktura. Jeg kommer til neste vindue. Jeg må huske å trykke på den blå knappen for Nellis. Og da Nå kan jeg forandeles legge til konsulentarbeidet. La oss si at det forandeles var et møte på tre og en halv time. Så får Anne alt på en faktura, inkludert utleggene. Utrolig ryddig og greit for Anne, og jeg har ingen risiko for å glemme minnepinnen, og jeg har fått med kjøringa også. Men, hva om, hva om det ikke er slik at vi dermed ikke har en kjørebok her under annet som ligger i en kjørebok. Hva gjør vi da? Jo, vi må ordne det på en annen måte. La meg bare slette den forrige kjøreturen og så skal vi fikse det for det samt å lære det også. Da må jeg faktisk bruke et skjema for hvis du har et AS og jeg tror bare jeg holder meg her inne i vinduet og demonstrerer det Som om dette var et AS. Hvis du har et AS så finner du ikke kjørebok under annet kjørebok. Du må rett og slett bruke et Excel-skjema eller å ha en digital kjørebok i din bil. Det kjørebok-skjemaet i Excel, det ser slik ut, og det skal jeg bruke nå, også skal jeg vise deg hva du gjør med det, og du kan laste ned dette på den samme sida hvor du melder det på ventelista til renskapshjelpen. Der er det mange filer som ligger underst på sida, og denne laster du ned med å trykke på knappen der det står kjørebok. Så, la oss få registrert en kjøretur i dag, skal vi gjøre det? La oss ta opp skjemaet, og så sier vi at jeg i dag, her til venstre putter jeg inn dato, har kjørt til, og så putter du inn adressen, da putter jeg bare inn adresse 1 til adresse 2, her. Vi må si at dette var 100 kilometer, var det jo, skjønt? Det var 50 kilometer hver vei, har vi i dette case. Kilometersatsen er 350, det er automatisk hentet ifra statens satser. og formålet med turen er fornilsendeløte. Du ser at jeg gjør nå akkurat det samme som jeg gjorde inne i fiken. Helt nederst så kommer fiken til å summere opp dette og det blir 350 kroner. Jeg skal i praksis signere dette med en dato 10.8.2023 og en underskrift. Da kan vi jo for en sak skyld bare ta og tegne her, hvis du har den funksjonen i Excel or Word, eller du kan printe ut og signere. Og så skal du lagre dette som en PDF, og deretter laste det opp som et bilag til det kjøpet som vi skal registrere nå. Så følg med. Når du har laget denne, og den er klar, og du har denne som en PDF, Når du har denne som en pdf, så skal du gjøre følgende. Gå inn igjen i fiken, så går vi tilbake igjen til, jeg har kjøpt noe. Dette var jo det første vi gjorde, ikke sant? Det var den første måten vi registrerte minnepinnen på. Og så registrerer vi det på denne måten. Vi registrerer det med kontantkjøp, fakturadato, i dag, Det har vi jo på Excel-skjemaet, ikke sant? Og når du kommer på betalt fra så velger du enten betalt privat personlig utlegg eller der som du ligger inne som ansatt så kan du velge betalt av ansatt, altså ditt navn. Nå velger jeg bare betalt privat personlig utlegg. Fordi det er jo ME som skal ha de 350 kr. Det er fordi vi har brukt min bil, ikke sant? Det er kjørekortgjørelse for å ha brukt din bil. Og det kan jo Nå er det å registrere det kjøpet. Og da må vi huske å gjøre akkurat det samme som vi gjorde aller aller første gang. Som er nemlig å trykke på viderefakturert kund. For det er jo andre området som skal ha denne viderefaktureringa. Og jeg legger den til liste over kjøp som skal viderefaktureres. Og nå kan jeg gå til kjøp. Jeg kan gå til planlagt viderefakturering nok en gang. Og jeg kan se at her ligger minnetyna og kjøring til andre omhold. Som nå er basert på at jeg har registrert et kjøp, ikke på at jeg har registrert en kjøretur i kjøreboka. That's it, og husk at du kan laste ned det skjemaet jeg just benytta, det som var AS. link til det rett under denne videoen. Og det er altså ikke vanskeligere å ha kontroll på videre fakturering enn dette. Og husk at hvis du ikke har kontroll på videre fakturering, så er det du som tar over penger på det.