Vetle Valsgård demonstrates why and how to perform an annual inventory count (varetelling) and how to record it in accounting software (Fiken) and in Excel. He shows a demo company where missing inventory entries cause an understated profit/loss; by counting and recording inventory (examples use 100 000 NOK and 85 000 NOK) he illustrates how inventory adjustments change operating costs and can turn an apparent loss into a profit. The video includes step-by-step actions: preparing a count sheet, signing and saving it as PDF, creating a free journal entry in Fiken with the inventory and the corresponding "beholdningsendring" account, and common pitfalls to avoid.
Chapters
Hallo alle sammen. Fått masse spørsmål om varetelling i det siste. Så det jeg tenkte jeg skulle gjøre nå. Sånn som jeg liker å gjøre. Skal bare gjøre alt i praksis. Og så demonstrere nøyaktig hvordan man skal gå fram for å gjøre dette. Skal gjøre det i Excel. Og så skal jeg gjøre det i fiken. Og så skal jeg vise hvorfor det er viktig. Og så skal jeg vise noen sånn tabber som er veldig enkle å gjøre. Jeg har gjort de 200 ganger. og så skal vi pakke alt dette her sammen så skal vi bare gjøre det til en sånn enkel og fin sag så det jeg tenkte først det er at vi skal begynne vi skal begynne i fiken og så skal jeg vise hvordan eller hvorfor dette er viktig og så skal jeg vise hvordan vi gjør det så vi begynner med fiken så jeg er inne i dette her demo selskapet mitt som heter levende tømmer enk og det er samme med et enk eller et as dette er like viktig Uansett. For det jeg vil at vi skal se på nå. Jeg skal gå til resultatregnskap her. Og så skal vi se på i 2020 hvor mye dette selskapet tjente. Nå skal vi se her at de solgte for 485.100. Og så hadde de driftskostnader for dette. Så de hadde et underskudd på 45.000. Og det er jo sånn. Det er jo ikke dødsgøy. Ikke sant? også blir man stressa og man sover dårlig og det er ikke egentlig noe hyggelig å gå rundt og tenke at jeg jobber og jobber og jobber og jobber og så tjener jeg ikke noe penger, hva er det som skjer for noe? Det står i fiken eller i visma eller hvor som helst at jeg ikke tjener noe penger. Det gir angst og det gir dårlig søvn og det er jeg ikke enda særlig fornøyd med. Men det er en ting her som skiler seg ut for meg Litt trent øye på dette. Og det er at det er ingen endringer her på varelagere. Nå skal vi gå ut ifra at denne bedriften her har et varelager. Det er det jo noen ting som indikerer, for eksempel i og med at nettbutikk, salgnettbutikk er en inntektskonto, da har vi sikkert et lager. Og i dette eksempelet så skal vi bare gå ut fra at vi har et varelager. Men det første jeg ser her er at det har ikke vært noen endringer på varelagere. Jeg skal vise hvordan du ser det. Og jeg vil gå inn på saldobalanse. Og så vil jeg se på saldobalansen for 2020. Og så ser jeg her at det ligger ikke inne noen varelager i regnskapet. Det ligger ikke inne noen varer. Det ligger en varebil, altså noen transportmidler. Og så ligger det kundefordringer og noen andre kortsiktige fordringer og noen penger. Men det ligger ikke noen varer. Så la oss da si det at at realistisk sett så gikk vi inn i 2020, og så hadde vi ingen varer, og derfor lå det ikke i regnskapet. Men så har vi kjøpt varer i løpet av året, og på slutten av året så har vi telt over varelagret vårt, og så har vi 100 000 kroner på lager. Men de står ikke her, så de må føre inn. Men de fører du inn på denne måten her. Jeg skal gå til fripostering. Så skal jeg lage en ny fripostering. Så skal jeg skrive varetelling 31.12.2020. Man teller opp varene som regel den 31.12.2020 i romhjula rett rundt der, slik at du kan si med sikkerhet at 31.12. så var varelagere på så og så mye. Vi har telt opp vårt varelager, og det varelagere er på 100.000 kr. De 100.000 går inn på lager, Men vi må jo ha en motkonto, ikke sant? Og den motkontoen, det er den kontoen som jeg ikke så, og den som jeg la merke til manglet. Det er beholdningsendring på innkjøp av råvarer og halvfabrikater. Beholdningsendring på varelager i praksis. Så de 100 000 som vi har på lager, de går inn på lager i regnskapet, Og så er motkontoen beholdningsendring på lager. Og det er nå det blir interessant. La oss nå bare se hva som skjer. Jeg trykker på opprett fripostering. Og så skal jeg gå tilbake igjen til det samme resultatregnskapet. For 2020. Og så ser vi her nå at nå har vi inntekter for 485.100. Det er det samme. Men driftskostnadene våre er gått ned fordi Vi har lagt inn beholdningsendringer på varelagret. Det stod ingen varer på lager, men vi hadde 100 000. Og det betyr at vi har mer varer enn vi tror, eller mer varer enn vi trodde. Og i alle fall mer varer enn stod i regnskapet. Og det er en positiv ting. Det er ikke en kostnad, det er en positiv ting som gjør at vi driver bedre. Vi får et bedre resultat. Og det har i praksis senket driftskostnadene våre totalt sett. Og driftsresultatet vårt nå, det er faktisk et overskudd på 54600 kroner. Og det er derfor dette er sånn superduperduperviktig. Og la meg forklare det som vanligvis skjer. Det som vanligvis skjer, det er at man driver i løpet av et år, og så ser man for eksempel på en resultatregnskapsrapport i løpet av året, og den kan du trykke her for å vise per måned. Og så kan du se at den ene måneden så tjente vi penger, og den andre måneden der så tjente vi penger, og her tjente vi penger, men noen måneder så tapte vi penger, og så videre og så videre. Og tabben folk gjør vanligvis, det er at de ikke teller varelagret. De ikke i alle fall har en mening om hvor mye varer de har på lager til enhver tid. Og så har man en formening i løpet av året om at Nå har vi tjent penger, eller nå har vi tapt penger, og så kommer man til slutten av året, og så teller man varelagere, og så er alt man trodde feil. Det kan gå begge veier. Det kan hende du tror at du har et kjempeoverskudd, og så viser det seg at du har et underskudd, fordi du har mindre varer enn du trodde, og det kan hende at du trodde at du har tapt penger, og så har du et kjempeoverskudd, fordi du hadde mer varer på lager enn du trodde. Og det er derfor Det er derfor varelager og varelagertelling er så viktig. Så det var del 1. La oss bare hive oss rett inn i hvordan du gjør dette her i praksis. Jeg har laget et varetellingsskjema som ser slik ut. Vi tar utgangspunkt nå i at denne bedriften her, den selger tre ting. Den har tre varer for enkelhetsskyld. Det er vaser, plakater og rammer. Innprisen på disse produktene er 100 kroner. og det er 50 kroner og 50 kroner for rammene. Og det man gjør i praksis da, man går på jobb i romjula eller 1. januar hvis du vil det. I alle fall så fort som mulig, rett rundt det tidspunktet der. Og så teller vi opp varene. Så la oss nå si da at vi hadde vi hadde 100 vaser på lager, så har jeg lagt inn en sånn liten formel for det synes jeg er veldig gøy. Og så hadde vi 500 plakater på lager, og så hadde vi jammen med tusen rammer på lager. Da har vi 85 000 kroner i varelagerverdi per 31 tolv. Og det du skal gjøre da, er å printe ut denne. og så skal du skrive ditt navn på, du skal skrive datoren på, og så skal du signere på dette skjemaet. Nå skal vi late som at jeg gjør det, jeg skal bare skrive det ut som en pdf, og så skal jeg ta og ta det som det står nede her, og så skal jeg tilpasse arket til en side, og dette ser ut til å bli veldig bra, sånn. Jeg skal lagere det som en pdf, jeg legger den her, tellingsliste. Sånn. Sånn. Nå er det min dokumentasjon på at jeg har 85 000 kroner på lager. Så det vi skal gjøre nå, skal jeg bare faktisk slette denne posteringen her. Også skal jeg gjøre den på ny fordere. Med utgangspunkt i det dokumentet som jeg just har laget. Så har vi laget en ny fri postering. Den er der. Datorene forneles 31.12.2020, og det forneles varetelling som er viktig. Hva jeg skal gjøre nå er jeg skal laste opp det varetellingslista. Sånn. Laste opp den, og den viser jo veldig tydelig at vi har 85 000 kroner på lager. Så jeg tar 85 000 kroner inn på lager mot beholdningsendring. på 31.12. Og så oppretter jeg. Og det vi ender opp med da, på 2020, det er et varelager som sto i null på begynnelsen av året, men som vi har telt opp på slutten av året, og som er på 85 000 kroner. Og når vi ser på resultatregnskapet vårt her nå, for 2020, så hvis ikke vi hadde hatt denne posten her, så hadde vi gått fra et overskudd til et underskudd. Og derfor er varetelling så viktig, og det er viktig å ha kontroll på det, altså du må ha kontroll på det, en gang i året, du må vite hva som er på lager den 31.12. Men prøv også å få med deg dette, at der som du lager, eller la oss nå si det sånn da, der som du sitter og ser på regnskabet ditt, Og du tenker at det ser så dårlig ut, jeg har ikke tjent noen penger, eller du tenker at jeg har tjent masse penger, så må du vite hvor mye du har på lager, og at det faktisk stemmer i regnskapet. For hvis ikke, så er det for mye usikkerhet til at egentlig den regnskapsrapporten du sitter og ser på er verdt noe særlig som helst. Jeg håper denne videoen var til nytte. Varelager og varelagertelling, for mange spørsmål om det. Og det er en stor greie og kjømpeviktig, men det trenger nok å være sånn veldig komplisert. Og det jeg just har vist deg nå, det er hvor mye dette faktisk påvirker hele regnskapet til hele driften din. Og det er mye. Så lykke til, kos deg med varelagertelling og takk for meg.
