YouTube-opptak hvor Vetle Valsgård demonstrerer, med et konkret eksempel fra eget selskap, hvordan man bokfører kostnader i regnskapsprogrammet Fiken. Videoen viser import fra nettbank, hvordan Fiken matcher innboksen mot kontoutskrifter for automatisk forslag til faktura, og advarer mot å bokføre kostnader uten tilhørende dokumentasjon (bilag).
For å vise i praksis hvor fort det går å bokføre en betaling som en kostnad i fiken, så har jeg tenkt å bruke mitt eget selskap og et helt konkret case. Så jeg begynner med å gå på annet, og så går jeg på import fra Nettbank. Hvis du har fiken som jeg anbefaler at du har, så synes jeg du skal ha import fra Nettbank. Det er bare helt fantastisk. Så går jeg her på å gå hit for å fullføre, for her vet jeg at det er en transaksjon som jeg kan bruke som et eksempel. Så jeg går hit for å fullføre, og så ser vi her at her har det gått ut noen penger, og her har det gått inn noen penger. Det er jo hyggelig. Og så ser vi her at den 26.10. så har det gått ut 30.875 til Carina Lange fotograf. Det er et røverkjøp, og hvis du har anledninger til å ha en fotoshoot med Carina, så bør du bare hive deg over det. Hvis du har sett noen fine bilder på Instagram av grinnere i Norge, så er det Carina som har tatt de. Når du går inn på en Instagram profil, og det er bare sånn WOW! Det var noen skikkelig kule bilder. Det er det Carina som har tatt. Så ser vi her at denne står på linje 3. Den er gått ut 26. i tiende. Og fikk en foreslå for meg, nyttkjøp. Så jeg sitter her og er litt sånn entusiastisk. Åh, kult da. Trykker jeg nytt kjøp. Bum. Kjøp fra leverandør. Jeg kan legge inn her Karina Lange fotograf. For det går jo veldig fort og enkelt. De er fra Brennesundregisteret. Sånn. Jeg legger inn fra Karina Lange fotograf. Det er hun jeg har kjøpt de fra. Ikke sant? Og beskrivelse her. Fotosjutskrivere. Kostnadskonto. Det blir vel fort en En reklamekostnad. 30.875 koster det, og jeg er jo mumsregistrert, så jeg vil ha mums på dette her. Og så trykker jeg opprett nytt kjøp. Men hvis jeg trykker opprett nytt kjøp nå, så har jeg bokført en faktura på grunn av at det har gått penger ut av konto. Ikke sant? Det er veldig enkelt å gjøre dette her, og gå inn i og gå inn her og si at det gikk penger ut til Carina, eller det gikk penger ut til Expert, eller det gikk penger ut til Power, eller det gikk penger ut til Pippen. Ja, men da trykker vi på nyttkjøp. Boom! Jeg var jo hos Expert eller hos Carina eller hos noen av de som kjøpte noe. Og så legger vi inn, hva var det jeg kjøpte fra Pippen? Jo, jeg kjøpte noen datakostnader. Eller hva var det jeg kjøpte fra Expert? Jo, jeg kjøpte en PC. Så legger vi inn det, og så trykker vi opprett nyttkjøp, og så tenker vi at alt er i orden. Men det er det ikke. Her har jeg da bokført en kostnad inn i mitt regnskap, helt uden å ha dokumentasjon på det. Det jeg faktisk må gjøre. Jeg må gå til innboksen, og så må jeg sørge for å laste opp fakturaen ifra Carina, og sørge for å ha den i innboksen. Og la oss nå se hvordan dette ser ut hvis jeg prøver å gjøre det samme når jeg har fakturaen ifra Carina i innboksen. Da! kommer fikene med et fantastisk dokumentasjonsforslag. Da har fiken automagisk gått inn i inboxen og sett at, hm, der ligger det en faktura fra Carina. Den fakturaen er på akkurat samme beløv som de pengene som har gått ut. Vi tipper at dette har en sammenheng. Og da står det ikke bare opprett nytt kjøp, det står opprett nytt kjøp fra fotograf Carina Lang. Nå kan jeg trykke på den. Jeg kan skrive inn fakturanummeret. 574 Jeg kan skrive inn forfallsdatoen som fiken har lest, jeg kan skrive inn beskrivelsen min, og jeg kan skrive inn annen reklamekostnad. Jeg sjekker her at det står 6175 i momsfordrag, som er momsfordraget som jeg nå tar, og nå kan jeg trykke opprett nytt kjøp. Det der. Nå var vi i mål med den. Så så enkelt er det faktisk å bokføre kostnader bare på grunnlag av en kontoutskrift. Og du trenger jo ikke nødvendigvis denne modulen her for å tabbe deg ut, for å si det slik. Hvis du går til innboksen din, så er det veldig enkelt at her så ligger det dokumentasjon på at penger har gått ut. Du kjenner det sikkert igjen i det at Du kjenner det sikkert igjen i det at du får e-poster, ikke sant at du får e-poster at vi har nå trukket 200 kroner i forkortet ditt. Men det er bare en dokumentasjon på det trukket penger ut av kortet ditt. Det er ikke dokumentasjon på en kostnad. Så du trenger ikke nødvendigvis importe fra nettbankfunksjonen for å dumme det ut. Det er veldig enkelt å gjøre det. Du må bare sørge for at du forstår forskjellen på en kostnad som er en faktura eller en kryttering i 99% av tilfellene og hva som bare er at penger går inn og ut av konto. Det er greia. Sånn var det. Sånn er forskjellen på når det ligger en faktura i innboksen som fiken automatisk finner for det Og når fiken bare sier, du vil du opprette et nytt kjøp eller en ny kostnad basert på at disse pengene har gått ut av konto. Det er det veldig enkelt å gjøre. Det er veldig lett å gjøre. Det virker jo helt logisk, ikke sant? For de som ikke har lært noe annet. Men man kan ikke gjøre det. Og blir du oppdaget, så får du store konsekvenser.
