To Dos mit Notion Datenbanken

Du möchtest mit Notion deine Aufgaben strukturieren oder eventuell auch dein Content Management machen? Dann ist dieses Video genau richtig, denn ich verrate dir heute, was hinter den Datenbanken steckt, wie du sie optimal für dich nutzen kannst und aus den Ansichten, den Views, einfach das Beste für dich und dein Business rausholst. Wir starten hier auf unserer Seite Ideensammlung, die wir ja in einem der vorherigen Videos gemacht haben, und wir haben hier schon mal angefangen, sie ein bisschen mit Leben zu füllen. Wir haben hier etwas zu unseren Produkten, wo wir einfach Ideen sammeln, haben aber auch etwas zu unserem Content. Jetzt fehlen ja noch unsere To-dos. Immer sage ich, wir haben hier ein Heading 2 für die To-dos. Also wenn du dich damit noch nicht so ganz auskennst, dann empfehle ich dir wirklich, ein vorheriges Video mit anzuschauen. Habe ich dir auch hiermit verlinkt. Denn Datenbanken ist schon etwas, ja, ich sag mal so, die zweite Stufe. Also man sollte sich erstmal so generell mit Notion vertraut machen. Bei unseren To-dos, da möchte ich jetzt eher weniger mit nur Checklisten oder sonst irgendwas arbeiten, denn da hätte ich auch irgendein anderes Tool nutzen können. Und zwar arbeiten wir heute mit den Datenbanken. Ich gebe hier einfach einen Slash ein und scrolle mich jetzt weg von den Basic Blocks runter zu den Databases. Und hier kann ich gleich mal aussuchen, mit welcher Ansicht möchte ich denn starten. Noch mal eine generelle Information: Eine Datenbank, die kann ich in jeder Seite einbauen. Datenbank ist jetzt nicht, dass du IT studiert haben musst, um eine Datenbank hier einzubinden. Es heißt einfach so, denn es liegt eine Etage tiefer als diese Seite. Und zwar ist es egal, ob ich jetzt die Datenbank auf dieser Seite einbinde oder auf irgendeiner anderen Seite in meinem Notion-Bereich. Und die Datenbank ist sozusagen wie eine Matrix, also ich kann sie, oder eine Pivot-Tabelle, wenn du das vielleicht kennst, ich kann sie einfach in unterschiedliche Perspektiven filtern und sortieren, und das macht sie einfach so mächtig. Und deswegen fragt mich Notion hier auch, ob ich zum Beispiel mit einer Table View, einer Board View, Board kennst du wahrscheinlich von Trello, oder Gallery, List oder Kalender, Timeline View anschauen möchte. Also Timeline wäre in dem Fall Ansicht für zum Beispiel eine Gantt-Diagramme. Also wenn man hier so drüber scrollt, dann sieht man auch immer gleich, dass man, also was man da dann bekommt. Ich würde aber auf jeden Fall sagen, wir starten erstmal mit der Table, denn das ist glaube ich so das Logischste, vor allem wenn man davor in Excel gearbeitet hat. Und zwar kann ich jetzt, wenn ich hier draufklicke, gleich mal auswählen, möchte ich eine andere Datenquelle Datenbank dafür nutzen. Und das ist eben dieser Clou mit diesen Datenbanken, denn ich kann sie überall mit einbinden. Jetzt ist es aber so, ich möchte jetzt mit euch nicht über eine alte Datenbank sprechen, sondern mit euch eine neue erstellen. Deswegen klicken wir unten hier auf New Database, und dann erscheint erstmal eben diese Tabelle mit 2, 3 Spalten, und ich kann einen Namen vergeben. Und zwar sage ich jetzt einfach To-do-Vorlage, weil ich das Ganze ja natürlich für euch als Vorlage mit nutze. Jetzt habe ich hier eben so Zeilen, die kann ich reinklicken, die gehen dann auch so ein bisschen nach vorne. Ich weiß nicht, wie ich das anders erklären soll. Und hier sehe ich auch schon, es gibt hier so unterschiedliche Icons. Also bei Name sind es 2 Buchstaben mit einem Unterstrich, und hier ist wie so ein Auswahlmenü. Und das ist eben auch diese Möglichkeit, dass ich hier verschiedene Arten von Spalten konfigurieren kann. Also nicht wie bei Excel, wo ich dann eigentlich alles nur so eintippe, sondern diese Properties hier genannt, kann ich einfach sagen, die haben einen verschiedenen Type. Also einfach, wenn ich hier aufs Plus klicke, dann öffnet sich eben eine neue Property. Die kann ich dann noch erstmal umbenennen und kann hier zum Beispiel was auswählen. Ich sage jetzt einfach mal, was ja ganz wichtig ist, immer der Status von Aufgaben. Und da gibt es auch eine sehr coole Vorlage, und zwar kann ich jetzt entweder sagen, ich habe eine einfache Auswahl, also ich kann mich aus einem Dropdown-Menü sozusagen nur für eine Sache festlegen. Ich kann sagen, ich habe Multiple Select, also ich kann mich für mehrere Sachen festlegen, oder ich arbeite wirklich mit dem Status und kann somit jetzt so zuordnen, hey, was heißt für mich eigentlich To-do, In Progress oder Done. Also das ist jetzt hier mal so als Default vorgegeben, damit kann man auch einfach arbeiten. Man kann zum Beispiel sagen, hey, ich füge vielleicht noch ein Backlog-Item hinzu. Also wenn man jetzt wirklich Sprint Planning, agiles Projektmanagement oder so was mit drin ist, dann ist ja so ein Backlog, das alles ist mir normalerweise dazu eingefallen, aber da habe ich jetzt echt kein Fokus drauf. Und da kann man dann einfach auch noch mal sagen, hey, was durchläuft eigentlich so mein, ja, meine To-dos. Ich denke mal, das ist immer unterschiedlich, welche Arten von To-dos man mit hat. Denn wenn man jetzt zum Beispiel auch seinen Haushalt hier mit reinplant und sagt Wäsche aufhängen, dann werde ich wahrscheinlich niemals sagen, ja, ich bin jetzt gerade im Progress und 5 Minuten später klicke ich dann auf Done, sondern das wird man dann einfach nur abhaken. Und das ist jetzt aber auch schon eine ganz gute Sache, und zwar möchte ich hier auch noch verschiedene Projekte mit einbinden, denn das ist noch mal diese unfassbare Möglichkeit von Notion. Also ihr merkt schon, ich bin echt begeistert, aber Werbung hier unbezahlt, dass ich wirklich auch verschiedene Projekte hier managen kann. Also ich sage jetzt einfach, die Spalte soll Projekt heißen, und da habe ich jetzt eben diese Sache mit dem Multi-Select, weil vielleicht ist etwas für 2 Projekte gleichzeitig zutreffend. Und da kann ich jetzt eben meine Options hinzufügen. Die kann ich entweder hier hinzufügen oder einfach im Projekt reinschreiben, also zum Beispiel Selbstständigkeit. Einfach auf Enter, dann wird mir das hier unten gespeichert und ich kann auch nachträglich die Farbe ändern. Also mir passt jetzt Blau tatsächlich ganz gut zu meinem Branding. Dann habe ich zum Beispiel noch das Thema Haushalt und dann zum Beispiel auch noch Studium oder vielleicht Hauptjob, keine Ahnung. Da könnt ihr wirklich ganz flexibel sein. Warum ich euch das jetzt so detailliert zeige, das seht ihr gleich noch. Also zum Beispiel füge ich jetzt einfach mal ein paar random To-dos hier mit rein. Also zum Beispiel ist meine Selbstständigkeit, muss echt an meiner Webseite arbeiten. Webseite überarbeiten. Dann habe ich im Haushalt Wäsche aufhängen und in meinem Studium, da muss ich vielleicht dann Hausarbeit schreiben. Schreiben würde man können. So und Ja, jetzt kann ich sagen, ich füge hier noch was Weiteres hinzu mit Tags. Also zum Beispiel ist Webseite immer im Bereich Marketing. Da kann ich natürlich noch viel detaillierter aufschlüsseln, aber ich möchte euch jetzt einfach mal zeigen, was gibt es hier eigentlich noch so für Properties. Und entweder ich füge eine neue hinzu oder ich bearbeite eine schon vorgegebene. Und zwar, wir haben hier mal einen Text, wir können eine Nummer hinzufügen, dann diese verschiedenen Stati, habe ich euch schon erklärt. Dann ist natürlich immer noch wichtig, ein Datum anzugeben, wenn man jetzt sagt, ich habe ja Fälligkeitsdatum. Wenn ich mit mehreren Personen zusammenarbeite, dann kann ich natürlich auch eine Person dieser Aufgabe zuweisen. Kleine Bemerkung hier am Rande: Ihr könnt bei Notion in eurem Free-Tarif nur maximal 5 Seiten mit anderen Leuten teilen. Also wenn ihr wirklich ein größeres Team seid oder so was, dann empfehle ich euch wirklich, auch ein Upgrade vorzunehmen. Dann kann man natürlich hier auch Dateien und so was hinzufügen. Ich Ich kann das natürlich auch sonst immer noch mit in dem, in der To-do-Karte sozusagen mit einfügen. Zeige ich euch gleich mit den Dateien. Dann kann ich an sich auch eine Checkbox mit hinmachen, eine URL, wenn ich zum Beispiel einfach das nutze für Recherchezwecke, eine E-Mail oder so Kontaktdaten. Aus datenschutzrechtlichen Gründen würde ich euch aber definitiv nicht empfehlen, eure Kundendaten in Notion abzulegen. Ich muss auch wirklich sagen, wenn man da mit einem Zahlungsanbieter zusammenarbeitet, wie zum Beispiel Elopage, Digistore, Copecart, whatever, dann ist es auch sinnvoller, dort abzulegen. Und natürlich, wenn ich ja hier im Advanced-Modus bin, dann kann ich noch ein paar Sachen ergänzen. Also diese Formulasachen sind auch noch mal recht mächtig, ist wieder Stoff für ein komplett neues Video. Also wir beschränken uns darauf, und ich sage jetzt einfach hier mal noch Date, und ich nenne das jetzt natürlich fällig am, zum Beispiel Ich kann jetzt hier noch mal sagen, ich habe hier wirklich ein Full Date, also dass das ganze Jahr, der ganze Termin angegeben werden soll. Ich kann natürlich hier auch die Schreibweise ändern. Also wenn wir zum Beispiel jetzt hier im europäischen Bereich sind und natürlich auch die Zeitformate, weil ich kann tatsächlich auch Zeiten angeben. Also wenn ich jetzt hier reinklicke, dann sage ich jetzt, hey, meine Webseite, die ist nächste Woche fällig. Und dann kann ich aber auch eine Endzeit hinzufügen, wenn ich sage, das ist, ich weiß schon, die Webseite, die wird nicht nur einen Samstag brauchen, sondern da werde ich echt länger dransitzen. Ich kann auch eine Zeit noch hinzufügen. Ist jetzt ein bisschen immer die Sache, wie mikromäßig man da reingehen möchte von dem Selbstmanagement, Selbstorganisation. Und ich kann natürlich auch sagen, hey, erinnere mich doch bitte dran, sonst vergesse ich es wieder. Die Erinnerungen bekommt ihr dann per Mail und auch noch mal per, also hier per Popup in eurem Notion-Dashboard. Aber ich übersehe so was immer, deswegen ist es gut, dass es per Mail kommt. Genau, sage ich doch einfach mal, erinnere mich doch bitte am Tag des Events. Das reicht mir dabei völlig aus. Und Wäsche aufhängen, ja, das sollte schon noch diese Woche passieren, weil ich kein Endzeitpunkt— das sollte auch am Tag des Events passieren. Die Hausarbeit schreiben ist dann ein bisschen später fällig, da möchte ich auf jeden Fall 2 Tage davor erinnert werden können, dass ich da noch mal voll reinhauen kann. Und da sage ich jetzt einfach schon mal, ich habe hier ein Enddate, das ist dann der Sonntag. Also ich würde mir das ganze Wochenende für meine Hausarbeit, ja, von am Rande, ich habe das in meinem Masterstudium tatsächlich so gemacht. Ich habe innerhalb von 6 Monaten ein 2-Jahres-Masterstudium durchgezogen, indem ich wirklich jedes Wochenende eine Prüfung und Hausarbeit geschrieben habe. Also ich spreche ein bisschen aus Erfahrung. Die Motivation, wie ich das geschafft habe, war eine Vereinbarung mit meinem Freund, dass wenn ich das selbstgesteckte Ziel von mir nicht einhalte, ja, er ein Kleid von mir aussuchen und verbrennen, zerschneiden, whatever darf. Also ich bin großer Kleiderfan und das hat mich extrem angetrieben, dieses selbstgesteckte Ziel zu erreichen. Ich meine, das braucht man ja nicht, aber für mich war das irgendwie wichtig. Kurz was zu mir, und jetzt geht es auch gleich weiter mit den verschiedenen Ansichten. Und zwar ist es jetzt ja schön und gut, dass ich hier diese Liste habe, aber jetzt haben wir schon gesprochen über diese Fälligkeitsdaten. Ich möchte jetzt auf jeden Fall den Kalender sehen. Und zwar klicke ich einfach auf das Plus, es wird automatisch wieder diese Datenbank genommen. Ich könnte tatsächlich auch eine andere Datenbank hier einbinden, und ich sage jetzt hier, ich möchte einen Kalender sehen. Und natürlich auch dann, nach was es sortiert werden soll, also hier nach fällig. Und ich sehe jetzt hier Wäsche aufhängen, Website überarbeiten. Und wenn ich jetzt hier einmal dann in den August springen würde, sehe ich auch hier ist Hausarbeit zum Schreiben. Und das könnte ich jetzt natürlich sagen, hey, wenn ich einfach super viele Termine auf den gleichen Tag terminiert habe, dann ist es noch mal gut zu sehen, ja Mädchen, das läuft nicht an einem Tag. Also da hast du dich etwas übernommen oder so, oder vielleicht hat man auch noch mal den Urlaub oder so was mit vergessen. Wenn man möchte, man kann das Ganze hier auch mit dem Google Kalender verbinden. Das ist mir dann persönlich immer ein bisschen zu viel, wenn mein ganzer Kalender voller To-dos steht. Das stresst mich dann schon extrem. Deswegen habe ich das lieber getrennt. Wer das möchte, kann das aber machen. Wieder Stoff für ein anderes Video. Und was ja jetzt auch noch ganz gut ist, wenn man auch schon mit Trello gearbeitet hat oder sich mit dem Kanban-System ganz gut angefreundet hat, dann ist ja auf jeden Fall noch die Board-Ansicht für euch wichtig. Und zwar kann ich jetzt eben hier ganz anders wie bei Trello diese Pivot-Matrix-Sache hier anwenden, also dass ich einfach in verschiedene Stati filtere. Und zwar habe ich jetzt hier, das ist jetzt einfach mal so gekommen, ich habe jetzt hier nach Projekt gefiltert, also dass es eben meine To-dos nach Projekt anzeigt in Listen. Jetzt kann ich aber auch sagen, ich gehe wieder auf die drei Punkte hier oben, Group, please. Nach Status zum Beispiel. Genau, jetzt haben wir hier ja gesagt, Not Started ist unser erster Status. Und jetzt kann ich einfach sagen, hey, ich verschiebe das. Also Wäsche aufhängen war das falsche Beispiel. Ich bin zum Beispiel bei der Webseite in der Überarbeitung. Und jetzt sehe ich natürlich auch, wenn ich auf meine Tabelle klicke, hier hat sich der Status geändert. Also das ist alles miteinander vernetzt. Da könnt ihr schieben, wie ihr wollt, das passt sich dann immer an. Und jetzt kommt aber auch noch mal was Cooles, weil bei der Webseite überarbeiten, das ist jetzt schon sehr allgemein, und da vergesse ich bestimmt was. Und zwar, wenn ich jetzt hier reinklicke, habe ich eben diese berühmte Karte, wie ihr es wahrscheinlich auch von Trello kennt, und kann jetzt hier einfach wieder eine komplette Unterwebseite sozusagen bauen mit diesen Commands. Also mit Slash kann ich wieder eine Checkliste einfügen, zum Beispiel. Also was muss ich auf jeden Fall machen? Ich muss vielleicht Angebot aktualisieren, Formular einbetten, Landingpage, Über-mich-Seite. Das ist so was, was immer lebt. Ja, und vielleicht, wenn ich das auch noch posten möchte, hey, ich habe mal wieder an meiner Webseite gearbeitet, dann mache ich vielleicht noch einen Blogbeitrag. Und so kann ich das hier alles mit reinpacken und kann aber hier sogar auch noch so Unter-Reminder stellen. Also mit einem @-Zeichen kann ich entweder eine Person mit verbinden oder eine Seite. Oder ich sage eben Remind Me. Also ich kann jetzt hier davon auswählen, Tomorrow, Today ist immer der Standard. Wenn ich hier aber draufklicke, dann kann ich auch echt sagen, hey, ich kann hier schon was vorher machen. Und wir haben jetzt ja gesagt, die Webseite ist am 23. fällig, deswegen sollte ich das vielleicht am 22. schon geschrieben haben, damit ich dann dafür ready bin. Ich kann auch hier weitere Spalten und Properties hinzufügen, die dann eben bei anderen Dingen wieder als Spalten ausgegeben werden. Und da kann ich mich einfach komplett spielen, wie ich möchte. Ich kann ja auch kommentieren. Also wenn ich mit anderen Leuten zusammenarbeite, kann ich auch echt drüber chatten, wenn ich das möchte. Dann schauen wir uns zu guter Letzt noch die Timeline an, denn das finde ich jetzt ja so unfassbar mächtig, auch dieses Tool, was ja bei allen anderen Anbietern irgendwie was kostet. Und ich habe so lange danach gesucht und jetzt sehe ich eben auch, dass ich hier meine Daten hier noch mal pro Monat habe ich jetzt automatisch eingestellt gehabt. Und haben wir schon gesagt, hey, Website überarbeiten dauert eine Woche. Deswegen kann ich das hier einfach weiterziehen und dann wird auch automatisch dieses Enddatum hier mit eingefügt. Ich kann aber auch sagen, ich möchte mir das vielleicht alle 2 Wochen oder so was anschauen, weil ich natürlich auch mehr To-dos habe. Ich kann jetzt hier nicht wirklich Abhängigkeiten machen. Ich glaube, das steht auch einfach dafür, dass Notion einfach agiles Management bevorzugt und wir ja auch in einem Bereich sind, also vor allem für Solo-Selbstständige, Kleinunternehmer ist es ja auch einfach mehr agil, als jetzt hier wirklich einen Wasserfall-Projektplan aufzuziehen. Ich kann aber trotzdem sagen, zum Beispiel, wenn ich jetzt hier zum Beispiel noch was eintippe, also unter Seite zum Beispiel, dass ich meine Landingpage extra aufliste, dass ich zum Beispiel sage, ja, die Webseite steht oben drüber vor der Landingpage oder andersrum. Landingpage muss vielleicht zuerst fertig sein, bevor ich sage, meine Webseite ist überarbeitet. Da kann ich dann einfach auch komplett schieben. Also wir halten noch mal fest, hier kann ich bei jeder Ansicht einfach random Karten hinzufügen. Die dann auch hier wieder mit angezeigt werden. Also es wird ja auch komplett übernommen. Und hier sieht man jetzt auch, die Landingpage wird automatisch in Not Started hinzugefügt. Und hier bei dieser Projektsache ist es tatsächlich so, dass Notion auch mit dazulernt. Also wenn ihr da einfach zum Beispiel alles nach Projekt gefiltert habt, nach Selbstständigkeit, dann wird was Neues auch automatisch mit Selbstständigkeit hinzugefügt. Braucht ein paar Einträge, lernt dann aber irgendwie mit. Und so habe ich eben auch meine Timeline, und ich kann sogar, wenn ich möchte, hier wirklich mit Hours arbeiten. Also zum Beispiel wirklich sagen, ich strukturiere meinen kompletten Tagesablauf mit Notion. Ist jetzt nicht so mein Fall, das mache ich einfach lieber noch mal so, das überlege ich mir ein bisschen spontaner. Ist natürlich immer eine Typsache. Tja, und so kannst du eben ganz simpel mit Datenbanken arbeiten, was absolut kein Hexenwerk ist, und diese Timelines optimal für dich nutzen. Und wenn du jetzt noch wissen möchtest, wie du dein Content Management zum Beispiel damit machen kannst, dann schau dir auf jeden Fall dieses Video an, denn da habe ich noch mal eine tolle Vorlage für dich und erkläre Schritt für Schritt, wie du ein komplettes Content Management auch über Notion machen kannst und sogar deine Feed Preview noch mal kontrollieren kannst. Also ob es zu deinem Muster passt, wenn du Schachbrett hast oder irgendwelche Farben im Design, die dir einfach wichtig sind. Also hat mich wie immer gefreut, dir bei Notion weiterzuhelfen. Schreib mir gerne dein Feedback hier unter dieses Video oder gerne auch auf Instagram. Auch wenn du Fragen hast, ich beantworte sie dir gerne. Bis bald und zum nächsten Mal!