Los sistemas de cobranzas y por qué diseñamos uno | Moonflow Academy

Hola a todos, ¿cómo están? Bienvenidos a este capítulo de Moonflow Academy que, como podrán ver, hace parte ya de otra arista que se llama Cobranzas 101, donde estaremos compartiendo en estos vídeos cortos bastantes ideas del mundo de las cobranzas. ¿Cómo estás, Facu?

Qué bueno, Ari, bien, muy bien, por suerte todo muy bien.

Me alegra. Hoy vamos a estar cubriendo una pregunta que puede ser muy sencilla, pero creo que no lo es. ¿Qué es un sistema de cobranzas?

Ok, mira, un sistema básicamente es un conjunto de, digamos, elementos interrelacionados entre sí que buscan un objetivo. Partimos del sistema porque al final, ahora estamos hablando de un sistema de cobranza, podemos estar hablando de un sistema de ventas. Y un sistema de cobranza justamente es eso. Muchos elementos, muchos elementos que ahora podemos entrar a describir los distintos componentes y demás. Muchos elementos articulados de manera tal que lo que se logra finalmente Digamos, el objetivo final es poder cobrar de una manera más eficiente en cuanto a recursos utilizados y más eficaz en cuanto a tiempo de cobro. Cuanto antes cobres, siempre mejor.

Un poco ahí, Facu, creo que cuando se encuentran ante la palabra sistema, como vos lo decís, es una mezcla de elementos que cumplen un propósito, pero esa palabra sistema puede asustar mucho a las personas.

Y tiene que asustar.

¿Por qué dentro de esa complejidad, digamos, un sistema puede dar mejores resultados que otra cosa?

Es que ese es uno de los puntos fundamentales cuando hablamos con empresas o con áreas de empresas que trabajan en cobros. Sin ánimo de entrar mucho a lo que hacemos o no hacemos en Moonflow, pero En ocasiones presentamos el sistema, la solución de cobranza de MoFlow, y no falta quien dice: uy, no, esto de acá yo lo hago por acá con este programita. Esto de acá tengo un proveedor que me ayuda a hacer determinada cosa. Mi equipo de sistemas automatizó un proceso que hace tal otra. Y justamente eso no es un sistema, ¿ok? Y el principal problema que enfrentan todas estas empresas con las que hablamos y nos cuentan que tienen una parte de alguna de las cosas que nosotros hacemos, todas desparramadas por ahí, es que no funcionan como sistema. Y al no funcionar como sistema, no hay una interrelación de lo que pasa en A afecta a B y lo que afecta en B va base y al cliente al final le das una mejor atención, mayor disponibilidad y oportunidad de comunicación. Y al final eso se materializa en cobros más rápidos y más baratos. Entonces conocemos muchas empresas que trabajan y abordan la cobranza de una manera no sistémica. La diferencia en el resultado y en la eficiencia en el resultado de abordar esto de una manera sistémica, de una manera no sistémica, es abismal.

Enorme.

Abismal. Hay una cantidad de blind spots, de puntos ciegos, cuando uno no trabaja de manera sistémica, que finalmente redundan nuevamente en mayores costos y en menor cobranza, periodo medio de cobro más distante en el tiempo.

Y al final estás poniendo en riesgo un proceso complejo como las cobranzas. Al final del día, si no cobras, no tenés dinero.

Proceso más complejo probablemente de la compañía. Correcto.

Y hablando un poco de esos elementos mencionados un poco desde el inicio, es este conjunto de elementos y de pequeñas partes que componen al sistema ¿Cuáles son esos elementos importantes en un sistema de cobranzas?

Montones, montones. No sé para cuánto tiempo tenemos, pero empecemos a enumerarlos por lo menos.

Y si no, los hablamos en otros capítulos.

Y si no, lo hablamos en otros capítulos. Pero a ver, lo primero que yo tengo que tener para poder cobrar es una infraestructura de canales de comunicación. Dependiendo Si la empresa le cobra a empresas o la empresa le cobra a personas, voy a utilizar distintos canales de comunicación. Lo primero que necesito es esa infraestructura lista, integrada al sistema. ¿De acuerdo? Y cuando digo esa infraestructura integrada al sistema no significa que tengo un lugar por donde puedo enviar un mail. Lo que significa es tengo un canal por el cual puedo enviar un mail, el canal que tengo es un canal confiable. Eso quiere decir que cuando yo envíe el mail, el mail va a tener, el dominio va a tener la suficiente autoridad para llegar a tu casilla de correo e ignorar spam.

Muy importante.

Muy habitual. Podemos hablar un capítulo específico de correo electrónico, un capítulo específico de WhatsApp, de SMS, lo que fuese. Infraestructura en definitiva de comunicaciones. Infraestructura de pagos.

¿OK?

Porque yo puedo tener canales de pago informativos. Si yo cobro a través de un banco, una cuenta es informativo. Los bancos no tienen disponibilizados APIs. Se puede cobrar con herramientas de Open Finance arriba de bancos y demás, pero puede ser informativo o herramientas de Open Finance arriba, o incluso pasarelas de pago, infraestructura de pasarelas de pago, pasarelas de pago integradas al proceso de cobro. ¿Y por qué tienen que estar integradas al proceso de cobro? Cuando vos integrás el canal, el proceso, el procedimiento, la mensajería, los portales, botones, clics, lo que hacés es juntás la experiencia de gestión de cobro y la experiencia de pago, todo lo posible, de manera tal que la tasa de conversión sea mayor. Al mismo modo, cuando uno vende Y creo además, Facu, que eso por un lado, claro, ahora seguimos.

No, creo además que complementando un poco para extendernos un poco en eso, cuando tenés todos los procesos en un solo lugar tenés la ventaja de que podés acumular datos en un solo lugar y te abre la puerta para automatizaciones, optimizaciones y demás, ¿no?

Pero bueno, una vez que tenés toda la infraestructura lista Después necesitás el core que gestiona la cobranza. Cuando hablo de un core que gestiona la cobranza, estoy hablando de segmentaciones de clientes. Segmentaciones con variables de entrada, variables calculadas, triggers que corren en el sistema. Otro capítulo aparte, hablar de segmentaciones. Porque las segmentaciones no son segmentaciones de días de atraso. Estamos hablando de segmentaciones de producto, segmentaciones de tipo de cliente, En el caso de empresas. En el caso de personas, segmentaciones por nivel de riesgo. No es lo mismo cobrarle a tu mejor cliente que a tu peor cliente de los aceptables.

Definitivamente.

Tienen estrategias distintas. Entonces, un motor que procese segmentaciones. Plantillas de comunicación para cada uno de los canales. Plantillas completamente variabilizadas que te permitan de manera automática, con un orquestador de comunicaciones, poder enviar el mensaje correcto en el momento correcto a la persona y trackear todo lo que pasa con eso. Parece sencillo, pero no lo es, porque si yo parametrizo que te tengo que hacer un envío de una comunicación al tercer día y ese tercer día es un domingo o es un día festivo en Colombia, por ejemplo, donde estás tú, y la normativa local no me permite enviar a un deudor un mensaje de esas características en ese día, estoy ante un incumplimiento. Entonces hay orquestador, nosotros decíamos orquestador, o el sistema puede tener orquestador, tu sistema puede tener orquestador que maneje toda esa complejidad.

Finalmente, sí, me hace pensar esto en dos cosas rápidas. La primera es, es un sistema complejo Pero que al fin y al cabo vuelve mucho más eficiente la tarea de cobrar. Y segundo, un poco refuerza la idea de lo que veníamos hablando anteriormente. Cobrar es tan importante como vender. Y para muchas personas que tal vez están viendo esto y que empiezan a escuchar palabras que parecen nuevas, pero en este contexto suenan raro, como segmentar plantillas, que uno pensaría como eso solamente lo escucho cuando vendo, pero también existe en el mundo de las cobranzas. También tengo que segmentar. Y también tengo que generar plantillas y hacer un montón de cosas.

Totalmente. Automatizar toda esa estrategia, ¿no? O sea, tener una estrategia para cada segmentación y automatizarla. Tener flujos auxiliares. Flujos auxiliares, si una persona te genera un pago, te dice que ya pagó, lo que fuese. Crear la autoatención, un canal de relacionamiento con el cliente, un dashboard de información. Todo eso hace parte Una herramienta, hay herramientas más avanzadas de segmentación dinámica. Entonces digo, todos estos componentes hacen parte finalmente de un sistema de cobranzas con enlaces externos. Podemos hacerlo tan complejo como queramos, pero lo que nos encontramos habitualmente es empresas cobrando con planillas de cálculo, empresas cobrando con automatizaciones hechas en casa. Está muy bien de pronto para una fase inicial, pero el concepto este de sistema, poner a funcionar todos estos elementos de manera interrelacionada, con cierta inteligencia, con automaticidad entre los elementos, en pos de disminuir costos y traer la cobranza lo antes posible a casa, al banco.

Quería cerrar con algo vos, pero también dejarte la pregunta de, al fin y al cabo, estamos construyendo un sistema, un flujo. ¿Qué recomendaciones le darías a esas empresas que están en esa, en ese punto de decidir dar el salto?

Lo barato sale caro, ¿no? A veces uno subestima los costos internos de desarrollar automatización. De las compañías. Este, y al final, un par de cuentas recuperadas termina pagando, digamos, sobradamente, no solamente.

Creo que esto es una excelente introducción todavía a lo que va a ser Cobranza 101 dentro del marco de Moonflow Academy. Así que quedan muchas cosas en el aire, pero eso es lo que queremos para que estén pendientes de los próximos videos que van a salir. Vamos a estar hablando de todo eso y de muchas cosas más, Facu. Así que nos vemos pronto, seguro.

Muchas gracias, Dani.