Opciones de conexión de datos que debe tener un sistema de cobranzas | Moonflow Academy

Hola a todos, ¿cómo están? Un capítulo más con Facu. ¿Cómo estás, Facu?

Hola, Dani, ¿cómo estás nuevamente?

Muy bien. De nuevo por acá para hablar de algo muy importante, y es el manejo de la data en un sistema de cobranzas y cómo la conecto.

No es algo menor, la verdad. Tú sabes que uno de los De los problemas o dificultades que suelen tener muchas compañías es cómo llevar la data de sus sistemas core, desde sus ERPs, a sistemas auxiliares, satélites, que sirven para funciones específicas. En este caso podemos hablar de cobranza, pero sea también en otro tipo de sistemas también. ¿Cómo vincular la data? ¿Cómo tener la data siempre actualizada y espejada de un sistema a otro. Es un tema que da para hablar bastante.

Hay muchas opciones en este momento a la hora de tomar la decisión de cómo conectar la data y podemos abordar un poco esas opciones entonces de cómo hacerlo.

Sí, a ver, hay distintas maneras. Exactamente, podemos ir de las maneras de conversar, de las maneras más sofisticadas para hacerlo. Sofisticadas, entre comillas, en definitiva, a algunas más simples. ¿Por cuál te gustaría que empiece? ¿Vamos a lo simple o vamos a lo sofisticado?

Vamos de lo complejo a lo simple.

Yo pensé que ibas a decir de lo simple a lo complejo, pero vamos de lo complejo a lo simple.

Vamos de lo complejo a lo simple.

OK, está muy bien. A ver, depende del tipo de compañía, Dani, inicialmente. Si uno va al segmento de empresas, que cobran otras empresas habitualmente lo que tienen son sistemas ERP donde llevan todo su sistema contable, de facturación, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, stocks en el caso de compañías que manejan stocks y demás, y muchas otras cosas. Y una de las maneras de poder conectar la data o interfasear, como decimos nosotros, los datos de un sistema a otro es directamente de forma nativa. ¿Qué significa esto? En nuestro caso, en Moonflow, hacemos conexiones de nuestro software a los ERP de manera tal de que toda la data que está en el ERP, información de clientes, cuentas por cobrar, novedades de pago, fluya de manera automática a través de procesos al sistema de Bonflow para toda la ejecución de los procesos de cobro. Los ERPs, acá déjame hacer un doble clic y me voy a escapar por unos segundos del tema de datos, tienen sistemas de recordatorios muy básicos. Dani, tu factura se vence en 5 días, se vence en 3 días, se venció, etcétera. Por eso se requieren muchas veces sistemas satélites Y los ERPs en muchos casos tienen disponibles APIs y webhooks y demás para que se puedan conectar con estos sistemas, de manera tal de enriquecer las funcionalidades que tienen. Por ejemplo, en el caso nuestro de Moonflow, al día de hoy tenemos integraciones, por ejemplo, con Oracle NetSuite, tenemos integraciones con SAP Business One, integraciones con QuickBooks, integraciones con Xero, y algunos más que probablemente me esté olvidando en este momento. Entonces, esa es la primera forma: integraciones nativas entre ERP y sistemas. Que lo que se ve habitualmente son integraciones nativas entre CRM y sistemas, que también es algo que se puede hacer perfectamente, solo que en los CRM no recibe, recibe información del cliente pero no de cuenta por cobrar habitualmente. Por eso lo que hacemos es enchufamos ERP, pero ya que enchufamos ERP es más fácil todavía. Si alguien tiene un ERP que nosotros todavía no tenemos interconectado, no hay ningún problema, es un trabajo de una semana, hacemos interconectado para facilitar un poco todo ese proceso. El proceso de vuelta, Dani, de todo lo que ocurre en Workflow hacia el ERP, ahí hay que entrar a conversar políticas que pueden tener las distintas empresas. Porque una cosa es sincronizar información en una vía, desde el ERP hacia Workflow en este caso, o un sistema tercero, y otra cosa es que la información se sincronice desde el sistema tercero o Workflow que fuera al ERP. Ahí las compañías muchas veces tienen política de no me toques el ERP con procesos automatizados, porque en definitiva acá sostiene toda la contabilidad de la empresa. Entonces yo lo que siempre recomiendo con cualquier sistema es sincronizar siempre el ERP en una vía con el sistema que quieras integrar. Es uno de los métodos de interfaz de información.

Muy importante estas buenas prácticas que le dan una idea a las personas que de pronto tienen ese ERP y que quieren conectarlo eventualmente a Moonflow. Pero están las otras opciones también ahí disponibles, que son las siguientes.

Ah, bueno, hay otras que son un poco menos complejas, que es en el caso nuestro de Moonflow y también en otros sistemas. Actualmente lo que se hace es dejar disponibilizados APIs. Los APIs son métodos de conexión, servicios masivamente, son conexiones que uno Toma la documentación y enchufa, por así decirlo, decirlo de una manera fácil, los datos que Moonflow requiere y los datos que vos tenés en tu sistema. Básicamente son 3 tipos de datos, o 2 básicos, 3, uno más, y después hay otros más, pero no vamos a entrar en detalle ahora, por lo menos en este capítulo. Es información básica de cliente, Si es empresa, es una estructura de datos. Si es empresa que le cobra a la empresa, es una estructura de datos específica. Si es empresa que le cobra a la persona, es una estructura distinta, simple en ambos casos. Estamos hablando de básicamente 6, 7, 8 datos nada más a nivel de cliente. Obviamente, toda la información opcional que vos tengas en tu sistema y que puedas alimentar tu sistema de cobranza sirve para que Como hablábamos en algunos otros capítulos, los algoritmos de aprendizaje automático y demás lean mayor cantidad de información para poder perfilar al cliente y optimizar estrategias. Cuanto más información que tenés estandarizada le podés dar al sistema, mejor. Pero básico, básico, básico, estamos hablando de 6, 7, 8 datos a nivel de cliente. Luego tenés los datos de cuentas por cobrar. Este cliente, con este código de cuenta por cobrar o cuota, lo que fuera el caso, fecha de vencimiento, monto de pago, y se acabó. Estamos hablando ahí de 5 datos. Y después tenés la información de novedades de pago. Si las novedades de pago ocurren en un proceso en tu sistema, podés interfaciar esas novedades de pago para tener la información siempre actualizada del Move Flow para que el cliente reciba la información correcta en el momento correcto. Otra vez, es importante tener esto siempre actualizado. Hay otros métodos de API, de comunicaciones externas y algunos otros más, pero eso profundicémoslo en otro momento, si te parece bien.

Lo podemos profundizar en otro momento, pero vale la pena recalcar que hay un método por ahí que es importante y que ocurre más de lo que uno pensaría. Y es muchas empresas que llegan y dicen, yo no tengo, no manejo mis cobranzas a través de ningún ERP y no tengo cómo conectar a través de API mis datos. Y vienen con un sistema muy, muy rudimentario, por decirlo de alguna manera.

Eso pasa de manera bien habitual. Y es por eso que disponibilizamos dos métodos más. Un SFTP. Un SFTP básicamente es una carpeta, por decirlo en fácil, con mecanismos de seguridad, una carpeta compartida entre la empresa y nosotros con mecanismos de seguridad, donde se dejan archivos con un formato determinado. Ahora vamos a hablar de eso, del formato. Con un formato, ¿sí? Y lo que hace el software es leer ese formato, lo interpreta y actualiza la información. Y vos me podés dejar archivos ahí para que esto fluya hacia Moonflow, y Moonflow te puede dejar archivos ahí para que lleves a tu sistema también con un proceso manual o automático. En el caso de los archivos que dejas en el SFTP, nosotros lo leemos todo de manera automatizada. Pero los SFTP, ahí hay un truco. Que te lo voy a contar, que es que habitualmente se requiere que vos me dejes un formato estandarizado. ¿Qué quiere decir esto? Columna 1, tal campo. Columna 2, tal campo. Columna 3, tal campo. Entonces, lo que sucede es que muchas veces se obliga a las empresas a construir reportes en formatos específicos No solamente el orden de la columna, sino que te puede decir, mira, yo la fecha la interpreto como mes-día-año o día-mes-año. Resulta que tu software está al revés. Entonces muchas veces esto termina siendo una complejidad que no es menor para las compañías. Lo que nosotros hicimos es una herramienta de mapeo de campos. ¿Qué quiere decir esto? La primera vez que vos entrás al software, o cuando quieras, pero antes de cargar información, a vos te permite decir— porque habitualmente vos ya tenés un reporte que estás obteniendo de tu sistema con un formato determinado, con determinados datos, etc. Entonces lo que el software te permite es entrar en una sección específica del mapeo de campos y decir: ¡una mosca! Es bien natural. Esta conversación.

Cero planeado. Un mosquito.

Sí, sí. Un mosquito. Entonces te permite ingresar a la herramienta, tomar los archivos que vos ya tenés, que vos extraés de tu software, meterlos en el sistema y enseñarle al software cómo tengo que leer el archivo que vos ya tenés. Entonces le digo al software: bueno, el campo 1 es fecha, la columna 2 es nombre, la columna 3 es apellido, la columna 4 no es el DNI, la columna 4 es, no sé, el monto a pagar. Y después me permite decirle además qué formato tiene ese monto a pagar, de manera tal de que no tenga que construir archivos en formatos específicos que nosotros requerimos, sino que dejamos una herramienta que te ayuda a interpretar el archivo de una manera muy sencilla. Entonces le pones un nombre, le enseñas al software una vez cómo interpretarlo, y cada vez que lo dejas en SFTP nosotros ya sabemos cómo leerlo porque tiene el nombre que lo tenemos asociado a una estructura específica. Que lo puedes compartir a través de FTP. También hay dos opciones más, opté por dos. Uno, que tires, que hagas drag and drop y que dejes ese archivo directamente y lo cargues de manera manual. Y dos, para empresas más pequeñas o empresas que hacen una carga inicial y no tienen tanta variación a nivel de clientes todos los meses, podés también hacer una carga manual. Entonces, repasando, Y ahora vamos de más sencillo a más difícil. Carga manual 1 a 1, carga manual masiva, SFTP, en el caso de carga manual masiva SFTP con esta herramienta de mapeo de campos para simplificar toda la creación de esos archivos, integración por APIs, que están documentados en nuestra página, e integración nativa con ERP. Tenemos algunos, vamos a ir avanzando con los demás. Y eso no es todo, pero esto lo voy a dejar para otro capítulo, porque ahora estamos construyendo también la posibilidad que con una única línea— nos encontramos con muchos clientes que desde el software que tienen no pueden extraer los cronogramas de pago para cargarlos en el sistema. Entonces lo que estamos haciendo es una herramienta que con una única línea vos puedas regenerar, y unos parámetros que le das, puedas regenerar todos los cronogramas de pago. Y como si fuera poco, vamos a estar disponibilizando esto a través de APIs para que puedas crear cronogramas dentro de Workflow y utilizarlo como un mini core de crédito, ¿sí? De una manera hipersencilla, mucho más sencilla que todo lo que puede haber en el mercado.

Eso es una primicia.

Es una primicia. Y esto en realidad tiene que ver con la manera en que nosotros tuvimos la plataforma. Conversando con nuestros clientes, entendiendo los problemas que tienen, las dificultades y demás, nos hemos encontrado esto. Hay mucho software que no permite sacar, extraer del software la data de otra manera. No estamos hablando de que sea gratuita, estamos hablando de extraer un programa de crédito. O de generar un sistema de cuotas extra fácilmente. Entonces bueno, vamos a, creemos que hay un espacio ahí para poder disponibilizar esta herramienta para todos los que tienen dificultades. Entonces la data ya te va a quedar integrada para la gestión de clientes.

Siempre quedamos con algo más para cubrir, Facu, y lo vamos a hacer en próximos capítulos. Dejemos este hasta acá. Sobre cómo conectar datos. Hablamos de muchas cosas, muy buenos tips y buenas prácticas para quienes estén en este proceso. Y nos vemos en uno próximo.

Dale, de todas maneras nos volvemos a ver. Gracias, Dani.

Gracias.