Nir Zibro explains a meeting system using set durations (10, 15, 30, 45 minutes) for different purposes: quick syncs, brainstorms, deep work. Setting a timer, defining the topic precisely, and allocating exact time saves up to half an hour daily, which adds up to a full extra workday per month.
Chapters
שלום, אני ניר זברו, ברוכים הבאים למשרדים שלנו לעוד פרק של שאלות ותשובות על מיליון ואחד דברים, ביניהם על שיווק, מיתוג, תהליכי עבודה, כל מה שאנחנו יכולים לעזור. אם יש לכם שאלה, האם להקים עסק, על מה, איך? הכל, אנחנו פה. שחר, מה המצב?
בסדר גמור, מה שלומך?
בסדר גמור, בא לי שנעשה גם תוכניות ארוכות כאלה של 20 דקות, אבל אנחנו איכשהו תמיד מתגלגלים לאיזה תוכנית קצרה כזו, מפאת קוצר זמן. אז תוך כדי שאנחנו מדברים בטלפון...
עובדים, עובדים.
כן, הפגישה שלי של עכשיו כבר מצלצלת בטלפון, אז תכף אני אצטרך ללכת. אנחנו דווקא פרויקט מעניין עם חברה שבדיוק מגייסת כסף שאנחנו מלווים. אנחנו עובדים, כן. עובדים על התהליך הזה של בעצם למקד את כל המוצר והסיפור, הם בתוך תהליך גיוס שנראה שילך טוב מאוד.
למקד מוצר בזמן תהליך גיוס זה מאתגר.
נכון, אז אחת הבעיות הן שלפעמים אתה הולך, מגיעים לפגישות עם משקיעים ומשקיעים אומרים, זה מעניין אותנו, זה לא מספיק אפוי, ולפעמים אתה, כשאתה חי את ה-DNA הזה של העסק שלך, אתה כל כך בתוך הבוץ, שלפעמים אנחנו פשוט לא מספיקים לשים לב, או קשה מאוד לקחת... מה שנקרא זום אאוט, להסתכל רגע על מה באמת אנחנו מציגים או מה באמת אנחנו אומרים.
בטח כשאתה בתהליך ה-do or die שלך, הגיוס או גיוס או לחדול מלעשות את העסק, ובמקרים כאלה אני הרבה פעמים הולך לדמו דייז או דברים כאלה, ואנחנו רואים חברות עם דברים מדהימים, אבל כשאתה יושב איתם אחד על אחד והם מסבירים, אז אתה פשוט לא מבין מה הם עושים. כשמפרקים את זה שעה, זה פתאום נראה מוצר קסום או באמת מוצר בעל פוטנציאל. אבל אחד מהדברים הוא הרבה פעמים, דווקא פה, לעשות את ההקלטות האלה, שזה לגמרי אפן, וזה לגמרי איזו הפסקה כזו מהיום, אז קודם כל אני מתנצל על החושך, יש לנו פה איזה פיצוץ עדיין, אנחנו עדיין באיזו הפסקת חשמל ארוכה כזו, אז אם צילמנו כמה פרקים במקביל ועליתם עלינו, אנחנו מתנצלים, אבל אין מה לעשות, אני נוסע לחופש והחלטנו שאנחנו רוצים לדאוג שיהיה תוכן גם במהלך החגים. דיברנו הרבה על... פגישות ואיך מנצלים זמן, ובזמן שהטלפון שלי פה רוטט בכיס, אז הייתה שאלה שהתייחסה רגע לפגישות במהלך יום עבודה, פגישות צוות, איך מנצלים אותן. לפני שעתיים הייתה לי שיחת טלפון עם חבר טוב שביקש ממני עזרה, הוא אמר לי, מה הבעיה? נשב בקטנה, אני, אתה, מהצוות הגרפית, נעבוד קצת. מבלי לשים לב, הוא ביקש בעצם עשר שעות של עבודה. אז הוא אמר לי, אתה יודע מה, לא משנה, בוא נעשה פגישה עם כל הצוות כמה דקות. אז אומרים לו, מה זה כמה דקות? זה שעה. אתה יודע שעכשיו ביקשת לשבת בעצם עם הצוות שלנו חמש שעות, עם כל האנשי צוות שביקשת ישבו ויהיו נוכחים. החלטנו בסטריטווייז לפרק את הישיבות בכמה צורות, כדי למקסם את הזמן. אז יש לנו פגישות של עשר דקות, אלו פגישות שאיש צוות צריך משהו מאיש צוות אחר, בין אם זה איתי או מישהו אחר, והמטרה היא לרכז את הבקשות. אז נכנסים לעשר דקות, שמים טיימר, מציגים... מהי הבעיה, איפה אנחנו עומדים, והחלק הכי חשוב הוא במה אני יכול לעזור לכם.
אז בתוך תהליך העבודה, לצורך העניין, עם שחר ואני יושבים עכשיו לעבוד על ההקלטות האלו, אז הוא יבוא ויגיד על מה מקליטים, מה מדובר, והבעיה יכולה להיות שחסרות לנו שאלות, או הבעיה יכולה להיות שיש לנו בעיה כרגע שאין לנו מזגן, והאם אנחנו מקליטים היום. אז החלטנו להקליט כאן בלי מזגן.
מקליטים ומזהים.
כן, אבל באהבה.
רק באהבה.
עכשיו, המטרה בתוצר הוא לראות האם אנחנו יכולים לפתור אחד לשני את הבעיה. בחלק גדול מהמקרים, עשר דקות זה המון זמן וזה מספיק. זה גם אפשר להיות מאוד מאוד מאוד ממוקדים על המטרה. אם זה לא ענה לכם על הצורך, אז אחת משתי המטרות, רגע, אני רק שנייה אחת, הוא יהרוג אותי. אמרתי לו שאנחנו נתעכב, זה בסדר. אם עשר דקות לא מספיקות, אחד משני הדברים יקרו, אז אומרים, אוקיי, לקבוע עוד פגישה. ומה יהיה הנושא של הפגישה? זה יכול להיות קריאייטיב, זה יכול להיות אסטרטגי, זה יכול להיות הרבה מאוד פרמטרים. לפעמים זה לשבת לעבור על נתונים, להכין מצגת לקוח, או כל דבר שעולה. לזה אנחנו נקצה כחצי שעה. בחלק מהמקרים הצד השני יגיד, אוקיי, אני אטפל לך בזה, ואז לזה אנחנו קובעים דדליין, ואז מחליטים מהי הפגישה. לפעמים לפגישות של בריינסטורמינג אנחנו נחליט שסיור מוחות צריך רבע שעה. למה? כי מישהו מגיע, מציג שתיים וחצי, שלוש דקות, אנחנו עושים עוד איזשהו תהליך, מבינים איפה אנחנו עומדים. הפגישות הארוכות ביותר שלנו יהיו פגישות שבהן אנחנו באמת באמת צריכים לעבוד על דברים וצריכים זמן, הן פגישות של 45 דקות.
יכול להיות גם סיום מוחות ארוך, אנחנו כמה אנשים, יש ארבעה או חמישה אנשים בחדר שצריכים לדבר או לענות על הדברים. אז עשר דקות זה מה המצב, מה אני צריך, איך אתה יכול לעזור, חשוב. רבע שעה הוא בדרך כלל עשית איזשהו בריינסטום קצר, להבין מהי הבעיה או מהי הדילמה. הרבה פעמים מרבע שעה אנחנו נדע לגזור, צריך לדבר עם עובד X, צוות X וכל דבר אחר. איפה אנחנו נמצאים, לדוגמה לפעמים אנחנו נעלה ראיונות כאלו ואחרים ומרבע שעה אנחנו נצא ושחר יגיד אוקיי אני קובע לניר ביומן חצי שעה כדי שאני אכתוב חתכנים וזה בדרך כלל איך אנחנו עושים את זה. הפגישות היחידות שאנחנו עושים שעה הן פגישות שאנחנו עושים עם לקוחות שהן חלק מפגישות ייעוץ וזה חלק מהעבודה כי בן אדם שילם על שעה וזה לגיטימי. לפעמים פה ושם הן גם גולשות קצת אבל אנחנו משתדלים לעמוד בזמנים. אם תחשבו על זה, אפשר לרכז את הכל למעט זמן. כשאנשים שואלים אותי למה פגישה היא 45 דקות ולא שעה, התשובה היא בדרך כלל כי אני חייב לעשות פיפי ואני רוצה כוס קפה. תחשבו על זה שאם אתם חוסכים רבע שעה, פעמיים או שלוש ביום, אתם כמעט מגיעים ליום עבודה שלם בלי לשים לב. אתם יכולים להוסיף עוד ימי עבודה לתוך החודש שלכם, וזה פשוט מייצר גם סדר, גם יותר שעות עבודה פנויות. גם רוגע, גם כולנו צריכים להגיע קצת יותר ממוקדים.
אני חושב שבשלושה חודשים האחרונים אנחנו מנסים להטמיע את זה. היום נכנסתי אכן בישיבת סוכנים ופתחתי את הדלת. המבט של כולם, ואני אומר, אני צריך עזרה, אבל טוב, לא משנה. אבל לאט לאט הדברים מתחילים להתכנס תהליך, ואני חושב שאפשר להגיד שאחרי חודשיים או שלושה, סך הכל אנחנו הולכים ומשתפרים בדבר הזה.
נכון, נכון.
אז אם למישהו יש שאלות על איך לייעל את הזמן בצוות, אתם מוזמנים להרים לנו טלפון, אם לא לשלוח מייל, הודעה, מה שאתם רוצים, אנחנו ננסה לעזור, אם אתם רוצים את הטמפלט של איך לעשות את זה, גם בכיף, וזהו, אני חייב לחזור למזגן.
אני מבין אותך.
נכון, אנחנו זה, אז חברים, המון המון תודה, אנחנו מאבדים קצת את הספירה של שאלות ותשובות באיזה פרק אנחנו, אז באיזה שעה הבאה אנחנו נכריז ברוכים הבאים לפרק 50, נכון? זה כזה, בסדר, המון המון תודה לכם, אנחנו נתראה בקרוב, אם אתם צריכים משהו, שאלה על כל דבר, מוזמנים לפנות אלינו. אני ניר זברושכר, תודה רבה.
