4 TIPS para multiplicar tu productividad un 50%

¿Sientes que el día no te ajusta? ¿Sientes que estás lleno de pendientes y que siempre estás hasta el cuello de actividades que hacer y nomás no cumples tus metas, no logras lo que quieres lograr en cuanto a objetivos y demás? Sigue estos tips y puedes multiplicar por 1.5, o sea un 50% tu productividad y la de tu equipo. Hola, soy David Castellanos de Guisti, bienvenido a otro vídeo de Secretos de Procesos donde te estoy revelando cuatro tips para que mejores tu productividad y la de tu equipo. Siento que tú eres pensando que tú eres un líder número uno. El tema de delegar. Siempre nos hablan que hay que delegar y que hay que delegar y que hay que delegar. OK, sí, pero nunca nos dicen exactamente cómo. La parte de que he aprendido cuando se trata de delegar hay un tema que me gusta meter en medio que es automatizar. Antes de delegar a mí lo que me gusta hacer es automatizar y me ha ayudado a crecer la productividad de mi equipo por 1.5. OK, veámoslo así. Si tú tienes una serie de actividades como por Oye, todos los lunes hago este reporte en Excel donde vacío todos mis leads de la semana pasada y checo mi tasa de cierre y un montón de cosas. La tentación sería OK, ya no lo quiero hacer porque evidentemente es algo no demasiado importante que pueda ser alguien más, es algo muy operativo, muy repetitivo y puedes decir OK, lo delego alguien más. Pero pongámonos a pensar, esa persona va a estar una hora al mes copiando y pegando cosas de un software a otro, un software Excel, etc. Siendo que eso se puede automatizar perfectamente y hay un montón de herramientas que te pueden ayudar a hacerlo. Están herramientas de RPA, de Robot, Process Automation, puedes contratar un programador de base en tu empresa que te despite el sueldo al máximo de que toda actividad que se pueda automatizar te la programe para que no haya necesidad de una mano humana. Y claro, aquí hay mucha sensibilidad en cuanto que ay carambas. Cómo voy a contratar un programador si me cuesta, no sé, en México 60, 70 mil pesos, en Estados Unidos a lo mejor unos 5 mil dólares, no tengo idea de cómo estén los sueldos, pero es una buena lana, es un buen dinero. Cómo voy a contratar un programador siendo que pues no lo necesito tanto. OK, pues este es justamente el tip. Antes de delegar, primero ver si se puede automatizar. Y esta persona ya no estamos en la era de copiar y pegar cosas en Excel, ya no estamos en la era de trabajar mil y un veces las cosas en el día a día. Entonces contratar un programador se va a volver necesidad ya siempre que haya que hacer un nuevo cambio en la página web, ya siempre que haya que hacer un nuevo software interno porque hay que automatizar más cosas, le puedes sacar jugo, y tanto jugo como para que automatice un cincuenta, sesenta, incluso a veces hasta más por ciento de las actividades de tu día a día, tuyas, de tu equipo y en general que los haga muchísimo más productivos. Imagínate, pensémoslo así, ponte a pensar todas las veces que te has dedicado a copiar y pegar cosas, a generar nuevos reportes, etcétera, etcétera, que esto es tiempo manual, no estratégico. Y la verdad es que a los emprendedores, a los líderes nos pagan por pensar, por pensar, por los demás, por resolverles problemas, etc. Si tú estás copiando y pegando cosas, OK, te sirve para estar escuchando un podcast y demás y música y cuanta cosa, pero ese tiempo se puede aprovechar más dedicándolo a cosas más importantes del negocio, como estrategia, como planeación y que eso, aquí ya viene la distinción y es El tip número 2, se convierta en generar procesos estructurados. Es decir, tú dices, OK, voy a tengo estas actividades que hago ahorita, me están saturando dependientes como líder y lo que quiero es soltarlas para yo poder hacer esto y esto y esto. Porque si eres un emprendedor con sano juicio, quieres hacer más, tienes hambre, tienes ganas de crecer, tienes un montón de cosas y proyectos que quieres hacer, pero no te da el tiempo porque estás hasta acá con la operación de lo que ya estipulaste. ¿Cuál es la ventaja? Que tú traes las riendas como líder, o sea, tú puedes reestipular las cosas, entonces puedes decir, sabes qué esto que estamos haciendo ahorita lo vamos a automatizar, a lo mejor esto ahorita, esto después, etc. Y ahí mi tip es la mejor recomendación. Si tienes la capacidad económica para hacerlo, un programador tiempo completo es desquitable 100 en esta era, ahora tienes que estarlo llenando de proyectos para que sea desquitable su suelo. Mientras llegues a ese punto de poder tener un programador de tiempo completo, aunque no seas una empresa de software, lo que recomiendo es subcontratar a alguien que te cobre mucho menos, pero que te incluya la cláusula en el contrato de que lo que haga de software es tuyo, o sea, lo vas a poder traer hacia tu empresa y que alguien más, o sea que tu objetivo es que el software después le de mantenimiento y lo mueva un programador interno. Claro, esto puede costar un poquito más caro, pero vale la pena porque si tu programador no va a estar batallando pidiéndole esquemáticos que no son tuyos a las otras empresas, entonces yo no soltaría software mío hacia otra empresa que me subcontrató, entonces es importante que se incluya esa cláusula en el contrato si es que subcontratas. Pero aquí el tip número 2 es, OK, ya que analizaste las cosas que puedes automatizar, esos son como tus proyectos, las vas a hacer una vez, nada más las vas a automatizar una vez, pero ya que planeaste cómo automatizar esas actividades, ahora tienes que pasarlas a que se conviertan en procesos del día a día, es decir, OK, quiero agregar un nuevo canal de YouTube aquí donde esté platicando y agregándoles valor a mis clientes y etc, o también quiero hacer un bootcamp de tres días para que mis clientes aprendan a hacer esto y esto según tu giro de negocio, empresas, instalaciones, se pueden hacer un montón de cosas de capacitación, oye, estoy quiero hacer un canal en Instagram donde eduquemos a las personas y que valoren el tema de energía renovable, el tema de esto y que no sea nada más pura publicidad. Perfecto, entonces ese es nuestro proyecto, ¿Cómo lo vamos a hacer? Pues estos son los pasos, vamos a automatizar esto y esto y esto, ese es el proceso y el hecho de diseñar todo ese proceso que después se convertirá en una metodología diaria, es un proyecto, ese proyecto después se convierte en un proceso día con día que tienes que estar replicando y tu equipo tiene que hacer determinadas cosas y esto lo puedes automatizar 100% con GIST, que aquí abajo te voy a dejar el link para que lo pruebes y tal cual, ya que tienes un proceso corriendo en automático, te desafanas de ese proceso, se te olvida que está corriendo, ya ni siquiera te das cuenta y solito está corriendo con todos los miembros de tu equipo conforme a la lógica que tú dijiste. Ya que tienes un proceso corriendo, ahora viene el tip número 3 que tiene que ver con la eficiencia en el día a día, en los tiempos. Normalmente he descubierto que cuando tú tienes que dejar actividades a tu equipo es mucho más eficiente. Primero, bueno, primero voy a decir cuál es la tentación en la que caí yo y caemos normalmente los emprendedores. Te enfocas tanto en lo que tienes que hacer que te va 100% a hacer tus actividades y dejas un poco de lado lo que están haciendo los demás. Estás trabajando todo el día, sales y de repente a los cinco minutos antes de salir te das cuenta de que varios miembros de tu equipo brincaron con pendientes urgentes para contigo porque estaban haciendo cosas que no estaban demasiado bien estipuladas y se convirtieron en fuegos que tienes que apagar y tú estabas tan concentrado en lo tuyo y eso genera estrés, genera molestia porque estás tú trabajando, quieres completar tus. Quieres completar tu chamba y cuando te llega alguien a decirte oye, ya vinculo esto, ¿Por qué? ¿Oye, no te dije que la metodología era así? Sí, pero es que hay un montón de excusas y no se logró, no se hizo lo que se tenía que hacer. Entonces te frustras, te llenas de estrés como líder y dices es que por qué si siempre les digo que es así, no lo hacen así, no lo siguen así. Como tú estás enfocado en lo tuyo, no te das cuenta de cuándo pasa en el momento. Entonces el tip número 3 que tengo el día de hoy es antes de ponerte tú a trabajar en lo tuyo, asegurarte de que los miembros de tu equipo ya tienen en qué trabajar, pero que lo tienen muy claro, muy claro y que saben por qué lo tienen que hacer. Bueno, eso tiene que ver con la gestión de los tiempos a fin de cuentas te voy a poner un caso muy simple qué es más productivo. Imagínate que yo tengo que salir de mi casa en un carro y tengo una cochera que tengo que abrir. ¿Qué me toma menos tiempo? Opción número 1 subirme al carro, abrir la cochera con el control y esperar a que se abra. Esa es una alternativa. Opción número 2 ¿Qué me toma menos tiempo? Irme y abrir manualmente la cochera y en lo que se abre subirme al carro. Pues la opción número 2. La opción número dos me va a tomar menos tiempo. ¿Por qué? Porque hay cosas corriendo en simultáneo, en paralelo. Y este es el tip más grande de productividad que te puedo dar y que he descubierto que funciona, que es que corran cosas en paralelo cuando lo puedan hacer. Y para esto hay que hacer un buen diagrama de flujo de dependencias, de actividades. Oye, necesitan estas dos actividades estar terminadas para que inicie esta, Oye, pero ésta no depende de esta, entonces las podemos poner en paralelo, en cuanto se acaben estas dos, inician estas dos, entonces no hay ninguna, no hay ningún pierde al respecto. Y bueno, lo repito, es mucho más rápido picarle que se abra la cochera o picarle al botón, aunque te tengas que ir caminando hacia donde está el botón y mientras caminas hacia el carro y te subes, la cochera ya se está abriendo para en cuanto tú ya te subiste, ya está abierta y sales. De la otra manera tendrías que subirte al carro, te subiste más rápido al carro, pero le picaste al botón para abrir la cochera y tuviste que esperar un momento y esa espera es tiempo perdido en lo que se abría la cochera. Estoy hablando un caso súper burdo, es un caso muy tonto del día a día, pero si tú multiplicas todos esos momentos del día donde, bueno, si sumas todos esos momentos del día donde hay faltas de productividad tanto de tuyas como del equipo, como de faltas de comunicación en medio, puedes llegar a tener, esto lo medí en mi persona y en mi equipo, puedes llegar a tener un día más a la semana de trabajo. ¿Qué harías con un día más? Vender más, hacer más estrategias, hacer más análisis, etc. Todo ese tipo de cosas que siempre los emprendedores decimos, ah, cuando tenga tiempo lo hago. Ese tipo de cosas las puedes hacer y en lo personal vale la pena porque puedes dedicar más tiempo a estrategia y esa estrategia convertirla a una operación diaria y que cuando ya esté corriendo delegada, que fue el tip número uno, y que ya esté corriendo con una estrategia de procesos y que ya esté corriendo día con día convertida en, o sea, ya optimizada en los tiempos, fue El tip número 3, ya puedes tener una productividad multiplicada por 1.5. Si nos ponemos a sumar todos los desperdicios de nuestro día en tiempos como este, pequeño des de abrir la cochera, desde que estás en una llamada con el cliente y mientras estás en la llamada puedes estar escribiéndole a otro. Son lapsos de tiempo y son tips de productividad que nos ayudan a hacer más rentables nuestras empresas. Claro, ¿Quién no quiere hacer una empresa más rentable y quién no quiere tener más tiempo para vivir la vida y disfrutar con la familia, etc. Claro, el trabajo es una parte importante, pero no es lo único? Y bueno, estos son los tres tips de productividad que te doy el día de hoy. Los probé con mi persona, los probé con mi equipo, con otras empresas de instalaciones y funcionan de maravilla. Así que si te gustó este vídeo, dale like, suscríbete, activa las notificaciones y nos vemos en otro vídeo de Secretos de Procesos. Es un gusto para mí estar contigo. Hasta la próxima.