Agendamientos Automáticos para Visitas en Campo

¿Qué día soy? Hoy es viernes de procesos y te tengo un caso que te va a volar la cabeza y tiene que ver con agendamientos automáticos, ¿Sí? Si eres una empresa que va a sitio a instalar o a dar servicio con una cuadrilla de técnicos, o tienes varias cuadrillas de técnicos, dime si no es una de las cosas más importantes tener bien gestionada las agendas. ¿Sí? Porque de eso depende que puedas atender uno, dos, tres, cuatro, cinco, diez veces más clientes. ¿Por qué? Porque hay tiempos muertos, se pueden olvidar materiales y tienes que dar vueltas dobles, pueden darse improductividades y tienes que dar vueltas dobles. Y todo esto cuesta no solo tiempo, sino también dinero. Y esto cuesta rentabilidad, a fin de cuentas, estar pagando más bomberazos y se detonan una serie de cosas que te hacen ser menos productivo. Ahora, la cuestión aquí es que vamos a controlar en el proceso de hoy tus agendas y de hecho, tus clientes van a tener la capacidad de agendarse en automático. Van a dar clic a un link, seleccionan el día y la hora que más les queda y tú vas a poder en automático ser notificado y que tu equipo le dé seguimiento a ese servicio. En las empresas de servicios, si tú no tienes claro a quién tienes que visitar y cuándo, es una de las cosas más preocupantes que puedes tener. ¿Por qué? Porque de eso dependen las ventas. De nada sirve traer prospectos, hacerles una oferta increíble, cerrar la venta, si cuando llega el momento de ejecutar esa venta no tienes claro con quién y cuándo tienes que ir. Dime si no es importantísimo este paso. Ahora vamos a borrarlo aún más. Una de las cosas que me he dado cuenta en 16 países ayudando a empresas e instalaciones a estructurarse, es que los servicios se ejecutan en general con ciertas deficiencias, pero se olvidan cobrarlos y es una de las cosas más preocupantes. Entonces vamos a amarrar también esa parte. ¿Que de sirve que lo ejecutes y no lo vas a cobrar? Pues es como si no lo hubieras hecho y nada más perdiste tiempo haciendo un servicio que posiblemente no te va a dar rentabilidad. Bueno, entonces vamos a amarrar todo esto. Ahora, debes tener en mente que hablando en términos estratégicos, gestionar bien tu agenda es de las cosas que más te deben tener ocupado. Porque si tienes llena la agenda de tus técnicos, está siendo rentable su sueldo, están desquitándolo y por lo tanto ellos también podrían ser incentivados con alguna comisión o con algún bono por hacer las cosas a tiempo. Entonces es crucial el manejo de esta agenda. Y bueno, como son bienes de procesos, vamos a dividirlo en dos. Primero te voy a platicar cómo se usa este proceso que ya tengo hecho y que tú ya vas a poder utilizar y luego cómo lo construí desde cero. Y para esto voy a conectar un software increíblemente padre que se acaba de lanzar, fue hace un par de meses que lo lanzó Pavo Gómez, él es un influencer de marketing y ventas y hace poquito lanzó un software de marketing que yo mismo uso y ya usaba y simplemente fue como que oye Pavo, estaría interesante conectarlo con Gist Y pues sí, lo conectamos con Gist y voy a platicarte cómo es que GIS gestionará el proceso y el software de Pavo llamado Epic OS gestionará los agendamientos, o sea, el calendario. Entonces, bueno, vamos allá súper a detalle para que veas cómo controlar este proceso y facilitarte la vida en el camino. Muy bien, pues ¿Cómo se utiliza este maravilloso proceso que ya tengo listo para que descargues? De hecho, en la descripción del video vas a ver que lo puedes descargar. Ahora, algo importante, este proceso en particular tiene configuraciones adicionales que conecté con Epic OS, ya te lo mencionaba hace unos momentos, entonces necesitas configurar ciertas cositas para que te funcione al 100% aún descargando mi plantilla que vas a ver en la descripción. Nada más para que tengas en mente, ve el video completo y sigue los pasos que yo sigo aquí para que tengas todo listo y bien configurado. Entonces, bueno, ¿Cómo se utiliza este proceso? Ya está listo, lo único que tienes que hacer es darle iniciar el proceso de servicio ya que hayas seguido todos los pasos que vamos a seguir aquí. Por ejemplo, imagínate que alguien me busca y me dice Oye David, ¿Sabes que? Yo quiero un mantenimiento correctivo, me está fallando una cámara en cámaras de seguridad, por ejemplo, ¿Qué tipo de servicio es? No, pues es precisamente una falla urgente, necesito que me lo corrijas ya. El cliente es alguien nuevo que se llama David Gómez, por ejemplo, el contacto es David, precisamente su teléfono es este que está por acá y la sucursal todavía no la sé, solo sé que estos son sus datos iniciales listo, arranca de ahí. Si te fijas, arranca un proceso llamado servicio que arranca, se va a diagnóstico y esto yo lo tengo que decidir cómo funciona mi proceso. Aquí me está diciendo qué es lo que necesita el cliente, todo este asunto, el contacto y demás. Yo puedo registrar la ubicación, yo tengo que llamarle al cliente, por lo menos así diseñé mi ejemplo, donde le haces un diagnóstico, evalúas si es una verdadera alarma, no es una falsa alarma. Y aquí en el primer paso de diagnóstico, simplemente pones una de dos, o pasar a agendar el servicio o descartar. Yo aquí le voy a poner, ¿Sabes qué? Sí, vamos a ir a agendar el servicio. Perfecto. Y termino mi tarea en automático. Fíjate la clase de cosas que pasan aquí. Primero, y esta es una de las maravillas más increíbles de este proceso, la le envía el link de mi agenda al cliente por WhatsApp. De hecho, vamos a verlo. Tenemos por acá WhatsApp, si no me equivoco, aquí está. Y fíjate, desde mi número le mandé al WhatsApp del cliente. ¿Qué tal, David? David es mi cliente, David Gómez, gusto saludarte. Hemos determinado que tu servicio solicitado por una falla urgente requiere una visita en campo. ¿Serías tan amable de agendarte en este link, folio del ticket 1? Y bueno, dice enviado desde Gist, porque estoy en una cuenta de pruebas. Tú cuando estés ya en una membresía pagada no te va a aparecer esto de enviado desde Gist. Y fíjate, ¿Serías amable de agendarte? Bueno, esto lo yo, David, estoy viéndolo desde el WhatsApp remitente. Yo, David, se lo envié a mi cliente, mi cliente lo recibe, él se mete a este link y ya tiene aquí la agenda de citas en Camp. Fíjate, tan simple como que, Ah, mira, el primero de septiembre a las 8 de la mañana hay disponibilidad. Ah, perfecto, se agenda, selecciona y dice, ah, ¿Sabes qué? Pues yo soy David Gómez, este es mi teléfono, aquí voy a poner un teléfono ficticio nada más para las pruebas. Este es mi correo, voy a ponerle support. Y este es mi domicilio, es Morel 224 en Guadalajara, Jalisco, por ejemplo, yo selecciona él su domicilio, en automático, se llenan todos los datos y programa su conferencia o su cita, pues su cita y ya se pone dónde va a ser, zona centro, bla, bla, bla. Él mismo puede hasta agregarlo en su calendario de Google, de iPhone, de Outlook, todo está ya conectado. Y fíjate lo que pasa, y esto es de las cosas más interesantes y divertidas en Gist, Fíjate, en Gist ya tengo dos tareas, puedes verlo, una es agendar servicio, donde me está diciendo, hey, David Gómez tiene que agendarse, ya le mandamos el WhatsApp para que se agende, eso por un lado está pasando y todavía no se, por lo menos todavía no sabemos si se agendó o no, pero me llega una segunda tarea que se llama cita en campo agendada, confirmar datos. Y fíjate, aquí me dice, ah Mira, para el primero de septiembre a las 8 de la mañana se agendó David Gómez con Andrés Ruiz, Andrés Ruiz es de mi equipo, entonces David Gómez por la hora y día que seleccionó, se agendó con Andrés, perfecto, este es el teléfono, su correo y este es el domicilio, Perfecto, déjame lo busco. ¿Ah mira, aquí está David Gómez, puedes buscarlo en tu base de datos porque ya lo tienes, es David Gómez el contacto, aquí está David, y sabes qué? Aquí está el teléfono, suponiendo que haya cambiado lo que sea, lo puedes actualizar, acuérdate que lo que está en tu bases de datos es editable, pero la parte interesante es que lo que está en tus bases de datos se actualiza siempre que lo uses. Entonces aquí me está diciendo, alguien se agendó, no solamente está pendiente el hecho de que se agenden, sino ya se agendó en el link que tú le pasaste, aquí están los datos, estos son los datos de agenda que llenó el cliente a la hora de que se agendó. Ah, mira, y su correo ya me lo pasó para acá, entonces lo voy a pegar acá ya para que esté en mi base de datos. El domicilio también, la sucursal es una nueva, no habíamos tenido domicilio de esta persona y esta sucursal le vamos a llamar que es la sucursal Morelos, en este domicilio que es calle Morelos 24, bla, bla, bla, que hasta ya la conecté con Maps. Ahora, ¿Qué ticket de servicio es? Ah, mira, pues esto es interesante, ticket de servicio sólo tiene uno en este momento, David Gómez, perfecto, aquí tú seleccionas el ticket de servicio en automático y GIS ya sabe, el tipo fue una falla urgente, la descripción, todo, ya sabe qué ticket de servicio es, tú nada más lo buscas y ves cuál es el que está activo y listo. Oye, ¿Qué pasa si tiene muchos tickets activos? No pasa nada, tú vas buscando cuál es el que te interesa, si la falla urgente, si esto, lo otro, porque aquí el cliente se te agendó y si tiene varios tickets activos, a lo mejor después vamos a tener que poner otro campo para saber a qué ticket o a qué servicio es que se está agendando ese cliente. De momento, regularmente solo vas a tener un ticket abierto por cliente, entonces no te va a pasar esto, simplemente aquí está, ticket de servicio, fallo urgente. Oye, ¿Quién es el encargado de ir a cita en campo? Ah, pues es que es Andrés, Andrés de mi equipo, él es el que le tocó atender a este cliente. Entonces vamos a poner Andrés. Digo, suponiendo que aquí tuviéramos varias personas en nuestro equipo, aquí diría, Andrés es uno de los de mi equipo. Aquí yo voy a poner David, por fines de este ejemplo, que solo estoy yo en mi empresa en Gist. Y fíjate, ya está, confirmo los datos de esta cita agendada en campo, termino y fíjate lo que sucede. Mi tarea de agendar servicio ya está actualizada en automático con la fecha y hora, con quién va a ir, etcétera. Y ya nada más le pongo, ah, ¿Sabes qué la sucursal es la Morelos, pues es la que me llenó el cliente? Digamos que confirmas los datos que son los que te llenó el cliente, que ya están en tus bases de datos, ya no más es cuestión de que los jales y ya no los tienes que capturar y listo, le pones terminar y pum, en automático. Fíjate qué pasa con el proceso. Me voy a ir acá a reportes y este servicio, si vamos al flujo, me dice que está esperando, ya le envió la confirmación al cliente por WhatsApp. A ver, vamos a ver si es cierto. Vamos a ver WhatsApp, a ver si es cierto que ya le mandó la confirmación. ¿Y fíjate, aquí dice, ya viste qué tal? Ha habido un gusto saludarte, confirmamos nuestra cita para tal día, tal hora, en el domicilio tal. Aquí está la ubicación, te estará atendiendo David Gist, folio del ticket 1. ¿Por qué? Porque David Gis fue la persona que yo puse como encargado. Entonces ya viste, al instante le confirmó al cliente dónde es y ya tiene hasta aquí el Google Maps para que se vaya para allá. Ahora, algo muy interesante de todo esto es, se está esperando a que falten 24 horas. Cuando faltan 24 horas, fíjate lo que va a pasar. Yo aquí lo voy a omitir, voy a omitir la espera, aquí dice que faltan cuatro días, lo que va a hacer GIS es que se espera que falten un día exacto para el servicio y le va a mandar otro WhatsApp de recordatorio yo aquí voy a simular que ya llegó ese momento, que ya son 24 horas antes de la cita entonces le voy a poner omitir y fíjate qué sucede, le mando un recordatorio de 24 horas, vamos a ver, vamos a WhatsApp y mira aquí dice qué tal David, un gusto, estamos a un día de nuestra cita, en campo tal día, tal hora, en el domicilio tal, te estará atendiendo David Git, ya está, ya viste, todo eso es personalizable y ahorita te voy a enseñar cómo lo hice OK, ahora se espera a que falten dos horas y cuando faltan dos horas fíjate lo que pasa, voy a simular que ya faltan dos horas, le voy a dar omitir, aquí esta espera, envía un recordatorio de dos horas y le manda al técnico la tarea de hey, tienes que ejecutar este servicio, es en tal lugar, aquí están todos los datos, bla bla bla, ve y describe qué hiciste, sube tus evidencias, fotos, lo que haya sido y terminas ya, si quieres poner más fresa puedes poner aquí un reporte PDF automático que lo firmen y todos los clientes y fíjate en WhatsApp qué hizo qué tal David, gusto saludarte, estamos a dos horas de nuestra cita, ya ves que me manda los recordatorios al cliente por WhatsApp en automático, esto ya está configurado y de hecho tú puedes nomás descargar el proceso y ya está, ahora sí te recomiendo ampliamente que te esperes y veas todo el video para que veas cómo lo configuré porque hay configuraciones en Epic OS especialmente que tienes que hacer tú bueno aquí ya el técnico pone que se hizo, pone las evidencias, un logotipo, algo por el estilo, se termina, ya está, yo aquí voy a ponerle que le vamos a cobrar 3 mil pesos mexicanos, estamos en México, puedes poner dólares, lo que tú quieras y listo, ya se cobró el servicio y así de simple ya tenemos un proceso que gestiona la agenda, ojo, aquí tienes mil cosas que puedes hacer y puedes agregarle, puedes hacer que se genere un reporte PDF del servicio que se le mande por WhatsApp al cliente con la misma lógica que te voy a enseñar a continuación de cómo rayos construí todo esto. Aquí lo importante y por eso hago un caso tan acotado que es el manejo de la agenda. Ya tenemos estos procesos listos que son el servicio y la cita agendada, necesitas tener dos y ahorita te explico por qué y cómo rayos construí todo esto. Así que gózalo, ve todo el video, ve cómo se hace implemental en tu empresa y después compártenos cómo te OK, ahora cómo rayos configuré todo esto desde cero Y bueno, lo primero que tenemos que hacer es iniciar sesión en nuestro Gist App GIS App, lo vas a ver aquí en la descripción el link y segundo, tienes que iniciar sesión también en el link que te voy a dejar de Epic OS, aquí en Epic OS vas a ver, de hecho aquí está pavo, simplemente le tienes que dar en apartar mi lugar, te registras aquí, simplemente pones David Castellanos, vamos a poner aquí un correo cualquiera de pruebas, vamos a poner este que está por aquí. El chiste es que creas tu usuario, entonces bueno y voy a poner uno falso, tú no lo pongas falso, pon tu correo real porque ya hice este proceso y fíjate aquí te da un video pago y todo este asunto, le pones en donde dice crea tu cuenta gratis, entonces bueno, creas tu cuenta gratis, pones aquí tus datos generales, siguiente paso, por ahí te va a pedir que llenes la información de tu tarjeta, no te hace ningún cobro de momento creo que hay 14 días de prueba gratis, entonces pones tu tarjeta, inicias tu prueba gratis y creo que son 14 días y ya tienes épicos. Y ahora te voy a enseñar cómo se ve por dentro para que empecemos con la configuración. Y ahora sí, para empezar con nuestra configuración en el proceso lo primero que tenemos que hacer es crear nuestras bases de datos. Vamos a tener un par de bases de datos que vamos a utilizar. Vamos a crear primero una de clientes, necesitamos registrar quiénes son nuestros clientes, básicamente vamos a abrirla y vamos a crear ciertas columnas, por ejemplo, el nombre del cliente, no sé, el nombre de empresa o simplemente de la persona que nos compra, etcétera. Esto lo vamos a poner como un campo, como una columna de texto. Vamos a crear otra que es su razón social, que es a lo mejor el nombre al cual le facturas y hasta aquí voy a dejarla de clientes va a ser muy simple y vamos a hacer que la llave principal sea el nombre del cliente por el cual yo voy a identificar a estos clientes precisamente La segunda base de datos que yo voy a usar es la que se llama contactos, nuestros clientes van a tener diferentes contactos, por ejemplo si yo soy Gist, bueno en Gist existe David, existe Luis, existe Joaquín, OK, hay tres personas que son del mismo cliente entonces puedes tener varios contactos, que la esposa, que el hijo, que el primo, que el encargado, etcétera. Entonces vamos a abrir esta base de datos de contactos y lo primero que vamos a hacer es vincularla con nuestra base de datos de clientes, todo contacto le pertenece a un cliente y lo siguiente es que vamos a crear el nombre de contacto, o sea es quién es la persona que nos va a estar atendiendo para esa venta o lo que sea y luego su teléfono, teléfono de contacto que es un campo de tipo número telefónico y otro que es su email, su correo electrónico, listo, con esto ya tenemos una base de datos de contactos, los nombres de contactos son la llave principal, o sea los vamos a identificar por medio del nombre ¿Qué es lo siguiente? Bueno vamos a tener una base de datos de sucursales o ubicaciones, muchos lo ubican como ubicaciones, es lugares de tu cliente, por ejemplo un cliente puede tener una casa y una oficina y lo puedes atender en dos lugares, no solamente en su casa por ejemplo, entonces yo recomiendo tener una base de datos de sucursales que además esté vinculada a los clientes, o sea un cliente tiene muchas sucursales o puede tener muchas sucursales y las sucursales básicamente es el nombre de sucursal o de ubicación, su casa, su oficina como el identificador y el otro es domicilio o la ubicación, literalmente la ubicación en maps o domicilio, cualquiera de las dos en GIS existe un tipo de dato llamado ubicación que es un punto en el mapa y aquí les vamos a poner llave principal, nombre de ubicación y listo ya tenemos clientes, contactos y ubicaciones. Vamos a crear la última que es la que vamos a necesitar y es la más importante de hecho que le llamaremos tickets de servicio en esta vamos primero a ligarla, a vincularla acá arriba a la derecha vincular con nuestra base de datos de clientes, o sea un cliente nos puede donar n cantidad de tickets de servicio, ¿Estás de acuerdo? Hoy le puede fallar x cosa o mañana y mañana z, entonces bueno, tickets de servicio le pertenece, bueno, un cliente puede tener muchos tickets. Otra cosa, un ticket también puede ser levantado por un contacto, a lo mejor me habló su esposa o el hijo o el cliente per se entonces vamos a tenerlo vinculado al cliente, al contacto y también a la sucursal, ¿Por qué? Porque en cierta sucursal, en su sucursal número 23 de las pastelerías Joaquín, pues voy a tener esta incidencia o voy a venderle cámaras o paneles o lo que sea y esos tickets van a tener mil cosas de hecho vamos a agregar algunos campos, primero descripción del servicio a realizar, que este es básicamente un texto luego otro tipo de servicio, vamos a agregar otra columna que es de tipo lista de opciones, por ejemplo y vamos a poner pues puede ser un mantenimiento preventivo, puede ser un mantenimiento correctivo, puede ser una falla urgente, puede ser una instalación de cámaras, puede ser simplemente una revisión, obviamente la vamos a cobrar porque en sí mismo es un servicio y vamos a poder agregar más opciones. Activemos esto y listo, le damos agregar. ¿Qué más tenemos de un servicio? Pues el costo, el costo del servicio, que si son 10 pesos, que si son 100 dólares, que si lo que sea, es una moneda ya con eso tenemos tipo y costo de servicio. ¿Qué más podemos tener? El servicio, las evidencias, evidencias en campo, que esto básicamente va a ser un archivo o varios archivos GIS permite subir varios y de hecho las evidencias en campo yo voy a configurar de forma avanzada que en móvil solo permita tomar fotos, o sea que no permita subir desde la galería sino que las tomen desde la aplicación, que permita máximo 20 y vamos a limitar que sean puras imágenes, por ejemplo, vamos a guardar y listo, con eso ya limité todo esto que te mencionaba en móvil solo pueden ser fotos tomadas desde GIS, no pueden subir desde la galería para que no las truqueen, máximo 20, el peso máximo, vamos a hacer las que sean más ligeritas, 50 megabytes y que sean puras imágenes, ya sea JPG y todo este mundo de cosas y listo, las guardamos, vamos a ir agregando algunas que otras columnas sobre la marcha, pero bueno, hasta este momento ya tenemos las bases de datos en general listas para empezar a mapear el proceso, así que vamos allá. OK, ahora el siguiente paso que vamos a hacer es dejar listo nuestro Epic OS para tener nuestra agenda de calendarios lo que vamos a hacer es irnos a Epic OS en la sección de settings y Vamos a Calendars, lo primero que hay que hacer es irnos a Connections que está acá a la derecha arriba, yo ya lo conecté mi Google Calendar, pero tú puedes conectar Outlook, etc. Conectas tu calendario, por aquí debe haber un botón de conectar o crear integración, lo que sea. Conectas y luego te vas a Availability, es el paso número 2. Una vez que ya tienes conectado tu calendario, en este caso Epic OS ya está ligado, entonces cualquier evento que tú crees en tu calendario, Epic OS lo sabe y viceversa, si tú creas un evento desde Epic OS, tu calendario también lo sabe. Y luego nos vamos a la sección de Availability, la disponibilidad, aquí tú pones tu zona horaria donde quiera que estés y pones en qué horarios vas a estar disponible en tu calendario. Ojo, este es un tema muy importante, esta es tu disponibilidad, no la de tu equipo, o sea tú como persona, qué días vas a tener disponibilidad. Ahora te paso aquí el tip de oro y esto es importantísimo que lo sigas tú en tu cuenta ya conectaste tu calendario, Connections y ya pusiste tu disponibilidad, eso está excelente y ya estás tu disponibilidad, ponla de una buena vez. Estamos hablando de qué horarios vas a tener de oficina, qué horarios vas a tener para atender cualquier cosa del negocio, ojo, estos son tus horarios de trabajo, no se refiere a qué días vas a estar disponible para hacer levantamientos o visitas, no, no, aquí se trata de cuáles son tus horarios de trabajo, qué horas tú estás disponible para trabajar, Listo, por ejemplo aquí yo me puse de lunes a viernes, de 9 a 2 y media y de 4 a 8 por ejemplo. Y ahora sí, tú tienes que hacer esto que acabas de hacer contigo, lo tiene que hacer cada miembro de tu equipo, tienes que irte aquí donde dice My Staff y agregar a personas de tu equipo, aquí le pones en Add User, crea su nombre, su email, aquí le pones una contraseña y tú les vas a pasar el mismo link con el que estás iniciando sesión en Epic OS, se lo pasas a tu equipo y listo, ellos pueden entrar. Es muy importante que en sus roles y permisos les permitas manejar Calendars, tiene que estar activo este permiso, muy importante. Entonces es tan simple como entras a Epic OS, pones, integras tu connection de calendario, pones tu disponibilidad, Availability, de aquí pones tus horarios disponibles de oficina tuyos y luego te vas a My Staff o Mi Personal, creas tus usuarios extras de las personas que vayan a estar atendiendo las visitas. ¿Ojo a quién debes registrar en Epic OS? Debes registrar a las personas que van a estar en tu calendario ligadas porque vamos a poder hacer decirle a Epic, oye Epic hay tres personas que pueden atender visitas de servicio, entonces considéralos a los tres y quien esté disponible agéndale la visita, entonces registra esas tres personas aquí como usuarios, muy importante darles el rol de calendars, que tengan esta opción prendida de calendars y ya tienes los usuarios, ahora es muy importante este paso, necesitas hacer que cada persona en su cuenta de Epic OS vaya a la sección de calendars, ponga su connection y ponga su availability, lo mismo que tú hiciste, me doy a entender, o sea básicamente tú lo haces personalmente y cada miembro de las personas que participarán en las visitas de levantamientos, de instalación, de lo que tú quieras que conecten su calendario y pongan su disponibilidad. Y con esto ya tenemos preparado Epic OS para empezar el siguiente paso, igual si quieres ponle pausa al video, regrésate, cualquier duda hazlo junto conmigo para que vayas también teniendo esto listo. Y bueno, ¿Cuál es el siguiente paso? Ya teniendo los calendarios listos, ya está en la disponibilidad, o sea cada persona ya puso su horario de trabajo en Epic OS, ya conectó su Google Calendar con su cuenta, etc. Ahora sí te puedes ir a la sección divertida que es la de Calendars, tú aquí puedes crear calendars, calendarios de atención, por ejemplo, oye yo quiero tener un calendario de citas en campo, una visita de instalación, una visita de corrección, una visita de levantamiento, lo que tú quieras, no necesitas más, aquí le pones Create Calendar y aquí muy importante vas a estar, yo hice un grupo que le llamé viernes de procesos, pero tú puedes crear más grupos, le das Create Calendar y muy importante es el Round Robine, si tu épico ese te aparece en español, seguramente se llama algo parecido como elección por ronda o algo por el estilo, Round Robine y aquí dice distribuye agendamientos a lo largo del equipo en un orden rotativo, o sea si yo estoy disponible me pone a mí y luego pone a otro y etcétera, entonces bueno, Round Robine, aquí tú le puedes poner, ah, sabes que esta es mi agenda de citas en campo, por ejemplo, ¿Qué miembros van a estar? Sabes qué vamos a estar David Castellanos y Andrés Ruiz por ejemplo, tú pones todas las personas que ya diste de alta, las personas que van a estar aquí dando seguimiento a esto. En este caso yo voy a poner a dos, pero tú puedes poner a las que quieras, tú ya las registraste en Epic OS en los pasos anteriores. Aquí te pregunta cuál va a ser tu URL, yo le voy a poner aquí Gist citas en campo, esto no es muy relevante, solo pone un título y ya está. Ahora, ¿Cuánto dura una cita de instalación promedio de las cuales vas a pedir que se estén agendando en automático los clientes? No sé, a lo mejor dura una hora, dos, yo le voy a poner que dure 90 minutos. ¿Por qué? Porque en promedio me hace sentido que dure hora y media una cita de revisión, instalación, mantenimiento, etc. Ahorita vamos a pasar algunos trucos al respecto. ¿Entonces, bueno, aquí qué va a suceder? ¿La disponibilidad, de cuándo a cuándo va a ser? Tú puedes definir, hay una disponibilidad que cada persona tiene, eso está bien, y hay una disponibilidad del evento en sí mismo. Por ejemplo, oye, visitas en campo solo vamos a tener los lunes, miércoles y viernes de 8 a 5, por ejemplo. Entonces, ¿Eso qué significa? Que aunque el martes y jueves haya disponibilidad de las personas de tu equipo en sus agendas personales, este evento de agenda de citas en campo, este calendario no permitirá agendar a nadie en martes ni jueves. ¿Por qué? Porque yo aquí le estoy poniendo, si tú por ejemplo dices, no, pues es que quiero que sea todo en cualquier momento, fíjate, de hecho es lo que yo haría, en cualquier momento se puede agendar. Ah, perfecto, pues ponle que sea de 12 am, o sea de las horas a las 11.55, o sea cualquier día, a cualquier hora de lunes a viernes se pueden agendar. Oye, ¿Pero eso significa que alguien se va a agendar a las 3 de la mañana? No, no significa eso, significa que el evento no va a restringir cuando alguien se tiene que agendar. Pero le voy a dar aquí en confirmar y una vez que esté listo aquí el calendario, mira, aquí tú lo vas a poder visualizar, mira, aquí está agenda de citas en campo, de hecho yo lo voy a poner, lo voy a mover al grupo de viernes de procesos y está select viernes de procesos, aquí está y le vamos a dar editar y mira, yo ya le dije que la agenda de citas en campo, puedes ponerle tu logotipo y un montón de cosas, personalizarlo y fíjate aquí me está diciendo que lo va a optimizar por disponibilidad entre David y Andrés, OK, David le va a dar prioridad alta, la localización la vamos a hacer ahorita, te voy a platicar dónde y aquí cada uno de ellos tiene su propia disponibilidad, estamos de acuerdo, o sea, David tiene sus horarios de trabajo, Andrés tiene sus horarios de trabajo, entonces el calendario que va a ser fusionar esa disponibilidad y al cliente lo va a dejar agendarse en cualquiera que esté disponible con cualquiera de los dos, por ejemplo, si yo estoy disponible el lunes a las 3 y Andrés lunes a las 4, al cliente le va a dejar agendarse lunes a las 3 o a las 4 porque hay gente disponible y ya vamos a ir dándole, por ejemplo aquí prioridad a David, etcétera. En mi caso yo le voy a poner la misma prioridad a todos para que sea equitativo y la localización, vamos a darle una localización custom, ahorita vamos a detalle con esto. En esencia lo que estoy haciendo aquí es, ya creé mi calendario de agenda de citas, ya le dije que la disponibilidad, le voy a dar save, la disponibilidad que me lo pidió al inicio es en cualquier día, cualquier hora de lunes a viernes, estamos de acuerdo aquí en availability, cualquier día, cualquier hora de lunes a viernes, muy Bien, de a 11.55, es decir, ¿Quién lo va a restringir? No el calendario, sino el horario de cada miembro de las personas que están involucradas, en este caso David y Andrés. Entonces aquí básicamente cada persona tiene su propio horario, el evento va a hacer, no va a restringir más cosas, simplemente el horario que cada quien tenga. La disponibilidad individual se suma con la disponibilidad colectiva, que en este caso esta disponibilidad colectiva no restringe nada, mira cómo se ve esto, si me voy aquí en Share Calendar, me pone aquí un link, siempre uso yo este, el permanent link, lo voy a copiar y fíjate si lo abro en otra pestaña, aquí me agenda de citas en campo y aquí ya la disponibilidad que yo tengo más la que tiene Andrés me va a estar poniendo aquí, bueno, en mi ejemplo, en mi caso solo los miércoles hay disponibilidad tanto de uno como de otro, estoy hablando en términos generales. ¿Eso qué significa? Que las personas se pueden agendar de acuerdo a lo que diga aquí. Agenda de citas en campo, David Castellanos y Andrés Ruiz está sumado y aquí te deja varias opciones que tú puedes ir viendo que optimice por disponibilidad o que optimice por distribución, por distribución equitativa, aquí yo simplemente lo vamos a dejar por disponibilidad y también aquí hay cositas que se ponen interesantes, por ejemplo, puedes tú configurar el intervalo de espacio, por ejemplo cada 30 minutos, si lo pones es porque puedes agendar cada 30 minutos, o sea de nueve, nueve y media, diez, diez y media o si le pones cada 15 minutos es nueve, nueve, quince, nueve, cuarenta y cinco, yo lo voy a poner cada 30 minutos, me parece bien. ¿Luego cuánto dura? 90 minutos, OK, perfecto y luego no me pueden agendar a menos de que sea dos días antes, por ejemplo, para que no nos brinque tanto la agenda y luego no pueden agendarse más allá de cinco días, o sea, si hoy me meto al calendario no puedo agendarme en seis días más, tiene que ser entre hoy y cinco días, o sea es esa ventana de tiempo. ¿Cuántos bookings por espacio por usuario? Solo uno, solo puedes estar yendo a un levantamiento a la vez. ¿Cuántos al día? Sólo puedes tener uno, por ejemplo yo puedo decir, sabes que sólo permito un levantamiento al día por persona o una visita de instalación, dos máximo, tú lo defines, esto es importante, el pre buffer y el post buffer, esto es si alguien se te agenda a las 10 de la mañana, no solamente se te está agendando el tiempo de las días, porque tú tienes que trasladarte a ese lugar, entonces yo recomendaría que tú pusieras un buffer de lo mejor unos 60 minutos, 30 minutos, depende del tamaño de tu ciudad y de los lugares a donde vayas, porque así tú puedes decir mira dame 60 minutos para la ida y 60 para el regreso, por lo tanto si alguien se agenda a las 10 de la mañana, no solo te está agendando 90 minutos de 9, digo de 10 a 11 y media que son los 90 minutos, te está agendando de 9 porque le diste un pre buffer, a las 9 ya tienes bloqueado porque es tu traslado, a las 10 ya tienes bloqueadO porque es la cita, de 10 a 11 y media y de 11 y media a 12 y media hay otra hora post buffer para el regreso. Tú puedes controlar todo esto y está muy padre porque así ya tienes muy claro cómo va a ser la agenda de tu equipo. Hay muchas cosas que puedes hacer, puedes ponerle que te paguen, las puedes hacer, hasta yo de momento no lo voy a usar, pero puedes aceptar pagos en tus. En tus agendamientos de que oye, yo toda visita la cobro, puedes mandar recordatorios por correo, etc. Yo voy a. Voy a dejar ahorita todo apagado lo de los recordatorios y así puedes personalizar la imagen, colores, todo este asunto, no te preocupes por eso, yo nada más le voy a dar save. Ya tenemos un calendario más o menos listo y esto de los recordatorios lo vamos a manejar más bien en guista con esto tú ya tienes este link y se lo puedes estar pasando a la gente de tus clientes para que se agenden y ah, mira, cuándo hay disponibilidad pues ellos van a estar seleccionando el día y la hora, mira, si te fijas aquí ya se fue hasta octubre y no está encontrando disponibilidad, noviembre, etcétera. ¿Por qué? Porque yo le puse el buffer en mi caso 90 minutos con un buffer de una hora antes y después no hay por la disponibilidad que yo tengo en ciertos eventos. Entonces bueno, ¿Esto cómo va a funcionar? Ya que lo configures de la disponibilidad de cada persona, es ahí donde se va a empezar a acomodar todos los agentes, pero por el momento tú asegúrate de que ya tienes todo esto configurado aquí obtienes el permanent link permanente y eso es lo que vamos a estar necesitando para que se lo pases a tus clientes y se agenden a tus citas. Entonces vamos al siguiente paso. OK, dos temas importantes que tienes que tener aquí en mente, pequeño aviso es que en la disponibilidad si tú le pones mínimo un rango, maximum bookings, mínimo bookings, etcétera, pre buffer, post buffer, eso va a hacer que haya restricciones en tu calendario que puedan o no aparecer ciertas disponibilidades. Entonces para que lo valides y entiendas bien de qué trata, por ejemplo, ahorita a mí no me estaba apareciendo porque le puse un date range y como yo en los próximos cinco días no tengo disponibilidad, yo le puse aquí cinco días para el rango en el que se pueden agendar, pues posterior a eso ya no se pueden agendar y en esos 5 días no tengo disponibilidad, entonces por eso se agarraba buscando y no había lugares disponibles para que tengas cuidado en estas configuraciones es muy importante para que tus eventos haya disponibilidad pero también no te saturen la agenda, entonces piensa muy bien cómo vas a hacer estas restricciones para tus visitas. Muy bien, pues ahora sí vamos a configurar nuestro proceso de Gist para que ahora sí empiece a fluir todo esto. Pues bueno, vamos a procesos y vamos a crear un proceso blanco. Aquí está, proceso en blanco y vamos a decirle que este es nuestro proceso. Imaginemos que vamos a hacerlo respecto a un proceso de servicio, puede ser una instalación, puede ser un servicio como tal nada más de ir a atender algo, etc. Vamos a configurar y en los campos de formulario vamos a dar clic en nuevo campo y vamos a crear filas de base de datos. Primero, la primera que vamos a hacer es del cliente, vamos a importar nuestra base de datos de clientes. Mira, ya en automático sabe los dos campos que todo cliente tiene. Vamos a importar otra que es nuestro contacto, que es la persona con la que estamos teniendo contacto de ese cliente. Ahora, un protip aquí el contacto, si tú le das clic a cualquiera de sus campos, le puedes dar en configuración avanzada y que te filtre las opciones. ¿Para qué? Para que condicionemos que solamente los contactos relacionados al cliente nos los muestre. Así para que no puedas ah, me está hablando Joaquín y Joaquín ni siquiera es de tu cliente número uno, para que solo te permita seleccionar contactos de los clientes que tiene. Es un protip que te pasó, lo vamos a necesitar. Luego, ¿Qué otra fila vamos a utilizar? Una fila que se llame la sucursal o la ubicación, o sea, dónde es la sede, sucursal es ubicación. Mismo caso, las ubicaciones también tenemos que filtrarlas para que no nos muestre todas, sino que las que estén solamente relacionadas a ese cliente. Y por último, vamos a importar una fila que es nuestro ticket de servicio. Está levantando un ticket. Vamos a hacer que de los tickets de servicio no podemos usar registros que ya teníamos ese ticket No, solo podemos dar de alta nuevos registros. De hecho, iniciar el proceso de servicio en sí mismo es levantar un ticket, entonces tiene que ser siempre nuevo. Donde sí podemos usar registros existentes es en la ubicación, en el contacto, en el cliente, porque a fin de cuentas esos ya los tenemos registrados. Podemos jalar, ah, mira, es el cliente A cuyo contacto es David en la sucursal 3. Jalamos los datos, no hay que escribirlos, nomás seleccionarlos. Y bueno, con esto ya tenemos ticket y demás. Ahora vienen los puntos de configuración importantes. Primero veamos cómo inicia el proceso. Hay un disparador manual, yo manualmente lo voy a iniciar ahorita, lo voy a hacer simple, tú sabes que puedes dispararlo de manera de formulario, webhook, etcétera. Yo lo voy a hacer simple manualmente se va a iniciar el proceso y en los campos que nos va a pedir, primero nos va a pedir qué cliente nos está solicitando obligatorio, qué contacto nos está solicitando el servicio, voy a dejar obligatorio solamente el nombre y el teléfono y más porque vamos a estar usando WhatsApp. ¿Qué más? Ubicación, en donde lo vamos a estar atendiendo, la ubicación la voy a dejar ahorita opcional, ya veremos, ahorita te explico por qué y descripción del servicio, esto lo va a poner antes, qué servicio quiere, qué tipo de servicio es el que nos está pidiendo, evidencias y costos, no lo sabemos todavía porque apenas estamos al inicio del proceso, apenas vamos a dar de alta el ticket, entonces no tenemos ni idea, entonces aquí lo vamos a dejar simplemente así, es obligatorio que nos digas qué quiere el cliente, quién, qué cliente es, qué nombre y teléfono tiene y lo demás es opcional de momento con esto ya podemos iniciar el ticket. Ahora un pro tip al inicio nos pide que escribamos un título del seguimiento, yo voy a hacer que no nos pida que lo escribamos, sino que se calcule diciéndonos el nombre del cliente, vamos a anotar qué cliente es, guión y que nos ponga otro camp que nos diga la descripción del servicio o más bien el tipo de servicio porque normalmente es un texto más corto y este en automático GIS va a poner el título del seguimiento y ya con esto tenemos el proceso listo para iniciar. ¿Muy bien, ahora qué sigue? Voy a hacer algo sumamente simple, imaginemos que tenemos un ticket, nos llega, analizamos si lo tenemos que atender en campo o no, si lo tenemos que atender en campo lo agendamos, confirmamos, mandamos recordatorios y todo al cliente lo atendemos y lo cobramos, así muy simple. Entonces primero yo voy a hacer un diagnóstico, algo muy simple del inicio se va a diagnóstico y en diagnóstico vamos a configurar los campos para que nos muestre todo, qué cliente es, razón social, etcétera. El contacto, ahora sí necesitamos que que lo puedas editar por si cambia el teléfono, lo que sea. La ubicación, ahora sí necesitamos que la ubicación sea obligatoria, tiene que decirnos dónde, la descripción del servicio, el tipo de servicio, esto lo va a poner hasta arriba, ojo, todo esto tú lo puedes personalizar a tu antojo, yo simplemente estoy haciendo un caso didáctico con esto ya está. Incluso voy a poner opcional la ubicación, ¿Sabes por qué? Porque cuando inicie el proceso puede que no siempre se requiera que lo agendes. Por ejemplo, es un diagnóstico y me di cuenta que es una falsa alarma, lo descarto y no hay que agendar nada. Pero si hay que agendar, es importante que confirmes la ubicación. Vamos a poner un campo nuevo, lista de opciones, que nos pregunte precisamente cuál es el siguiente paso en diagnóstico para poder decir, ah, OK, o vas a agendar. O descartar falsa alarma, no hay que hacer nada. ¿Por qué? Porque es una falsa alarma. Este campo siguiente paso en diagnóstico es diagnóstico, descartar falsa alarma. ¿Esta? Y este sí lo vamos a poner obligatorio, ¿Sabes por qué? Porque necesitamos determinar si sí o no tenemos que agendar. Básicamente lo que vamos a hacer aquí es poner una condicional después y decir, a ver, si del diagnóstico me están diciendo cuál es el siguiente paso en diagnóstico y me dicen que si lo vamos a agendar, pues bueno, voy a duplicar esta tarea y nos vamos a agendar. Listo, hay que agendar servicio, si no, pues ya se descarta y no hay que hacer nada. Esta tabla vamos a poner agendar servicio. Tú puedes ponerle cierta prioridad, puedes ponerle ciertos encargados, etcétera. Por ejemplo, en mi caso, quien disparó el servicio, quien inició el proceso, tiene que hacer el diagnóstico y si se tiene que agendar, él mismo lo va a agendar. Tú puedes, no, es que el agendamiento lo lleva Joaquín. Agendar servicio de encargado, no al que disparó el proceso, sino a Joaquín, o sea, con fe. Específicamente en mi caso lo voy a dejar así. Ahora, al agendar, está bien, todos los datos correctos nomás. Ahora ya la ubicación es obligatoria, el siguiente paso ya no nos debe pedir, ya sabemos que vamos a agendar y nos tiene que pedir la fecha. ¿Estamos de acuerdo? Entonces, para eso voy a irme a las bases de datos de GIST y en los tickets de servicio voy a abrir un nuevo campo, una nueva columna que se llame fecha y hora agendada. Aquí es donde empieza lo divertido. Fecha y hora. Una fecha y hora. Bueno, ¿Qué rayos vamos a hacer aquí? OK, imagínate que yo le llamo al cliente, oye, ¿Sabes que? Veo que necesitas un mantenimiento correctivo, ¿Qué te está pasando? Sí me está fallando esto y esto y esto. Ah, no pasa nada, nosotros podemos ir a revisarlo y asegurarnos que todo bien. Entonces el cliente te dice sí, por favor vengan, OK, Entonces cuando le pones pasar a agendar servicio te lleva a la tarea de agendar servicio, pero aquí es donde empieza la magia y es lo que vamos a empezar a automatizar aún más. Antes de yo agendar el servicio y avanzar, voy a ponerle una automatización, una automatización para enviar link de agenda cliente, es donde empieza lo divertido y lo que más me gusta, porque aquí vamos a poner pasar a agendar servicio. Se va a ir a esta automatización y luego ya me va a abrir la tarea de agendar servicio. ¿Por qué hago esto? Porque esta automatización va a mandar un WhatsApp, que seguramente a ti también te parece como a mí, que dice aquí conectar el WhatsApp. Entonces le das clic en conectar y para esto le das clic en conectar la integración de WhatsApp. ¿Y qué hay que hacer? Pues mira, te vas a tu celular, aquí lo estoy poniendo en la pantalla, te vas a tu celular, buscas en tu, ya sea iPhone o Android, pones dispositivos vinculados, le pones vincular dispositivo y te va a pedir que escanees un QR, escaneas este QR que ves en pantalla en Gist, bueno, no este en particular, sino tu propio GIS te va a dar un QR distinto y vas a conectar tu línea. Entonces bueno, en el dispositivo, aquí el celular me pregunta cómo le voy a llamar, yo le voy a llamar Gist, así tal cual y listo, dice Gist nuevo número agregado, listo, yo le voy a cambiar el nombre a que sea celular de David. Puedes tener más líneas conectadas según tu plan de suscripción, puedes tener muchas líneas, puedes agregar otro y otro, etc. Entonces ya tenemos conectado WhatsApp. Ahora sí, vámonos a la pestaña que teníamos, fíjate, la automatización de enviar link de agenda ya nos permite mandar WhatsApp así directo, tan simple, no tienes que hacer conexiones raras ni nada por el estilo. ¿Aquí le ponemos remitente, es el celular de David, perfecto para quién? ¿Para el contacto del cliente con quien estamos hablando y le vamos a decir qué tal e insertamos un campo nombre para decirle qué tal Joaquín Gómez, un gusto saludarte, logo, hemos determinado que tu servicio solicitado para y aquí ya insertamos el campo del tipo de servicio para tal cosa requiere una visita en campo serías tan amable de agendarte en este link? ¿Y con esto él el cliente se puede agendar en cual link? El que acabamos de generar con Epic OS Epicos es aquí donde lo empezamos a conectar, el permanent link yo lo copio y este recuerda es el link de nuestra agenda, el link de nuestro calendario entonces yo pego este link y lo pongo aquí en mi mensaje de WhatsApp entonces cuando yo mande el mensaje de WhatsApp se va a mandar literalmente el link de Epic OS para que la persona se agende aquí le estoy diciendo mira, perfecto, entonces vamos a ponerle aquí esta nueva acción, le cambiamos enviar link de agenda cliente por WhatsApp, le estamos pidiendo que se agende y aquí es donde va a ponerse aún más divertido porque ya le dijimos que se agende por WhatsApp y este flujo me abrir la tarea de agendar servicio con todos estos datos y además me debe pedir aquí la fecha y hora lo tiene que solicitar porque precisamente lo tiene que llenar Ahora aquí viene lo importante, ¿Estás de acuerdo conmigo que el cliente puede agendarse en el link o tú mismo puedes puedes agendarlo directamente, o sea tal cual tú dices oye yo lo voy a agendar el viernes a las 3 y listo, o sea no necesitas que el cliente seleccione la fecha y todo esto entonces bueno, puedes hacerlo de ambas formas, en mi caso aquí simplemente va a ser cuando te vayas a agendar le va a mandar el WhatsApp al cliente para que se agende si el cliente no se ha agendado en X tiempo tú lo buscas, le marcas y lo agendas para que te ahorres tiempo en el sentido de que el mismo cliente se agende pero si en dado caso pasa un día y no se ha agendado pues tú lo buscas para corroborar y ya tú lo agendas manualmente, ¿Me explico? ¿Entonces bueno, de esta manera es que tú ya puedes irlo llevando y vamos a configurar algo extra en Epic OS para lo cual te pido tu total atención porque aquí es donde empieza muy a detalle lo divertido, OK? Entonces te platico la lógica que hay detrás primero voy a hacer que le mande el link de agenda y después cuando el cliente se agende en automático, quiero que se llene esta fecha y hora agendada para ya saber que se agendó y listo. Y con eso poder terminar esta tarea y que empiece una secuencia de recordatorios para la cita. Entonces bueno, vamos a asegurarnos de eso. ¿Cómo le hacemos para que cuando la persona se agenda, Gist sepa y no se entere? Bueno, y viene una de las conexiones más importantes que vamos a hacer y para eso necesitamos un segundo proceso, pero primero vamos a ir a Epic OS, vamos a configurar precisamente esa automatización. Nos vamos a ir acá a la sección de Epic OS donde dice Automation y vamos a irnos. Aquí tengo una carpeta donde puedo estar haciendo pruebas y demás, donde se llama Workflows. En Epic OS puedes hacer workflows respecto a lo que tú quieras. Oye, cuando se agende alguien, mándame un correo. Cuando se agenda alguien manda a llamar un webhook, que es justo lo que vamos a hacer y vamos a crear un workflow desde cero, crear desde borrador o no sé cómo te diga a ti tu Epic OS, a mí me dice en inglés, entonces digo crear desde Scratch y vamos a crear aquí un. Un workflow que es. Le vamos a llamar cita agendada en campo y le vamos a decir, mira, Epic OS, vamos a poner un nuevo disparador y hay que buscar aquí a ver qué queremos que pase cuando alguien se agende, queremos que nos avise a Gist. Gist cómo recibe solicitudes de otros softwares a través de webhoost. ¿Ahora el disparador en Epic OS se va a disparar cuando alguien se agende, OK? Entonces aquí hay que buscar appointment o algo por el estilo, o event, vamos a ver, task completed event. Appointment, customer booked appointment, aquí está. Cuando alguien de mis clientes agende un evento y filters, eso es muy importante, y filters. Y cuando sea en el calendario de agenda de citas en campo, porque puedes tener muchos calendarios, tiene que ser solo de este calendario. Cuando alguien se agende en el calendario de agenda de citas en campo, guardamos este disparador, dispara este workflow y vas a mandar llamar un webhook, que es precisamente donde vamos a mandar llamar a Gist, o sea, resumen. Tú le vas a mandar el link a través de Gist por WhatsApp al cliente. El cliente recibe ese WhatsApp con link, le da clic, se agenda. En cuanto se agende Epic OS, nos va a disparar este workflow y va a mandarnos llamar a un webhook con los datos de ese agendamiento. Entonces por eso vamos a Gist y es por eso que necesitamos un segundo proceso. Un segundo proceso que es cita agendada. OK, configuramos este proceso y el inicio no es manual, lo vamos a eliminar, vamos a poner un disparador de webhook. Resumen, Epic OS va a mandar llamar a Gist a través de un webhook y para eso necesitamos un disparador, por eso hicimos otro proceso nuevo y este webhook se lo vamos a pegar aquí a Epic OS y le vamos a dar save Action. Así de simple, le vamos a dar publish Save y listo. Cada vez que alguien se agende en nuestro queridísimo link agenda de levantamientos o de citas en campo, Epic o s nos va a avisar a Gist, al web. A ver, vamos a probar. Imagínate que yo voy al link de calendario, vamos acá en settings, vamos aquí a calendars y vamos a obtener nuestro link de agenda de citas en campo. Aquí está copy y vamos a agendar un evento y tenemos algunas alternativas. Tengo el lunes 25 de agosto a las 11 de la mañana por ejemplo, selecciono, digo, oye, sí yo me voy a agendar, soy David Castellanos, aquí vamos a poner un teléfono cualquiera, ya está, mi correo es este, support, etc. Mi información adicional, bla, bla, bla. Fíjate, aquí es algo importante, hay que modificar un poquito nuestro evento para que nos pida el domicilio porque si no, no tiene sentido. Nombre, apellidos y ya no nos sirve. Si nos sirve mucho, pero nos falta. Entonces hay que pedirle que aquí nos muestre más datos. ¿Cómo hacemos eso? Bueno, tenemos que ir acá a Epic OS y esto nos tiene que preguntar. Bueno, aquí en el agenda de citas en campo le vamos a dar editar y en la sección de Forms and Payment nos dice select form y dice Default, First name, last name, Email, Phone y Notes. No queremos que nos pida más datos Y aquí esto de los forms está interesante. Epic OS es un software de marketing, entonces te permite hacer muchas cosas y existen formas, formularios, literalmente puedes hacer un quiz, cosas por el estilo. Entonces te puedes ir aquí a la sección de sites, forms y puedes crear un nuevo form. Acá le pones arriba donde dice add form y empezamos uno desde cero, Create crear y vamos a crear un formulario que tenga más datos que nos sirvan mejor como el domicilio, por ejemplo, first name, last name, a ver, para empezar voy a hacerlo más simple, en vez de first name vamos a poner que nos dé todo, full name, todo el nombre, pero lo vamos a poner en español, nombre completo. ¿El placeholder también es requerido, el phone vas a cambiarlo, es tu teléfono, teléfono, placeholder también, también es requerido y también, bueno, no voy a poner, no voy a habilitar el seleccionador de país, aunque tú podrías, este que está por aquí, si tú le haces citas a otros países, bueno, email, ese sí lo dejamos así, todo esto lo voy a quitar, submit también, esto de las políticas de servicio también submit le vamos a llamar que diga agendar cita, parece ahora qué nos falta el domicilio, nos hace falta el domicilio, hay que poner aquí adres, aquí está adres, ponemos el adres dónde es? Y el adres vamos a cambiarle la calle, la ciudad, el estado, el país, Oye pero yo atendo todo en el mismo país, pues no le pidas que te escriba en el país, siempre va a ser igual, pero el código postal sí, el street address lo vamos a cambiar, es calle, calle y el placeholder es calle, el requerido, la ciudad también, el placeholder requerido, luego el state, estado, vamos a ponerlo también, estado es requerido y el código postal requerido. Listo, con esto ya me están seleccionando el domicilio, vamos a darle save y ya tenemos un formulario que yo lo voy a llamar formulario de agenda en campo, ojo, este nada más es un formulario, o sea no hace nada, simplemente recaba los datos y te los guarda en Epic OS. Lo interesante es que estos datos necesitamos llevarlos a Gist porque ya está nuestro proceso. Entonces ¿Qué vamos a hacer, Vamos a decirle, mira Epic OS, ahí te va, en settings le ponemos en calendars y le vamos a decir a Epic OS que nuestro calendario de agenda de citas en campo lo editemos y en forms el form que usaremos es el formulario de agenda en campo y listo, con esto simplemente le damos save y ya tenemos que se va a ir la información tal y como queremos usar con domicilio, a ver, vamos a ver, abramos el link que nos que nos da Epicos, a ver si nos deja agendar ya con domicilio, agenda de sitios en campo, muy bien, maravilloso, le damos el lunes a las 11 de la mañana y mira, ya me pide nombre completo, entonces voy a pedir David Castellanos, teléfono, pues aquí voy a poner un número telefónico, ya está mi email support y el domicilio, por ejemplo, imagínate que es Morelos 24 en Guadalajara, Jalisco? Aquí me deja seleccionarlo, mira, aquí está calle Morelos, zona centro y está, pum. Y en automático se supone que me tiene que llenar lo demás, a ver si es cierto, lo pude buscar pero no me lo llenó, eso no me encantó. Ah, no, sí, miren, ya lo llenó, yo lo puedo buscar aquí arriba, Morelos 24 en Guadalajara y en cuanto el cliente seleccione, ah, sí, este es mi domicilio, ya está aquí la conchita, Chaleco de Díaz en Estado de México, pum. Selecciona en automático, llena todos estos datos y eso está padre porque se ahorra tener que escribirlos uno por uno, solo busca el domicilio y pum. En automático se llena y programa la conferencia. Ah, me dice que el teléfono no es válido, voy a ponerle así y listo, Programar conferencia con esto el cliente ya lo agendó, a ver, vamos a ver si es cierto, ya se agendó, por lo tanto ya sabemos. Ah, mira, aquí este es un tema interesante que también hay que corregir, no va a ser en Google Meet, no es una videollamada, es una cita presencial. Entonces primero hay que decirle aquí en Epic OS, en el Meeting Details, que cuando se agenden, no es en Google Meet que se agenden y tiene que ser custom. El lugar es muy importante, sumamente importante y voy a explicarte que el lugar tenemos que ponerle precisamente el domicilio donde ellos agendaron. ¿Cómo vamos a decirle eso? Pues bueno, hay que decirle aquí con etiquetas del contacto que nos diga, vamos a ver si Pull Address se llenó. Abrimos Epic OS en otra pestaña y si nos vamos a la sección de contacts, vamos a poder ver este contacto nuevo registrado. Aquí está, mira, David Castellanos, me meto para acá, me muestra aquí el contacto, aquí están todos los datos que llene, mira, agenda de citas en campo, llena un montón de datos. Ahora vamos a ver el domicilio donde se llenó, eso es lo que nos interesa. General Info, mira, aquí está, Street Address, City Postal Code, todo esto, si ponemos aquí el Full address, no tenemos ningún otro full address. A ver, vamos a hacer la prueba, posiblemente con eso que estábamos haciendo hace un momento de ponerle aquí el full address en la localización custom hay que poner los dos, tanto si se agenda con David como con Andrés por ejemplo, vamos a probarlo a ver si al agendarnos ya nos pone este full address. Ahora te paso un protip, ahora que estás haciendo estas pruebas, el evento literalmente se crea en tu calendario, entonces lo que yo te recomiendo es que vayas a tu calendario, elimines el evento y vamos a hacer otra vez la prueba. ¿Entonces bueno, vamos a ver la agenda de citas otra vez vamos a Epic, os sacamos el link nuevamente, lo abrimos y vamos a agendarla, pero ahora vamos a ver si es cierto que nos deja, que además de todos estos datos? ¿Aquí está, ponemos Morelos 24 en Guadalajara, a ver si es cierto que ya nos pone el domicilio cuando agendemos pone todos los datos, código postal, a ver si es cierto, ya está, programo, cuando yo me agende me tiene que decir, ah mira aquí está, ya viste? Full address, si está funcionando full address es lo que nos tiene que decir dónde va a ser. Entonces esto que hicimos aquí de ponerle en meeting details aquí contact full address, estamos bien. Ahora vamos a ver si es cierto que al agendarse nos avisó a Gist, porque recuerda que tenemos un workflow y este workflow aquí está en Automation tenemos un workflow creado precisamente para cuando alguien se agende le va a avisar a Gist, ¿Te acuerdas? Es lo que creamos hace un momento. Entonces vamos a Gist y en Gist vamos a decirle a ves Gis, vamos a ver si es cierto que recibiste los datos, extraemos, mira aquí están los datos, ya nos llegaron las dos, las dos pruebas que yo hice. Entonces ¿Qué vamos a hacer? Vamos a decirle a ver el último, mira aquí está, hay un montón de datos que me está arrojando que vienen desde Epic OS, seguramente los tuyos son distintos, pero lo que nos interesa es lo siguiente, mira aquí vienen varios datos, primero nos está diciendo date created es cuando se agendó, adress es el domicilio, aquí está, mira, aquí tenemos el domicilio donde quiere que sea la visita, Start time, end time, mira aquí está, necesitamos saber el día y hora, Time zone, el título, full address, aquí está, ¿Qué más? Pues su email, un montón de datos por aquí que nos está arrojando, nombre de la empresa y bueno hay un chorro de datos, esto no nos preocupemos, ahorita ya lo iremos viendo, Te digo tu formato de datos que recibas de EPIC OS hacia Git van a ser diferentes a los que estás viendo en pantalla conmigo porque tu cuenta va a ser distinta y tienes otros campos y todo este asunto. Entonces, bueno, sí estamos recibiendo la información en Gist. Ahora, ¿Que sigue? Muy bien, pues ahora cada vez que alguien se agende en mi link de agenda que tengo en EPIC OS, me va a avisar a Gist para yo saber que esa persona se acaba de agendar y me van a llegar los datos. Ahora, importante, ¿Qué sigue? Tenemos que hacer que esa información nos llegue a Gist, nos avise con una tarea, vamos a hacer que la información del ticket de servicio se modifique en automático y con eso que ya podemos avanzar el proceso de servicio. Entonces, repaso rápidamente. Aquí tenemos dos procesos. Está el servicio que lo teníamos acá, el servicio se va a encargar de arrancarlo, hacer el diagnóstico y cuando haya que agendar, va a enviar por WhatsApp el link de agenda. Mientras el cliente está agendándose por allá en su celular y todo, yo ya estoy aquí con la tarea de agendar, cuando esa persona se agende, EPIC OS me avisa y la cita agendada, este proceso de webhook se dispara, yo recibo esa información. Y aquí viene lo importante, es una recomendación grande que te doy cuando uses webhooks de recibir información de otras aplicaciones. Mi recomendación personal es que recibas la información primero en campos de formulario normales, o sea, no en bases de datos, simplemente en campos. Por ejemplo, oye, quiero que me pongas un texto de cuál es el domicilio, el domicilio que pusieron, domicilio de la cita, ejemplo. Y así de esta forma yo ya le puedo decir aquí al inicio, ah, mira, es que sabes que del webhook recibiste toda esta información. Vamos a vincular ciertos datos. El domicilio en la cita, tú vas a poner pues precisamente el address, no sé si nos aparezca aquí como adress, mira, aquí está, full address, El full address lo vas a guardar en mi campo domicilio de la cita. Te explico qué le vamos a hacer a ese campo. A ver, buscamos aquí, full adress, mira, aquí está, Guadalajara, Morelia, bla, bla, bla, todo esto. Ese es precisamente el domicilio que yo quiero que guarde en mi campo que yo llamé domicilio de la cita. ¿Estamos de acuerdo? Ahora, ¿Qué más cosas vale la pena recibir de Epic o S? Pues Bueno, lo primero es el nombre, es un texto, es nombre del cliente y pues, ¿Qué más cosas les pedimos? ¿Qué más cosas le pedimos a este cliente aquí en nuestro link para agendarse? Aquí lo tenemos, Vamos viendo qué más datos les pedimos para saber qué tanto vamos a recibir en nuestro queridísimo Gist. Entonces, si me voy a otra siguiente, aquí está. Y cuando yo me quisiera agendar a estas citas en campo, vas a ver que me pide ciertos datos, entre ellos, bueno, en lo que va cargando, recuerdo que era el teléfono, nombre de cliente, el teléfono también, número telefónico, si lo vamos a recibir como un campo teléfono, vamos a ver, vamos a ver si nos funciona, ahorita te explico por qué. Luego, ¿Qué otros datos les pedimos en nuestro software de agendamientos? A ver, aquí está, email, teléfono, el email también y el domicilio y listo, perfecto, entonces vamos a hacer otro campo de texto que sea el email y listo. Ahora, ¿Qué más datos de la cita tenemos? ¿Cuándo inicia y cuándo finaliza? Eso Epic, o ese lo sabe porque es quien está gestionando nuestra agenda. Entonces vamos a hacer un campo de fecha y hora que se llame fecha y hora de la cita. A lo mejor con el puro inicio de la cita yo ya tengo conciencia y ya sé a qué lugar tengo que ir porque la duración yo la estipulo en mi épico ese. Entonces, bueno, con esto vamos a poner fecha y hora de la cita. Ahora, algo muy importante cuando se trata de campos de tipo fecha y hora, especialmente en esto, cuando tú recibes la información del webhook, la estamos recibiendo, fíjate, aquí la vamos a buscar. ¿Cómo sabemos cuál es la fecha de inicio de la cita, o sea, de la visita de servicio? Aquí está. Bueno, vamos un poco más abajo, por aquí te lo vas a encontrar como appointment o algo por el estilo, aquí está, appointment, start time, ya viste, para el 29 de agosto a las 11 de la mañana. Muy importante, cuando se trata de recibir fechas y horas en Gist, tienen que tener un formato de año, mes, día, con guiones, espacio 11 de la mañana. Aquí este es un problema, ¿Por qué? Porque me está poniendo una T y GIS no va a poder interpretar esto porque esta T tiene que ser un espacio. Entonces tenemos que ir a épicos y hacer que nos modifique esta información. Aquí, ¿Qué le vamos a decir? Mira, en el workflow que teníamos llamado cita agendada en campo, que básicamente cuando alguien agendaba me manda la información en webhook antes de mandarme a llamar la información a un webhook. Vamos a crear uno, se llama un formatter, Datetime formatter y le vamos a mira, formatea fecha y hora. ¿Qué campo vas a formatear? Pues mira, del appointment quiero que agarres la start date, quiero que me la entregues en el formato. Aquí está, mira, año, mes, día, espacio, hora, mes, hora, minuto, segundo. Y listo. Con esto ya guardamos el formato correcto de la fecha y hora y en el webhook ya nos va a llegar esta fecha y hora. De hecho en el webhook podemos hacer algo más sofisticado, que a mí me gusta hacerlo más porque es más práctico. Podemos poner un custom data, por ejemplo, aquí yo puedo poner, a ver, el nombre, ¿Qué datos vamos a recibir? Pues el nombre, vamos a poner el teléfono, vamos a tener el email, las cosas que ya hemos hablado hace unos momentos. ¿Qué más? ¿El domicilio y qué otra cosa? La fecha y hora de inicio. Fecha y hora inicio, listo. Ahora, el nombre, ¿De dónde lo vamos a sacar? Ah, pues del contact de los. Bueno, creo que podemos ponerlo del appointment, Podríamos ponerlo. A ver, nombre, a ver si está nombre, nombre, nombre. Parecía que tenía que refrescar la pantalla para que me agarrara. A veces te puede pasar, simplemente refrescas la pantalla en Epic OS y listo. Aquí el nombre yo lo voy a jalar de mi contact, es este, full name Y luego en teléfono del contacto vamos a poner el phone. Importante, en Raw format, ¿Por qué? Porque de esta manera la lada no nos le pone ningún. La clave de país no le pone un más y cosas por el estilo. El email vamos a poner aquí, pues es simplemente el email. El domicilio, este vamos a ponerlo, es el contact full address, ¿Te acuerdas? Aquí está, vamos a buscarlo por aquí está, Full address, muy bien. Y la fecha y hora de inicio, este es muy importante, proviene del appointment, del appointment es start date time, no start date, no start time, start date time, los dos. Oye, pero este ya lo formateamos acá, muy importante, no tienes que jalarlo del appointment, sino de la acción del datetime formater. Que es el datetime formater número uno. Ya que formateaste, ahora sí eso es lo que mandas al webhook. Explico, o sea, no quiero que mandes la fecha y hora en crudo, quiero que mandes la fecha y hora formateada como GIS lo quiere recibir. Entonces aquí en el workflow le digo aquí del formater número 1, aquí está, dame el datetime y listo, pongo yo aquí mis custom Values, tengo ya mi workflow al 100% y ahora sí, vamos a agendar otra cita para hacer la prueba. Imagínate que yo quiero agendar una cita el 1 de septiembre a las 8 de la mañana. Pongo aquí todos los datos, simplemente son datos de prueba. Pongo aquí ciudad, ya está, programo la conferencia, estoy inventando aquí todo, muy bien, se programa, ya me dice aquí donde es todo este asunto. Excelente. Ahora sí, vámonos a Gist y refrescamos para extraer datos. Ya lo extrajimos, aquí está. Y fíjate que algo muy importante, hasta abajo viene esto de custom data, nombre, teléfono, email y demás. Fíjate, el teléfono no nos lo entregó, eso está interesante, puede deberse a que no lo guardó, etcétera. Vamos a analizar a ver si nos lo supone que sí nos lo pidió, si nos lo pidió en este link de agenda. Entonces vamos a ver si yo me voy a querer agendar otro. Aquí está el teléfono precisamente, si, el teléfono si existe. ¿Ahora vamos a ver en Contacts, vamos a buscar este preciso contact que acabamos de crear, a ver si es cierto que lo guardó bien y todo muy bien, yo puse los datos, toda la onda, el phone no lo guardo, ya viste? Entonces, o no está bien el formulario o algo está sucediendo donde no me está, a pesar de que yo le escriba mi phone number, mi teléfono no lo está guardando y es por eso que irnos a Sites en Forms y aquí nos vamos a formulario de agenda en campo, que es el que traíamos. Recuerda, el formulario es simplemente los campos que se piden y este teléfono aquí está, es requerido, nos guarda en Phone. A ver, vamos a ver si activando esto del country Picker nos ayuda. Vamos a ponerle aquí Preview y sí, pues se supone que nos tiene que guardar este teléfono en el contacto. Ahora vamos a ver también el contacto. Sirve que analizamos si realmente es el error en el formato o lo guardo en otro campo. A lo mejor lo está guardando en otro lado y necesitamos nada más analizar. Aquí está, aquí está, aquí está. No, parece que efectivamente no lo guardó. Ahora vamos a hacer nuevamente la prueba, poner aquí David Castellanos, Vamos a poner aquí un teléfono ficticio. Ah bueno, pero tengo que refrescar, modifique el form. Vamos a agendarnos aquí David Castellanos, ya está, pongo aquí un teléfono, ya está, ponemos aquí un correo, ponerle aquí, atención, más pruebas, por ejemplo, vamos a usar este domicilio que está por acá, a ver si es cierto que guarda todo, programar y bueno, vamos a ver si a Gist nos llega toda esta información. Vamos a Gist, refrescamos y mira, ahora sí me llegó al teléfono, parecía que era un tema de configuración, algo por el estilo, pero ya está llegando, mira, nombre, email, domicilio, todo el asunto y fíjate la fecha y hora de inicio, 2 de septiembre a las 7.30 am, que esto es muy importante. Ahora viene la magia, hay que vincular estos datos y hay que decirle, mira, el domicilio lo vas a sacar de full address, bueno, vamos a hacerlo de otro lugar, de Custom Data. De Custom Data, el domicilio, mira, yo hice unos datos especiales, Custom data donde en Custom Data tengo el nombre, tengo el teléfono, tengo el email y tengo la fecha y hora de inicio de cita y listo, así de simple, vínculo y en ese instante ya tenemos toda la información de Custom Data que yo guardo en Epic OS. Cada vez que alguien agenda ya se estará yendo a Gist. Entonces de esta manera simplemente tengo que hacer que tenga una tarea y que sea como cita en campo, agendada, confirmar, quiero que me llegue una tarea a cierta persona, Tú dirás, ¿Sabes qué? Que me llegue a mí David o que le llegue a alguien y es urgente hasta arriba. ¿Por qué? Porque yo necesito que si alguien se agenda, pues estar enterado luego, luego. Ahora, este es un punto sumamente importante, la tarea va a iniciar y en la tarea vamos a hacer que nos muestre todo lo que el cliente llenó cuando se agendó. ¿Estás de acuerdo conmigo que alguien pudo haberse agendado con un email o teléfono distinto al que tú tienes registrado como cliente? Y no significa que sea otro cliente. Y es por eso que yo recomiendo hacer que todos los campos se guarden en campos normales y ya después buscamos de qué cliente de nuestra base de datos se trata. Me doy a entender, o sea, todo lo vas a recibir en crudo, tal y como Epic OS lo tiene así cuando el cliente se agendó. Ahora nosotros vamos a crear un nuevo campo que es fila de base de datos del cliente. Vamos a decir, a ver, Gist, está bien, cliente, quiero que tú me digas que me des la posibilidad de buscar ese cliente. ¿Qué otra cosa? El contacto. ¿Quién es el contacto que se agendó de nuestra base de datos de contactos? Donde aquí el nombre, teléfono y el email, pues los podemos pasar porque los tenemos acá y tal cual copiar y pegar, podemos hacerlo. Otra cosa, podemos hacer otra fila de base de datos que es la sucursal o la ubicación, la ubicación o CD le llamamos. ¿Entonces esta ubicación, esta sucursal, le vamos a poner un nombre y le vamos a poner el domicilio, ese domicilio cuál es? El que justo nos escribieron aquí. Ahora, ya teniendo esto claro, es importante también hacer el filtrado que hacíamos en el otro proceso, que el contacto no me deje seleccionar más allá de los contactos que estén vinculados, relacionados al cliente y mismo caso con la sede, que no me deje seleccionar sedes que no estén vinculadas al cliente. Entonces de esta manera yo una vez que busco el cliente ya tengo conciencia de qué contactos tiene y si ya tengo registrado este contacto, nomás lo selecciono, no tengo que escribirlo. Igual la ubicación, si ya la tengo registrada, simplemente la selecciono, no la escribo. Y también, y esto es sumamente importante, de hecho es el más importante, es el ticket, o sea, todo tiene que ver con un ticket, recuerda, este es un proceso de tickets de servicio. ¿Entonces si yo tengo aquí mi base de datos de tickets, importantísimo, solo puedo usar registros existentes y quiero que me los filtre respecto a que? Respecto al cliente y además respecto al contacto. Estamos de acuerdo, o sea, ¿Por qué? Bueno, el contacto no necesariamente, pero el cliente sí, que no te deje seleccionar tickets de otros clientes. Se agendó el cliente Joaquín, ah, dame un ticket de Joaquín, o sea, muéstrame todos los tickets que tiene activos y yo voy a seleccionar cuál es ese ticket, ¿Para qué? Para ya con eso poder decir, este es el que se agendó y es ahí donde la fecha y hora agendada la vamos a llenar. Ahorita te voy a decir, esto lo va a hacer en automático Gist, pero es importantísimo seleccionar qué servicio es, a lo mejor y hasta podemos dejarlo el puro tipo de servicio, pero bueno, la descripción, todo esto nos sirve porque así nos llega y dice alguien se agendó, es el cliente número tal, el contacto tal, la ubicación tal y así el tipo de servicio yo ya sé, ah mira, tiene tres servicios asignados este cliente, ahorita lo vamos a ver en acción y va a ser más práctico. Entonces de esta forma, una vez que yo ya le diga, este es el cliente, contacto, sucursal y ticket en automático Gist una automatización, vamos a copiar la fecha de agenda de esta forma. Aquí Gist ¿Qué va a hacer? Va a hacer que se copie la fecha y hora de la cita que que es la que recibí de Epic OS y que la pegue en el ticket de servicio para que en automático la otra tarea que está corriendo del proceso de servicio en automático se actualice esta fecha y hora. ¿Por qué? Porque pertenece al ticket. Este es un tema un poco más avanzado, pero a fin de cuentas tenemos dos el servicio donde está corriendo la tarea donde tengo que agendar y tengo corriendo otro proceso que es que Epic OS me avisa cuando se agenda. Bueno, este proceso adicional lo que hace es actualizar la base de datos del ticket para que el proceso original se modifique la fecha, ahorita lo vamos a ver en acción y bueno, tal cual, yo recomiendo siempre ponerles nombres a estos, copiar fecha, agenda y listo, ya están los procesos listos, ya los podemos estar utilizando. Ahora sí, ¿Qué hay que hacer? Simplemente cada vez que yo necesite hacer un servicio, fíjate lo que va a pasar. Yo disparo este proceso, hago el diagnóstico, me voy a agendar, de aquí se le envía el link al cliente, el cliente se agenda si quiere y cuando él se agende en automático me va a disparar una tarea de otro proceso para que yo lo confirme, confirme sus datos, le doy terminar y en automático mi tarea de agendar servicio va a ver reflejado ese cambio en la fecha y hora agendada porque el otro proceso la modifica en automático. Ahora, ya teniendo la agendada empieza lo divertido que es hacer una secuencia de recordatorios para que le lleguen por WhatsApp al cliente y es muy simple, simplemente voy a copiar esta automatización que tengo por acá y voy a hacerle algo muy simple. Primero le voy a enviar la confirmación al cliente, o sea, simplemente le voy a decir cliente, gracias por agendarte con nosotros, nos estamos viendo tal día, tal hora y ya está. Entonces, ¿Qué tal? Un gusto saludarte Y aquí le voy a decir confirmo, confirmamos nuestra cita en campo agendada para la fecha y le voy a poner dos puntos y el campo precisamente de fecha y hora agendada Y abajo le vamos a poner en el domicilio los puntos, ¿Qué domicilio es? Pues el de la sucursal, estamos de acuerdo o de la sede, no sé cómo le puse aquí ubicación, aquí está ubicación en maps, con esto esta ubicación cómo se va a actualizar en el otro proceso también, porque acuérdate que elegimos también la ubicación y así ya simplemente con esto ya le confirmamos al cliente. Ahora hay que hacer un nodo de espera, ¿Para qué? Para que supongamos que quiero avisarle a lo mejor dos whatsapps, uno un día antes y uno dos horas antes, así de simple. ¿Entonces primero le voy a decir de forma relativa que gis esperemos 24 horas antes, 24 horas antes de que? De la fecha y hora agendada, mándale un recordatorio de 24 horas, enviar recordatorio de 24 horash, listo. Y hacemos lo mismo aquí, un WhatsApp, todo el asunto, qué tal, Un gusto saludarte, confirmamos nuestra cita en campo, estamos a un día de nuestra cita en campo, bla bla, bla. Aquí de hecho yo me quiero poner un poquito más fresa en el domicilio tal y aquí le voy a poner folio del ticket, le voy a poner dos puntos y vamos a escribir aquí un campo que es literalmente el folio del ticket, aquí está, ticket de servicio, folio también en el primer WhatsApp lo voy a poner, esto está abajo, folio del ticket y vamos a poner aquí un folio del ticket y con esto es muy práctico porque así ya el cliente en todo momento desde que le enviamos el link para que se agende, incluso también podemos hacerlo aquí, podemos hacer que tenga todos estos folios, o sea que tenga el folio y sepa con qué folio lo estás atendiendo. Muy bien, entonces ya le enviamos la confirmación justo cuando se agenda, esperamos hasta que falten 24 horas y le enviamos al decoratorio y luego vamos a hacer otro nodo de espera hasta que falten dos horas, vamos a decir que se espere dos horas antes de la fecha y hora agendada y vamos a hacer un recordatorio de dos horas. Igual tú puedes agregar muchos más dependiendo con qué frecuencia quieres hacerlo con tus clientes, etc. Estamos a 2 horas, 2 horas de nuestra cita en campo, en el domicilio tal, con tal folio y ya está, con esto ya le estamos recordando al cliente. Incluso si tú quieres ponerte más fresa también podrías que cuando agendas el servicio siempre hay que agendarlo con alguien del equipo. ¿Es por eso que yo recomiendo que en la base de datos de tickets de servicio aquí lo vas a ver, ticket de servicio, tengamos una columna de encargado de ir a cita en campo, es un campo de tipo selección de usuarios, pegar y de esta forma podemos no solamente agendar la fecha y hora, sino también en este proceso decir quién va a ir a atenderlo, estamos de acuerdo? Es muy importante. Y así ya están las confirmaciones, podemos decirle te estará atendiendo tal así en el domicilio te estará atendiendo ya, encargado de ir a cita en campo. Y aquí enviamos un recordatorio de 24 horas, también ponemos eso mismo, te estará atendiendo los puntos, aquí ponemos el encargado, aquí hay un punto importante que tenemos que ver y ahorita te lo voy a platicar. Y luego en el recordatorio de dos horas también vamos a poner este encargado. Listo, Aquí hay un punto muy importante, recuerda que el evento de calendario en Epic OS lo que hace es que checa quién está disponible en la hora que el cliente quiere y según la hora que seleccionen es la persona quien le toca que va a ir. ¿Estamos de acuerdo? Entonces Epic OS sabe con quién se agendaron. Entonces en el workflow de Webhook vamos a ponerle aquí otro campo donde nos diga el encargado de la cita. Y esto lo sabe Epico, ese lo sabe, de hecho aquí en appointment podemos poner el Assigned user y podemos poner su full name, por ejemplo, David Castellanos, Andrés Ruiz o quien haya sido con quien se hayan agendado. Entonces vamos a decirle a Epic o s que nos mande también, esto es un paso importante para que nos mande el encargado. Para eso hay que hacer una prueba, voy a hacer nuevamente una prueba de mandar otra solicitud, email, todo este asunto. Ya está todo el asunto, quedamos registrados, programo mi conferencia y esto está muy práctico porque es agenda. Epic OS me tiene que avisar, se supone que ya tuvo que haber corrido aquí en Enrollment History, aquí me dice, ah mira, está se mandó, muy bien. Ahora vámonos a Gist y en Gist, en el proceso de recibir esa cita agendada, fíjate, lo que vamos a hacer es nada más para ubicar con quién se agendaron, vamos a agregar un campo de formulario de tipo texto que es el encargado de la cita. Y este encargado de cita al inicio recibe el webhook. ¿Y en el webhook vamos a recibir el request más nuevo, donde mira, en Custom Data ya viene encargado de cita, Andrés Ruiz, ya viste? ¿Con un chorro de caracteres raros pero bueno, no hay ningún problema, vamos a decirle vincular y aquí en esta vamos a ver encargado de cita, vamos a poner este encargado de cita que nos lo está mandando Epic OS en resumen estoy agregándole un campo, o sea que cuando épico ese agente en GIS recibamos con quién se agendaron y listo, yo ese campo de encargado lo quiero ver aquí también y ahora importantísimo, el encargado de ir a la cita en campo también lo tengo que pedir del ticket porque el ticket es el que se va a modificar en el otro proceso, estamos de acuerdo? Y ahora sí publicamos y listo, este proceso de cita agendada ya lo tenemos, en servicio también ya lo tenemos y ahora sí, lo que nos faltaría de este proceso es simplemente que una vez que se mandan los recordatorios y todo este asunto hagamos un siguiente paso que es ejecutar servicio, ¿Quién tiene que hacerlo? ¿Pues la persona encargada precisamente a quien se asignó encargado de ir a cita en campo si tú te quieres poner más fresa esto de asignar las cosas puedes hacerlo hasta que sean automáticos, de hecho yo tengo procesos con mi equipo donde GIS decide, oye, se agendaron con David, ah entonces pongo a David como encargado, eso lo hacemos con condicionales y con automatizaciones, ahorita no lo quiero hacer tan sofisticado para que quede súper claro, de por sí ya la conexión con Epic OS conlleva sus cosas entonces bueno, se ejecuta el servicio, aquí simplemente mira, se agendó, aquí está la descripción, eso es lo que tienes que hacer, aquí están los datos del cliente, ejemplo, esta es la ubicación, de hecho la ubicación es crucial que la tengas aquí quién va a ejecutar el servicio y ya simplemente tú qué haces? Pues lléname las evidencias y pues la descripción del servicio a realizar la complementas de qué fue realmente lo que hiciste o bueno, podemos poner dos campos en la base de datos de tickets, agregar otro que sea la descripción real de lo que se hizo para que tengas la descripción de lo que se suponía que iban a hacer versus la descripción real ya en la tarea de ejecutar servicio ponemos aquí la descripción de lo que realmente se hizo y las evidencias y ya con esto se termina y podemos, no sé, hacer un paso a lo mejor de cobrar servicio, listo, esto ya no lo hace el encargado, ya lo hace cuentas por pagar, quien sea de tu equipo y está muy padre porque así ya vemos las evidencias, lo que realmente hizo y al final pues ya tú puedes decirle al que cobra que ponga el costo, el costo del servicio y con esto hasta podemos decirle que nos reporte ingresos. Eso está padrísimo porque nos puede generar dashboard. Entonces, bueno, con esto está listo el proceso y ahora sí ya lo puedes usar tal y como te había explicado hace unos minutos de todo este asunto. Un caso muy básico, muy simple, pero poderosísimo para que controle tu agenda. Wow. ¿A poco no es increíble lo que puedes lograr con una agenda bien gestionada? Y es por eso que hicimos esta alianza entre GIST y EPIC OS, para que puedas gestionar el proceso completo. Ahora, estoy seguro de que tienes más que ansiedad de poner las manos a la obra y lograr que esto tu empresa ya la esté usando de una vez por todas. Así que no te la pienses, vete a la descripción de este video, descarga la plantilla ya para que la empieces a usar, conecta tu EPIC OS siguiendo los pasos que yo te guíe aquí en todo este vídeo y estarás pronto logrando un resultado que antes jamás te habías imaginado y que hasta hace poco solo las empresas que invertían millones podían tener. Tú tienes a tu alcance una tecnología que nos ha tomado años desarrollar, pulir, perfeccionar, probar en el mercado, etcétera. Y tú ya simplemente descarga la plantilla, empieza a usar unos cuantos decenas de dólares de inversión, ya está, tienes algo que te tomaría años desarrollar en otra época, así que aprovecha, es una gran ventaja competitiva contra tu competencia y pues bueno, vamos a darle. Tú estás posicionado en el top 1% de las personas que toman acción y estoy seguro que vas a tomar acción. Desde ya que recuerda, está padrísimo el proceso, pero hasta que no tomas acción y lo empiezas a usar es cuando te va a dar los resultados. Así que ¿Qué esperas? Vete a la descripción, también suscríbete al canal, hazme el favor de activar las notificaciones para que te estén llegando los casos continuos de viernes de Procesos y sepas cómo cada vez más automatizar tu empresa con tecnología. Así que nos vemos el siguiente viernes de Procesos. Hasta la próxima.