Calcular ganancia de tus proyectos en automático

Otro viernes de procesos Es para mí un placer como cada semana estar contigo y contarte más casos de cómo puedes automatizar tu empresa. El día de hoy tengo un caso que es súper trascendente en las empresas y estarás de acuerdo conmigo que las empresas no vivimos de ventas y vas a decir, David estás loco, ¿Como que no vivimos de ventas? Sí, a ver, no me refiero a que no tengamos que tener ventas, no, sí obviamente las ventas son cruciales, pero no vivimos de tener ventas, sino vivimos de tener utilidades. De nada te Sirve que vendas un millón de dólares si gastas un millón de dóLares, pues estás trabajando para gastar y diferentes cosas, egresos que puedan surgir, entonces, pues bueno, es muy importante y estarás de acuerdo conmigo en que tenemos que tener control de nuestras utilidades y el día de hoy voy a hacerte un ejemplo de cómo tener control de esas utilidades o ganancias por el momento serán brutas de tus proyectos si te dedicas a temas de venta de proyectos. Voy a tomar un ejemplo el día de hoy de venta de proyectos de instalación, o sea, si tú eres una empresa que vende paneles solares, instalar cámaras de seguridad, alarmas, etcétera, etcétera, etcétera, cableado estructurado, el chiste es que si tú vendes un proyecto, este video es para ti. Ahora voy a aterrizarlo a que sea un proyecto específicamente hablando de instalación y voy a hacer que los técnicos en sitio en la aplicación reporten sus egresos, sus gastos, etcétera, etcétera, etcétera. Para eso pues vamos a irnos súper a detalle con un proceso de hecho que ya había hecho en otro viernes de procesos y voy a partir de ahí, pero lo voy a evolucionar, de hecho tú lo vas a poder descargar aquí, ya sabes que en la descripción tenemos aquí el link para que puedas descargar el proceso en tu GISTIC y ya lo puedes utilizar y no tengas que hacerlo de cero como lo hice yo. Voy a buscar uno aquí que se llama ejecución, aquí está, proceso de ejecución de instalaciones, lo voy a instalar, ya tiene dos procesos y dos bases de datos, lo vamos a instalar y listo, ya lo tenemos aquí. Ahora lo único que tengo que hacer es irme a configurar los avances, instalación y lo publicamos y también la ejecución de instalación y lo publicamos y listo, con esto ya tengo mi proceso por lo menos en un machote. Ahora sí, ¿Cómo vamos a empezar a calcular las utilidades de nuestros proyectos, nuestras instalaciones? En mi ejemplo, ojo, quiero hacer un un paréntesis antes de entrar súper detalle con esto, que es sí voy a hacer un cálculo de utilidades en los avances de instalación, día con día, etcétera, pero este es simplemente mi ejemplo, o sea, tú puedes utilizar estos mismos conceptos para sea lo que sea que vendes y que al final al ejecutar una venta tú tengas la utilidad. El concepto aquí no es que lo voy a hacer para alguien de instalación y nada más, sino que el concepto aquí es que voy a utilizar automatizaciones para que quien sea que esté ejecutando el proyecto reporte los egresos de ese proyecto y esto al final de la ejecución nos calcule una ganancia, una utilidad del proyecto. Entonces bueno, el concepto funciona para muchos tipos de empresas, no significa que tengas que hacer instalaciones para que este video sea para ti. Entonces bueno, habiendo hecho ese paréntesis, vamos a arrancar con cómo lo haríamos. Primero, esta ejecución de instalación ya tiene cierto mapa de procesos armado que yo ya lo había hecho hace algún tiempo, donde por un lado gestionamos el cobro de anticipo, por otro lado la revisión de materiales y compras y por otro lado organizar la instalación y tener un reporte de avances e instalación a manera de ciclo cada cierto tiempo, ya sea cada día, cada semana, como tú lo consideres, de hecho es variable y al final pues tenemos una entrega de proyecto y cobros finales. Ahora, este proceso que está aquí ya considera número uno, que ya tienes un adeudo en los clientes, por ejemplo, aquí si te fijas, el monto total del proyecto se copia y se pega en un adeudo y todo esto que estaremos haciendo hoy es haciéndolo solamente con Gist, o sea, Gist generará las fórmulas, te estará calculando, etcétera, y lo haremos con las automatizaciones 100%. Entonces bueno, este monto total del proyecto se copia y se pone en un adeudo, o sea, al inicio del proyecto te deben todo, ya si te va a dar un anticipo, una vez que lo cobres, ese anticipo se resta del adeudo y al final, una vez que entregues el proyecto y hagas cobros finales, restas el adeudo para que el adeudo ya sea cero. Básicamente le ponemos que ya no nos debe nada. Ahora, ojo, oye David, que a veces yo hago cobros en medio de la instalación, se puede, solamente que en mi ejemplo por cuestiones didácticas lo voy a hacer solo cobros al inicio y al final y vamos a estar viendo el adeudo y al final vamos a estar viendo la ganancia del proyecto, o sea que tanto nos generó de utilidades. Ahora, es muy importante que nada más lo tengas en conciencia, esto es un ejemplo, tú puedes tener una operación distinta, lo importante aquí son los conceptos que estoy usando para que tú lo puedas aterrizar a tus procesos ya como tal y además que puedes descargar lo que hice aquí para que ya no tengas que hacerlo de cero. Entonces bueno, vamos primero con revisar eso del adeudo, voy a correr este proceso de ejecución de instalación, si tú por ejemplo tienes un proceso de venta y quieres conectarlo con esto, se puede, se puede totalmente, de hecho cuando instalas el proceso puedes hacer que éste se conecte con la venta y demás, de hecho lo he hecho en otros vídeos también. De momento yo estoy haciendo que la ejecución de instalación se inicia manualmente, yo le voy a dar iniciar y aquí es como, OK, vamos a iniciar un proyecto, se va a llamar, no sé, imagínate que a Fernando le estoy instalando un sistema de CSTD, voy a hacer un ejemplo muy burdo, a lo mejor se los estoy instalando en Pinturas Gómez, que es el nombre de su empresa, se llama Fernando Gómez y este es su teléfono, La cotización que confirmé con él es esta que está aquí, la vamos a subir, el monto y aquí es donde empezamos con lo divertido, supongamos que voy a poner que 100 mil pesos mexicanos, el monto del proyecto, esto de las divisas tú lo puedes controlar, o sea puedes poner otras y ya está. El monto anticipo lo voy a poner que son 15 mil pesos. ¿Qué requerimientos? Pues bueno, quiere tantas cámaras, quiere esto, quiere esto, esto ya es irrelevante para este ejemplo. La ubicación donde va a ser la instalación, si te fijas con esto yo ya puedo arrancar mi proyecto, ojo y fíjate lo que va a pasar aquí, vamos a empezar a sacarle jugo a las automatizaciones que ya están preconfiguradas en este ejemplo y además a los reportes para que veas el adeudo en tiempo real, eso es lo que yo quiero que estés viendo siempre y además la utilidad en tiempo real lo vamos a estar calculando, ya sea que lo quieras ver como cada paso del proceso o hasta el final. Ahorita vamos a ver cómo sería. Entonces, lo inicio y me va a dejar aquí la primera tarea que es revisión de materiales. Y bueno, de hecho me deja varias tareas. Si te fijas, primero se fue por el lado de que el cliente me debe el total y si no me ha pagado nada, como el monto de anticipo es mayor a cero, significa que tengo que cobrar un anticipo. De hecho es esta tarea, si veo los detalles aquí, aquí la tengo, de hecho acá la tengo. Cobrar anticipo, aquí está, cobra anticipo, donde me dice que son 15 mil pesos lo que tengo que cobrar. OK, perfecto, yo tengo que cobrarle y ya está. Ahora, antes de decirle que ya cobré ese anticipo, vamos a empezar con lo divertido. Y esto no lo vas a poder descargar porque es algo que es configurando personalmente cada usuario. Entonces te pido mucha atención en este punto donde voy a hacer el reporte de cuánto me deben. OK, voy a irme aquí a reportes, a pipeline. Y si te fijas aquí tengo Fernando corriendo con estatus iniciado. Lo que yo voy a hacer es que si te fijas, todas estas columnas las podemos personalizar. Yo voy a configurar mi reporte y vamos a hacer un reporte financiero donde quiero ver todos mis proyectos, cuándo arrancó la ejecución de ese proceso, cuánto es el monto, cuánto es el anticipo, cuánto me debe y al final voy a ver la utilidad. Eso es lo que vamos a hacer completito el día de hoy. Entonces, bueno, ¿Qué voy a hacer? Quiero que muestre el seguimiento, si. El folio no lo veo relevante. El estatus sí, porque lo necesitamos filtrar. ¿Cuando inició? Sí, si ya finalizó la obra, también me sirve saber cuándo finalizó. La etapa de momento, bueno, si la voy a dejar. El proceso también lo voy a dejar. Encargados y tareas actuales, de momento no lo voy a poner. Última interacción, tiempo vencido y duración tampoco. Lo que voy a hacer es buscar en mi base de datos de expedientes de proyecto y es por eso que tienes que buscar conforme tus bases de datos. Voy a poner el monto total, el monto de anticipo, mira, aquí está el adeudo restante por cobrar, ya me puso las tres y perfecto, con eso guardo la configuración y le voy a poner que este es un reporte finanzas de proyectos, así le voy a poner guardar y listo. Si te fijas, este proceso de Fernando CCTV inició el 29 de septiembre, que es cuando estoy grabando. Esto no ha finalizado, el estatus es iniciado, está en la etapa de organizar instalación, es un proceso de ejecución de instalación. Tengo 100 mil pesos de monto de proyecto, el anticipo son 15 mil, el adeudo son 100 mil. ¿Oye David, pero por qué dice que me debe 100 mil? Porque bueno, ahorita hasta el momento, si te fijas, si le das clic a la fila aquí en el reporte, ahí si yo le doy clic y me voy al flujo, si te fijas todavía no le cobro el anticipo, entonces todavía no lo resta. Hasta ahorita lo único que ha hecho es que copió el total en el adeudo, básicamente 100 mil pesos es el total, eso es lo que nos debe. Listo, hasta ahora no hemos cobrado anticipo. Ahora ¿Qué voy a hacer? Voy a irme aquí a mis pendientes, voy a decirle Gist, ya me pagó el anticipo, aquí está el comprobante X, voy a simular que ya me pagó, termino. Ojo, tú puedes hacer más pasos, ¿No? Porque a lo mejor el vendedor no es el que valida si llegó el dinero, a lo mejor puedes hacer dos pasos antes de que lo reste de la deuda, ¿No? Un paso donde así como está aquí, le llega al vendedor, oye, tienes que cobrar el anticipo, órale, perfecto, sí, pero puedes duplicarlo y decir, ya que el vendedor me diga que según esto ya pagó el cliente, porque a veces pasa que el vendedor cobra y el vendedor no sabe si llegó el dinero o no por cuestiones de que no tiene acceso a los datos bancarios, pues puedes hacer una segunda tarea y esta segunda tarea ponerle que esta es la validación de anticipo y esto ya lo hace tu área administrativa. Entonces con esto básicamente le estás vendedor dice, ah, ya le cobré, aquí está el comprobante, se supone que ya me pagó, que ya nos pagó y en la validación de anticipo ya no lo haría el encargado de cobranza o el vendedor, etcétera, sino que ya lo haría alguien más de administración. Entonces puedes jugar con eso y hacer más pasos. En mi caso yo lo voy a dejar con un solo paso como estaba en mi plantilla, nada más aquí te doy algunas ideas de lo que puedes tú trabajar. Perfecto, ahora si me voy aquí a mi reporte en Byblind, recuerdas que yo la tarea de cobrar anticipo ya la terminé, por lo tanto mi adeudo debería decir 85 mil y aquí está, estamos correcto. Entonces tú siempre vas a tener aquí el total de todo lo que te deben tus clientes, de esta manera controlas en donde se está yendo el dinero. ¿Igual esto lo puedes hacer por los servicios, para los servicios yo estoy tomando solo un ejemplo de proceso de ejecución de instalación, si tú quieres aplicar esto a todos tus procesos de ejecución de ventas, servicios, nuevos proyectos, renovaciones anuales, lo que tú quieras, por puedas seguir esta lógica y tener este mismo dato del adeudo y al final ahorita vamos a ver la ganancia o la utilidad, OK? Bueno, entonces primero ya tenemos el primer paso que es adeudo, todo bien controladito, ahora vamos con los demás pasos del proceso. Como puedes ver el tema del anticipo está ya bastante aterrizado, la revisión de materiales para compras está bastante aterrizado también, o sea, mientras ya se está cobrando el anticipo ya están por otro lado revisando qué materiales necesitan, qué compras se van a requerir y hacerlas. Como las compras no necesariamente atoran el avance del proyecto para arrancar, ojo, para arrancar, o sea tú puedes decir, ah, me llegaron tres tornillos, a lo mejor con eso puedo ir empezando, no necesito que me lleguen los 40 que necesitamos para todo el proyecto, vamos empezando, oye, llamé a Toro y es aquí donde empieza el criterio del que está haciendo los reportes de avances e instalación. Voy a explicarlo más a detalle aquí cuando estamos en organizar agenda de instalación, que es como esta tercera rama que es, OK, si por un lado ya están revisando la compra materiales y por otro lado ya están organizando la agenda de instalación, donde dice mira, vamos a arrancar la instalación el día 10 de octubre, ejemplo y el líder de cuadrilla de instalación va a ser tal, terminan y si te fijas este reporte de avances de instalación me lo agendó para el 10 de octubre a las 8 de la mañana, así está configurada mi plantilla, cuando llegue la fecha me va a decir, oye, tienes que decirme cuáles fueron tus avances y qué comentarios hay en esos avances. Si te fijas este ya es un sub proceso, así es como funciona. De hecho, en el proceso ejecución de instalación, cuando organizas la agenda instalación y agendas la fecha de arranque, si te fijas, GIS copia esa fecha de arranque y la contempla como inicio de los avances de instalación la primera vez. A partir de ahí haces los avances instalación, se recibe el reporte de avances y si aún no se termina la instalación, se agenda otro reporte de avances. Te digo, puede ser diario, puede ser semanal, mensual, como tú quieras, depende el tamaño de tus obras o de tus proyectos. Ya que agendan el nuevo, vuelves a lo mismo que es avances, instalación y esto puede ser un ciclo hasta que digas, perfecto, ya terminamos, entregamos proyecto, cobros finales y aquí el adeudo ya va a hacerse. Entonces tú siempre vas a tener en conciencia este seguimiento. Ahora, un punto importante cuando estás agendando los reportes de avances, necesitas tener en conciencia que puede haber. Bueno, de hecho, antes de agendar un nuevo reporte de avances, que es el objetivo del vídeo de hoy, es que puede haber gastos. Ahorita yo no lo contemplé en esta plantilla, bueno, aquella vez que hice el viernes de procesos, no contemplé en esta plantilla que cuando el técnico va al sitio, reporta avances de instalación. Puede haber. Puede haber habido gastos. Por ejemplo, gasté en gasolina, gasté en tornillos que me hicieron falta, gasten comidas, gasten. Y depende a lo mejor algunos que salen a atender a los clientes, etc. Entonces eso genera gastos. Y el objetivo de todo esto es que restemos simplemente dos cosas. El total del proyecto es como el monto más grande. ¿Cómo vamos a sacar la ganancia del proyecto? Pues más simple, ingresos menos egresos. Ingresos es el monto total, ojo, de lo que vale el proyecto. Egresos son dos cosas, las compras y los gastos. Punto. Por lo menos ahorita te decía que voy a hacer un caso donde haya una utilidad bruta. Oye, que la renta, que la luz, que. OK, por eso digo, es utilidad bruta de este proyecto, ya utilidad neta. Tendrías que meterte a cosas como prorratear tus gastos fijos respecto a este proyecto. ET es un análisis más detallado que seguramente haré otro caso de bienes de procesos para atacarlo. Ahorita de momento vamos a enfocarnos en que GIST, toda compra y todo gasto nos lo sume a un total de presupuesto ejecutado del proyecto, digámoslo así. Y nos lleve la utilidad de eso, ¿Te parece? Entonces, bueno, para eso primero tengo que preparar mi base de datos. Vamos a ir a las bases de datos, expedientes de proyecto, voy a agregar algunas columnas. Primero necesito agregar una columna que sea total o monto total comprado. ¿Eso qué significa? Que todo lo que voy comprando se va a ir sumando ahí Monto total de las compras que he hecho, OK, vamos a agregar otro que es el monto total de gastos de gastos diagonal viáticos y ahorita vamos a entrar con eso, OK, listo, también es un tipo de dato moneda, lo vamos a agregar y al final vamos a agregar uno que es la ganancia bruta del proyecto. Ganancia, me faltó la n, aquí está, y es una moneda también. Y algo muy interesante que a veces podemos depende del calibre de tus proyectos, puedes hacer un presupuesto de que yo tengo presupuestado y de hecho yo creo que sería sensato de tu parte que lo hicieras en todo proyecto, porque si no presupuestas los gastos, estás dejando tu utilidad al ah, ya pues a ver cuánto nos sale y pues tu cotización no tiene sentido que la tengas en cierto número si no sabes cuánto van a ser tus costos gastos. Estoy casi seguro que lo sabes, que sabes ese presupuesto. Entonces yo voy a agregar una columna que es el presupuesto de presupuesto de egresos, esto es teórico, OK, o sea, teórico se refiere a cuánto presupuestaste para gastar, OK, voy a explicar cada una de las variables que agregué. Primero tenemos aquí el monto total comprado, o sea, cada compra que vas haciendo se va a ir agregando aquí vas a ir llevando ah, he gastado mil pesos, dos mil pesos, tres mil pesos, igual si estás en Colombia, Perú, México, Venezuela, todo lo puedes configurar en cuanto a tu divisa, la divisa que tú utilices, incluso cada proyecto puede tener divisas distintas, eso también se puede, pero aquí yo voy a hacer todo en pesos por cuestiones didácticas. Ahora, monto total comprado es lo que he gastado en compras. Monto total de gastos o viáticos es lo que he gastado en viáticos, comidas, ese tipo de cosas que no son formalmente hablando, compras planeadas desde el inicio. Luego, la ganancia bruta del proyecto es muy simple, pues va a ser el monto total del proyecto menos estos dos sumados, porque estos dos son los egresos completos y el monto total menos los egresos nos va a dar la ganancia bruta. Ahora, el presupuesto de egreso simplemente nos va a dar un distintor visual donde vamos a poder decir, OK, si nuestro presupuesto eran 100 mil pesos, yo ya gasté 50 y 50, ya me acabé el presupuesto, pero todavía no se acaba la obra, Oh, sorpresa. Entonces la utilidad no va a ser lo que yo planeé. OK, en este proyecto no pasa nada, pero el siguiente voy a considerarlo ¿Por qué gastamos de más, etcétera? Y es aquí donde tiene muchísimo valor para ti, para tu empresa, porque hay veces que ni siquiera nos damos cuenta a ciencia cierta de cuál es nuestro margen de utilidad. Y como te decía al inicio, en las empresas no vivimos de ventas, vivimos de utilidades. Si no hay utilidades, no sirve de nada hacer lo que estamos haciendo. Así que bueno, ya tenemos estos campos. Te digo que lo voy a hacer de una manera didáctica. Ahora sí vamos a empezar a desmenuzar cómo lo logramos en el proceso. Primero vamos a empezar por las compras. Yo quiero que toda compra se contabilice.