Como depurar tus bases de datos en Geest

¿Hola, qué tal? Bienvenido a otro video tutorial de Gist y en este video te voy a enseñar cómo depurar tus bases de datos. Esto nos pasa comúnmente cuando descargamos un montón de procesos que son ya plantillas hechas, ya sea que seas un miembro de nuestros coachings que tienes unas plantillas premium a las cuales puedes acceder, descargas esas plantillas y se descargan un montón de procesos, un montón de bases de datos y si las vuelves a descargar o descargas alguna otra plantilla de aquí del banco interno de Gist, se te descargan sí los procesos, pero también se hace un caos con las bases de datos, no sé si te ha pasado y este video tiene el objetivo de explicarte justamente cómo depurarlas, cómo limpiarlas y para eso voy a hacer un ejemplo muy real, es decir, voy a poner un montón de bases de datos y procesos para simular esto que te digo que puede llegar a pasar. Para esto voy a crear aquí algunos procesos. Imagínate que yo tengo un proceso de venta, como puedes ver, esto me instalará un proceso de venta y una base de datos de contactos, esto es súper importante, me va a estar instalando una base de datos de contactos, OK, ya la tengo acá. Si yo vuelvo a descargar otro proceso, por ejemplo de instalación, haciendo un ejemplo instalación, le doy clic y lo instalo y yo no usé la configuración avanzada para reciclar mis bases de datos, imagínate, yo me fui directo a instalar, OK, maravilloso, ya tengo otras dos bases de datos, instalaciones y clientes. Oh, ya tengo dos de clientes. Oye, ¿Qué pasa si instale ahora un proceso de servicio, servicio, servicio en empresas, instalaciones, la instalamos y yo la instale sin darme cuenta de que también se instalaron otra base de datos de clientes? Ah caray, ya tengo tres de clientes y una de instalaciones y eso se vuelve un caos. Y esto no te preocupes, tiene solución. Para esto es este vídeo, para explicarte cómo solucionar ese tipo de situaciones. Vamos a entrar súper a detalle. Paso número uno, ¿Que tenemos que hacer cuando tienes muchas bases de datos y quieres depurarlas, lo primerito que debes hacer es validar cuál es la buena? ¿A qué me refiero? Si tú dices, oye, ahorita el primer proceso que quiero lanzar o el que estamos utilizando es el de venta, el de venta es mi proceso, el cual es el bueno, OK, si éste tú ya lo tienes publicado, ya lo estás usando y todo el asunto, el de venta, entonces tienes que fijarte cuál base de datos usa el de venta para que los demás procesos no te generen caos hacia esa base de datos. ¿A qué me refiero con esto? Vamos a ver cuál es la base de datos buena, la que estamos usando. Si me voy a la venta, puedes ver aquí en sus campos que utiliza una base de datos, yo le llamé contacto y esta proviene de la base de datos de contactos, de hecho si le das clic a cualquiera de estos, de sus columnas, de sus campos, te dice, mira proviene de la base de datos de contactos, OK, OK, perfecto, entonces lo que vamos a hacer es que la base de datos de contactos es la buena, entonces yo le voy a poner aquí, esta es la OK, esta es la que me interesa preservar, OK, Luego yo veo que hay bueno, ese es el paso 1, ver cuáles son tus bases de datos buenas, la que tú quieres conservar. Hay veces que pasa lo siguiente, oye yo voy a descargar una venta de proyectos, igual voy a instalar, lo instalo todo el asunto y esta venta de proyectos me generó otras dos bases de datos, proyectos y contactos. Aquí viene el asunto, si tú eres una empresa que vende proyectos, que la mayoría de los usuarios GIS lo hacen venta de proyectos o servicios, esta base de datos, digo, este proceso de venta va a tener dos bases de datos, la del cliente y la del proyecto. ¿Tú aquí tienes que ver, OK, a cuál base de datos apunta, a la que se llama proyectos y esta a cuál, a la de contactos, OK? ¿Entonces a estas dos dijimos, cuando tienes un montón de bases de datos y procesos, tienes que paso uno te digo, validar cuáles son las buenas, cuáles quieres dejar, cuáles son las que te interesan, Ojo, aquí hay una pequeña nota que quiero hacer, muchas veces pasa que tú dices, oye la base de datos de contactos, OK, es la buena, esa es la que me gusta preservar, OK, Y resulta que tú en otra base de datos de clientes, tú ya importaste todos tus clientes con un Excel, un CSV, y qué pasa aquí? Pues dices, oye yo sé que la buena, la que está conectada al proceso es esta, pero acá tengo todos los datos de mis clientes, no te preocupes, lo que puedes hacer y es muy simple, cuando tú ya tienes datos de clientes aquí, imagínate que yo ya tengo aquí cliente 1, contacto 1 con sus datos, etc. Cuando ya tienes aquí un montón de clientes, como esta no es la buena, esta es la buena, lo que podemos hacer es, no reconfigures tu proceso porque eso te va a tomar mucho tiempo, mejor exporta todos los datos de esta base de datos, o sea, los exportas y los vuelves a importar en la que sí es la buena, en la que si se usa en tu proceso, en el proceso que es el que nos interesa. Entonces, bueno, la base de datos de contactos, esta es la que me interesa y todo lo demás lo tengo que borrar también acá lo que no me interesa lo tengo que borrar. Y te voy a enseñar la manera correcta en la que no tienes, digo, en la que no vas a tener este problema de un montón de bases de datos y demás. Hagamos el ejemplo, hagamos el ejemplo, para eso estamos aquí. ¿Suponte tú que yo ya no quiero usar la venta rápida y yo ya quiero usar la venta de proyectos, porque yo vendo proyectos, OK? Entonces, bueno, la venta rápida para empezar yo la voy a borrar, ya no la quiero tener aquí, vamos a borrarla. Listo, Ahora vámonos a la venta de proyectos. ¿Vamos a ver las bases de datos que usa aquí en sus campos, vamos a ver que usa la base de datos de Proyectos y la base de datos de Contactos, OK? ¿Así a secas, los contactos y proyectos son las buenas, contactos, OK? Y todas estas no son las buenas, entonces las voy a borrar. Vamos a borrarlas. No las quiero tener aquí porque luego me van a estar haciendo mosca. Recuerda, como son bases de datos que están conectadas a los procesos, los procesos se van a desconfigurar, es un hecho. Pero ahorita lo importante es dejar las bases de datos que son las buenas, eliminar todas las demás y dejar, OK, estas son las buenas, contactos y proyectos, Excelente. Si yo me voy al proceso de instalación, puedes ver que ya no tiene bases de datos vinculadas. ¿Por qué? Porque la borré. Proceso instalación, bye. Te vamos a eliminar ahorita depuremos lo único que me interesa tener aquí también el servicio, lo vamos a borrar. Lo único que me interesa es el de venta de proyectos, el cual utiliza mi base de datos de proyectos y mi base de datos de contactos. Aquí haré una breve pausa. Con esto ya tenemos solo lo bueno, sólo lo que nos interesa, mi venta de proyectos, mi base de contactos y proyectos. Como te decía, si tú tenías otra base de datos ya llena con tus clientes, expórtalo y la importas a la que es la buena. En este caso la mía es contactos. Aquí lo puedes importar, para eso hay de hecho un tutorial en esta lista específico para saber cómo importar datos. Exportar nomás es darle un clic, pero importar requieres hacer la preparación del archivo para que haga match con tus columnas. Y aquí en la lista puedes buscar el tutorial que se llama importación de bases de datos. Ahora sí, suponte que yo tengo un proceso de venta, pero ahora quiero descargar uno de instalación. Proceso de instalación, le doy instalar, pero digo, hey, espérate, Gist, yo no quiero que me instales nuevas bases de datos, ni de clientes ni de instalaciones. En vez de instalar nos vamos a ir a configuración avanzada, le vamos a decir yo ya tengo la mía, se llama contactos y la mía se llama proyectos. No me instales nuevas, empátalas. Y nos dice OK, como quieres reciclar tus bases de datos, te voy a descargar esta y tú tienes esta. Lo que tienes que hacer es vincular las columnas existentes o crear nuevas. Por ejemplo, nombre del cliente, Nombre del cliente, le voy a decir yo, crea una nueva columna. Teléfono, ya lo tengo, aquí está. Nombre del contacto, ya lo tengo, aquí está. Y su constancia. Situación fiscal, créame la columna siguiente. Nombre del proyecto, hay unas que las detecta en automático porque se llaman igual. Aquí lo que estamos haciendo es de la que estás descargando, conecta las columnas a la que yo ya tengo, para que no tengas que reconfigurar el proceso que estás descargando. Sistema, instalar, yo lo tengo como requerimientos. Facturas, todo esto, Facturas de compra realizadas, que me la cree nueva. Encargado de instalación, quiero que me la cree nueva. Evidencias, quiero que sea nueva. Ubicación, fecha y hora de instalación, etcétera. Comprobantes de cobro, monto del proyecto, ya la detectó monto. Anticipo, la crea nueva y condiciones de pago, nueva. Instalar. Y ahora sí puedes ver que no me generan nuevas bases de datos. Y si me voy acá a los procesos, la instalación apunta al proyecto en mi base de datos de proyectos y al cliente en mi base de datos de contactos. Con esto ya depuramos los dos procesos, utilizan las mismas dos bases de datos. Y esto es súper trascendente para que los tengas depurados. Ahora, si tú quieres guardar algún otro proceso que hayas hecho, no sé, imagínate que tú hiciste un proceso en blanco, que tú le llamaste prueba de venta o de servicio, lo que sea. Este proceso t a lo mejor tú lo mapeaste de cero y demás, pero vas a descargar una de mis plantillas, una de las plantillas de aquí del banco interno. Y esta no la quieres borrar, no pasa nada. Puedes hacer una carpeta de pruebas y este proceso de prueba lo pones, lo mueves dentro de esa carpeta y listo. Aquí tienes todas tus pruebas. Y puedes hacer lo mismo en las bases de datos. Creas una carpeta de pruebas y si tenías ya una base de datos de pruebas de clientes, pues esta la mueves a la carpeta de pruebas y ya está. Con esto ya tienes un orden, ya tienes una limpieza. Y el chiste es que no se te revuelvan cuáles son las buenas y cuáles no. Ahora, te voy a pasar un truquito adicional, que es cuando tienes muchas bases de datos. Por ejemplo, imagínate que yo vuelvo a descargar la venta de proyectos. Venta de proyectos Y la regué y no puse configuración avanzada y la instale. Oye, David, ¿Qué onda? Tengo dos de contactos. Están dos de contactos y dos de proyectos. Caray, ¿Cuál sé? ¿Cómo sé cuál es la buena? Porque si me voy al proceso, la venta me dice que está apuntando a la de Proyectos. Pero si hay dos de Proyectos, aquí están. Pues para eso tenemos que cambiarles el nombre, porque si no, no los vamos a identificar. Proyectos 2 le voy a poner a esta y contactos 2 le voy a poner a esta. Con esto me voy a los procesos y digo, a ver, Venta de proyectos, ¿Tú a cuál apuntas a tus campos? Apuntas a proyectos 2 y está a contactos 2. ¿OK? Entonces, venta de proyectos apunta a las dos bases de datos. Estas, estas dos. Oye, vamos a ver acá el otro. Venta de Proyectos ¿A cual apunta? Este apunta a Proyectos a secas y este apunta a Contactos a secas. Eso significa que este proceso de Venta de Proyectos apunta a estas dos bases de datos. Y si este es mi proceso, bueno, lo que tengo que hacer es borrar estas dos bases de datos porque no las necesito. Son copias, son pruebas, digámoslo así. Yo las quiero borrar y ya está, ya vimos cómo borrarlas, no nada más para que sepas, para identificarlas, cambiales el nombre y con eso las vas a ubicar, quién las usa, qué proceso las usa y listo. Con esto hemos visto, hemos cubierto el tema importante que es cómo depurar tus bases de datos, cómo reciclarlas cuando instalas nuevas plantillas objetivo que tú no tengas duplicadas, si tú tienes una, si tienes varias bases de datos de clientes, no te lo recomiendo, ten sólo una y que todos tus procesos apunten a esa base de datos porque de nada sirve que tengas varias de clientes si todos son tus clientes, aun que vendas varios tipos de proyectos, te recomiendo que solo tengas una base de datos de clientes y pues ya está, nos vemos el siguiente tutorial de Gist, deja tus comentarios aquí en este vídeo, dale like, suscríbete al canal porque voy a estar compartiendo contenido continuamente sobre cómo sacarle más jugo a nuestro motor de procesos Gist. Hasta la próxima.