Cómo reasignar tareas en periodos vacacionales de empleados

Hola, ¿qué tal? Bienvenido a otro video tutorial de GIST. En este video te voy a enseñar cómo manejar periodos vacacionales y pausas temporales en tu equipo de trabajo reasignando tareas. Y dime si no, a veces pasa en las empresas que, oye, tal persona se va a ir 3 días de vacaciones. Ah, pues quiero que durante esos 3 días todas las tareas que esa persona reciba más bien las reciba esta otra persona. Y es aquí donde te voy a pasar algunos de los tips que utilizo yo mismo con mi equipo y que he recomendado a otras empresas para que exista un buen control Y que no sea como que, ah, pues como la otra persona se fue de vacaciones, pues nadie está atendiendo su trabajo. Y es aquí donde tú como líder tienes que poner una determinación de, ah, tal persona se va a encargar de su trabajo, entonces pum, que todo le llegue en automático a esa persona. Así que vamos a darle. Para eso yo ya tengo aquí un proceso que se llama venta rápida, ok. Y te voy a pasar aquí unos pequeños tips. Imagínate que yo tengo aquí una venta corriendo de Fernando Gutiérrez. Simplemente es un proceso de venta, no tiene que ser para ti tu caso, simplemente estoy haciendo un caso de ejemplo, y ya está corriendo. Entonces yo me voy aquí a mis reportes, yo tengo una venta corriendo y la tiene David, en este caso que soy yo, ok. Imagínate que tengo otro vendedor que se llama Joaquín, entonces voy a meterme aquí a mi equipo y voy a agregar a Joaquín, que él ya tiene cuenta. Entonces imagínate que yo esta venta voy a iniciar una venta 2 que es Fernando Gómez, y esta venta yo se la voy a asignar a Joaquín, solo Joaquín, ok. Entonces fíjate, si yo me voy acá a reportes, Joaquín tiene una tarea. ¿Qué pasa si yo dijera, oye, Joaquín se va a ir de vacaciones y toda tarea que Joaquín tenga pues quiero que se le reasigne a Esmeralda? Y Esmeralda va a estar recibiendo todas las actividades. Entonces bueno, vamos a tener aquí un usuario para Esmeralda, ok. Cada uno tiene su usuario. Entonces yo aquí Esmeralda Vamos a crear una cuenta simplemente aquí para el ejemplo. Ahora, Esmeralda, ella tiene otras labores. De hecho, hay otro proceso que se llama, este, no sé, servicio, órdenes. De hecho, voy a descargar aquí una plantilla, órdenes de servicio, que yo ya tenía un ejemplo por aquí. Esmeralda no es vendedora, pero atiende ciertos servicios. Y de hecho, mira, en este momento voy a iniciar un servicio y le voy a poner que Luis Gómez nos solicitó un servicio de reparación. Estoy haciendo ejemplos burdos. Ahorita quiero nada más poner el contexto de todo lo que va a suceder, ok. Entonces el proceso inicia y el diagnóstico lo tiene que hacer Esmeralda, ok. Pues voy a asignarla aquí. Entonces mira lo que va a suceder. Si me voy a reportes, así está tu equipo y tienes ciertas tareas tú, ciertas tareas tu vendedor que es el que se va a ir de vacaciones, y tiene ciertas tareas Esmeralda que es la que lo va a suplir durante ese periodo vacacional. La tentación que siempre existe es decir, ah, ¿sabes qué? Pues voy a reasignarle todas las tareas de Joaquín se las voy a reasignar a Esmeralda, y cuando Esmeralda regrese voy a reasignarle todo a Joaquín de regreso. Y sí se puede. De hecho, tú lo que puedes hacer es irte a mis empresas, darle clic y decirle: hey, Esmeralda, tú vas a recibir las tareas de Joaquín. Entonces, Joaquín, vamos a reasignar todas tus tareas y se las vamos a reasignar a Esmeralda. Perfecto, confirmo y listo, ya nos reasignó todo. Si me voy a reportes, ya todas las tareas las tiene Esmeralda. ¿Recuerdas? Una prospección la tenía Joaquín, y ya la tiene ahora Esmeralda, porque Esmeralda está supliéndolo a Joaquín. Y esto funciona bastante bien cuando se trata de cubrir un rol completo, pero mira lo que va a pasar. Imagínate que, ok, se va Joaquín, todas las tareas de Joaquín las tiene Esmeralda, toda tarea que le llegue a Joaquín le va a estar llegando a Esmeralda. Aquí, ¿cuál es la cuestión? Ya en automático yo le dije que todas las asignaciones donde estaba Joaquín en los procesos se fueran a Esmeralda. Eso, ¿qué hace? Que todo el proceso donde participe Joaquín va a estar con Esmeralda. Es lo que queremos. Pero, ¿qué pasa cuando regresa Joaquín? Voy a hacer lo siguiente: me voy a ir a mis empresas y le voy a decir, ok, ahora las tareas de Esmeralda reasígnaselas a Joaquín. O sea, al revés. Y fíjate la desventaja de hacer esto. ¿Qué voy a hacer? Que Esmeralda ya no tiene tareas y a Joaquín le asigno ahora las dos tareas, prospección y diagnóstico. Oye, espérate, pero Joaquín no hace nada de diagnósticos. Entonces tendrías que meterte a cada una de las tareas y decir, oye, ¿sabes qué? OK, está bien, sí regresó Joaquín, pero Esmeralda sigue atendiendo sus temas de servicios. Ella no le asignes nada de ventas. Yo solo quería que lo de ventas temporalmente estuviera con Esmeralda. Y es ahí donde empieza la magia de lo que te voy a enseñar el día de hoy. Y esto es bastante importante porque lo que hice ahorita de reasignar, reasigna todo. Entonces, cuando Joaquín no esté, sí le va a estar llegando todo Esmeralda, pero cuando regrese, todo lo de Esmeralda se va a ir hacia Joaquín. Y recuerda, Esmeralda no es lo único que hace. Entonces, si tienes alguna de estas situaciones, te voy a enseñar cómo resolverlo para que no se estén reasignando tareas y que tengas que estar asignándolas manualmente después, gracias a esta reasignación como masiva. OK, entonces bueno, vamos a verlo de manera práctica. OK, el paso número 1 para hacer que haya un periodo vacacional bien contemplado es que tengas en mente quién se va a ir de vacaciones. Paso número 1: Joaquín. Joaquín es el que se va a ir de vacaciones. OK, paso número 2 es que tengas en mente quién lo va a suplir. En este caso, Esmeralda. Pero Esmeralda, no queremos que después cuando Joaquín regrese todas las tareas de Esmeralda se vayan a Joaquín, solo las que pertenecen a Ventas, es decir, en las cuales lo suplió, ¿no? Entonces, ¿qué vamos a hacer? Para empezar, paso número 3, tienes que hacer que haya un usuario extra, ¿ok? Vamos a registrar un usuario extra que es el que se va a llamar, este, suplente de ventas, ¿ok? @gmail, lo que tú quieras, es registrar un usuario, ¿ok? Pues voy a poner aquí que se llama suplente de ventas. Vamos a crearle un usuario y fíjate lo que va a suceder. Ya tengo 4 usuarios: Joaquín, que es el que se va a ir, Esmeralda, que es quien lo va a suplir, y el suplente de ventas. Entonces lo que yo te recomiendo aquí es que lo que hagas es, Joaquín, vamos a resignar. Y este es el paso número 4, paso número 4: decirle que las tareas de Joaquín se las va a reasignar, pero no se las tiene que reasignar Esmeralda, se las va a asignar al suplente de ventas. Suplente de ventas, confirmas. Y fíjate, si me voy aquí al tracking, ok, Esmeralda tiene sus tareas normalitas de diagnóstico y demás porque ella participa solo en el proceso de servicios, administración, contabilidad. Pero el suplente de ventas ya adquirió todo lo que traía Joaquín, ¿ya viste? Entonces, de esta manera, ¿cuál va a ser la misión de Esmeralda? Estarse metiendo a los dos usuarios, al de ella, al de Esmeralda, y también al de suplente ventas. ¿Por qué? ¿Por qué es un usuario que acabo de crear? Tiene mi contraseña y yo le puse una esmeralda. Métete con la contraseña del 1 al 9 y ya está, pum pum pum. Se mete y está revisando en ambos usuarios qué tareas tiene. Para cuando regrese Joaquín, yo le voy a decir: ok, suplente ventas, ahora sí reasígnale todas las tareas a Joaquín porque ya regresó de vacaciones. Y fíjate qué rápido es. Este es el paso 5. Hasta que regrese la persona de vacaciones, lo vuelvo a reasignar. Y fíjate, a Joaquín ya se le regresó lo que tenía de ventas. Pero no se le vino lo de servicios. Esmeralda tiene lo de servicios en su lugar. Entonces te paso esta idea, este concepto nos ha ayudado muchísimo para controlar bien esa reasignación de tareas. Te la recomiendo bastante y de esta forma puedes controlar quién hace qué en periodos vacacionales. Entonces bueno, esta es la forma en la que puedes resolverlo en este momento. Puede que posiblemente después te sorprendamos con más cosas en el software que lo hagan más automatizado por ti, pero de esta manera ya podrías tener control al respecto y controlar que quién se va de vacaciones, quién adquiere las tareas y demás. Así que bueno, te dejo esto y nos vemos en el siguiente tutorial de Gist. ¡Hasta la próxima!