Video tutorial (Spanish) by Andrés Ruiz showing a Gist workflow to handle tasks that are delivered to multiple possible assignees: instead of making the service-request task assigned to everyone, create a separate 'assign responsible' task configured to allow selecting only one user so the first available person claims the ticket. The clip explains the problem (diffusion of responsibility), the solution (task-copy with single-select assignee), a live demo with users Andrés, Joaquín and Roberto and a sample ticket flow, and a brief closing.
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Hola ¿Qué tal? Mi nombre es Andrés Ruiz, bienvenido a un nuevo tutorial de Gist. Hoy les voy a mostrar cómo asignar un encargado cuando varios pueden atenderlo. Entonces vamos directo al tutorial. Básicamente lo que ocurre aquí es que hay veces que por ejemplo en servicios muchos integrantes pueden atenderlos, entonces la idea es en vez de poner así cada encargado, entonces de esta manera a todos les llega la tarea, pero uno de ellos que la termine, con eso avanza el proceso. ¿Cuál es el perjuicio de esto? Es que cuando todos tenemos una tarea decimos el otro la va a hacer y todos pensamos así, entonces no se ejecuta. ¿Qué podemos hacer para solucionarlo? En vez de que esa tarea sea ya la de recibir la solicitud de servicio y avanzar, podemos hacer una tarea copia que sea asignar encargado de dar seguimiento a la solicitud, donde en esta parte efectivamente están todos los que pueden atender esta solicitud, pero dentro de la tarea le configuramos para que solo se seleccione un usuario. Entonces de esa manera nos llega a todos el pendiente de que hay un nuevo servicio y entonces quien esté disponible o quien lo vaya a atender se selecciona, se pone como encargado y avanza el proceso. Vamos a ver cómo se visualiza esto directamente corriendo. Entonces vamos a hacer aquí un ejemplo. Tipo de servicio, es una falla urgente, una falla de motor, por ejemplo, el cliente es Gist y el contacto es Andrés, por ejemplo. Iniciamos y en este momento por la configuración podemos ver que hay tres encargados, está Andrés, está Joaquín y está Roberto, entonces a los tres nos brinca este pendiente. La idea aquí es que, oye, yo estoy disponible, yo Andrés me brincó el pendiente, yo lo quiero atender, me selecciono aquí. Ustedes pueden también utilizar configuraciones avanzadas para que solo aparezcan ciertos usuarios. Suponiendo que yo me asigno, entonces yo digo, ah, yo tomo este ticket que es el folio 3, le doy terminar y listo. Ya todas las siguientes tareas ya me llegan a mí y a Roberto y a Joaquín ya no porque me asigné como encargado, entonces ya avanza conmigo este ticket. Entonces de esta manera es como puedes asignar si varias personas reciben una tarea, cómo la puede obtener uno para darle seguimiento. Espero que les haya gustado el tutorial, nos vemos a la próxima.
