Como sacarle jugo a las divisas y reportes de montos vendidos

Bienvenido a otro vídeo tutorial de Gist, En este vídeo te tengo un tema súper interesante y esto es porque en procesos de venta, cuando se trata de procesos de venta hay empresas y me ha tocado conocerlas, que es yo David cotizo en dólares, cotizo en quetzales, en pesos mexicanos, en un montón de monedas, La cuestión es que yo estoy en Guatemala, en Perú, en México, en Colombia, Chile, no pasa nada. Lo que vamos a hacer el día de hoy aquí es hacer que tus procesos de venta y cualquier otro proceso, yo voy a tomar el ejemplo de un proceso de venta, te permitan cotizar en cualquier moneda, pero que tus reportes de venta estén consolidados en tu moneda. Y esto es importantísimo porque estás de acuerdo conmigo que si cotizas en dólares tus reportes, o sea, bueno, más bien si cotizas en dólares y en quetzales y en pesos, tus reportes no pueden sumar los números y ya, porque no es lo mismo un dólar que un quetzal, tendría que hacerlo con tipos de cambio y nos metemos en ese tipo de embrollos. Lo que vamos a hacer aquí es que tú tengas tus reportes configurados en tu moneda o en la moneda que te interese ver el reporte consolidado al final de cuántas ventas por mes, que vendedor, etc. Pero que en cada proyecto, en cada proceso de venta, realmente en mi caso será una venta de proyecto, pues tengas controlado que le cotizaste, si fue en dólares, si fue en quetzales, si fue en yuanes, euros, lo que sea. Bueno, vamos a comenzar y para eso voy a guiarte paso a paso a lograr esto. Primero, paso número uno, deberías tener configurado en tus empresas, dentro de tus empresas, dando clic en tu empresa, debes tener configurada la moneda en la que te interesa ver los reportes o los dashboards, en este caso, que es lo que estaremos viendo, por ejemplo, yo le digo, quiero que mis dashboards estén en pesos mexicanos, es lo que a mí me interesa, entonces bueno, con esto, ahora sí, ese es el paso número uno, tú selecciona aquí la moneda en la que te interesa, sólo puedes seleccionar una, si tú por ejemplo estás en Estados Unidos, pues pon dólares, si estás en Guatemala, pon quetzales, etc. Pon la moneda en la cual tú te sientas cómodo para tú estar viendo tus reportes, yo le voy a poner pesos mexicanos, estoy en México, Entonces lo quisiera ver así. Ahora, ese es el paso número uno. El paso número 2 es que conozcas esta funcionalidad de los procesos de Gist. Voy a tomar mi ejemplo de venta de proyecto que tengo por aquí. Esta venta de proyecto es igual a cualquier otro proceso. La única diferencia es que yo le digo en cierto paso, por ejemplo, aquí en cierre de venta, yo le estoy diciendo, mira, tarea de cierre de venta, tú vas a reportar ingresos. Y es aquí donde Gist levanta una banderita y hey, reporté ingresos. Es como sonar una campana. ¿Para que? Para que tus dashboards muestren esos reportes de ingresos. Vamos a hacer un ejemplo rápido. Aquí en cierre de venta, yo le hey, Gist, vas a reportar ingresos y lo que yo te haya escrito en el campo monto de proyecto, el cual le pertenece mi expediente del proyecto, en este caso está en una base de datos, lo que está escrito ahí lo va a considerar como una venta agrada en ese monto. ¿OK? Vamos a hacer el ejemplo para que lo veas funcionando. Imagínate que yo le estoy vendiendo a Joaquín Gómez, mi queridísimo amigo, le estoy vendiendo un proyecto de aires o condiciones, lo que sea. Le estás vendiendo un proyecto. Aquí el nombre de la empresa es Joaquín Gómez, porque no es una persona moral, sino que es una persona física, su contacto, donde provino, etcétera. Toda la información, el vendedor voy a hacer yo. Inicia, empezamos en prospección, arrancamos, tenemos todos los pasos. Oye, sí, pues vamos a ir a cotizar. Perfecto. Nos vamos al paso 2, que es el nombre del proyecto es Joaquín Gómez, es en su casa. Luego, en los requerimientos, vamos a estar poniendo aquí fotos, texto. ¿Como sabes todo esto? Tú lo puedes personalizar. Simplemente estoy aquí avanzando en mi ejemplo porque quiero llegar a este punto. Cuando estoy generando la cotización, yo le estoy poniendo un monto al proyecto, correcto. Pero fíjate aquí, no me deja modificar la divisa. ¿Por qué? El tipo de divisa fue configurado desde mis empresas. Solo en este campo, monto de proyecto no me permite modificar la divisa porque yo le dije que ese campo era el que daba lugar a mi reporte. Es decir, cuando yo cerrara una venta, lo que dijera aquí lo va a poner en mis reportes de ventas ganadas. ¿Vendiste tanto? Pum. Y lo reporta. Ahora, esto es muy importante. No me deja modificar la divisa porque si yo la modificara tendría que manejar tipos de cambio y un montón de cosas que no queremos entrar en complicaciones en estos momentos y simplemente pon el monto del proyecto en pesos porque tú me dijiste que tus reportes estaban en pesos, o sea que querías tener reportes en pesos. Oye, pero yo les cotizo en otras divisas, yo les cotizo en dólares, en yuanes, en euros, OK David, me parece buena idea que mis reportes estén en pesos porque yo estoy en México, yo tributo en México, OK, pero a mis clientes les cotizo en dólares algunos, entonces ¿Cómo hacemos eso? ¿Cómo hacemos eso? ¿Precisamente porque aquí es como que yo coticé tanto, o sea, para los casos donde yo cotice en pesos está excelente, esto es el monto, 200 mil pesos y ya está, y avanzamos aquí simplemente voy avanzando y le digo, la venta se ganó por ejemplo, después de negociar, ah, pues cierre de venta y aquí es donde viene la magia, al terminar esta tarea se reportará un monto vendido por 200 mil pesos que es lo que yo escribí aquí, si yo lo cambio, pues bueno, puedes ver que se puede cambiar acá, aquí simplemente lo voy a modificar un poquito el monto de anticipo que me tiene que dar y fíjate el monto de anticipo si me deja modificar la moneda porque yo no le dije que este era un campo a partir del cual obtenía el reporte, el campo es este, vamos a ver cómo es que estaba configurado acá en procesos, venta de proyecto yo le dije, mira, cuando tú llegues al cierre de venta reportarás ingresos a partir del campo monto de proyecto y en automático GIS, OK, como tú me dijiste desde la empresa que tú querías todo en pesos, órale, entonces cuando cierres tu venta y en cualquier lugar donde uses este campo que te va a reportar ingresos no puedes usar más que pesos, pero en los otros campos sí, no importa, puedes usar el que tú quieras, OK? Y es aquí donde viene la magia, OK, si yo termino esta tarea, que de hecho precisamente es lo que me dice, al terminar esta tarea se reportará un monto vendido por tanto, entonces déjame lleno todo esto para que me permite terminar la termino y lo que hace es, OK, arranca mi proceso de ejecución de proyecto, lo cual no voy a entrar ahorita, eso es un. Lo que hizo fue, me disparó de la venta, me disparó la ejecución de proyecto en automático, no pasa nada. Aquí simplemente si yo me voy a Dashboard, tengo un dashboard de ventas, ¿Sabes qué? Lo voy a eliminar y voy a hacerlo de cero por si tú no lo has hecho, lo voy a eliminar. ¿Cómo hacemos un dashboard? Creas un dashboard y le pones, mira, este es mi dashboard de ventas por mes, o bueno, de ventas, así nada más lo creamos. Yo David, lo puedo configurar y Joaquín no quiero que tenga acceso o él solo quiero que pueda ver. Excelente, le doy configurar y es aquí donde empezamos a agregar gráficas, ventas, voy a poner ventas del mes, excelente. Y mira, te da solo los procesos que tienen algún campo que les reporte ingresos, en este caso la venta, y quiero que me muestre el detallado y los totales. Continuamos, Gist, filtrame los que se hayan iniciado este mes o es más, los que se hayan terminado este mes, clicamos filtro, continuar, agrúpamelos por vendedor, por vendedor y el eje X es por semana o por día. Y listo, le das agregar gráfica y pum. Te puso en tiempo real tus gráficas. Vamos a activar el modo de edición. Aquí están las ventas totales del mes, como yo los filtré por el mes, entonces pues me está mostrando el mes. Y aquí están las ventas detalladas por día. Ah, mira, David Castellanos el 21 de febrero vendió un millón de pesos. Hoy es 24 de febrero que estoy grabando este vídeo y fíjate, aquí dice el 24 de febrero David Castellanos vendió 100 mil pesos. Esto fue porque terminé la tarea, ¿Te acuerdas? Terminé la tarea donde se reportaba el ingreso y aquí lo voy a estar viendo en tiempo real cuánto va vendiendo Joaquín, David por día, incluso por semana, tú lo controlas aquí, incluso puedes editar eso acá es la visualización, le das continuar, continuar, ya no por día, por semana, David, OK, perfecto, actualizamos y por semana, ahora me equivoqué, le quité la agrupación por cierto campo vendedor, listo, por vendedor por semana, listo, actualizamos y ya está. La semana del 21 de febrero, David Castellano es 1.100.000, que ya lo sumó y Joaquín 500.000. Y acá está el total. Si hubiera más semanas, pues voy a verlo como en diferentes barras, pero siempre acá voy a tener un total. ¿Este es un ejemplo, estoy haciendo un dashboard que me interesó tener por aquí, a mí la verdad se me hace muy padre ese de por día estarlo viendo acá por día, le digo por día, agrúpamelos por vendedor y actualizamos gráfica y listo, tú vas a ir viendo aquí en tiempo real y aquel total en total en el periodo que tú filtraste, en este caso este mes, correcto? Entonces ya estamos con esto, tienes tu dashboard. ¿Ahora, aquí viene la cuestión, justamente lo que me decías hace rato, seguramente pensaste, David, yo cotizo algunos clientes en dólares, algunos, no te preocupes, vamos a hacer el cambio, OK? Ahora, pautas importantes de esto. Paso número uno, tú estás en el cierre de venta, tú configuraste que cierto campo era el que dictaba cuál es el monto que va a reportar en los dashboards, ¿Correcto? Yo aquí le puse que era el monto del proyecto y ese monto del proyecto proviene de mi expediente de proyecto, de hecho si me voy a mis campos de formulario puedes ver que aquí el monto del proyecto le pertenece a mi expediente de proyecto, el cual proviene de mi base de datos de proyectos. Puedes usar cualquier otro campo, yo en mi ejemplo estoy usando un campo que proviene de una base de datos, de hecho yo te lo recomendaría mucho así y más si vendes proyectos, esto también aplica en servicios, los servicios también generan ingresos, entonces si yo me voy a configurar el servicio, fíjate aquí hay una tarea de confirmar el monto a cobrar y en esta tarea reporta ingresos en mi ticket de servicio y fíjate el costo del servicio lo considera como una venta ganada después de haber terminado esta tarea. Ahora, el costo del servicio proviene igual de un ticket de servicio de mi base de datos de tickets de servicio, o sea yo lo uso en bases de datos, yo lo recomiendo, pero tú también puedes tener un campo aquí de tipo moneda moneda, así muy simple, que sea el costo del servicio y que el campo no provenga de tu base de datos, sino que sea un campo aquí directo de tipo moneda. Funciona en ambos casos, mi recomendación es hazlo en una base de datos por orden y porque los montos estén guardados en tu expediente en tu base de datos y más si se trata de tickets de servicio y proyectos. Ahora lo que yo tengo que hacer, por ejemplo en mi caso de venta, se acuerdan que en la tarea de generar cotización me decía llena el monto del proyecto y no más me dejaba llenarlo en pesos y eso es un problema, ¿Por qué? Porque yo quiero saber si le coticé en dólares o en otra moneda entonces ¿Qué tengo que hacer? Tengo que hacer un segundo campo y ahorita te voy a explicar súper bien a qué me refiero con esto. Primero, el monto del proyecto lo voy a dejar ahí, pero ya no quiero que me limite la moneda entonces paso 1, tengo que hacer el cierre de venta, ya no puede depender del monto del proyecto, lo vamos a quitar incluso ya no va a reportar ingresos esta tarea ahorita nada más por cuestiones de. ¿Ahorita lo vamos a reconfigurar de hecho, OK? ¿Eso qué va a hacer? ¿Que cuando yo ya le desvinculé el reporte de ingresos con ese campo, ese campo ya es libre, ya puede tener cualquier divisa, pero yo necesito tener un segundo campo y para eso me voy a mi expediente de proyecto y buscamos aquí monto del proyecto del proyecto siempre ha sido en pesos, pero como yo ya le dije que no va a reportar ingresos, este campo ya me lo desbloqueó, digámoslo así, ya me deja poner otras divisas, ahorita lo vamos a ver, pero donde sí quiero que me permita poner el monto en pesos? Porque en mis dashboards yo quiero estar viendo todo en pesos, fue el primer paso que hicimos en el vídeo de hoy, yo configuré todo para que estuvieran en pesos desde mis empresas, ¿Recuerdas? Desde mis empresas yo dije quiero que mis reportes estén en pesos, OK, y si cotizas en dólares, ¿Qué va a pasar? No pasa nada, vamos a crear un segundo campo y yo le llamaría aquí monto del proyecto. Para dashboard y este es igual a una moneda, lo creamos, incluso lo voy a reorganizar, vamos a organizarlo, lo voy a poner justo a la derecha del anticipo hay un monto de proyecto que es el monto como cotizado realmente en dólares, en yuanes, en euros, en lo que sea el monto de anticipo igual en la divisa que sea, pero siempre habrá un monto del proyecto en mi moneda local que será, yo haré la transición para que esto es lo que me reporten en dashboard. ¿Vamos bien hasta aquí? ¿Entonces bueno, para esto ahora sí me voy al proceso de venta y le digo mira el cierre de venta quiero que reporte ingresos pero ahora ya no lo reportes a partir del monto del proyecto, ese quiero que sea libre, reportalo a partir del monto del proyecto para Dashboard, o sea el otro campo que acabo de crear, entonces eso que me permite? Que cuando ya esté cotizando este monto de proyecto ya va a ser libre, ya puedo ponerle cualquier divisa y también cuando yo haga el cierre de venta, es importante que este monto de proyecto, OK, este monto de proyecto me lo deja poner, es libre en cualquier divisa, pero yo sí tengo que poner el monto del proyecto para Dashboard, tengo que pedírselo aquí obligatorio porque a partir de este es el que me va a llenar mi dashboard. ¿Qué hacemos con esto? Le voy a dar publicar y vamos a hacer la prueba, vamos a hacer la prueba aquí, le voy a poner aquí prueba 2, básicamente le voy a poner que es el mismo cliente para no batallar, un cliente que ya tenía un proyecto que ya tenía, no pasa nada, vamos a iniciar y aquí vamos avanzando, le voy a decir, vamos a ir a cotizar, avanzo, subir información para cotizar, avanzo y ahora me dice cotizar y fíjate, aquí viene la magia, el monto del proyecto, como yo seleccioné un proyecto que ya tenía registrado, ya está prellenado el monto, OK, pero fíjate ahora ya me deja mover la divisa, oye, este proyecto yo lo coticé en 100 mil dólares, OK, ya te dejo, de hecho aquí ya lo vas a estar viendo que le cotizaste en 100 mil dólares, no pasa nada, cuando tú terminas esto y te vas a negociación, siempre va a estar viendo que está en 100 mil dólares la cotización, pero cuando tú ya le pongas venta ganada, que es donde queremos que considere como la banderita de hey, venta ganada, mándalo al Dashboard, yo le puse venta ganada, me abre la tarea justamente la que configuramos, cierre de venta, al terminar esta tarea se reportará un monto vendido por, y aquí dice cero, ¿Por qué? Porque el monto que toma es este y este es el que ya no me deja cambiar la divisa, entonces el monto del proyecto, puedo tener la divisa que yo quiera, pero el monto del proyecto para Dashboard, este ya digo, oye pues estos son 2 millones de pesos aproximadamente 1 millón 700 o más o menos, cómo está el dólar ahorita en pesos, ya le pongo aquí cuánto me interesa yo ver en mi reporte, en mi moneda local, que ya no puedo modificar, pero aún así yo tengo un monto el cual acordé con mi cliente, son dos cosas distintas, el monto que acordé con mi cliente y el monto que para mis reportes internos representa en mi moneda local o en la que me interesa ver mis reportes ya unificada la moneda. Cuando yo termino esto, si me voy a mi dashboard, a mi dashboard de ventas, puedes ver aquí que el 24 de febrero aquí está ya reportado el millón 700, oh qué maravilla. Así ya yo siempre voy a estar viendo en tiempo real en mi moneda, en mi divisa. ¿Esto qué significa? Si tú configuraste dólares, pues aquí este monto significa dólares. El monto que tú hayas configurado en la empresa aquí es el monto que tú vas a tener, eso va a significar lo que te diga el dashboard y ya está, con esto hemos solucionado el tema de cotizar en varias divisas. Ahora para completar el ejemplo y sé que hasta que tú lo hagas y te ensucies las manos vas a aprenderlo al 100%, voy a hacer un caso más en el servicio, como pudiste ver yo tengo un proceso de ticket de servicio y oye, mi servicio también me genera ingresos. OK, primero paso 1, en la tarea donde se reportan ingresos lo vamos a pagar, entonces eso significa que el campo que estaba vinculado, en este caso el costo del servicio ya es libre, le puedo poner cualquier divisa, pero necesito un segundo campo. ¿Entonces en este caso el costo del servicio le pertenece a qué dijimos? Déjame ver. Costo de servicio le pertenece a la base de datos de tickets de servicio. OK, vámonos a la base de datos de tickets de servicio, creamos una nueva columna que es el costo del servicio para dashboard, lo pongo así de explícito para que se entienda súper bien, es una moneda. Igual vamos a ordenar, organizar columnas, costo del servicio, los voy a poner juntos uno al lado del otro. Listo. Y ahora sí nos vamos al proceso de ticket de servicio, precisamente en la tarea de confirmar monto, vamos a editarla, que reporte ingresos, pero el costo que reporta es el de Paradash for Noelot para dashboard. Ahora, en los campos de esta tarea de confirmar monto a cobrar, es importante que además del costo del servicio, yo llene el para dashboard, el costo del servicio. Costo del servicio para Dashboard obligatorio Y listo, ya tenemos configurado nuestro proceso de servicio Vamos a ver aquí, voy a iniciarlo, vamos a iniciar ticket de servicio, prueba de servicio, voy a poner un cliente que ya tenemos, voy a poner un proyecto que ya tenemos, no quiero batallar ahorita. El servicio a realizar es este, la descripción es este, el encargado de recibir la solicitud es tal, arranca, yo le digo que vamos a ir a organizar la atención del servicio, es un servicio que sí se va a cobrar, que cuesta 2000 dólares y fíjate que ya estoy cambiando el costo y la divisa. El cliente no requiere factura, el encargado de atenderlo soy yo, es a distancia, voy a hacerlo a distancia para hacerlo más rápido, no va a haber compras, suponte que es un servicio telefónico, ya está, termino, avanzamos, hay que atenderlo a distancia. Aquí están las evidencias del servicio que realicé, esos son los comentarios, termino, avanza y fíjate, aquí viene la magia, confirmar monto, cobrar por X pesos mexicanos, ¿Por qué no dos mil dólares? Porque bueno, este campo es libre, ¿Cuál es el que está vinculado y que no me deja cambiar? La divisa, el costo del servicio y aquí ya le pongo, ah, si fueron dos mil dólares aproximadamente son el de cuatro mil pesos, ya está, entonces de esta manera, de esta manera ya me dice aquí que se va a reportar ese monto vendido, lo termino y en automático, ah, hay un campo que no llené, voy a poner que no. Comentarios, bla, bla, bla. El chiste es que la pueda terminar. Si yo me voy a dashboards y abro el dashboard de ventas, aquí puedes ver que no se sumó, ¿Por qué? Vamos a editar esta gráfica, vamos a editarla, yo le dije que solo me mostrara lo del proceso de venta. Oye, también muéstremelo el ticket de servicio, OK, vamos a ver de este mes, súper bien, ahora agrúpamelos por proceso, por día, Vamos a actualizar la gráfica y déjame ver por qué no se está mostrando lo del ticket de servicio. Parece ser que aquí hay un detalle, no te preocupes, cuando estés viendo este vídeo seguramente ya estará corregido, pero aquí simplemente como que al agregar el ticket de servicio si lo muestra. Aquí igual muestra el monto, fíjate, aquí ya están los 34 mil pesos que yo puse, pero cuando me avanzo ya me lo quita, no sé qué esté pasando aquí, déjame ver si quito el filtro, todo bien, parece que el filtro le está afectando. Ah, OK, esto es importante, como no he terminado el proceso, fíjate aquí que está pasando, yo le puse que el filtro era que la fecha de fin fuera de este mes pero qué pasa, el ticket de servicio aún sigue corriendo porque está en la etapa de cobro hasta que se cobre lo va a considerar como terminado y va a encajar en el filtro entonces no quiero que me filtre los terminados, ¿Por qué? Porque a pesar de que si yo ya quiero que me lo reporte porque ya lo vendí, mi filtro no funciona, ¿Por qué? Porque le estoy diciendo que me muestre los que terminaron este mes, no muéstrame todo, no lo voy a filtrar o es más, puedo decirle por fecha de inicio los que iniciaron este mes aplicamos filtro, guardar, agrúpamelo por proceso, por día y está y fíjate aquí está 1.700.000 el 24 de febrero de ventas y el servicio 34.000 pesos, está como bien chiquito en azul y aquí estás viendo en total cuánto fue de cada uno en tiempo real de ambos procesos y listo, ese es el tutorial sobre cómo sacarle jugo a las divisas y además tener tus dashboards con montos reales adecuadamente nos vemos en el siguiente tutorial, espero te haya gustado, deja tus comentarios, dale like y nos vemos en el siguiente tutorial de Gist, hasta la próxima.