Conectar Calendly con Geest por medio de Zapier y WebHooks

¿Hola qué tal? Bienvenido a otro vídeo tutorial de Gist. En este vídeo te voy a explicar cómo conectar Calendly a través de Zapier para que eso detone procesos en Gist. Lo vamos a hacer a través de webhooks. Como sabes, Gist tanto recibe como envía solicitudes por medio de webhooks, Entonces vamos a aprovechar el poder de Calendly para que si tú tienes una agenda de posibles horarios donde alguien se tenga que agendar a tus servicios, a tus mantenimientos, soporte, visitas, incluso de ventas, etc. Las personas se agenden en Calendly y eso te detone procesos en GIS respecto a quién fue agendado, en qué fecha, etc. Entonces bueno, lo que vamos a hacer es algo nuevo totalmente y estoy emocionado de compartirlo contigo porque aquí no estoy partiendo de un guión, estoy configurándolo de cero, como si yo fuera tú y estuvieras tal cual, ah, OK, quiero conectarlo, quiero hacer esta integración, así que todo está aquí en crudo, vamos a hacerlo aquí en confianza. Y pues bueno, vamos a comenzar con esto que es integración de Calendly con Gist. Perfecto, aquí yo ya tengo una cuenta de Gist y también yo ya tengo por acá una cuenta de Calendly. Para esto tú tienes que tener una cuenta creada de Calendly, entra a Calendly Com. El objetivo de esta herramienta es que tú le digas, tengo estos horarios disponibles, este es mi calendario personal, etc. Incluso puedes tener horarios en equipo y con esto que te genere eventos como los tengo aquí, para que les pase estos links a las personas y que con base en esos horarios se agenden. Ahora lo que vamos a hacer es conectar Calendly con Gist normalmente, voy a hacerte un ejemplo, tenemos el link de alguna sesión, de alguna sesión por aquí, sesión de tal, tal cosa. Este es un ejemplo que hice en Calendly puedes crear tus eventos, puedes tener aquí cierta descripción, etc. Y tus clientes así lo van a ver. Digo, en este momento no hay tiempos disponibles en este evento porque fue un ejemplo. Ahorita vamos a hacer una configuración nueva para hacer el ejemplo. De hecho vamos a crear un nuevo tipo de evento, así se llama en Calendly, New event type, así lo tenemos que poner, le vamos a decir, es un evento uno a uno, le decimos, OK, este es mi evento de pruebas, Evento de pruebas va a durar 30 minutos, o 45 lo que tú quieras y puedes decirle puede ser en persona, puede ser en zoom, etcétera, yo lo voy a poner aquí en persona y claro está que aquí le puedes poner el domicilio, estamos aquí en tal lugar, etc o vamos a tu ubicación, vamos a tu ubicación, requerimos que nos la compartas, Actualizo, listo aquí está, puedes ponerlo, yo lo voy a poner 45 minutos, le cambiamos el color y listo, le damos continuar aquí nos dice Calendly que podemos configurar un montón de cosas, en este caso yo sólo voy a ponerle aquí temas de horarios disponibles, aquí tú puedes ponerle ya sean tomarlos de mis, tomarlos en cierto rango de fechas o decirle indefinidamente hacia el futuro, yo quiero que no le ponga límites de fechas, ¿Qué calendario va a estar disponible? ¿Pues bueno aquí están las horas en las que trabaja, trabajo yo o cierta persona de tu equipo entonces aquí yo le voy a poner ciertas específicas horas, aquí está custom hours, listo, yo le voy a decir mira te puedes agendar entre tal rango y tal rango de horas, lunes, incluso puedes Decirle lunes tienes dos rangos de horarios, tienes de las 9 de la mañana, de las 9 de la mañman a las 2 de la tarde y de las 4 de la tarde a las 8 de la tarde y listo aquí es simplemente definir un rango de horarios como viste yo le puse en custom hours y con eso se pusieron aquí ya los palomeos y digo los jueves yo no doy, OK, los jueves si todo esto tú lo palomeas viernes, viernes de tal hora a tal hora y listo, vamos a ponerle aquí save and close, lo guardamos y ya está, ahora vamos a ponerle aquí save and close porque ya pusimos aquí las fechas y listo ya se empiezan a poner disponibles estos horarios según el rango de fechas que yo configuré entonces bueno, paso número uno que tenemos por aquí es simplemente poner el evento en calendario ahora también hay un tema de opciones aquí Booking page options, como estamos pidiendo información necesitamos decirle oye además de tu nombre y tu email y que puedes añadir otros invitados, de hecho esto lo puedo apagar pero sin nombre email, sí, qué otra cosa, pues tu teléfono, el teléfono lo necesitamos, es obligatorio y es un phone number, listo, qué otra cosa necesitamos? Pues dinos tu domicilio para poder asistir al servicio. Aquí estoy haciendo un ejemplo muy burdo acerca de. Acerca de una empresa de servicios que tiene que ir en físico a hacer el servicio y listo, de esta manera. Listo, creo que ya es todo, le podemos dar Save and close y ya estamos con esto, ya basta con darle, bueno de hecho ya está prendido el evento, basta con copiar el link, en este caso yo ya copié este link del evento y ya tenemos un evento de pruebas, así se llama, tal cual, donde digo, OK, mira, la gente se puede agendar en este rango de horarios, le da clic, lo selecciona, le da next, se agenda, fíjate, aquí está, nombre, email, toda la información que tú quieras y de hecho esta información obviamente nuestro objetivo es pasarla a Gist para que después no la tengas que retrabajar, pero bueno, este es el link que tú les vas a compartir a tus clientes, justo el link que está por aquí, copy link, ya el que te generó Calendly, incluso puedes darle share, que te lo mande, etc. Puedes embeberlo en tu página, un montón de cosas que tiene Calendly. Ahora lo que vamos a hacer es hacer que Calendly mande llamar Gist a través de Zapier. Para esto necesitamos un intermediario, claro está, porque los webhooks no los tiene nativos, o por lo menos en este tutorial el objetivo no es mostrar webhooks nativos de Calendly, vamos a hacerlo a través de un intermediario, ¿Por qué? Porque te permite conectar muchas más apps y para eso requerimos a Zapier, su chamba, su trabajo es conectar aplicaciones, de hecho tienen ahorita un asistente de inteligencia artificial donde puedes escribirle cuando pase esto, que pase esto. Y yo voy a hacer esto justamente cuando en Calendly alguien agenda un evento, mandar llamar a un webhook, listo, le voy a dar enter, me dice OK, lo estamos creando, toma unos segundos para esto, claro está, te metes a Zapier Com, puedes iniciar gratis al igual que en Calendly, en ambos puedes iniciar gratis, creo que tienen sus planes pro a partir de cierto uso. Y aquí ya está, aquí está nuestro Zap se llama, es como el conector, el procesito, vamos a dar Try it, listo, lo vamos a probar y luego, luego me dice que escojo una cuenta, en mi caso te fijaste que aquí decía Choose, o sea tenía que escoger una cuenta, ahí nada más le das clic y tienes que iniciar sesión en Calendly y con eso ya se conecta. Yo ya lo había conectado, entonces ya está aquí le voy a dar continue. Ahora aquí viene el trigger. El trigger aquí nos pregunta ¿Calendly está en el contexto de un usuario o de una organización? El trigger que vas a usar, bueno, este es un poco técnico de Calendly, pero este evento de pruebas yo lo he creado en una organización. En una organización como en un equipo. Permíteme un momento. Ah, no miento, en mi persona, en David Castellano. Entonces tengo que irme aquí en user. ¿Por qué? Porque lo creé como un evento personal. Si lo hubiera creado como un evento de Gist, pues es un evento de. De la organización en este caso. Entonces User, vamos a poner aquí user continue y luego ya podemos probarlo. Para poder probarlo, este es un paso importante, tenemos que hacer una simulación con este evento de pruebas. Vamos a copiar el link nuevamente como si fuéramos un cliente. Vamos a agendar un evento en Calendly, vamos a decirle OK, mira, vamos a hacer el viernes 1 de febrero a las 4 de la tarde y se va a registrar Luis Gómez y su email es Luis App y su teléfono es tal teléfono y su domicilio es en Guadalajara, Jalisco. Aquí simplemente el ejemplo, algunos comentarios, comentarios del servicio, incluso puedes agregar más campos, en este caso yo agregué los que creía necesarios y ya está. Schedule event y listo, ya se agendó. De hecho hasta se agrega en mi Google Calendar y todo eso pasa en automático, es la ventaja de Calendar. Ahora vamos aquí a probar. Vamos a probar y vamos aquí a buscar nuevos registros para que nos busque más. Vamos a ver aquí, listo, el último que se encontró lo va a encontrar aquí, Invitado B, así lo llama y me dice, mira, se registró Luis App, Luis Gómez, comentarios del servicio y luego nos llenó este teléfono, luego nos llenó el domicilio, etcétera, un montón de cosas que nos comparte Kilo y le decimos OK, continuar con este tiene que haber un post, esto es algo técnico de los webhooks, Con esto ya recibimos. En cuanto la persona se agende en Calendly, en automático va a disparar este zap, se dispara, por eso es un trigger y en automático manda a llamar un webhook y aquí le decimos OK, ¿A qué webhook va a llamar? Bueno, aquí voy a ponerle continue todos y listo. Ahora sí la acción es mandar llamar un webhook que Esto es mandar llamar a Gist, es lo que vamos a hacer precisamente. Nos pide una URL, esta URL es un link y de hecho lo vamos a generar en Gist. Vamos a ver, vamos a crear un proceso que le llamaremos, es un servicio. Servicio. Yo le voy a poner aquí uno que tengo por aquí de ejemplo. Un proceso de servicio y una base de datos de clientes. Es algo muy simple, nos vamos a configurarlo y en el nodo de inicio le vamos a agregar un disparador de tipo webhooks donde GIS nos dice OK, este es el link que necesitas, lo voy a copiar y nos lo vamos a llevar a Zapier y lo pegaremos aquí. El payload type siempre será JSON y aquí es donde viene la parte importante, los datos, los datos que nos da Calendly los podemos pasar a Gist por medio del webhook. ¿Y qué vamos a hacer? ¿Vamos a decirle, mira, primero necesitamos el email del cliente y ese email de dónde lo sacaremos? Pues de Calendly, de Hecho Aquí está Luis At ¿Qué más necesitamos? Más información necesitamos aquí te recomiendo que uses puras letras y combines minúsculas con mayúsculas para que identifiques, por ejemplo aquí teléfono. Teléfono. No uses acentos ni nada por el estilo porque esto lo pasa a través de programación. Vamos a buscar aquí su teléfono, si nos lo muestra por aquí, creo que es este, sí, mira, teléfono nos lo pasa aquí. Luego, ¿Que otra cosa necesitamos? Pues la ubicación o el domicilio. Domicilio, vamos a buscarlo también de lo que nos llenó en Calendly, tenemos que ver aquí dónde es. Aquí está como que Calendly nos lo muestra como questions and response 3 o simplemente lo de clic y si te fijas es lo que yo llene como Guadalajara, Jalisco en domicilio y comentarios. Comentarios del servicio. Te recomiendo no usar espacios aquí, es algo un poco técnico, pero de esta manera garantizas que se pase bien la información. Y comentarios del servicio. Los comentarios aquí van a estar listo. Comentarios del servicio. ¿Vamos a ver si es cierto que son estos? More. Comentarios del servicio Ah, como que aquí junto todo. Comentarios del servicio More. Aquí está. Comentarios del servicio. No quiero que me ponga teléfono y todo esto, nada más los puros comentarios y es este. Comentarios, Questions and Responses 1 Listo y listo. Con esto lo que hace Zapier es extraer esa información de Calendly cada vez que pase, de hecho es instantáneo esto en cuanto Kale va a mandar llamar a Zapier. Zapier va a mandar llamar a Gist a través de este workhook y le va a mandar esta información a Gist. Mira, este es el email del cliente, este es el teléfono, etcétera, etcétera, y todo lo demás. No tienes que hacerle caso, nada más le das continue y ya estás. Vamos a darle test, Test, step. Y lo que va a hacer aquí Zapier es mandar una solicitud a ese webhook, que en este caso es Gist, y dice success test registrado, regresa a Gist y revisa tu request. OK, Si nos vamos a Gist y aquí le damos refrescar, extraer datos, nos va a decir hay un request, tal día, tal hora. Si lo seleccionamos, fíjate, ya nos está dando la información. Comentarios del servicio y nos muestra los comentarios. Domicilio, tal domicilio, email, email, teléfono, teléfono. Excelente. Entonces ya nos estamos entendiendo aquí es un poco robusto lo que estamos haciendo, pero no es nada del otro mundo. Calendly, en cuanto el evento sea agendado, le va a mandar llamar a Zapier, Zapier va a mandar llamar a Gist y en toda esa comunicación hay un flujo de información que nosotros ya configuramos aquí en esta action. Action. ¿Qué datos le tiene que enviar Zapier a Gist por medio de este webhook? Es algo simple en concepto nada más le damos publicar, se publica, ya está activo, ya está activo el Zap, no hay que hacer nada más. Vamos a ver ahora sí en Gist cómo se construye esto. Esto es muy importante. Para que esto tenga sentido en Gist vamos a tener que configurar ciertos campos. De hecho aquí le vamos a decir, OK, Gist, ya recibiste este JSON de prueba, así se llama, JSON, ya recibiste esta petición de prueba. Vamos a vincular tus datos y fíjate, en automático Git nos detecta todos los campos que existen en el proceso y nos dice, mira, tienes estos cuatro campos que estás recibiendo de Zapier, ¿A dónde lo quieres meter? Por ejemplo, yo puedo. Es más, vamos a crear nuevos campos porque creo que es más fácil. Crearemos un nuevo campo que será un texto y será el nombre del cliente. Y aquí vamos a poner entre corchetes proveniente de Zapier o proveniente de Calendly, que es originalmente su fuente. Luego vamos a crear otro campo de texto también que será el teléfono, para que nos lo muestre aquí crudo, sin lada ni sin clave. Lada ni nada por el estilo. El teléfono. ¿Qué otra cosa pusimos? Pues el domicilio también lo voy a poner como un texto. Domicilio. Y esto va a ser desde Canesley. ¿Y qué otra cosa? Pues Comentarios también va a ser un texto. Un texto. Los comentarios desde Calendly. Oye, esta es una cuestión interesante y creo que no lo habíamos contemplado, por eso te digo que estoy. Esto lo estoy haciendo aquí al vuelo. OK, Si, Calendly nos está pasando la información del cliente, pero nunca nos está diciendo para cuando se agendó. ¿Correcto? Entonces hay que agregarle un dato. Necesitamos ponerle fecha y hora seleccionada. Y para esto vamos a buscar aquí entre todos los datos que nos da Calendly. Mira, aquí está para tal día, 22 de enero. No, perdón, primero de febrero a las 10 de la noche que en este caso hay que buscar si por aquí hay una zona horaria, porque. Porque a mí me parece que lo agendé para las 4 de la tarde. Aquí está, 4 de la tarde para el 1 de febrero, no, para las 10 de la noche. Vamos a ver si por aquí hay algún. Alguna zona horaria. Parece que vamos a tener que agarrar esta fecha. Scheduled Event Start time Como puedes ver aquí es mucho de investigación porque cada app tiene sus propios datos, entonces tenemos que moverle aquí un poquito. OK, nos dice aquí que el primero de febrero del 2024 a las 2 10 de la noche es cuando se agendó. Sabemos que no fue a las 10, fue a las 4 de la tarde entonces le está sumando 6 horas. Eso significa que no está considerando la zona horaria. Yo estoy en la zona horaria de México y es la GMT-6. Eso significa que aquí está poniendo la GMT, está poniendo la hora central del planeta. Entonces necesitamos aquí ver si tiene alguna forma de ver. De ver con zona horaria, porque, o sea, si nos muestra aquí la zona horaria del invitado. De hecho esto podemos hacer. Le podemos dar espacio. Déjame ver si me permite. No, le voy a dar Enter. Enter. Y también vamos a poner la zona horaria. Y está Invited Time Zone América, México City. Aquí está. Vamos a ponerle tanto la hora. Tanto la fecha y hora, perdón, como la zona horaria. Aquí se me hace un poco raro. Que. Es un poco raro que no me muestre la hora real. Bueno, si es la real, pero está en otro formato. Necesitamos ver si acá nos. Aquí si está configurado para mi zona horaria. Bueno, como puedes ver, este siempre es un. Siempre es un tema de conexión. Bueno, de momento lo voy a dejar así tal cual. Sabemos que nos está dando la hora, nos está dando la hora central, no la de nuestra zona horaria. Entonces tenemos que ponerle aquí. OK, a esto Hay que restarle seis horas porque estamos en la GMT-6 nada más, considerarlo así. Vamos a darle otra vez retest step y lo que va a hacer Gist es mandar. Digo, lo que va a hacer Zapier es mandar otra petición a Gist. Entonces, bueno, vamos a crear otro campo como lo habíamos visto, que fue la hora agendada, que de hecho es fecha y hora agendada, Fecha y hora agendada, considerar, restarle seis horas y listo. Con esto lo que vamos a hacer es. OK, nos vamos al inicio de Gist, ahora sí otra vez y el webhook. Vamos a refrescar y fíjate, ya hay dos peticiones, una es más reciente que otra, entonces nos vamos con la que está más arriba. Ahora sí, ya nos dice la fecha y hora seleccionada. Correcto. Vincularemos los datos, para eso vamos a buscar. Fíjate que está nombre de cliente Calendly OK, vamos a poner. Mira, el nombre del cliente no lo estamos pasando, ese es el email más bien. Entonces más bien haremos lo siguiente en los campos editaremos. No es el nombre del cliente, es el email del cliente. Incluso yo no creé un campo de nombre en Calendon, puedes ver aquí si tengo campo de nombre, entonces desde Zapier tengo que configurar que pase ese nombre. Está mandando el email, el teléfono, domicilio, comentarios. OK, vamos a agregar otro dato que es el nombre del cliente, es muy importante, nombre del cliente, vamos a buscarlo por aquí. Aquí está, en este caso Luis Gómez. Ahora sí, vamos otra vez, continuemos, lo vamos a reprobar o a volver a probar. Vamos otra vez. Ahora Gist, como puedes ver, esto tiene mucho prueba y error, pero una vez que lo conectemos vas a ver la magia. Entonces, bueno, además de fecha y hora agendada, comentarios, domicilio, teléfono, e mail, tenemos que agregar otro campo que es el nombre que lo acabamos de pasar, que es el de Kale. Listo, ahora sí me voy al nodo inicio, lo editamos, nuevo, webhook. Vamos a refrescar, ya hay otro, vamos a agarrar más nuevo y fíjate, ya dice el nombre correcto. Vincularemos los datos. Primero empezaremos con el email del cliente. Email del cliente, El teléfono lo va a obtener del teléfono, el domicilio del domicilio, comentarios de comentarios del servicio, fecha y hora agendada, fecha y hora seleccionada y nombre del cliente. Nombre del cliente, vincularemos y listo, ya está conectado Gist con Calendly. Ahora viene un tema interesante. Calendly, en cuanto llame a Zapier, Zapier llamará a Gist y el proceso iniciará. Es muy importante que el diagnóstico, que es nuestra primera tarea, tenga en sus campus lo que fue llenado de Calendly, el nombre del cliente, los comentarios, su domicilio, su teléfono, su email, incluso la fecha y hora agendada. Y nosotros tenemos que decirle a Gist que nosotros lo convertiremos en un cliente de nuestra base de datos. Esto lo hacemos porque estos campos, Vamos a quitar estos, Estos campos que provienen de Calendly, yo no quiero que se inserten en automático en mi base de datos. ¿Por qué? Porque me va a estar generando registros duplicados. Si Juan se escribe juangomez, ya es otro cliente y no nos conviene. Para eso haremos que siempre sean campos de consulta. Y en la tarea de diagnóstico, una persona los tiene que ver y consulta si el cliente ya está registrado. Y si ya está registrado, simplemente lo selecciona en vez de dar de alta uno nuevo, lo que haremos es publicar los cambios en Gist y listo. Vamos a hacer la prueba a ver qué tal funciona. Vámonos a Calendly y vamos a hacer un evento de pruebas para el 14 de marzo a las 4 de la tarde. Vamos ahora agendar a Gregorio, Gregorio Almaraz, su email es gregorio app, a poner sus comentarios del servicio 2.0, le vamos a poner su teléfono, su domicilio, incluso puede poner aquí, nosotros estamos en la calle Morelos, Morelos XXX, Guadalajara, Jalisco. Y listo, lo agenda, se agenda y en este momento, en teoría, ya mandó llamar a Gist en automático. Vamos a ver cómo funciona esto. Si nos vamos a Gist, nos vamos a reportes, fíjate, ya hay un seguimiento corriendo por medio de un webhook. Y si nos vamos a nuestros pendientes, ya tenemos un pendiente que es diagnóstico. Y esto es casi magia. En cuanto alguien se agenda en Calendly, tú ya lo tienes en Gist, Diagnóstico, y aquí tienes todos sus datos, Morelos, tal, tal, teléfono, email, comentarios. Y mira, aquí sí es algo importante, la fecha y hora agendada y el nombre del cliente. No se pasaron. Esto suele pasar. Vamos a ver qué pasó en la configuración. A veces que no se configura bien, o sea, nosotros no configuramos bien, es también mucha prueba y error. Vamos a vincular los datos y asegurarnos que aquí se estén pasando bien. Nombre de clientes, si se están pasando, si se están pasando, entonces seguramente Calendly movió algo en su información. Vamos a ver en Zapier cómo nos aseguramos de esto. Nos vamos a Zapier, al trigger continue, Continue, vamos a darle continue y vamos a encontrar nuevos registros. Tiene que haber uno nuevo antes de este, digo, después de este B, encuéntrate otro. Listo, ya se encontró el invite C, que en este caso es Gregorio, vamos a ver si es cierto, debe estar por aquí Gregorio, mira, aquí está. Gregorio robo Gist, OK, vamos a continuar con este, tiene que mandarlo a Gist, veremos aquí el email, si lo está pasando, los comentarios, el nombre, todo lo está pasando bien por aquí. Entonces, ¿Dónde estará el detalle? Nombre del cliente, nombre del cliente, vincular, vamos a hacer una prueba, le vamos a poner continue, vamos a volverlo a probar en Zapier para que lo envíe. Aquí ya nos inició un proceso porque ya estamos fuera de pruebas, pero vamos a igual extraer datos de un nuevo registro. Puedes ver que el nombre se ilustra pasando, todo lo está pasando, OK, vamos a ver si están vinculando bien. Nombre, cliente, fecha y hora, todos están bien vinculados, basta con publicar y vamos a ver si el segundo ya nos lo está pasando bien. Si el segundo ya. Ya nos está pasando la fecha y todo el asunto, incluso hay que restarle 6 horas a esta fecha, por lo que les digo de la zona horaria, pero basta con eso. Ahora, aquí hay algo importante, vamos a hacer la prueba ya no desde Zapier, ya otra vez confirmando desde Calendly que todo está funcionando bien. Ahora va a ser Joaquín Gómez, Joaquín App, vamos a ver que Zapier ya esté listo. Zapier ya está listo por lo que veo aquí. Entonces esto es lo que va a estar haciendo el cliente, ellos lo bueno por si las dudas, vamos a refrescar la pestaña y vamos a poner a Joaquín Gómez, como dijimos, Joaquín, comentarios del servicio, su teléfono y su domicilio, lo va a programar. En este momento nos dice que ya no está disponible porque ya habíamos usado ese horario, vamos a poner 21 de marzo a las 4 de la tarde fue Joaquín Gómez, Lo vamos a programar, ya está programado, vamos a ver en Gist si nos vamos a los pendientes, refrescamos, ya hay un Tercero y pum. Ahora sí ya funcionó. Joaquín Gómez nos pasó todos sus datos y ahora sí ya estamos listos para buscar aquí a nuestro querido Joaquín Gómez en nuestra base de datos, registrarlo, ver dónde es su domicilio, etcétera, irle poniendo y dando seguimiento respecto a lo que nos llenó en el calendario y eso es una maravilla. Gózalo, disfrútalo, deja tus comentarios aquí en el vídeo. Si te gustó, suscríbete al canal y te veo en más tutoriales de cómo sacarle jugo a Gist. Hasta la próxima.