Configurar el nombre del PDF Automático al generarlo

Hola, ¿qué tal? Bienvenido a otro video tutorial de GIST. En este video te voy a enseñar cómo controlar los títulos de los PDFs que se generan en nuestro motor de PDFs automáticos. Y sí, muchas veces nos lo han preguntado y es algo que acabamos de agregar donde tú puedes hacer que a la hora de generar un PDF, ese PDF se genere con el folio de tu ticket de servicio, con el folio de tu cliente, con el nombre de tu proyecto o lo que tú quieras. Entonces bueno, te voy a explicar súper rápido cómo tú puedes generarlos, es algo súper simple de configurar. Así que vamos, vamos a usar un proceso de ejemplo que tengo yo aquí que se llama servicio, y en mi proceso de servicio Y si le doy configurar en la ejecución de este servicio, aquí está. Si le doy a los campos de formulario, aquí tenemos una orden de servicio que es un PDF autogenerado. Si tú no tienes un PDF autogenerado, puedes irte aquí en esta misma lista y buscar el video de entrenamiento de cómo gestionar y generar PDFs automáticos en Kist. Ahora, esta orden de servicio, básicamente tú aquí puedes crear, yo la creé así, tú puedes crear aquí un PDF autogenerado, le pones orden de servicio y demás, ¿no? De hecho, eso fue lo que hice para esta orden de servicio que tengo aquí. Bueno, este documento tú le das clic y le das clic en configurar, y adentro pues gestionas todo, ¿no? Y si quieres saber más a fondo, te invito a que busques el tutorial de cómo hacer estos PDFs donde puedes arrastrar campos y montarle encima el nombre de tu empresa, una imagen, etcétera. Hay un montón de cosas, ¿ok? Entonces, bueno, este tema te permite que cuando tú estás ejecutando un servicio, en los campos aquí Orden de servicio, que así yo le puse a mi PDF. Tú puedes configurar qué título va a tener el archivo y puede ser fijo, tú puedes ponerle archivo, un texto, un texto fijo, o puedes ponerle un texto variable insertando campos. Ahora, si está vacío, por default va a tomar el nombre del campo que se llama orden de servicio. Y vamos a hacer, vamos a hacerlo precisamente, voy a publicar los cambios y voy a hacer que aquí En mis procesos voy a darle iniciar y vamos a hacer una prueba. Este PDF, imagínate que José Gómez me está pidiendo que le haga un servicio. Ok, perfecto, muy bien. Su nombre comercial es Pinturas Gómez, súper bien. Su teléfono es este, el domicilio es este, tú lo puedes buscar aquí. ¿Qué servicio que solicita? Pues simplemente un mantenimiento a sus cámaras de seguridad y ya está. Lo inicio, fíjate, voy a irlo avanzando. Ok, este, voy a poner el nombre de contacto, su email. Esto a fin de cuentas tú puedes avanzar tu proceso. Yo lo voy a poner que sí vamos a agendar el servicio y que sí se va a cobrar. Y vamos a irlo avanzando, ok. Lo voy a agendar para este momento, el encargado de atenderlo voy a ser yo, David Guist, y te voy a decir que sí está confirmado para que me lleve a la tarea de ejecutar servicio, que en el flujo, recuerda, es donde está aquí mi PDF automatizado. Entonces en esta tarea de ejecutar servicio yo puedo poner aquí mi descripción, mis comentarios, subir alguna foto por aquí. Este, yo voy a subir logotipo que tengo por ahí. A qué horas hicimos check-in, a qué hora llegamos, a qué horas nos fuimos. Ah, muy bien, que te firme el cliente, que está José Gómez, la firma del técnico, yo soy David Castellanos, y generamos nuestra orden de servicio. Y fíjate lo que va a pasar aquí, me va a generar un PDF y me va a estar generando un PDF con el título. Si estaba vacía la configuración, pues por default el nombre del campo, que en este caso es orden de servicio. Fíjate, aquí está. Y está con todos los campos que llené, las firmas, está la imagen, etcétera. De hecho, esta es una plantilla, ahorita te digo dónde la puedes descargar. Es todo esto que estoy haciendo aquí es una plantilla que yo descargué y tú puedes utilizar sin necesidad de que configures todo, ok. Entonces bueno, ahorita te puedes fijar que me puso el título orden de servicio. Ahora vamos a hacer la prueba, vamos a hacer aquí la prueba en que aquí el servicio yo lo voy a configurar, configurar, aquí está ejecutar servicio. Y en la orden de servicio, el título, vamos a hacer que ahora tenga un título fijo. Listo, así lo voy a dejar, título fijo. Publicamos, no olvides publicar cuando haces este tipo de cambios. Me regreso a la otra pestaña donde estaba generando aquí la ejecución del servicio y voy a eliminar el PDF y lo voy a volver a generar. Y fíjate qué título me va a poner al documento,.pdf, mira, título fijo.pdf. ¿Por qué? Porque yo lo configuré así. Entonces puede ser fijo, puede, si está vacío, puedo obtenerlo del nombre del campo. O, y esta es la parte favorita y por lo cual estoy haciendo este video, que sea variable. Mira, me voy al flujo, le doy aquí en campos configurar, y aquí en orden de servicio tengo yo posibilidad de hacer un título variable. Por ejemplo, a mí me interesa que me diga aquí el servicio solicitado por el cliente, guión, espacio, y que le ponga el nombre del cliente. Por ejemplo, servicio tal guión pinturas gómez. Ok, entonces aquí tú puedes plasmar campos y ponerle corchetes. Es más, voy a ponerle aquí que todo esto me lo encierre en comillas. Bueno, en comillas no, porque luego se puede volver un caos en los motores de archivos, pero lo voy a poner entre llaves. Listo, tú configuras cómo quieres que aparezca el título insertando aquí campos y poniendo de dónde viene el dato. Y fíjate, aquí están todos tus campos de formulario que existen en el proceso, incluyendo los de tus bases de datos, que ahorita te voy a dar un pro tip al respecto. Entonces bueno, yo configuro cómo quiero que se genere este documento, el título pues Publico, me vuelvo a la otra pestaña donde estaba generando, me dice: "¿Dónde se especifica?" Te lo voy a generar y ve ahora cómo se va a plasmar. Ya ves, se puso el corchete, guión, mantenimiento CCTV, guión, pinturas Gómez, porque fue así como yo lo configuré, ok. Y es el mismo PDF, los datos, y está plasmado y todo este asunto. Entonces de esta manera tú puedes controlar cómo se llama el documento cada vez que se está generando y va a ser variable. Y esta es la parte que más me gusta porque así cada documento se va a llamar según el servicio que estás haciendo o el folio, etcétera. Y aquí te paso un pro tip. Muchas veces me lo preguntan y es: oye, ¿cómo le hago para que se plasme en el título el folio del servicio? Ah, ok. Seguramente tú tienes en tu proceso varias bases de datos. Ahora, si tú quieres plasmar folios en cualquier lugar, pero particularmente en este momento en el título del archivo, si tú quieres plasmar un folio, lo que tienes que hacer es lo siguiente: lo voy a borrar. Y primero voy a poner a lo mejor un hashtag, que es un, este, para decir número tal. Y voy a insertar un campo. ¿Qué campo? Si tú buscas la palabra folio, te vas a percatar de que hay varios folios que te aparecen. Y si tienes muchas bases de datos, seguramente si tú tienes una de mis plantillas premium, que es el ticket de servicio, que está todo robusto y un montón de cosas, tiene muchas bases de datos, entre ellas el ticket de servicio. Entonces, si tú quieres que te plasme el folio del ticket de servicio, busca la palabra folio aquí y va a decir ticket de servicio mayor que folio. Ah, bueno, entonces es el folio, y lo seleccionas. En este momento yo voy a hacer que me plasme el folio del cliente guión espacio y me ponga el servicio solicitado por ese cliente. Ojo, estoy plasmando el folio del cliente. A veces no tiene mucho sentido plasmar el folio de un cliente, ¿por qué? Porque un cliente puede tener muchos servicios o muchos proyectos en este ejemplo que estoy haciendo, ¿no? Entonces solamente lo plasmo de forma didáctica, pero para que sepas que cualquier base de datos que tengas conectada a tu proceso puedes hacer que Gist plasme el folio. Y esos folios, como sabes, hay muchas formas de gestionarlos. Puedes hacer que se generen empezando a partir de X número que tú tienes, que se les agregue un texto y un montón de cosas. Puedes buscar por aquí el entrenamiento específico de cómo generar folios enriquecidos en Gist. Ahora, aquí hay algo bastante importante. Yo ya generé esto, yo le dije que plasmara en tu resumo el signo de número, el folio del cliente y el qué servicio está solicitando ese cliente. Publico y fíjate lo que va a pasar. Voy a volverlo a generar en mi otra pestaña. Me genera esta orden de servicio. Fíjate, me está poniendo aquí número 1 guión mantenimiento CCTV. Y posiblemente cuando tú estés viendo este video ya no te estará poniendo un doble guión, porque fíjate, aquí parece ser que me está poniendo innecesariamente dos guiones siendo que yo solo puse uno. Pero bueno, a ti ya no te va a estar pasando esto cuando tú lo uses. Así que bueno, esta es la forma en la que tú puedes hacer que los títulos de tus PDF sean variables. ¿Y esto qué significa? Que cuando tú envíes estos documentos por correo, por WhatsApp, por lo que sea que lo envíes a través de Geest, te va a poner el archivo. Literalmente se va a llamar como tú lo configuraste que al generarse se llamara, y ya se lo va a mandar al cliente. Fue tal servicio, tal cliente, punto PDF. Ese es el nombre del documento, y si lo mandas por correo, por WhatsApp, así se va a llamar. Si no sabes cómo enviar correos, WhatsApp desde Geest, busca la serie de entrenamientos que aquí en esta misma lista de tutoriales puedes encontrar cómo hacerlo. Y te va a ayudar bastante a que desde Gist lo generes y se envíe directo con el cliente y ya está. Incluso hasta ya está firmado desde la app móvil, incluso. Entonces bueno, esto fue modificar títulos en automático de los PDFs autogenerados. Espero te haya gustado y nos vemos en el siguiente tutorial de Gist. ¡Hasta la próxima!