Control de Gastos e Ingresos en Automático

¿Qué día soy? Hoy es viernes de procesos y te tengo un caso que te va a volar tus finanzas. Cuando se trata de tener control financiero de tu empresa, dime si no es una de las cosas más importantes tener claridad en qué se gasta y en qué se gana. Uno de los temas que he visto más frecuentes en las empresas de instalaciones y servicios en toda Latinoamérica que no tienen claridad en cuál es la ganancia real de sus proyectos y en general del negocio. ¿Y dime qué sirve trabajar tanto y vender tanto si no vas a ganar? No tiene ningún sentido. Las ganancias son cruciales, de hecho hasta hay un libro que se llama La ganancia es primero y tienes que tener claridad de en qué se está yendo el dinero. Imagínate, mandas un técnico a algún pueblo a hacer una instalación, alguna ciudad a hacer una instalación, va y come en la fonda de doña Chencha, come cena, etcétera, y esos gastos no se reportan a la hora de la obra, no te das cuenta si gastó en materiales, si gastó en insumos, si gastó en comidas, en viáticos, etcétera y simplemente te das cuenta de que al final el proyecto no fue rentable o no sabes si fue rentable. Y como dice Alex Ormosi, uno de los peores temas que nos detienen a los empresarios es no saber, o sea, la ignorancia, no saber si estamos ganando, no saber si estamos perdiendo, no saber dónde apretar tuerca. Y las finanzas es el punto crucial donde debemos comenzar para tener conciencia de cuánto está entrando, cuánto está saliendo. Aquí no hay ciencia mágica, no hay cosas raras, es simplemente ingresos menos egresos, utilidad por proyecto, por servicio en general en el negocio, por división de empresa, etcétera. Y te voy a enseñar cómo puedes hacer esto y controlarlo de manera automática para que no importa qué área haga un gasto, qué área haga un ingreso, tú tengas claridad de quién, cómo, cuándo y por qué. Algo importantísimo aquí es el tema cultural. Puedes tener un increíble proceso que lo vas a poder descargar dando clic aquí abajo, ya sabes en este viernes de procesos, pero de nada sirve si tú no tienes adaptado a tu equipo a que todo gasto lo reporten, todo ingreso lo reporten y además con procesos conectados adicionales para que esos gastos e ingresos en automático se reporten también. No todo tiene que ser manual. Entonces te voy a enseñar cómo hacer ambas cosas. En la plantilla que vamos a trabajar el día de hoy de ingresos y egresos y vas a descargarla aquí en la descripción del video para que ya no más la utilices, ya está hecha y listo. Y también súper crucial cuando se trata de hábitos y de adaptar un equipo de trabajo a seguir un proceso especialmente administrativo, recomiendo que se trate de seguir flujos de aprobación de esos gastos, ingresos, etcétera. Por ejemplo, si se trata de, oye, vamos a gastar en insumos, en materiales, vamos a hacer una compra con este proveedor, etcétera, que toda esa lógica de negocio esté procesada con diagramas de flujo también, o sea, que tú tengas control de, a ver, estamos queriendo hacerle un pago al proveedor y que simplemente una notificación al director de compras o al director general si es una empresa un poco más chica, etcétera, que haya alguien que valide, apruebe o rechace y que ahora sí se archive en el reporte fi diagonal financiero que vamos a hacer aquí. Y tengo un truco especial para todo esto que es hay muchas veces que, y depende del país en el que estás, que muchos gastos o ingresos son o no fiscales, o sea, deducibles. Y esto simplemente para decir, si vas con doña Chenchita no te va a dar una factura, pero aún así es un gasto. Entonces eso tienes que poder reportarlo y después poder filtrar todo ese tipo de gastos que antes depende tu entidad fiscal, no sean deducibles, pero que sí son gastos reales y que tengas un calculador real de utilidades por tema financiero, no tanto fiscal. Pero a fin de cuentas, partimos de la base de que este mismo reporte que vamos a hacer aquí te va a servir para ambas cosas, para tanto los reportes financieros como reportes fiscales de tu empresa. Y pues bueno, ahora sí, sin más detalles, vamos a entrar a fondo a cómo se usa este proceso para posteriormente decirte cómo lo construí y con eso que tú puedas descargarlo y utilizarlo en cuestión de minutos, porque yo ya lo hice y lo puedes hacer tú también. Ahora, ¿Cómo se usan estos procesos para que ya tú los descargues y los empieces a usar así literal con un caso que yo ya hice? Pues básicamente empecemos por los egresos. Imagínate que te llega un gasto, tienes que comprar un insumo que gastar en nómina, en la luz, en la renta, lo que sea, simplemente te vas a procesos, inicias oye, quiero reportar un egreso. Lo inicias y oye, ¿Sabes qué? Gasté en la renta, Perfecto, son cuatro mil pesos, dólares, lo que tú quieras. Desde donde lo gastaste, fue en efectivo, tarjeta personal del director, transferencia. Estas tú las puedes personalizar y te voy a enseñar en la siguiente parte cómo hacerlo. Oye, ¿Sabes qué? Lo sacamos de la cuenta número uno de la empresa. Perfecto, es un gasto fiscal porque si lo podemos deducir. OK, perfecto. De ahí nos vamos a la categoría es renta y no tengo la factura ni nada en este momento, así que si lo dejo. Y el proveedor, pues lo voy a dejar vacío. Es opcional. En mi ejemplo lo dejé opcional. Tú lo puedes hacer obligatorio. Si quieres un ratito más te enseño cómo hacerlo. Y lo inicio. ¿Y esto qué hace? Me OK, está bien, David, como tú ya dijiste que es un gasto fiscal y la factura está vacía, sí está vacía, pues tienes que decirme, mira, estos son tus datos fiscales y tienes que subir la factura. Ah, perfecto, yo subo mi factura. Fíjate, ya tenemos aquí una lógica más sofisticada, más allá de que capturar el gasto y listo, no hay una lógica de quién factura, cuándo, bajo qué lógica. Aquí está, cuando no sea fiscal, se va a ir directo a validar y ahorita veremos cómo se va este paso. Obtengo la factura de mi gasto y termino. Esto lo hace alguien de facturación de tu equipo, etc, o quien sea que haya recibido la factura. Esto tú lo puedes controlar. Y fíjate, ya que obtuve la factura, me voy a validar el gasto. Oye, reviso sí se gastó esto, aquí está la factura, de hecho aquí la puedes abrir y toda la onda. Y digo, ¿Sabes que? Si, vámonos a archivarlo. Perfecto. En este momento, al darle clic en terminar, ya está gasto archivado. Si yo me voy acá, reportes en Pipeline, yo tengo un reporte de gastos y fíjate, aquí está la renta, lo acabo de agregar, 4000, proveedor lo dejé vacío, es fiscal, aquí está la factura, bla, bla, bla. Y fíjate, tú puedes tener aquí tu tablero con todos tus gastos, incluso hasta ordenarlos por fecha. Tú estos reportes, al descargar la plantilla que tienes aquí abajo en la descripción, del video también los reportes se te van a descargar y así los vas a ver tal y como los veo yo. Lo único que tienes que hacer, recuerda, cuando descargues la plantilla, es configurar proceso y darle publicar. Se te van a descargar dos procesos. Ahorita te voy a decir más detalles. Y aquí está. Publicas el de egreso para que te deje iniciarlo. Y luego publicas el de ingreso para que te deje iniciarlo también. Y ya de esa forma también ya tienes tus reportes listos que te voy a mostrar. Adelante. Ahora voy a reportar un ingreso. Vamos a ¿Sabes qué? Un cliente me pagó un abono al proyecto de Luis Gómez. OK, perfecto. Como nos estamos deshaciendo del Excel para no estar reportando todo a mano, esto te va a ahorrar toneladas de tiempo. Oye, ¿Sabes que? Me pagó en efectivo. La categoría es que esto es sobre servicios preventivos, estoy inventando. Y la categoría es que si es fiscal, le vamos a emitir una factura. OK, perfecto. ¿Y el cliente quién es? Pues el cliente es Luis Gómez. Ah, no lo tengo registrado en mi base de datos. Lo voy a registrar. Luis Gómez es el que me pagó. OK, perfecto. Iniciamos. Y ya de aquí tienes que emitir una factura. ¿Por qué? Porque es un ingreso fiscal. OK, perfecto. Vamos a subir la factura equivalente, la vamos a terminar. Y aquí simplemente valida el ingreso. Mismo caso que con los gastos. Checa lo que esté bien. Oye, ¿Sabes qué? El monto está mal, le facturamos mal, la factura está mal, lo que sea. Si algo está mal, le pones no regresar para corregir y se va a ir a una tarea donde puedes editar y corregir todos los datos, el monto, la factura, etcétera. Y todo esto es personalizable. Ahorita te voy a enseñar cómo hacerlo. Yo le voy a decir sí, pásalo a archivar, por ejemplo. Termino, ya se quita de aquí. Y si me voy a reportes, acá en mi pipeline, yo puedo ver ahora el reporte de ingresos y ver que aquí me abonó Luis Gómez. Después puedo filtrar por cliente, puedo filtrar de mil formas. Aquí hay forma de filtrar. Decir, ¿Sabes qué? Dame todo lo que nos ha pagado Luis Gómez. Perfecto, mira Solo esto, el 4 de septiembre, ordénamelo por fecha. Y ya te da las sumas abajo. Incluso puedes exportar estos reportes y llevarte los Excel, etc. Y además puedes tener un reporte de movimientos financieros donde te diga todo lo que ha estado pasando. Egresos e ingresos ya juntos, obviamente te los distingue, ingreso, egreso, ingreso, ingreso con sus facturas, si fue un gasto pues te dice cómo se pagó y si fue un ingreso te dice cómo te pagaron. Si ves que cuando es ingreso solo dice aquí pero no tiene nada acá en gasto y cuando es gasto solo dice acá pero no tiene nada acá en ingreso se complementa. Esto es porque hice un reporte junto conjunto, te voy a enseñar ahorita cómo lo hice. Y la cereza del pastel, en dashboards puedes tener aquí conciencia de cuántos han sido tus ingresos, puedes estarlo editando y hasta poniéndole por periodo de este mes, si yo lo quito pues es de toda la historia y estos ingresos por categoría yo ya veo aquí he obtenido tantos ingresos de tales categorías, de productos, ventas, división de negocio, lo que tú quieras, te voy a enseñar a hacerlo. Y aquí en los egresos tú puedes ver cuánto se ha gastado en cada categoría de egresos de gastos, con esto tenemos más que suficiente, tú los vas a poder descargar, de hecho al descargar la plantilla aquí abajo en la descripción vas a tener acceso a los dos procesos ya listos. Lo único que tienes que hacer es cuando los descargues tienes que meterte a cada uno de ellos y publicarlo, publicar los cambios, los dos. Y ya con eso todo lo que acabo de hacer tú ya lo puedes hacer. Ahora te invito a que te quedes a la siguiente parte para que veas cómo lo hice y que tú lo puedas personalizar aún más. Y espérate a la parte final porque te voy a dar uno de los mejores tips de cómo automatizar esto y cómo actualmente nosotros lo estamos haciendo, porque el proceso está increíble pero tiende a ser un poco manual cuando tú lo inicias manualmente y ya está, puedes conectar tus softwares y puedes hacer que tus mismos procesos de venta o servicio detonen tus ingresos o gastos en automático sin tener que iniciarlos tú manualmente. Así que abróchate los cinturones y vámonos para allá. Ahora sí, ¿Cómo rayos configuré toda esta locura? Pues bueno, es algo bastante simple y te voy a llevar paso a paso para que tú lo sepas hacer y lo lleves a más niveles aterrizados hacia tu empresa. Primero necesitamos una base de datos y yo no voy a crear una base de datos para gastos y otra para ingresos. Voy a tener una junta que yo le llamaré movimientos financieros. ¿Por qué financieros? Porque puede que sea fiscal, puede que no sea fiscal, pero a fin de cuentas es financiero. ¿Donde es un gasto o un ingreso? Y dentro vamos a crearle ciertas columnas. Primero la fecha de reporte, o sea, cuándo están reportando que se ingresó o egresó algo. ¿Estás de acuerdo conmigo que puedes reportarlo un lunes, pero realmente el gasto se hizo el domingo pasado? Entonces vamos a tener una segunda fecha que es la fecha efectiva, que esta es la fecha que daría lugar a si por ejemplo quieres tener un reporte fiscal aquí en Gist, pues bueno, la fecha efectiva es la que es la buena, digámoslo así, pero tenemos dos, porque una es cuando lo reportan eres cuándo realmente se va a aplicar el gasto. Y luego vamos a tener otra columna que le llamaremos tipo de movimiento. Si te fijas, yo no hice dos bases de datos, yo hice una sola de movimientos y por eso voy a hacer una lista de opciones que nos diga el tipo ya sea que es un ingreso o ya sea que es un egreso o gasto, como tú quieras, muy simple. Ahora viene lo divertido. ¿Cuando hablamos de gastos hay un montón de campus que vamos a necesitar porque por ejemplo, hablando de gastos, tenemos la forma de pago, o sea, cómo lo pagamos? Forma de pago, que esto es para un gasto, de hecho yo lo voy a poner así, para un gasto, o sea, ¿Qué formas de pago tengo? Pues sabes qué puedo pagar gastos en efectivo, puedo pagar gastos con la tarjeta personal del director, me estoy inventando tua, agrégale más si lo ves necesario, de hecho lo voy a dejar que se pueda agregar. Puedes decir con transferencia, transferencia desde la cuenta cuenta número uno, transferencia desde la cuenta número 2. Nosotros acá en México tenemos acceso a diferentes bancos y seguramente tú también en tu país. Entonces, bueno, básicamente ¿Qué haríamos? Yo recomiendo que pongas transferencia de la cuenta Scotiabank, HSBC, BBVA, etc. Si es de un banco, por ejemplo, tarjeta Nubank del director, todo lo que pueda generar gastos que sea una forma de pago, aquí agrégalo. Y esto también vale la pena que tú lo personalices. Y luego, ¿Qué otra cosa tenemos respecto a los gastos? Bueno, respecto a los gastos tenemos también la factura, a lo mejor, o el ticket o la nota, voy a hacer ticket, nota y esto también va a aplicar para ingresos, entonces lo voy a recorrer para acá. Esto digamos que es para que es tema general, todo esto que está acá y ya logotipo de movimiento y luego viene si es gasto, pues qué forma de pago y luego vamos a agregar la factura, factura porque a veces la solicitamos, a veces no, etcétera, ya sea un gasto o un ingreso. Ticket, nota, factura. Lo más importante, el monto, el monto del ingreso o del gasto del movimiento a fin de cuentas que es de tipo moneda. Si tú tienes una operación en varios países, como por ejemplo nosotros operamos en varios países y vendemos en dólares, en pesos de repente, etcétera, en general todo está dolarizado, pero de repente hay ciertos acuerdos comerciales que los hacemos en pesos, entonces nosotros tenemos una columna de monto en pesos y otra de monto en dólares y otra de tipo de cambio, puedes hacer eso y que se calcule en automático. En este momento por fines didácticos solo voy a poner una columna que es monto y que siempre sea en una moneda local, asumiendo que no vendes a otros países. De aquí ¿Que sigue? La forma de pago las voy a estar dejando a la derecha porque esto tiene que ver solo con gastos y lo voy a crear lo mismo pero la forma de cobro, o sea para un ingreso cómo yo puedo cobrar, tengo una lista opciones, puedo cobrar en efectivo, puedo cobrar por transferencia, o sea que me paguen a mí en mi transferencia cuenta 1, puedo pagar, me pueden más bien puedo cobrar con tarjeta de crédito y puedo cobrar con tarjeta de débito, a lo mejor mi cliente me paga con débito, crédito por Western Union, por PayPal, etcétera, esto según a ti te convenga y la agregamos. Ahora si te fijas aquí hay como columnas mixtas, o sea tenemos la fecha efectiva, ticket, nota, factura y cuando empieza el tipo de movimiento aquí cuando dice es un ingreso, ah pues el ingreso no va a estar llenado la forma de pago de un gasto porque es un ingreso. ¿Oye David, pero por qué lo haces todo en una misma base de datos? Porque quiero hacer dashboards unificados y estar filtrando y haciendo restas y operaciones y que ya tú pudiste ver cómo funciona, entonces ya que tenemos esto listo vamos a ir agregando sobre la mancha, pero empecemos con la lógica del proceso que para eso lo que se requiere es ir a procesos y necesitamos tener contemplados dos procesos, uno que nos gestione los ingresos y uno que nos gestione los egresos o los gastos, vamos a crear un proceso en blanco llamado reportar gasto o egreso y vamos a crear otro proceso en blanco llamado reportar ingreso, Simplemente reportar ingreso y listo entonces de esta forma ya tenemos dos procesos, ahora sí ¿Qué hacemos con cada uno de ellos y cómo van a interactuar para la hora de la hora de estar operando? Pues bueno vamos allá, primero empezaremos con los gastos, aquí en los gastos le vamos a dar configurar y al inicio le damos doble clic en nuestro disparador manual y vamos a modificar sus campos de formulario primero vamos a crear un campo llamado fila de base de datos, bueno fila importada de base de datos y le vamos a llamar que este es el gasto, ¿De qué base de datos proviene? Pues de nuestra base de datos de movimientos financieros. Ahora cuando yo estoy reportando un gasto no quiero que puedan reportar gastos que ya tengo registrados, más bien de hecho es aquí donde dan de alta los gastos, entonces solamente voy a dar permiso de insertar nuevos registros a mi base de datos de movimientos financieros. Aquí tenemos muchas cosas, por ejemplo fecha de reporte, fecha efectiva, tipo del movimiento y un montón de cosas más para empezar tipo de movimiento, eso está muy claro porque es un gasto, entonces yo no tengo que preguntárselo porque sería redundante, estás reportando un gasto, ¿Qué tipo de movimiento es? Ah me equivoqué, le puse ingreso ¿No? Entonces vamos a hacerle un automático, vamos a ponerle aquí un nodo de automatización donde lo vamos a poner inicializar gasto donde aquí inicia y luego luego se inicializa ¿Cómo hacemos esto? Bueno vamos a. En la primera automatización de inicializar gasto lo que vamos a hacer es modificar el valor de un campo, ¿Esto qué significa? Que el tipo de movimiento lo vamos a fuerzas asignar un valor predeterminado que va a ser egreso porque estamos reportando un gasto, entonces aquí simplemente le ponemos egreso, con esto ya el egreso está más que claro. Otra cosa que podemos recabar en automático, la fecha, vamos a agregar una nueva acción, modificar valor de un campo y aquí la fecha de reporte le vamos a asignar la fecha del momento, o sea, cuando estén haciendo el reporte. Entonces, fecha del movimiento. Otra cosa que me gusta hacer es, casi siempre la fecha efectiva es la fecha del reporte, o sea, si yo lo reporté hoy es porque lo gasté hoy. En teoría Así debería pasar, 80% de los casos van a ser así, pero el otro 20 ya no. Entonces, ¿Cómo lo vamos a hacer? Bueno, yo recomiendo hacer esto para ahorrarse tiempo. Agreguemos una nueva acción donde vamos a copiar la fecha del reporte y la vamos a pegar en la fecha efectiva, es decir, inicialmente las fechas van a ser iguales, simplemente lo que hay que hacer aquí es que la fecha efectiva se llene y listo. Con esto yo ya estoy llenando tres cosas, ¿Ya viste? Es un egreso que se reportó hoy y que además su fecha efectiva es hoy también. Oye, pero ¿Cómo le hago para cambiarlo? El 20% de los casos que no va a coincidir la fecha efectiva con la fecha de reporte lo puedes hacer manualmente, pero ya te ahorraste 80% del tecleo. Para eso vamos a agregar una tarea donde vamos a decirle recibir gasto. Y aquí vamos a empezar con una lógica un poquito más sólida del procesamiento de estos gastos e ingresos, que ahorita vamos para allá. Primero inicializamos el gasto y se va a ir a recibir un gasto, o sea, alguien de la empresa va a recibir la notificación de que se está gastando eso. Lo que voy a hacer aquí es en los campos le voy a decir, mira, esta es la fecha en la que se está reportando, esa si no lo puedes mover, pero la fecha efectiva, esa sí la puedes mover. Es una evidencia que además es obligatoria, ya está llena porque por default va a copiar lo que hay acá y lo va a poner acá, pero tú lo puedes editar. Solo el 20 de los casos te va a pasar esto. El tipo de movimiento es un egreso, eso no se puede mover, estás reportando un gasto. Por ejemplo, la forma de pago, la. La forma de pago sí tienen que llenarla, por ejemplo la factura, el monto es súper crucial. ¿Qué otra cosa nos hace falta en nuestro catálogo de movimientos? Y para eso voy a abrir otra pestaña, nos hace falta la descripción, para eso me voy a ir a bases de datos otra vez, movimientos financieros y aquí le voy a decir agregar columna descripción y esta descripción va a permitirme que tecleando me digan en qué se gastó, quién, cuándo, cómo, etcétera. Bueno, esta descripción podemos ver que aquí ya la tengo, la voy a poner un poco más hacia la izquierda, aquí está. Y hay otro campo que me gusta muchísimo agregar y que de hecho yo personalmente en los procesos administrativos de GIS lo agregué y es que es la categoría, Categoría del y fíjate, un movimiento puede ser un ingreso o puede ser un gasto, ¿Estamos de acuerdo? Entonces, ¿Cómo le llamo? Categoría del y voy a poner primero una del gasto, si es un gasto, va a tener una categoría donde puedo gastar en renta, en electricidad, puedo gastar en mil rubros que aquí se te ocurran, o sea, puedes gastar en sueldos, puedes gastar en mantenimiento oficina, en consumibles para oficina, puedes gastar en GIS, bueno, invertir porque realmente se te regresa el dinero con tanto tiempo que te ahorra, puedes gastar en comisiones de bancos o lo que sea. Entonces aquí agrega todo el mundo de gastos que puedas tener en tu empresa. Y esto, fíjate, categoría del gasto, lo vamos a poner al lado de la forma de pago del gasto. Estas dos cosas son, cuando sea un movimiento financiero equivalente a un gasto, van a estar llenados estas dos, cuando sea un ingreso, va a estar llenada esta, que es una forma de cobro y también una categoría, categoría del ingreso, que ya estaremos viendo. ¿Qué tipo de categorías puedes tener en tu negocio? Pues oye, ¿Sabes qué? Por división, no sé si vendes instalaciones y servicios, ah, pues instalación CCTV, servicio X, entonces tú puedes ver, por ejemplo, mensualidades, renovaciones de pólizas, producto X, entonces aquí tú estipulas todos los productos y o servicios que vendes para que cuando te llegue un ingreso sepas de qué es ese ingreso y después puedas tener estadísticas, que eso te va a encantar y te va a volar la cabeza. Entonces, ¿Qué vas a hacer con eso? Simplemente vas a tener, por ejemplo, rentas mensuales, si tienes una póliza de mantenimiento, pólizas de mantenimiento, o sea, cuando te llegue un pago que sea de pólizas de mantenimiento, le vas a poner esa categoría al movimiento financiero. ¿Qué otra cosa puedes tener de ingreso? Servicios correctivos, que yo quiero distinguir al final del año qué tanto son correctivos versus qué tanto son preventivos, por ejemplo, es una idea y yo lo voy a poder que puedas agregar más, obviamente esto lo puedes tú modificar a tu antojo, voy a agregar esta columna y ahora sí continuamos con el proceso que traíamos. Mira, al inicio en el disparador manual no me está pidiendo nada de información, pero yo sí quiero que me llenen por lo menos la descripción y el monto y si ya tienen a la mano el ticket, la nota o mejor aún la factura, que lo llenen, lo único obligatorio son la descripción y el monto, por lo tanto la categoría también la voy a poner opcional, ahorita vas a ver por qué y ya de aquí nos vamos a ir a que se inicialice el gasto y se reciba este gasto donde ya nos diga, mira es que esta es la categoría, esta fue la descripción, esto fue el monto, la factura, si hubo una nota, pues aquí la vamos a poner donde ahora ya en la primera tarea la categoría y la descripción son cosas obligatorias, esto es sumamente importante y fíjate, vamos a hacer una pequeña prueba de lo que llevamos hasta ahora, vamos a publicar y nos vamos aquí a procesos. Ahora cada vez que yo tenga un egreso en la empresa, oye que Chuchito Pérez me pidió porque va a comer en la fonda de doña Mari a cenar, OK, ahí te va porque está de viaje en una instalación, entonces vamos a reportar un gasto y fíjate aquí me pide un título, esto vamos a quitarlo aquí porque a mí no me encanta que me esté pidiendo tanta cosa innecesaria a veces, ¿Qué vamos a hacer? El título le vamos a decir que me lo calcule a partir de campus y que lo que va a detonar como título es la descripción, o sea lo que yo escribí como descripción, nómina de tal persona, etc. Y ya no tengo que escribir un título, magia. ¿Vamos a publicarlo, fíjate, ahora sí vamos a iniciar y que dice? Ah mira nomás dame la descripción de este gasto, ah sabes que gasté en nómina, en sueldos, pues en sueldos y gasté 23 mil pesos, estoy inventando, OK, perfecto, o dólares o lo que sea que tú tengas de moneda local o en lo que quieras tus reportes financieros, ¿Qué categoría es? Sueldos, muy bien, lo inicio ahorita, no me obliga nada más y fíjate, ya me recabó la fecha, la fecha efectiva ya me la puso aquí en automático copiando este, digo, no sabes que es la fecha efectiva es del 7 de agosto, OK, está bien, lo reportaron un mes después, pero efectivamente te va a hacer sentido, va a estar aplicado a tus finanzas y a tu contabilidad en esta fecha, en la fecha efectiva. Entonces, bueno, yo lo voy a dejar igual, es un egreso, fíjate esto ya lo puse en automático, la forma de pago, ¿Cómo pagaste esa nómina? No, pues hice transferencia desde la cuenta 1. Ah, muy bien, ojo, estoy poniendo cuenta 1 y 2 porque no quiero dar un ejemplo concreto de un banco, porque seguro tu banco es diferente al mío, pero lo que sí es que tú cámbiale los nombres, o sea, tú ponle aquí BBVA, HCBC, Nubank, lo que sea que uses de banco. Categoría del ingreso, aquí muy interesante, viste que la regué, me equivoqué, no es categoría del ingreso porque esto estoy reportando un gasto, entonces no, aquí me equivoqué, vamos a darle guardar, voy a salir, entonces vamos a decirle, a ver, cuando reciba un gasto no me interesa la categoría del ingreso, eso es un error que seguramente tú habías detectado, es la categoría del gasto, ¿Estamos de acuerdo? Entonces ahora sí publicamos y vuelvo a mis pendientes que aquí ya tenía mi tarea. Ah, ya está, mira, categoría del gasto, sueldos, eso, estamos bien, monto todo, la factura y demás. Muy bien, hasta aquí ya en nuestra base de datos tenemos configurado, digo, tenemos capturado nuestro primer gasto, egreso, transferencia, sueldos, etc. Ahora, ¿Qué sigue con los ingresos? Hace lo mismo pero a la inversa, en el sentido de que ya no son gastos sino que son ingresos y bueno, yo no me quiero complicar y te voy a pasar un protip, voy a eliminar este segundo proceso que hice que es reportar ingreso y más bien voy a duplicar el que yo ya tengo, sin duplicar, mi base de datos de movimientos financieros es la misma, no se duplicará, confirmamos y aquí en vez de reportar gasto le voy a cambiar el nombre que sea reportar ingreso. Ahora al inicio, en este disparador manual vamos a los campos, no quiero que este campo se llame gasto, entonces le voy a dar clic a cualquiera de sus columnas, le vamos a cambiar esto es un ingreso y este ingreso me pide la descripción, el monto, ahora categoría del gasto no me interesa es categoría del ingreso. ¿Estamos de acuerdo? Categoría del ingreso, muy bien, porque ahora ya estamos hablando de un ingreso en el otro proceso estoy cambiando el contexto, aunque sea la misma fila de base de datos de un movimiento financiero, aquí inicializar gasto no es inicializar ingreso. Ahora el tipo de movimiento no es un egreso, es un ingreso. Vamos a hacer este cambio para que quede correctamente. La fecha de movimiento está bien, la fecha efectiva también está bien, ya está. Y aquí en recibir gasto no es recibir ingreso. Y aquí nos vamos a los campos, fecha de reporte, tipo de movimiento, está bien, fecha efectiva, forma de pago, aquí ya no es forma de pago de gasto, estamos hablando de un ingreso, entonces ya es forma de cobro de un ingreso. Monto, categoría, categoría ya no es del gasto, es categoría del ingreso. Y listo, con esto ya está. Y creo que al inicio me faltó la categoría también. Ah mira, categoría está bien, ah bueno, es que la forma de pago no me la pide desde el inicio, bueno, de hecho podríamos agregarlo la forma de cobro en este caso, porque es pues un ingreso, puede ser obligatorio para fines prácticos, forma de cobro, categoría, descripción, ya está. Y también eso me faltó en el de gasto, en el de gasto yo lo que voy a hacer es que haya acá categoría del gasto y también la forma de pago, cómo pagaste ese gasto y lo voy a poner obligatorio. Entonces bueno, de esta forma yo ya tengo exactamente lo mismo que tenía en gastos, pero ahora para ingresos. ¿Y viene la parte más divertida que es flujos de aprobación de finanzas, OK, y a qué me refiero con esto de los flujos de aprobación? No cualquier persona de tu equipo tiene la facultad para reportar gastos o ingresar montos de tus clientes, y aquí sólo hay dos sopas, cuando recibes un opción a calendarizadamente, o sea que cada quincena, cada semana, cada mes pagas algo, una mensualidad, una nómina, etcétera, o por evento, depende si vendes o no vendes, por ejemplo, si vendes cámaras de seguridad y no tienes en stock un DVR que sólo lo vas a usar para cierto proyecto, pues bueno, por evento decides gastar, comprar en SDVR que ese proyecto te va a generar un ingreso. Por evento también, que no es recurrente, simplemente por evento porque vendiste. Entonces bueno, eso es algo importante tener en mente, que los flujos necesitan gastos e ingresos, necesitan tener una dinámica de aprobación y de seguimiento concreta para que tenga buen control, si no se te va a salir de las manos. Entonces, bueno, ¿Qué vamos a hacer al respecto? Nosotros tenemos este proceso de egreso. Imagínate que yo en mi ejemplo que tú vas a poder descargar, yo digo que la persona que detecta los gastos es simplemente cualquiera de la empresa que tiene facultades de hacer gastos, si es un supervisor, si es uno de administración, el director mismo, etc. Lo que yo voy a hacer primero es configurar este proceso de gasto para que no todos puedan dispararlo, sino que ciertos roles. Y esto posiblemente cuando tú descargues mi proceso te aparezca que todos pueden usarlo, pero te recuerdo que puedes cambiarlo aquí. Aquí en mis empresas yo puedo decir, ¿Sabes qué? Voy a crear un nuevo rol que son los que pueden registrar gastos. Entonces tú puedes decir, ah, mira, vamos a poner este rol naranja que son los que puedan registrar gastos. Incluso puedo hacer otro rol que son los que pueden registrar ingresos y también me lo voy a asignar a mí mismo para yo poderlo disparar en mi ejemplo. Pero si tienes muchas personas aquí en tu equipo registradas, puedes controlar quiénes pueden reportar esos gastos o detonar esos gastos o ingresos. Aquí voy a configurar para que mi reporte de gastos solo lo puedan, mi proceso de gastos solo puedan disparar los que tengan este rol llamado gastos. Vamos a publicarlo. Y el de ingresos lo mismo, pero este proceso llamado ingreso solo lo pueden disparar los que tengan el rol ingresos y vamos a publicar. ¿Estamos de acuerdo? Ahora viene la lógica de aprobación, que es lo que viste cómo funcionaba hace unos momentos. Por ejemplo, un gasto, yo puedo decir, ah, mira, yo David, que soy el que maneja las cuentas de la empresa, soy el líder de administración, me doy cuenta cuando me llega un cargo de mensualidad de la electricidad o de cada vez que haya que pagar nómina, yo soy el que las paga o etcétera. Entonces, cada vez que tú detectes que hay un gasto, ahorita manualmente, ¿Qué harías? Venir de aquí a Gist, iniciarlo y reportarlo. Y va a empezar a seguir una lógica ese gasto. Ahorita voy para allá. Ahora, esto no lo vas a hacer siempre manualmente. De hecho, nosotros acá en Gist ya implementamos de forma que esté todo integrado, pasa un pago con tarjeta y en automático con un webhook detona el reporte de un ingreso, etcétera, o sea, todo está automatizado y eso tú también lo puedes hacer, ahorita te voy a dar bases en la parte final para que sepas cómo hacerlo. Entonces bueno, ahorita de forma manual cada vez que haya un gasto lo van a hacer aquí simplemente oye, ¿Sabes qué gastamos en nómina, ah perfecto y como ya viste el ejemplo, lo reportas y listo, pero esto nomás hace que se capture y ya quedó? Entonces ¿Qué hacemos? Yo quiero hacer una lógica más robusta. Primero imagínate que yo administración, detecto que se tiene que hacer el gasto, lo reporto y digo pum. Aquí está el gasto. Pero alguien de mi equipo que es la persona de facturación, que no soy yo, tiene que encargarse de subir la factura de ese gasto, ¿Por qué? Porque yo todos los gastos trato de que tengan factura, si en dado caso no tiene factura, pues simplemente el ticket o la nota, pero tiene que preverse que se facture. Entonces bueno, ¿Qué hacemos? Hacemos una lógica para eso, no es nada más recibir el gasto. ¿Qué vamos a hacer? Primero vamos a evaluar si este gasto, vamos a poner una condición, si este gasto nos lo pasaron y la factura. Está vacío, está vacía, tenemos que hacerle a la persona de facturación que genere o más bien obtenga factura de gasto, ¿Esto qué es? Que se meta al portal o facture a lo mejor si fue una nómina, pues que descargue el recibo timbrado, sea lo que sea de la nómina y lo suba, etcétera. Y para esto vamos a crear un tipo de encargado nuevo en campos de formulario crearemos un campo que se llama tipo de selección de usuarios y será el encargado de facturación, pues esta persona que tú vas a designar ¿Quién es? David, Joaquín, Luis, Luisa, quien sea y esta tarea de obtener factura de gasto lo va a hacer esta persona llamada encargado de facturación, se lo vamos a poner con prioridad media como ejemplo. Y bueno, ¿Esta persona qué tiene que hacer? ¿Pues simplemente ve todos los datos, no quiero que los edites simplemente, ah mira, se gastó en tal día, tal monto, en tal categoría, pues tú tienes que subir la factura y listo, es la forma en la que podríamos llevarlo, oye, pero que no todos los gastos yo tengo una factura? ¿OK, entonces ahí donde la ponemos? Opcional pero importante, tienes que clarificar en qué tipo de gastos si se va a facturar, en qué tipo de gastos no. Y es por eso que vamos a introducir un campo nuevo que te va a ayudar bastante y que lo viste como funciona anteriormente, que es la categoría financiera de este movimiento. OK, este es un tema muy interesante, Hablábamos de que no todos los gastos son financieros, digo, no todos los gastos son fiscales. Entonces, ¿Qué hacemos para discernirlos? ¿Pues bueno, vamos a, en nuestros movimientos financieros, en la base de datos vamos a crear una nueva columna que se llame cuál es la categoría financiera del movimiento? Ya sea gasto o ingreso. Y solo hay dos o es fiscal o es no fiscal. ¿Listo? Con eso tú puedes estar haciendo filtros también después, etc. De lo que se trata es que tengas tu realidad plasmada aquí. Entonces, bueno, ahora sí, ¿Qué hacemos? Primero tenemos que evaluar si es un gasto fiscal o no, para empezar desde el inicio este egreso vamos a modificarlo para que la categoría financiera nos la digan, si es que la saben, de hecho deberían saberla desde el inicio. Y la categoría del gasto también, o sea, si es un nóminas o etcétera, etcétera. Si no tiene la factura o la nota, no pasa nada, pero si la tienen. Y aquí vamos a agregar otra condición. Vamos a poner esta condición donde dice Gist, pregúntale si la categoría financiera del movimiento es fiscal y la factura está vacía, pues abre una tarea para que solicitemos la factura, porque la vamos a necesitar porque es un gasto fiscal, debemos tener una factura. Y ahora sí ya la hacemos obligatoria y el ticket se lo dejamos aquí a la mano por si en dado caso lo necesita. Ahora ya empiezan cosas un poquito más sofisticadas. Por ejemplo, normalmente la persona de facturación de tu empresa cuando solicita una factura, solicita una factura con tus datos fiscales, por ejemplo, ah, yo soy la empresa Gist LLC con tal domicilio, bla, bla, bla. OK, perfecto, te facturan con ese nombre. OK, esta persona no tiene que estar los busque y busque. ¿Qué pasa si esta persona rota y ya después la mandas a otro puesto y viene otra persona? Tienes que estarle mandando los datos fiscales una y otra vez. Sácate de broncas. Fácil. Hacemos un nuevo campo que sea un texto y le ponemos aquí ¿Cuáles son tus datos fiscales de la empresa? Y así cada vez que esta persona tenga que obtener la factura de un gasto aquí tiene los datos fiscales de tu empresa para no tener los que estás buscando en otro lado entonces aquí puedes decir, ah, el GIST, el, el, sí nosotros estamos en tal domicilio, en tal código postal, con tal RFC, RUC, NEED NUT, según el país en el que estés puede ser cualquiera de estos pues aquí es donde tú le pones a la mano todos los datos fiscales a tu equipo para que no los estén pepenando en el correo y en el WhatsApp, en el drive, etc. Ya están aquí y ya simplemente solicitar la factura y la sube y termina y listo bueno, esa es la primera parte de un flujo de gasto ahora, ¿Cuál es la segunda parte de esto? Si tú quieres ponerte más sofisticado puedes agregar pasos de aprobación o de análisis y revisión, yo personalmente lo tengo en nuestra área administrativa tenemos una tarea donde tienen que aprobar ese gasto antes de que se archive con los gastos como finales, digámoslo así, está como en borrador hasta que alguien diga sí, ya lo revisé todo en orden, la factura está bien, todo aprobado, vamos entonces ¿Qué hago yo cuando se trata de estos casos? Bueno, yo recomiendo tener que cuando no sea fiscal que se vaya a aprobación directa de ley, va a aprobación y si está mal se regresa, ahorita vamos a esa parte, si es fiscal pero ya la factura no está vacía, o sea ya tenemos factura también vamos a analizar ese gasto o si es fiscal y no teníamos factura, o sea está vacía la factura y ya la obtuvimos también vete para acá, o sea, en resumen cuando ya tengas la factura si es que es fiscal, vamos a validar un gasto, vamos a poner aquí validar gasto y esto yo te recomendaría que tuvieras un encargado de administración para que por lo menos haya dos personas que lo revisen, bueno, encargado de administración, tú defines quién y esa persona encargada administración valida ese gasto, puede ser tú al inicio, puedes después pasárselo a alguien de tu equipo conforme empieces a delegar y te da más tranquilidad delegar porque ya tienes un paso más claro, entonces bueno, validar gasto, oye pues aquí está la fecha efectiva, la forma de pago, la descripción, esta es la fecha de reporte, todo, todo lo que se ha llenado incluyendo la factura, incluyendo el ticket si es que había la forma de pago de qué era el gasto, el tipo de movimiento, pues bueno, etcétera. Y también la categoría fiscal, la categoría financiera, si es fiscal o no fiscal. Y ya de aquí le vamos a preguntar a esta persona que valida el gasto, oye, ¿Sabes qué? Este gasto lo vamos a pasar a archivar y ya le ponemos sí o no regresar, hay dudas, OK, ¿Esto qué significa? Y tú puedes hacer lógicas mucho más sofisticadas que la mía. En este ejemplo que estoy haciendo, de hecho nuestro propio proceso en GIS administrativo conlleva el triple de longitud de este proceso, porque conlleva de qué empresa fue, si de la empresa mexicana o de la empresa de Estados Unidos, etcétera. Puedes empezar a hacer un montón de cosas. Entonces aterrízalo a lo que sea aplicable para ti, para tu empresa. Aquí le voy a decir, oye, sí, si se pasa a archivar, nos vamos a archivarlo, ahorita te platico que me refiero con esto. Y si en dado caso le ponemos, oye, no está bien que vamos a condicionarlo y vamos a decirle, mira, primero vamos a pasar archivar, sí, sí se pasa archivar, vamos a hacer una automatización que le cambie el estatus a activo. ¿A qué se refiere esto? A que este gasto va a estar como borrador, siempre y cuando yo no le haya puesto que está listo, pero si yo le pongo, oye, ya está listo para archivar, se va a marcar como activo y este gasto o este ingreso o lo que sea, ahorita lo llevaremos a los ingresos, ya pintará en mis reportes financieros. Entonces vamos para allá. Para eso tenemos que crear en movimientos financieros una nueva columna que se llame status, que es una lista opciones que simplemente es activo o cancelado. Puedes cancelar gastos manualmente, simplemente vienes aquí, le das clic, le pones cancelado y ya no va a aparecer en tus reportes. Y bueno, ¿Qué hacemos con esto? Cuando yo valide el gasto, si, si le digo que ya se vaya a archivar, vamos a modificar el valor de un campo, el estatus de este gasto, le vamos a asignar un valor que es activo y listo, con esto ya está activo y ya aparecerían mis reportes, ahorita vamos a ver cómo. Ahora si no está bien, tiene que regresarse a una tarea que a mí me gusta ponerla aparte para que sea más clara, o una tarea que se va a llamar tenemos dudas con este gasto, validar. ¿Y con quién se regresa? Con la persona que inició el proceso, o con la de facturación o con la de administración. Le voy a poner a todos para que a fin de cuentas oigan, algo está mal aquí, la factura está mal o esto está mal, etc. Aquí todo esto es editable, la fecha efectiva, el monto, todo es editable. ¿Por qué? Porque necesitamos que lo corrijan si es que está mal. Categoría financiera del movimiento, si es que es o no fiscal, etc. En resumen, todo esto excepto la factura, porque no siempre es fiscal, entonces no siempre la factura es necesaria. Todo esto lo van a poder editar, corregir, etcétera, etcétera. Regenerar la factura, Si es que aquí vamos a ponerle a la mano los datos fiscales de la empresa, por si las dudas, y de aquí cuando corrijan, vamos otra vez a validarlo y pues está en un ciclo. El chiste es que hasta que yo le ponga archivar se va a ir como activo y bueno, tú ya lo viste en acción. Así que puedes ver que esta es la lógica que da lugar a lo que vivimos hace unos momentos. Ahora, ¿Cómo le hacemos para los ingresos? Algo muy similar, pero los ingresos tienen una lógica distinta, porque no depende de. Bueno, no depende de un proveedor emitir una factura porque no es un gasto. Más bien nosotros como personas que estamos recibiendo el ingreso, tenemos que emitir una factura y eso es más controlable, ¿Estás de acuerdo? No hay que estar arreando al proveedor de que mándame la factura, mándalo a la factura, etc. Bueno, nosotros podemos decir, mira, si es un ingreso, también al inicio vamos a determinar si es un ingreso cuando cuya categoría financiera sea fiscal o no fiscal, velo como quieras. Hay gastos e ingresos que no son fiscales y hay gastos e ingresos que sí son fiscales. Esto a fin de cuentas es una realidad. Entonces, ¿Qué hacemos? Pues bueno, ingresas este ingreso, valga la redundancia, y antes de recibirlo, que esto se va a convertir en otra cosa, vamos a evaluar con una condicional. Aquí está, ¿Cuál es la categoría fiscal financiera de este movimiento, si es fiscal o no fiscal? Y bueno, básicamente si es fiscal, vamos a poner una tarea donde hay que emitir la factura. Te digo, esto aterriza la autoperación, no te digo que así lo tengas que usar tú, es un ejemplo didáctico. Aquí ¿Que voy a hacer? Crear un campo de formulario de tipo selección de usuarios que sea el encargado de facturación, mismo caso, encargado de facturación de nuestro de nuestra empresa. ¿Y quién va a ser la factura del ingreso? Pues el encargado de facturación con prioridad muy alta ¿Por qué? Porque no quiero quedarle mal a mis clientes ni tardarme, ¿OK? Ahora, tema muy importante también aquí tú no le emites facturas a la nada, le emites facturas a clientes y cuando recibes facturas de alguien, recibes facturas de tus proveedores y es por eso que integré dos bases de datos adicionales que tú las vas a poder ver aquí, es una de clientes y otra de proveedores que las vamos a necesitar. De clientes es muy simple, simplemente el nombre de la empresa, bueno, primero voy a poner el nombre del cliente que puede ser la empresa o la persona y esto un texto y además puede tener una razón social que es como el nombre fiscal del cliente. Ahorita hasta aquí lo voy a dejar, voy a poner la llave principal en clientes y lo único que sí es importante que no me falte es los datos fiscales, o sea, cuál es su número fiscal, incluso hasta cuál es el email de facturación, o sea, dónde quiere que le enviemos la factura cuando facturemos, también va a ser un texto y bueno, esos son los clientes. Vamos a hacer algo muy similar para los proveedores, es más, voy a ahorrarte más tiempo, voy a duplicar la base de datos de clientes, voy a eliminar la de proveedores y la de clientes repetida, le cambio el nombre a proveedores y en vez de ahora llamarse nombre del cliente, vamos a nombre del proveedor y luego razón social del proveedor, datos fiscales, email de facturación, de todo del proveedor, incluso el email de facturación no es tan necesario en el proveedor, pero bueno, ya veremos. ¿Y aquí qué hacemos cuando estamos haciendo un egreso, o sea cuando es un gasto? Aquí en los campos de formulario voy a crear uno nuevo que es una fila donde vamos a jalar un proveedor, obviamente va a ser opcional porque no siempre tienes un proveedor dado de alta o si tú decidirás si quieres que sea obligatorio, ¿No? Yo lo que voy a hacer es que estos gastos simplemente me llenen el proveedor de forma opcional y aquí tengo para poner sus datos fiscales y su correo de facturación. ¿Qué haría eso? Que cuando sí haya que facturar gastos, pues vamos a tener que tener los datos del proveedor aquí. ¿Por qué? Porque si no, no sabemos quién nos va a emitir la factura. ¿Estamos de acuerdo? Y con esto ya lo tenemos ahí a la mano. Egresos. Muy bien. Ahora, cuando se valida el gasto, también vale la pena que los datos del proveedor sean visibles, porque puede estar mal, puede ser otro proveedor, etcétera. Y cuando se corrija un gasto, también tenemos que hacer que sean editables. En mi caso van a ser opcionales porque no siempre tengo un proveedor, especialmente cuando son gastos no fiscales. Oye, gasté 30 pesos en. En Fonda de Doña Mari, no voy a hacer todo un proceso de alta para ese proveedor porque ni siquiera me va a emitir una factura. Bueno, ahora cuando me voy a un ingreso, se trata de hacer algo muy similar, pero ahora con clientes. Al inicio vamos a crear una fila de base de datos que es un cliente y aquí está, clientes y listo. Ahora, este cliente, cuando estamos al inicio del proceso reportando de dónde viene ese dinero, yo sí quiero que sea obligatorio, por lo menos los clientes en mi ejemplo sí. ¿Por qué? Porque por lo menos quiero saber a quién le estamos vendiendo, sea fiscal o no fiscal, sea con tarjeta o con transferencia, lo que sea, quiero saber a quién estamos vendiendo, donde por lo menos el nombre del cliente tiene que ser obligatorio. Y bueno, ahí sí se inicializa el ingreso. Todo este asunto aquí, cuando se emite la factura del ingreso, pues tenemos que ver el cliente a la mano para poderle hacer su factura y eso ya le ahorra bastante tiempo a tu equipo, demasiado tiempo diría yo. De hecho, cuando nosotros implementamos esta loca, nos tomaba una, dos, tres horas al día temas administrativos y ahora ya es cuestión de minutos, así que vale mucho la pena. ¿Y aquí también un tema interesante, cuando se trate de no fiscal, va a ir directo a qué? A validar ingreso. A validar este ingreso simplemente lo voy a poner como prioridad muy alta, simplemente. Ahora, cuando sea fiscal y ya hayamos emitido la factura del ingreso, de hecho, yo te invitaría a que hagas una automatización aquí para enviar el email de la factura, o sea, que no estés tú tecleando los correos y así, ¿No? Simplemente, oye, aquí está la factura, ya la subí aquí en mi tarea, fecha efectiva, toda esta onda. La factura es obligatoria. ¿Donde? ¿Pues todo lo demás simplemente va a ser una un campo de consulta y esta factura cuando la hayamos subido va a enviarle un email, vamos a ponerle aquí a nuestro cliente con copia a quien inició el proceso de nuestro equipo y si nos responde también le responderá esa persona o sabes que no mejora la de facturación, creo que es mucho más productivo que la persona de facturación esté enterada y el logotipo de tu empresa y el asunto va a ser muy simple, le vamos a poner aquí este asunto, factura de pago realizado por ejemplo luego le ponemos aquí la descripción que se escribió desde el inicio Luis Gómez pagó mensualidad DX, OK, muy bien y el mensaje vamos a ponerle aquí primero nombre de cliente, nombre de cliente vamos a ponerle gracias por confiar en nosotros, adjunto la factura solicitada? ¿Gracias por nosotros, adjunto la factura del pago realizado, oye pero no me ha pagado, OK, vamos a ir para allá que son los flujos de aprobación que me interesan hablar contigo aquí al adjuntar pues ya tenemos la factura simplemente la adjuntamos y listo, usamos el logotipo de la empresa y ya quedamos, se envía por correo, te parece? También puedes hacer un envío por WhatsApp, de hecho aquí yo te recomendaría conectar tu WhatsApp y es dos, tres clics y ya estás listo. Ahora cuando ya se envió la factura vamos a validar este ingreso, mismo caso, todo lo que tenemos a la mano, la fecha efectivo, la fecha este forma pago, todo este de cotorreo, vamos a poner para acá y vamos a decirle mira Gist se hizo todo esto a este cliente, aquí está la factura y demás. Vamos a hacer un campo lista de opciones donde vamos a preguntar pasar ingreso a archivar, algo muy similar a lo que hicimos con los gastos, voy a poner sí o no, regresar para corregir algo en evidencias hacemos esta lógica de sí o no, OK, perfecto, ponemos otra condicional después de validar ingreso y aquí le decimos exist, si vamos a pasar a archivar pues vamos a hacer una automatización donde pongas el estatus activo de este ingreso, estamos de acuerdo, Aquí está, si estatus activo, modificamos el valor de un campo que es el estatus de un ingreso, le vamos a asignar el valor predeterminado de activo, por ejemplo, bueno eso es una cosa y otra cosa, si algo está mal vamos a validar este ingreso, vamos a corregirlo, ¿No? ¿A quién se le tiene que regresar esta tarea? Pues bueno, aquí inició el proceso al encargado de facturación y nos falta un rol, ¿No? Un campo de selección de usuarios que es el encargado de administración, por ejemplo. Entonces, ¿Quién valida el ingreso? No quién disparó el proceso, sino el encargado de administración. ¿Quién corrige el ingreso? Cualquiera de ellos tres que inició el de facturación o demás. Incluso en el chat pueden estar haciendo comentarios y demás. Y bueno, cuando ya hayan corregido el ingreso, volvemos a validar y esto puede estar en un ciclo, al igual que los gastos. El chiste es que aquí el estatus ya se pone hasta que yo diga que sí está activo y voilà. Tenemos un proceso de ingresos totalmente listo. Ahora te voy a enseñar cómo llevar esto a niveles distintos, solo verbalmente tú lo puedes practicar ya teniendo estas plantillas que tú vas a poder descargar. ¿Qué significa todo esto? Bueno, primero controles de mejor manera y minuciosa todos estos ingresos o egresos. Por ejemplo, oye, es un proveedor que primero me manda la factura y luego me manda y luego yo tengo que hacer el cobro. Hay unos que primero me pagan y luego les hago la factura. OK, Considera esas variantes en tu flujo, poniendo más condiciones, más lógica, te digo, un proceso administrativo nuestro en Gist, al estilo esto tiene tres veces esta longitud, con diferentes aprobaciones lógicas, etc. Y consideraría que no es tan complejo, imagínate si manejas créditos y manejas etc. Tienes que contemplar todo lo que puede pasar financieramente o fiscalmente para que tus ingresos y egresos estén bien reportados. Así que bueno, vamos a la última fase que es cómo creé los reportes para que tú los veas en tiempo real. OK, viene la parte más divertida que son los reportes, ¿Cómo rayos los construí? Pues bueno, para eso voy a hacer que primero se haga la activación de un par de ingresos y un par de gastos para tenerlos en mente. Por ejemplo, yo voy a hacer un gasto de electricidad, de la luz, vamos a poner aquí que fue en efectivo, por ejemplo, fiscal y es de electricidad proveedor, no lo voy a registrar, simplemente lo inicio y listo. Como es fiscal me dice, oye, no tenemos factura, pues hay que obtener la factura. Suponte tú que yo ya conseguí mi factura y aquí básicamente subo mis. Mi documento y listo, termino, ya está la factura, perfecto. Ahora me dice que valide el gasto, le voy a decir sí, pásalo a archivar, Pum, excelente. ¿Y mira, ya tenía un gasto de nómina también pendiente por pasar a archivar también lo vamos a mandar archivar, ya tengo dos, de hecho si me voy a la base de datos en movimientos financieros tengo aquí dos egresos, ya viste? Dos egresos cuyo estatus está activo, uno es fiscal, otro no se había definido en el momento en el que lo di de alta por las pruebas que estuve haciendo. Le vamos a poner que es también fiscal y listo. Bueno, ahora vamos a registrar dos ingresos para tenerlos en mente. Imagínate que yo recibí un pago de anticipo de proyecto, bueno, vamos a poner aquí cierto monto en pesos, en dólares, lo que tú quieras. Nos pagó con tarjeta, esto se debe a servicios preventivos, estoy inventando categoría financiera, pues si es fiscal, tengo que facturar y el cliente se llama Joaquín López, perfecto, y de aquí lo inicio. Muy bien, de aquí como no he facturado, me dice emitir la factura del ingreso, vamos a facturar aquí, la subo, ya está. Esto es la misma lógica pero ahora en los ingresos. Termino, me manda el correo de factura, si es que había un email de facturación, puede que no habría y cuando ya lo reviso y todo, le digo si pasa este ingreso, archivar y vamos a pasar otro súper rápido que nos diga OK, este Federico López nos está haciendo un finiquito, un pago final de un proyecto y esto va a ser en efectivo, esto es por servicios correctivos y esto es no fiscal, que yo es efectivo, yo no lo puedo deducir, OK, está inventando, pues esto viene de Fernando Ramírez, lo iniciamos y ya está. De aquí pasar ingreso, archivar, le ponemos si, termino y ahora sí, si me voy acá, mis reportes, no tengo nada corriendo, pero si agarro el estatus terminado, tengo dos egresos y dos ingresos. Ahora vámonos a pipeline y te voy a enseñar cómo creé los tableros que viste hace unos momentos al inicio de este vídeo. Primero vamos a guardar este primer reporte donde vamos a tener todos nuestros movimientos financieros. Y aquí puedo estar yo viendo un montón de cosas. Para esto primero tengo que quitar el filtro status y yo quiero que me muestre tanto el proceso de gasto o de ingreso, cualquiera de los dos son movimientos financieros de aquí vamos a configurar este reporte para que no nos muestre todo. El folio no me interesa el estatus tampoco, inicio y fin tampoco, la etapa, el proceso sí porque lo necesito filtrar y de ahí en más, nada más de ahí qué me interesa pues bueno y por eso es que hice solo una base de datos de movimientos financieros porque aquí yo puedo poner cuál es la fecha efectiva, tipo de movimiento, el ticket, la nota, el monto, la forma de cobro, la descripción, si fue un gasto a categoría financiera primero su estatus, si fue un gasto me muestre lo de gasto y si fue un ingreso, pues lo de ingreso. Son un montón de cosas ¿No? Vamos a ordenarlos un poquito. Si se trata de ingresos, bueno, categoría financiera va para acá, el monto acá, la descripción va antes, yo creo que es lo primero, proceso más para abajo, entonces a se gastó en esto y como la descripción y el seguimiento, bueno, vamos a guardarla y mira cómo se ve, fíjate, la descripción y el seguimiento es lo mismo, entonces vamos a quitarle la descripción, fecha efectiva, tipo de movimiento, monto, OK, forma de OK, el estatus también está abajo, si fue un ingreso va a estar aquí, muy bien y luego la categoría y si fue un gasto va a estar la forma de pago y la categoría y listo. Proceso y estatus hasta el final porque no siempre los voy a ver tanto, de hecho los voy a filtrar, yo no quiero que me muestre movimientos financieros cuyo estatus no sea otro que no es activo porque después puedo cancelar y así. Y mira aquí ya tengo todos los ingresos, las facturas a la mano, etcétera. Y es lo que veíamos hace unos momentos. Y esto tú lo puedes compartir a personas de tu equipo que tú necesites, por ejemplo, oye no, yo solo quiero compartir la estructura, o sea que puedan ver siempre y cuando hayan participado regularmente no va a pasar así, te recomiendo que estos los compartas con datos y estructura para que vean todo lo que tú quieras que vean, los que tú quieras que vean. Yo puedo decir, sabes qué Joaquín Gómez, te voy a dar acceso a. Lo agregas y le pones permisos para visualizar o configurar este reporte. Obviamente son reportes delicados, así que no te recomiendo que los uses demasiado esto de compartir o solo a ciertas personas. Ahora vamos a duplicarlo y como te mostré tenemos tres reportes, el otro es el ingresos, le vamos a poner check, aquí está ingresos. Vamos a crear un reporte exactamente igual pero que ahora no nos muestre egresos. Y listo, mira, aquí están sólo dos. Ahora de esto no me interesa ver forma de pago ni categoría del gasto porque ni siquiera son gastos, entonces voy a quitar esto de gasto y gasto y listo. Yo ya tengo aquí todo lo que tenga que ver con ingresos. Y vamos a hacer otro, vamos a duplicarlo y este lo vamos a hacer para gastos. Aquí está gastos, vamos a filtrar, ya no reporta ingreso, vamos a reportar reporte de gasto. Vamos a configurarlo de la misma forma, donde ya no me interesa la forma de cobro del ingreso ni la categoría, sino que del movimiento financiero nos interesa categoría y. Ah no, del ingreso no, categoría y forma de pago de gasto. ¿Estamos de acuerdo? Guardo y listo, aquí ya tengo si fue efectivo, de qué categoría fue, aquí está la factura de. Entonces tú ves con mucha claridad cuáles ya están, cuáles no están y demás. Con esto ya tienes tus tres pipelines a la mano. Y ahora finalmente cómo se construyó nuestro maravilloso dashboard. Tú puedes hacer fórmulas y un montón de cosas. Bueno, dashboards, vamos a crear nuestro dashboard y le vamos a poner finanzas o admin, a mí me gusta llamarle admin porque es la parte administrativa. Puedes agregar más miembros a tu dashboard, lo vamos a confirmar. Y aquí vamos a hacer una tabla de estadísticas donde nos muestre los movimientos financieros. Bueno, vamos a dividirlo en dos, en uno vamos a ver los ingresos. Aquí está el reportar ingreso. Qué queremos que nos muestre Una columna con una medición. Las mediciones son como banderitas en GIS donde cuando algo se cumple o suman o cuentan nada más. Entonces vamos a crear una medición de procesos que nos mida los ingresos. Aquí está. Oye, ¿Qué quieres ver? No, pues yo quiero ver con que el seguimiento se haya iniciado. Suma el monto del ingreso. Ya está, mira, estos han sido tus ingresos en toda la historia. Oye, ¿Que quiero filtrar? Tú puedes hacer filtros y demás, ya lo podrás estar viendo en tutoriales de cómo usar estos dashboards en GIS. Y aquí yo puedo categorizarlos, por ejemplo, quiero que me los agrupes por la categoría del ingreso, Servicios preventivos tanto, servicios correctivos tanto. Y aquí le digo, ah y muéstrame de este mes, por ejemplo, ya vas viendo de esta forma, vamos a darle continuar y vamos a dejar esta gráfica aquí a la mano de ingresos y vamos a agregar otra tabla de estadísticas para egresos, donde simplemente reportamos gastos, Continuar, Hacemos aquí otra columna de medición de procesos que son los egresos y aquí lo que vamos a hacer es lo mismo, si el seguimiento se inició, con el simple hecho que haya iniciado, quiero que me sume el monto de los gastos y creamos la medición. Y ya de aquí también podemos filtrar por este mes o demás y además hacer la agrupación por categoría, por ejemplo, por la categoría del gasto y ya tú puedes estar viendo, ah mira, de electricidad fue tanto, de sueldos fue tanto, etcétera, etcétera, etcétera. Ahora, esto tú lo puedes llevar a niveles mucho más sofisticados y te voy a platicar el top 3 de casos de uso que yo recomiendo para esta clase de procesos. ¿Así que bueno, abróchate los cinturones porque esto está increíble, OK? Y sólo son ideas que puedes tener, por ejemplo, si tienes sistemas donde te paguen en automático tus clientes, por ejemplo, Stripe Bold o algo por el estilo, no tienes siempre que reportar tus ingresos o egresos de manera manual, aquí está el inicio manual como lo hicimos ahorita, pero también puedes agregar disparadores de tipo webhook, que aquí puedes crearlos y puedes crear hasta varios que cada uno tenga diferente configuración y demás. Ahora, ¿Cuál es el punto aquí? El punto es que otro software cuando genere el cobro, pum. En automático te dispare el archivado de cobro. De hecho nosotros lo tenemos así, cuando un cobro automático se genera en el sistema, lo único que pasa es que nos avisa en automático a GIS y GIS tiene nuestro reporte completo de ingresos y ahí está por ejemplo, o de egresos, tiene diferentes configuraciones y te digo, más avanzado que todo esto que has visto, pero esto tú también lo puedes hacer. Ahora, la segunda cosa que puedes hacer además de hacerlo con webhooks es hacerlo a través de subflujos. Imagínate por ejemplo, que tú tienes un proceso de servicio, voy a descargar aquí una plantilla, nomás como un breve ejemplo, instalo mi proceso de servicio y aquí imagínate que tú ya lo tienes y que cuando cobras el servicio, quieres que se marque como que ya ingresó ese dinero, muy bueno, insertas un subflujo y ese subflujo manda a llamar el proceso de reportar ingreso y listo. Ahora, este es un tema muy importante para lo cual te tienes que capacitar. Por cuestiones de tiempo en este viernes de procesos no voy a profundizar, pero sí recomiendo que veas el tutorial sobre cómo utilizar los subflujos. Esto básicamente es para que la información que tú ya tenías en este proceso la puedas trasladar a que ingrese este ingreso, valga la redundancia, de un proceso a otro y ya no tengas que hacerlo manualmente, sino que un proceso de venta, de ejecución, de proyecto, de cobranza, lo que sea, dispare la recepción de ingresos y que tengas en automático tu reporte de ingresos y ya no tengas que estarlo haciendo a mano cada vez que llega un ingreso. Lo mismo para los gastos, puedes estar haciendo que tus procesos generen conexión hacia tus gastos y que de esa forma pues ya lo tengas 100% integrado y ya no tengas que hacer manualmente. Estas son formas en las que puedes tú automatizar esta gestión del reporte de ingresos o egresos y que ya simplemente lo único que tienes que hacer es sentarte a pensar bien cómo quieres que sea tu proceso. Al respecto te voy a pasar otro pro tip que te puede ayudar muchísimo y es siempre queremos saber cuál es la utilidad general del negocio, eso es un hecho, pero también nos sirve mucho tener conciencia de la utilidad de cada servicio o de cada proyecto. ¿Y te acuerdas que yo hice que con los ingresos se vinculara la base de datos de clientes? Pues bueno, tú puedes hacer esto mismo pero creando una base de datos aparte donde cada ingreso tú lo ligues por ejemplo a un proyecto o a un servicio y así yo voy a crear otro campo aquí, voy a decirle mira, fila de base de datos, todo ingreso va a estar ligado a un a un ticket de servicio, por ejemplo, para eso obviamente tendría que tener una base de datos de proyectos, etc. Si tú quieres tener un análisis de costos por proyecto, te recomiendo que tengas una base de datos de proyectos, aquí le pones datos, por ejemplo, nombre del proyecto, cosas por el estilo. Este proyecto lo voy a dejar así, simplemente que tenga una columna que es nombre de proyecto. Este proyecto tú lo puedes ligar a cada ingreso o a cada egreso, fíjate, tú puedes decirle aquí, oye, en los campos de formulario voy a agregar un campo, así como lo hicimos con los clientes, una fila que es el proyecto y este proyecto viene de la base de datos de proyectos. También en los egresos, en los egresos tú puedes decirle, mira, vamos a agregar otra fila que es el proyecto, proyecto, el cual aquí está. Y este nombre del proyecto lo vamos a poner al inicio de cada gasto, por si hay un proyecto que lo pongan, pero es opcional. De esa manera si tú lo ligas un proyecto, puedes estar hasta llevando control por proyecto, cuánto gastaste, cuánto ingresaste y está padrísimo. ¿Cómo funciona? Pues simplemente al poner el campo así y publicar, simplemente ya todo ingreso, todo egreso puede tener un proyecto. Y en tu reporte de pipeline puedes estar agregando otra columna que sea de tu base de datos de proyectos, que te pongan el nombre del proyecto, perdón, es este que está acá, nombre del proyecto. Después tú ya puedes estar haciendo filtros donde a ver, dame todos los gastos de tal proyecto. ¿Me doy a entender? Y esto te ayuda muchísimo, es súper práctico que ya puedes ver por proyecto o por servicio o por lo que sea que vendas. Esto simplemente es un ejemplo, una idea, ya lo vimos con los clientes y tú también puedes hacerlo para tus proyectos, para tus servicios, etc. Un proceso de servicio, de venta o de instalación donde tú quieres integrar estos ingresos o egresos, donde simplemente lo que tenías que hacer es, imagínate mi proceso de servicio, cuando yo cobre un servicio, tú puedes insertar un subproceso que mande llamar el reporte de un ingreso y en automático cuando alguien diga, ya cobre el servicio, detone la facturación y todo lo que siga de este reporte ingreso. Mucho ojo, y esto vas a tener que capacitarte más a fondo en los tutoriales de Gist, que tú puedes entrar sin ningún problema, son gratis, que tienes que pasarle el ingreso, el cliente y más cosas para que jale la información de un proceso a otro. Esto es algo muy importante que no tengo tiempo de entrar ahorita a detalles, pero puedes buscar en los tutoriales de Gist cómo hacer conexión con subprocesos o subflujos. Esta es la segunda forma en la que puedes robusto hacer esto. Y la tercera, que es la que más me gusta a mí, es que tú en tus procesos, por ejemplo, de ingreso, tú puedes decir, ah, este fue un ingreso obtenido de tal proyecto o de tal servicio, etc. ¿Recuerdas que hice con los clientes? Que al inicio yo le podía decir a este proceso, oye, ¿Sabes qué? El cliente está vinculado a este gasto. Entonces yo le digo, este es el cliente. Y puedo tanto buscar el cliente como capturar ese cliente como nuevo. Entonces puedes hacer eso mismo, pero para proyectos. Puedes tener otra base de datos que se llame proyectos, que seguro usas en otros procesos de venta, o de instalación o de servicio, lo que sea, y creas un campo de tipo fila de base de datos respectivo para ese proyecto. Y cuando inicies cada ingreso, que te pregunte a qué proyecto le estás asignando ese ingreso. ¿Y después poder tener un tracking de 4 cuánto ingresa cada proyecto? ¿Cuánto gasta cada proyecto? Y tener balances, ya no de forma general como lo ves aquí en nuestro pipeline, sino también que te diga aquí en una columna cuál es el proyecto. Y eso también lo puedes hacer de forma súper fácil. ¿Ya viste cómo hacerlo con los clientes? Yo aquí en mi reporte de gastos, yo puedo decir, ah, mira, a ver, de mis proveedores, muéstrame cuál es el nombre del proveedor. Y aquí está. Pongo aquí. En mi caso yo los dejé vacíos, pero por ejemplo, si usara en el de ingresos, en el ingresos, yo quiero que me agregue de mis clientes su nombre de cliente y lo pongo un poquito más para acá. Aquí está, Fernando Ramírez, Joaquín López. Puedo hacer eso mismo que hice con los clientes, pero con los proyectos también, agregar otra base de datos y eso te permite tener un tracking real de cuánto se está gastando o ingresando en cada proyecto o servicio. Y pues bueno, con esto ya simplemente lo que tienes que hacer es irte aquí a la descripción, descargarlo y utilizarlo para que lo adaptes a tu empresa. ¿Ya viste que puedes controlar increíblemente tus procesos financieros? Si, Sin tener que mover un dedo. Esto te va a ahorrar toneladas de tiempo que con los tableros, descargar, la exportación, los dashboards, el filtrado, los procesos de aprobación, etc. Tienes más tiempo libre y tu equipo también para que lo usen en crecer. Por favor, utiliza ese tiempo libre para crecer y escalar tu negocio, que sé que puedes hacerlo, porque tu mercado es mucho más grande de lo que hoy día estás atendiendo. Así que ve y busca más clientes ve e implementa estrategias de marketing, etc. Ahora lo único que tienes que hacer ya finalizando por el día de hoy es es que te suscribas a este canal, dale me gusta a este video si es que te gustó y te va a seguir llenando contenido como este para que sigas automatizando tu empresa y cada vez teniendo más valor. Y más importante aún, implementa esto que hemos visto, da clic aquí abajo en la descripción del video, ve todos los pasos que hay que seguir, descarga este caso, implementalo, moldéalo a tu empresa y te estoy viendo en el siguiente viernes de procesos para que veas cómo automatizar cada vez más tu negocio. Hasta la próxima.