Dashboards - Tablas de Estadísticas: mide lo que quieras de tus procesos

Bienvenido a otro vídeo tutorial de Gist. En este vídeo te voy a explicar una de las cosas que más me emocionan y es la obtención de tablas de estadísticas. Como sabes, en los negocios es un hecho y es una necesidad que tengamos datos de lo que está pasando en nuestra empresa día con día. Y es por eso que en Gist no solo hemos creado los dashboards personalizables, que seguramente ya has visto el tutorial de cómo se crean estos dashboards y si no, por aquí lo vas a encontrar en la lista, me parece que arriba de este vídeo. Y estos dashboards te permiten crear tus propios tableros, pero una de las gráficas que puedes utilizar o una de las tablas que puedes utilizar, pues son las tablas de estadísticas. Lo que vamos a hacer, vamos a crear un dashboard de pruebas y para esto voy a suponer un ejemplo muy burdo de ventas. Cómo es que tú quisieras medir cuántos prospectos llegan, cuántos se cotizan, cuántos se cierran, cuántos se traen en seguimiento a lo mejor. Bueno, esas cuatro métricas las voy a hacer hoy aquí contigo para que aprendas a usar las tablas de estadísticas y pues que esto te dé un rastreo en tiempo real de tus datos. Vamos allá. Tal cual, vamos a crear un dashboard de ventas, así le voy a poner ventas de mi empresa, solo yo tengo acceso de configurar, Joaquín ni siquiera tiene el acceso. Y listo, confirmo. Vamos a agregar una gráfica, que es una. Aquí digo, nos dice que es gráfica, pero no es como tal una gráfica, es simplemente una plantilla. Tabla de estadísticas. Vamos a agregar una tabla y aquí es donde empieza la magia. Podemos medir lo que sea, Como yo estoy tomando un ejemplo de ventas, pues voy a empezar a tomar métricas de ventas, pero ojo, un disclaimer, tú puedes medir literalmente lo que quieras de tus procesos, cuántos se iniciaron, cuántos se terminaron, cuántos fueron iniciados por tal persona, etcétera, Un montón de cosas que ahorita te voy a dar las pautas para que tú lo hagas específicamente en tus procesos. Voy a poner aquí una tabla que la llamaré métricas, métricas de prospectos. Excelente. Sobre mi proceso de venta, estoy partiendo de que yo ya tengo un proceso de venta de proyectos, le voy a dar continuar. Y aquí es donde empieza la magia y la configuración es una tabla, entonces a la tabla hay que agregarle columnas. Vamos a agregar la columna, vamos a agregar una columna y nos dice para agregar una columna selecciona la medición que vas a usar en métricas de prospectos, estamos usando el proceso de venta de proyectos. No tengo mediciones, dice, da clic en el botón de agregar para agregar tu primera medición. Esto es lo que tienes que saber de las tablas de estadísticas, porque todas las tablas de estadísticas funcionan bajo mediciones. Las mediciones son como banderitas, le llamo yo, que es como un oye, mídeme por ejemplo la cantidad de prospectos que llegan al negocio. Entonces va a haber un agente, que en este caso es Gist, al crear esta medición hay una personita como quien dice virtual, checando cada vez que se inicia un prospecto y cada vez que se inicia levanta una banderita y dice, hey, se inició un prospecto y te lo reporta aquí en tu dashboard, algo así funciona. Entonces aquí vamos a crear esa medición, le vamos a decir, esta medición la llamaremos prospectos iniciados y lo creamos. Ahora, para saber si un prospecto se inició, este es mi ejemplo, te digo, lo voy a hacer con mi caso, ya después lo podrás hacer tú con tu proceso. Específicamente los procesos iniciados, digo los prospectos iniciados, para mí es, si yo inicié un proceso de venta es porque me llegó un lead, es porque me llegó un prospecto. Entonces aquí tan simple como, a ver, quiero medir, es una medición de procesos, de hecho ahorita solo hay de este tipo, al momento de grabar este video estoy midiendo el proceso de venta y lo que quiero medir es una cuenta, quiero medir cuántos prospectos se iniciaron, no es una suma, también hay sumas, más bien estoy contando, cuéntame cuántos prospectos iniciaron. Cómo sabemos, hay que establecer ciertas condiciones para saber si un prospecto se, o sea, cómo sabemos acerca de un proceso de venta si es un prospecto iniciado, pues con que haya iniciado el proceso. Entonces aquí le voy a decir, mira, si el seguimiento se inició, cuéntalo, o sea, si yo inicié una venta y cuéntamelo como que se inició un prospecto, OK, entonces le voy a dar crear medición y listo, mira, aquí me dice que se ha iniciado un prospecto, ¿En qué periodo? En toda la historia, yo puedo decirle, hey, fíltrame, fíltrame solo lo que se ha iniciado esta semana, por ejemplo, sigue siendo uno. Entonces aquí lo tenemos. Ahora, dijimos que íbamos a agregar varias mediciones aquí mientras le voy a dar guardar y le voy a dar modo edición para hacerlo un poco más grande, un poco más larga y si te fijas, si le desactivo el modo edición, ya tenemos nuestra tabla métricas de prospectos. En total se han iniciado un prospecto, si le doy clic, de hecho me muestra qué prospecto Fernando Ramírez Alarma, se inició tal día y pues le puedo dar clic aquí para irme a ver el flujo y todo lo que fue de este prospecto. ¿Te fijas? La magia de los dashboards. Bueno, esto es lo que podemos lograr. Ahora, te dije que iba a usar cuatro métricas, entonces voy a usar esas cuatro métricas. ¿Cuántos prospectos se iniciaron? ¿Cuántos se cotizaron? ¿Cuánto se cerraron? ¿Y cuántos traigo en seguimiento? Vamos a hacerlo. Antes de empezar con las métricas, como sabes, voy a hacerlo aquí, voy a explicarte cómo es mi proceso porque tenemos que tener ese contexto. Me voy a ir a procesos, venta de proyectos, lo voy a configurar y mira si está configurado, es una pequeña plantilla que tengo por aquí. Si tú quieres tener un proceso de venta y aún no lo tienes, lo acabé de descargar, de hecho de aquí es gratuito. Cuando estás en procesos, puedes darle crear proceso y busca este que se llama venta de proyectos y nada más lo instalas y ya. Eso básicamente fue lo que yo hice. Lo instalas, te metes a configuración y lo publicas. En mi caso yo ya lo publiqué, básicamente publicar y ya está. Y lo que hace este proceso es iniciar, se va prospección, si quiero ir a cotizar, se va a cotizar, negociamos y hay varias opciones, puedo regenerarle una cotización, ganar la venta o perderla. Incluso también desde prospección, además de ir a cotizar también puedo perder la venta. Es algo muy simple, pero quiero medirlo, quiero estarlo midiendo concretamente aquí es un punto muy importante que tienes que tener en mente. Para que un proceso te mida buenos datos, tiene que estar bien hecho, tiene que estar bien contempladas las etapas, porque si no, no te va a medir lo que tú quieras. Aquí no es como que nos lea la mente, tenemos que decírselo de alguna manera en el dashboard y esto es lo que vamos a hacer, voy a abrir otra pestaña precisamente con nuestro Dashboard para irlo actualizando. Voy a tener dos keys abiertos y lo que voy a hacer en este momento es irme al Dashboard de ventas, me dice que hay un prospecto iniciado y vamos a editar esta gráfica. Vamos a la etapa de visualización y si te fijas, ahorita yo tengo un dato, quiero que sean cuatro, ahorita los voy a agregar. Entonces vamos empezando con esto. ¿Cuál es el siguiente dato que nos importa? Cuántos se cotizaron. Correcto. Entonces voy a crear otra columna donde ya no quiero medir los prospectos iniciados. Voy a crear otra medición que se llame los prospectos cotizados. Lo creamos igual. Voy a medir la cuenta cuántos, donde no solamente el seguimiento se haya iniciado. Es aquí donde hay que ver cómo está nuestro proceso. Y es aquí donde me voy a la otra pestaña y voy a decir, a ver, ¿Cómo yo distingo si un prospecto se cotizó o no? Pues mira, si la tarea generar cotización se termina, es porque se generó la cotización, es porque se cotizó. Entonces en cuanto termine en esta tarea, tengo que levantar la banderita de que ya se cotizó un prospecto más. ¿OK? Eso lo hace nuestra medición. Entonces le vamos a decir, vamos otra vez a la otra pestaña y le vamos a decir, hey Gis, mira, ahí te va. Voy a medir la cuenta en el proceso de venta de cuántos, cuántas tareas de. Fíjate, aquí están todas las tareas y mira, aquí está la que buscamos. Generar cotización se hayan terminado. Si la tarea generar cotización se terminó, este proceso de venta, cuéntalo como cotizado. Como cotizado. Y eso es muy importante. Ya nada más le doy crear medición y listo. Mira, mira, tenemos también uno cotizado, maravilloso. De hecho, ahorita te podré mostrar que yo ya tenía un ejemplo corriendo. Y vamos a iniciar más y lo vamos a ir viendo en temporal, ¿OK? Lo primero, prospectos iniciados, prospectos cotizados, ya lo tenemos. Ahora quiero ver los que se cierran. Vamos a agregar otra columna con otra medición donde vamos a ver los prospectos cerrados. Vamos a darle crear y ahorita queremos ver cuántos se cerraron, pero también quiero ver qué monto de ventas se cerró. Entonces vamos a agregar las dos, ¿Te parece? Voy a darte un pequeño más, un puntito más de lo que no estaba previsto. ¿Cómo sabemos si una venta se cerró? Pues bueno, después de negociación, si nos dijeron que la venta se ganó, yo ya sé que si llega aquí es porque se ganó la venta, entonces si se termina esta tarea ya lo puedo considerar como que se ganó la venta. Es muy importante porque aquí a lo mejor en la venta ganada te pueden corregir el monto o lo que sea. Entonces quiero que ya que hayan confirmado cotización y monto al final y que ya la hayan terminado, me hey, ya, venta ganada, Pum. Para eso me voy a la otra pestaña y agregaremos en nuestra medición. ¿Cómo sabemos si un prospecto está cerrado? Pues bueno, que la tarea venta ganada se haya terminado. Si la tarea venta ganada se terminó, es un prospecto cerrado. Voy a crear esta medición, si te fijas ahorita tengo cero en esta semana. Perfecto. Ahora, ¿Qué más vamos a hacer? Vamos a hacer aquí otra medición que es el monto, el monto vendido. Crearemos una columna donde ahora no sólo queremos ver prospectos iniciados, cotizados, cerrados, sino quiero ver el monto vendido, vamos a crearlo. Y ahora ya no quiero ver la cuenta, quiero ver la suma. ¿Qué campo nos va a estar sumando? Este campo llamado monto del proyecto. Aquí no aparece completo, pero monto de proyecto donde la tarea venta ganada se terminó. Si terminamos la tarea de venta ganada acá es porque ya lo terminamos, pero ahora yo no quiero que me cuente, yo quiero que me sume el monto. Y esto también se puede. Vamos a crear esta medición y ahora el monto es cero, lo vamos a ir llenando, poblando y bueno, hay una métrica más que quiero agregar para que tengas en mente. Gis no solo te mide lo que pasó, si te fijas ahorita nos está midiendo a ver cuántos prospectos se iniciaron esta semana, está en un límite de tiempo o se cotizaron, etc. Si yo cambio el límite de tiempo este año, pues los números van a cambiar. Pero aquí viene la cuestión, yo quiero agregar una métrica que no hemos visto hasta ahora y te la voy a enseñar, que son métricas en tiempo real, o sea, bueno, todas te muestran datos en tiempo real, eso es muy importante que sepas, pero todas estas son métricas de cosas que pasaron. Si tú iniciaste 30 prospectos, pues se iniciaron 30 y punto parale de contar, pero hay métricas que pueden estar fluctuando, por ejemplo, no es lo mismo decir cuántos prospectos inicié, inicié en pasado a cuántos prospectos tengo en seguimiento, son cosas distintas, una cosa es lo que pasó y otra cosa es lo que tengo ahorita en seguimiento. Todas estas son cosas que pasaron, inicié prospectos que coticé cerrado, ado es un verbo en pasado, monto vendido, todo esto es algo que pasó. ¿En qué periodo? Pues en el periodo que yo le filtré aquí, pero yo le puedo decir, gusta agrégame una columna con una medición de cuántos prospectos están en seguimiento, están, o sea, ni siquiera estuvieron, están en este momento, están pendientes. Ahora aquí viene la cuestión, ¿Cómo lo vamos a medir? Tengo que ir al proceso. A ver, te hago la pregunta, si tú quisieras medir cuántos prospectos traes en seguimiento, ¿En qué punto de tu proceso deben estar para saber que están en seguimiento? Y aquí es donde nos vamos a ir a analizar cómo está tu proceso, si está en prospección o en negociación o en generar cotización o en recotización. A fin de cuentas, o sea, si está en alguno de estos puntos y no está perdido ni ganado, pues es porque está en seguimiento, ¿Estás de acuerdo conmigo? Entonces voy a decirle, mira, si está iniciado aquí o aquí o aquí o acá, el prospecto está en seguimiento, si está acá es porque se perdió y si está acá es porque se ganó. Entonces vamos a ponerle aquí que estos están en seguimiento, o sea que estas cuatro tareas representan que alguien está en seguimiento. Vámonos a Dashboard y le mira la venta, cuéntame y vamos a ponerle condiciones, mira si la tarea prospección está iniciada o vencida, o fíjate, le puedes agregar más condicionales o también si la tarea, ah no, perdón, aquí me equivoqué, es la tarea, si la tarea prospección está iniciada o vencida, o también si la tarea en negociación está iniciada o vencida, o también si te fijas son prospección, negociación, generar cotización y recotizar, entonces también o la tarea generar cotización está iniciada vencida o la tarea recotizar está iniciada vencidA, si el proceso está corriendo en alguna de esas cuatro tareas, cuéntamelo como que está en seguimiento y listo, le voy a dar crear medición, fíjate ahorita me dice que hay uno, vamos a darle guardar y fíjate todos los datos que nos está dando, cuántos se iniciaron, cuánto se cotizaron, cuántos se cerraron, monto vendido y cuántos hay en seguimiento. ¿Esto ya no tiene relevancia con la semana porque esto no es algo que pasó, es algo que está pasando, es como cuántos hay en seguimiento? No me interesa saber, hay unos que iniciaron ayer, antier, etc. Pero a mí me interesa no ver cuántos se iniciaron en ese periodo, sino cuántos, olvídate de la fecha. Esta es una métrica de tipo status y es dime ahorita cuántos están corriendo. Entonces digamos que usé dos tipos de métricas, que son los dos tipos de métricAs que siempre debemos usar, las que son en pasado o que son como transaccionales, pasó esto se cuenta o las que son de estatus de que algo está pasando. Hay n prospectos sencillamente, bueno un poco técnico de métricas y KPIs, pero bueno si yo le digo aquí a ver dime cuál es este prospecto, pues es Fernando Ramírez, está en negociación por eso lo cuenta como iniciado, excelente, ahora te voy a pasar un pequeño hack y para eso necesito iniciar más procesos entonces voy a irme a procesos y voy a iniciar otra venta donde le voy a poner, ah mira ahora le vamos a hacer a Gregorio Ramírez sistema de seguridad de CCTV, contacto es Gregorio, su teléfono, requerimientos, nombre del proyecto y ahora el vendedor no soy yo David, sino que es Joaquín, vamos a iniciar y a mí no me lo dejó, yo traigo a Fernando que ese es otro, se lo dejo Joaquín, de hecho si me voy a reportes hay dos ventas, la que trae Joaquín y la que traigo yo. Entonces de esta manera van funcionando, voy a iniciar otra, le voy a decir OK, vamos a irnos con Luisa, Luisa González y a ella le vamos a hacer un proyecto para su. Es una alarma, un ejemplo, ejemplo burdo, su nombre, teléfono, su nombre de proyecto, requerimientos, aquí no me estoy preocupando demasiado por lo que lleno David Castellanos, le doy iniciar y si te fijas ya inició en prospección, esta sí me la dejó a mí porque yo me puse como vendedor, le digo oye pues vámonos a ir a cotizar, termino y aquí está la cotización, vamos a subirla por aquí, aquí está el monto del proyecto, son 2.500 en mi caso lo tengo configurado como pesos, pero puedes buscar por aquí en los tutoriales el tutorial de cómo sacarle jugo a las divisas. Si tú eres de otro país y no quieres contarlo en pesos, puedes también cambiar esta divisa que te voy a dejar el tutorial por aquí en la descripción del vídeo. 2.500 pesos del proyecto y le doy terminar, digamos que ya está cotizado, ahora en negociación le voy a decir venta ganada y fíjate, termino y me dice al terminar esta tarea se reportará un monto vendido X, le doy terminar, son 2.500 pesos, termino y bye, ya se acabó ese prospecto, fíjate lo que va a pasar, me voy al dashboard, lo refrescamos y fíjate lo que pasa aquí, me dice hay tres prospectos iniciados, mira, se inició Luisa, Gregorio y Fernando. Luisa ya está terminado, se ganó la venta. Gregorio está en prospección, Fernando está en negociación, nos dice como que esto es el estatus, literalmente la etapa en donde van, pero hay unos que ya están terminados porque se ganó la venta, etcétera, te dice cuándo se acabó y demás. Los tres se iniciaron, dos se cotizaron, uno se cerró, te puedes ver dar una muy buena idea, a ver este cerró a Luisa, se cerró, Luisa y Fernando ya se cotizaron y 2.500 pesos se vendieron. ¿De quién? De Luisa, porque Luisa, ¿Recuerdas el ejemplo que hicimos? Y traemos dos en seguimiento, ¿Cuáles dos? Gregorio y Fernando están iniciados, uno está terminado, entonces no me lo tiene que contar aquí, ves aquí cómo es que funciona esta magia, este poder de tener datos en tiempo real y esto solo lo hice, es un ejemplo muy burdo de un proceso de venta y le voy a agregar esteroides porque quiero que te vaya bien en la medición de tus métricas. Voy a editarlo, voy a decir oye sí David, me interesa muchísimo ver esto, pero pues también me interesa verlo por vendedor, pues podemos poner un campo de agrupación donde estemos midiendo el vendedor, el asesor, voy a poner asesor y fíjate, Joaquín inició uno, cotizó cero, significa, eso significa que trae uno en seguimiento. De hecho si me voy más para acá, sí lo trae en seguimiento, ese que se inició, David inició dos, los cotizó y cerró uno, eso significa que trae uno en seguimiento todavía y además abajo te da siempre los totales, lo guardo, fíjate es una tabla muy diferente con unos cuantos clics y esto te ahorra muchísimo tiempo, ya adiós estar vaciando datos en un Excel y también te permite generar, cerrar la pinza con un monitoreo más específico con tu equipo semana con semana que te estés reuniendo, qué onda Joaquín, nomás has iniciado uno y tu meta son 40, ¿Que está pasando? Y ahí es donde puedes exigir, ahora estoy haciendo un ejemplo de ventas, pero tú puedes hacerlo servicios en operación de instalaciones, temas de recursos humanos, lo que tú quieras, porque si te fijas aquí yo le digo al agregar gráfica, hey, agrégame otra tabla donde ahora no voy a medir la venta, voy a medir otra cosa, o si voy a medir el proceso de venta, pero voy a medir otros temas, no lo que ya puse en otra. Puedes crear las que tú quieras, no te limites a solo una tabla, puedes tener n tablas gráficas, puedes agregar más y más y más aquí en tu dashboard y pues ahora sí que gózalo porque esto te va a dar un impulso increíble en el avance de tus metas como empresa. Así que bueno, nos vemos en el siguiente tutorial de GIST, avanza aquí para que conozcas qué otras gráficas y cómo se usan, etc. Estoy seguro que te van a encantar. Hasta la próxima.