Demo Oficial Geest V2

Hola, ¿Qué tal? Mucho gusto. Mi nombre es David Castellanos, director y cofundador de Gist, y es un honor para mí darte la demostración de cómo es que funciona nuestro sistema. Antes de empezar, estoy seguro que si estás aquí es porque estamos de acuerdo en algo, en que necesitas procesos para tener una mejor estructura de trabajo, mayor productividad y mayor rentabilidad en tu negocio. ¿Coincide conmigo estos procesos, tenerlos descritos en papel, descritos en un manual de trabajo con? ¿Coincides conmigo en que no garantiza que se sigan? Correcto. De hecho, lo sufrí hace algunos años y por eso es que nació todo esto, porque dedicaba horas, horas talacha en crear esos manuales para que luego no se siguieran. Y me frustraba porque decía, es que estos son los pasos que se deben seguir, ¿Por qué no se siguen? ¿Por qué no hay una gente que no dependa de mí, que persiga al equipo para estarle ah, ya acabaste, tú sigues tú? Ah, ya acabaste, tú sigues tú. Y bueno, es por eso que nació Gist, justamente es ese agente que se convierte en un mini TO, donde tú le describes cuál es tu estructura de trabajo y hace que fluya sin ti. Sin más preámbulo, pues vamos a ir a detalle, a que veas cómo funciona, porque por algo estás aquí. ¿Quieres ver cómo funciona exactamente? Y pues tal cual, me voy a ir a una cuenta de Gist que tengo por aquí y lo vamos a platicar. Voy a entrar. Lo primero que debes saber es que Gist es un sistema de procesos, así se llama, ese es el concepto oficial. ¿Cuál es su objetivo? Pues bueno, tener procesos, claro está. Esos procesos los creas tú mismo. De hecho, nuestro objetivo central en el sistema es que cada empresa desarrolle su propio software, pero sin tener que programar. Es muy simple, ahorita lo vamos a ver. En 5 minutos ya puedes tener tu proceso corriendo, No importa si es de venta, de servicio, de seguimiento postventa, de mantenimiento. Y esto funciona para cualquier tipo de empresa, especialmente empresas, instalaciones y servicios. Ese es nuestro enfoque y ese es hacia donde estamos dirigidos. Así que si eres una empresa de cámaras de seguridad, CCTV, alarmas, paneles solares, sistemas eléctricos, mantenimientos, multiservicios y un montón de cosas más, esto es exactamente diseñado para ti. Así que vamos allá. Voy a crear un proceso. Eso es lo que hacemos en el software comúnmente. Y tienes dos opciones. Puedes empezar desde procesos en blanco, donde tú dices yo empiezo desde cero, es un canvas limpio donde tú empiezas a crear tu primer proceso y ya está, o tu segundo, tercero, lo que sea en blanco. Y también puedes descargar plantillas que nosotros ya construimos y que de hecho cada semana subimos una plantilla distinta de un caso realmente de una empresa real. Por ejemplo, yo ahorita te voy a mostrar un ejemplo que yo lo llamé órdenes de servicio, que ya lo tengo por aquí. Simplemente aquí nos explica, este es un video donde yo lo construí y explico cómo lo construí, cómo lo hice y lo puedes descargar y puedes tener más casos en el viernes de proceso siempre. Entonces, este ya está hecho, simplemente le doy clic en instalar y me dice, mira, se te va a instalar un proceso de servicio y una base de datos de cliente. En GIS funcionan esas dos cosas, procesos y bases de datos. Ahorita te muestro exactamente cómo es. Y le vamos a dar instalar. En ese momento ya se me creó un proceso que se llama servicio. Y si me voy a bases de datos, ya tengo una base de datos que se llama cliente. Perfecto. Si me voy al proceso de servicio, que es lo que nos interesa ahorita, vamos a darle configurar. Y todo lo que hay detrás de cada proceso es justamente un diagrama de flujo. En Gist estipulas tus operaciones en diagramas de flujo para que el software en automático persiga al equipo para que sigan esos diagramas de flujo. Y esto es drag and drop muy simple. Este es un ejemplo que yo hice de un servicio donde inicia, se hace un diagnóstico, si se tiene que agendar, se agenda el servicio, se confirma, si se confirmó, vamos a ejecutarlo. Si no, se reagenda, se establece que está por acá. Después de ejecutar, se le envía en automático al cliente la orden de servicio firmada, que ahorita lo vamos a ver, está muy padre. Y si se tiene que cobrar, se confirma el monto a cobrar y se cobra. Perfecto. Oye, pero yo quiero agregar un paso final que es facturar. Ah, bueno, puedes agregar un nodo que tú quieras. De hecho, esto a pesar de que es una plantilla, tú puedes quitarle, ponerle, agregarle. El chiste es que se adapte exactamente a ti, a tu forma de operar. Aquí yo le voy a agregar una tarea, esto es drag and drop de facturar. Y listo, lo ponemos hasta el final. Todo esto lo arrastramos y soltamos. Lo conectamos aquí con la flecha y vamos a configurar qué onda con facturar. ¿Que le voy a decir? Bueno, ¿Quién es el encargado de facturar? Bueno, todas las facturas las hace David o Luis o Joaquín o quien sea que esté encargado de facturación. Y además llévaselo con una prioridad alta. Aquí, ojo, digo, mi recomendación es que las tareas no siempre sean altas, porque si todo es prioridad alta, nada es prioridad alta. Pero bueno, esto es más a tu criterio. Bueno, aquí ponemos esto y viene lo más importante de las tareas, que es la información, que son los campos de formulario. En Gish existe algo que se llaman los campos de formulario. Son pequeños espacios en la nube donde puedes guardar. Aquí como puedes ver son archivos, fechas, checklist, listas de opciones, importar cosas de tus bases de datos, que de hecho lo vamos a usar hoy, PDF autogenerados, que es algo muy nuevo que acabamos de agregar, textos, ubicaciones y un montón de cosas. Yo aquí le puedo decir, Gis, yo quiero que haya un archivo que es mi factura, y esta factura existe en mis campos, pero en el paso de facturar, cuando estemos ahí facturando, necesito que sea una evidencia esta factura y la arrastro y la suelto. Es obligatoria, incluso si no sube la factura, no puede avanzar. Y es. Esto aplica a todas las áreas. Este es un ejemplo burdo, es un ejemplo de cuando te llega para facturar, pero hablando de los técnicos en campo, hablando de los vendedores en oficina, hablando de los administrativos en oficina, hablando de los líderes de ingeniería, etc. Cualquier miembro de la empresa tendrá, cuando le llegue una tarea, en este caso facturar, tendrá campos que pueda consultar y evidencias que tiene que llenar. A veces debe llenarlas si son obligatorios. Lo que vamos a hacer aquí es ponerle campos de consulta. Digo, cuando estás facturando no es nada más que, ah, tienes que facturar y. Y haces la factura, No, o sea, te tienen que decir a quién qué monto los datos, porque si no, no sabes. Entonces, ¿Qué hacemos aquí? OK, mira, cuando esté facturando esta persona, muéstrale el nombre comercial de la empresa, su teléfono, su domicilio, contacto, email, muéstrale qué monto le vamos a cobrar a lo mejor las fotos del servicio que se hizo, todo esto lo puede consultar, o sea, lo puede ver pero no editar. Y es importante porque te permite hacer que cada miembro del equipo se enfoque como que mira, esta es tu chamba, aquí está lo que necesitas ver y lo que necesitas llenar, punto, no te preocupes por nada y listo. Esto lo hacemos para todas las tareas, pueden tener muchas evidencias, si tú quieres, no sé, que te pongan aquí Un campo de comentarios, es un texto y esto sirve mucho para que comentarios sea obligatorio y hasta opcional. Si tiene comentarios ponga si no, no pasa nada. De esta manera controlamos en todos los pasos qué información te pide. Aquí estamos hablando de las tareas. Existen más tipos de nodos, entraré brevemente a detalles. Puedes hacer condicionales, si pasa esto, vete para acá, si pasa esto, vete para acá, que son esta que están aquí, donde en mi caso, después del diagnóstico evaluamos si se tiene que agendar esa agenda y si no fue una falsa alarma, ya no se hace nada, por default se termina. Hay automatizaciones que hoy usaremos una de ellas que es enviar orden de servicio al cliente por email. Está muy padre y pueden hacer muchas más cosas. Las automatizaciones pueden incluso hasta conectar con otros softwares, cambiar prioridades, hacer cálculos, restar, sumar, etcétera. Un montón de cosas que pueden manipular. Están los subflujos que te permiten conectar procesos, un fin de proceso, ahorita veremos más detalles. Yo diseño mi proceso, ya aquí tengo algunos detalles y basta con darle publicar. Un pequeño detalle que debes saber, las tareas, tú puedes controlar no solamente esto como información, encargados, prioridad y demás, sino que también puedes controlar sus tiempos, donde digas ah, iníciate tal día y además tienes X días para hacerla y se puede o no posponer, con eso tú controlas los tiempos, cuánto tiempo tienes para hacer cada una de las fases o tareas del proceso. Y un pequeño detalle que debes saber, puede puedan existir revisiones, están padrísimos. Yo puse aquí un revisor donde le mira, el encargado de ejecutar el servicio es una persona que yo voy a asignar en el camino y yo lo llamé, es un campo que me van a llenar, encargado de atender servicio. Esa persona variablemente le va a llegar esta tarea, cuando esa persona termine, me va a llegar a mí o a quien haya iniciado el proceso. Si yo inicié el proceso, me llega a mí, si tú lo inicias, te llega a ti. Quien haya iniciado el proceso tiene que revisar lo que hizo esta persona en ejecución de servicio y si lo aprueba avanza, si lo rechaza se le regresa y está muy padre porque pones puntos de control, le llamamos en procesos o candados, digámoslo así, para que no avance si no se aprueba por el jefe, por el supervisor, etc. Hay que usarlo con discreción, ¿Por qué? Porque si tú pones muchas revisiones el proceso se va a estar atorando y no siempre es necesario. Listo, una vez que ya lo diseñamos, esta es la fase 1 diseño de los procesos, fase 1 publicamos los cambios y es aquí donde ya empieza la magia, fíjate, en menos de 5 minutos ya tenemos un proceso listo para ser iniciado y si me voy a procesos ya lo puedo iniciar, de hecho ese es el objetivo y es la fase 2 de la demostración que es usar los procesos, lo repito, fase 1 diseñarlos, fase 2 ejecutarlos. Ya en el día a día, ¿Qué pasa si alguien me llama? No sé, Joaquín Gómez me llama que quiere un servicio, pues bueno, me voy a procesos, le doy servicio, iniciar y Joaquín Gómez, mi queridísimo amigo, le vamos a hacer un mantenimiento a su aire condicional, por ejemplo, y es aquí donde empezamos a capturar la información, por ejemplo, nombre comercial, el nombre comercial son Pinturas Gómez, el contacto es Joaquín, su email es el support de nosotros, su teléfono es este, si estás en otro país puedes seleccionar su lada y ya está su domicilio, aquí puedes buscar el domicilio específico de Google Maps, si es en Morelos 24, Zapopan, Jalisco, lo que sea, tu puedes buscar aquí el domicilio y está en Google Maps, simplemente los voy a seleccionar, se vincula y ya lo podemos acceder. ¿Qué servicio quiere? Pues es un mantenimiento preventivo, ojalá los clientes nos llamaran para preventivos, casi siempre llaman cuando es correctivo y vamos a subir aquí una imagen de referencia, yo voy a subir un centro de carga que tengo por aquí, incluso pueden subir varias en los campos de archivo de list, pueden aceptar varias, voy a subir dos imágenes que tengo por ahí y le damos iniciar. En este punto es donde empieza la magia y es donde tú no te vas a preocupar por el avance del proceso. ¿Quién es el que se preocupa? En automático él va a estar persiguiendo a todos para que el diagrama de flujo se siga exactamente como tú lo planeas. De hecho eso es lo que hizo en este momento. Inició, ya se acabó el inicio arranca y hay que hacer un diagnóstico. Precisamente por eso tengo un diagnóstico en mis pendientes. Cada vez que el flujo va avanzando y te toca hacer algo a ti te va dejando una tarea. Si te notificas, te llega una notificación a tu celular, de hecho eso lo puedes controlar aquí tú puedes decidir si quieres que te lleguen por email esas notificaciones o push, o sea el celular. Ahorita veremos cómo se ve esto en la aplicación móvil porque GIS tiene aplicación móvil, tú lo controlas. Ahora sí, estando aquí en los pendientes, mi primera tarea se llama diagnóstico. Basta con darle clic para que se abra y fíjate, aquí tenemos la información que podemos consultar, las evidencias que debemos llenar y ahora sí sólo tenemos dos o lo pospongo o lo termino. Esto por ejemplo, hablando de mi ejemplo, quiere un mantenimiento preventivo para su aire acondicionado, ¿Correcto? Entonces, OK, pues vamos a hacer esto, un mantenimiento preventivo estándar simplemente es lo único que hay que hacer. Estas son las indicaciones, si hubiera más pues aquí las anoto y ya está. ¿Cuál es el siguiente paso? Si lo vamos a agendar, si se va a cobrar, obviamente todavía no sé porque hasta que lo hagamos entonces lo dejo vacío, por eso lo puse opcional y así ¿No? Todo esto como puedes ver es personalizado. Aquí yo lo puse así en mi plantilla y tú lo puedes adaptar. Ya está de aquí del diagnóstico termino y es en automático. Cuando viste, OK, ya acabaste el diagnóstico, pum. Ya sé quién sigue, ya sé qué información llevarle, pum, pum, pum, En automático. Aquí está, mira. Después del diagnóstico yo le dije que mi siguiente paso era agendar servicio. Pues bueno, me deja una tarea, agendar servicio, OK, que precisamente es la que tengo aquí y con esto yo le pongo, oye, ¿Sabes que? La fecha y hora está el día, el encargado de atenderlo es tal persona y terminamos. Esa persona tiene que confirmar el servicio con cliente y así va avanzando. Esa es la lógica del flujo del sistema y eso es lo importante que debes tener en mente. Los procesos que tú diseñaste una vez bien, se corren las veces que tú quieras y te quita esa carga de encima de tener que estar recordando en qué etapa va cada cosa y más cuando ya son muchos servicios, ventas, instalaciones. Ahorita yo hice un ejemplo nada más de un servicio, pero oye, también quiero gestionar mis ventas. Mira, tenemos una plantilla de proceso de venta, ya está, tenemos aquí y ya está, tengo servicios y ventas. Oye, que también quiero gestionar mis ejecuciones de proyectos o mis instalaciones. Ah, pues ejecución de instalación, instalar y así te vas, instalas plantillas, etcétera. Hay pequeños detalles que debes saber cuando instalas muchos procesos porque te genera, genera muchas bases de datos y no queremos siempre eso. Pero bueno, el objetivo es que sepas que puedes tener todos tus procesos plasmados en G. ¿Cuál es el límite? Bueno, depende del plan de suscripción. Ahorita entraré a esos detalles y dudas frecuentes. Pero bueno, ese es el formato importante que debes tener ahorita en mente que diseñas. Los procesos se convierten en realidad en pendientes. ¿Cómo se ve esto en la aplicación móvil cuando ya te deja pendientes? Es una maravilla porque está en cualquier dispositivo, Google Play, App Store, incluso en Huawei y así se ve. Tienes tus pendientes, lo abres y OK, tengo que ejecutar un servicio. Puedes ver tu información de consulta y llenas tus evidencias. Incluso puedes tomar fotos desde la aplicación móvil. Y algo que no te había mencionado que también está padrísimo son los chats. GIS ya tiene chats incluidos. Ahora sí que si tú te organizas mucho en grupos de WhatsApp, ya le puedes decir al desorden que eso implica que se te revuelva un montón de información en WhatsApp. Todo lo tienes aquí en Gist, de hecho lo tienes en la aplicación móvil y también en la aplicación web. Por ejemplo, aquí en mi caso de Joaquín Gómez, confirmar servicio con cliente, si yo lo abro, siempre tendré un chat aquí al lado donde yo pueda hacer comentarios y cualquier comentario que yo haga tiene que ver con Joaquín Gómez. Mantenimiento de aire acondicionado. Aquí no se va a hablar de nada más. El chiste es que no se revuelvan las cosas, que no se revuelvan los temas. Y cualquier persona que participe en el proceso de mantenimiento de Joaquín Gómez en este ejemplo, puede comentar en el chat y puede ver los comentarios de otros. Oye, ¿Pero qué pasa si yo no tengo nada que hacer de Joaquín Gómez de esta tarea y aún así si participo? Pues bueno, puedes siempre estar viendo los chats aquí en la sección derecha de mis pendientes. Y aquí está, tienes el chat a la mano, fases 1 y fases 2 terminadas. Ahora vamos con la fase número 3, que esta es padrísima y a mí me encanta, sobre todo para líderes de negocio que quieren tener métricas, es a donde vamos, es el santo grial. Vámonos a donde se guarda toda esta información y cómo puedo obtener reportes al respecto. Primero, toda la información que tenga que ver con clientes, proyectos, sucursales, etc. Nosotros recomendamos guardarla en bases de datos. En mi ejemplo, yo ya tengo varias que estuve descargando ahorita, ya viste la más importante es la de clientes, donde aquí tengo los datos de mi cliente, fíjate, ya se registró en automático, cuando inicié el proceso de servicio, se capturó que hay un cliente mío que se llama Pinturas Gómez, el contacto es Joaquín y se registraron todos los datos. Aquí en automático se están viniendo todos los datos de tus clientes, de tus proyectos, etc. Depende como los diseñes, porque esto es personalizable también. Aquí tú puedes ah, quiero una base de datos de clientes y no sé, la columna de nombre de contacto va a ser nada más contacto, lo puedes guardar y vas a agregar otra columna donde vas a guardar, no sé, el contacto de pagos, o sea, quién te va a pagar de tu cliente, a quién le debes cobrar, un texto, lo agregas y eso es como tener tu base de datos en Excel, pero bonita y que se llene en automático. Y además puedes subirle archivos, puedes decir, ah, mira, quiero agregar, si estás en México, usamos mucho esto, la constancia de situación fiscal para facturación, la pones como archivo y todo cliente va a tener un archivo que tú puedes cargar como constancia. Entonces, de esta manera se almacena la información. Ahora, sé que verla en una tabla, todo así, el desglose infinito, no siempre es lo más práctico, nada más que sepas que aquí se almacena. Ahorita te muestro cómo se ve y de manera más práctica cómo consultar y hacer reportes. Bueno, así se guarda la información, puedes importar tus bases de datos. Si tú tienes tus clientes ya en un Excel, puedes subir.