Dónde empieza todo: Cómo crear procesos

Hola qué tal, aquí David de Gist y bienvenido a otro video tutorial. En este vídeo te voy a explicar cómo hacer la configuración básica de procesos y que con esto puedas arrancar, crear tus propios diagramas de flujo vivientes. Como sabes en Gist estamos en contra de hacer manuales de trabajo o de hacer manuales en papel porque estás de acuerdo conmigo que el hecho de que esté en papel no significa que se vaya a seguir. ¿Cómo nos aseguramos de que viva y de que se siga? Pues que esté en automático. Entonces bueno, eso es lo que vamos a hacer aquí y te voy a explicar cómo crear un proceso de forma básica, cómo correrlo y que conozcas las dinámicas más esenciales del sistema. Así que vamos allá. Tal cual como tú sabes tú puedes crear procesos y simplemente basta con irte a la vista de procesos, le das crear clic en proceso y puedes crear procesos con base en una plantilla, digamos yo quiero un proceso de venta, entonces puedes descargar un proceso de venta y le das instalar, etcétera, que eso ya lo hemos visto en algunos otros entrenamientos y demás. Ahorita me voy a enfocar en crear un proceso desde cero en blanco para que puedas empezar a conocer estas dinámicas básicas. Básicamente le voy a dar aquí en proceso en blanco, le doy clic, me pide un nombre aquí, imagínate que vamos a hacer un proceso de prueba muy básico, le voy a dar crear y para configurarlo simplemente basta en darle clic en los tres puntitos configurar y listo. Puedes ver que aquí tengo el configurador, le llamamos el wizard de configuración de cualquier proceso y con esto aquí es donde diseñas el diagrama de flujo, precisamente te voy a explicar cuáles son las dinámicas básicas. Puedes ver que aquí arriba tenemos algunas opciones, en medio tenemos el canvas donde va a estar nuestro diagrama de flujo. Por default todo proceso tiene un nodo de inicio y acá arriba tenemos el botón de ver tutoriales que te lleva a esta lista que justo estás viendo o tienes también el botón de publicar. Acá hay otras opciones como compartir, eliminar, etcétera que serán explicadas en otros vídeos en este mismo, en este mismo link de entrenamientos de tutoriales. ¿Cómo empezamos a configurar un proceso? ¿Básicamente añadiendo nodos, aquí nos dice agrega nodos, selecciona arrastra y suelta el tipo de nodo que deseas, OK? Entonces le das clic, imaginemos que yo quiero agregar, de hecho el más básico y esencial es la tarea, lo vamos a arrastrar y sin soltar llevamos el cursor a donde queramos soltarla y ahora sí soltamos, vamos a ponerle aquí que es la tarea 1 y listo, esto lo podemos nosotros manipular, de hecho si das clic y sin soltar arrastras, se mueve, se desplaza, igual en las tareas, si das clic y sin soltar arrastras, las desplazas y para conectarlas vamos a hacer una prueba muy simple que cuando inicia el proceso detone la primer tarea, para eso necesitamos acercarnos al inicio, si te fijas se pone como una cruz y vamos a dar clic y sin soltar nos vamos hacia el nodo que queremos conectar en automático, si te fijas detecta como la conexión y sueltas y listo, lo que hace este proceso es iniciar y después se va a la tarea. Hay muchos otros nodos, existen las condiciones, automatizaciones, flujos y el fin de un proceso, cada uno de estos estarán explicados en esta lista incluyendo la tarea, etcétera, etcétera, que nos iremos explicando súper a detalle, pero ahorita vamos a hacer un proceso muy básico para que tengas nociones de cómo empezar a configurar. Esta es la parte principal, el flujo, el diagrama de flujo. Ahora para que el proceso pueda iniciar hay que configurar formatos de inicio, de hecho si le doy clic al nodo de inicio y le doy editar, por default todo proceso ya tiene un disparador manual asignado que si le doy clic me dice mira, todas las personas pueden iniciar este proceso y dentro te pide campos de formulario, esto me permite limitar qué información quiero pedir al inicio del proceso, por ejemplo yo quiero crear un nuevo campo de tipo texto y ese campo se llamará nombre de cliente, vamos a crear este campo, listo, ya lo tenemos aquí y lo voy a solicitar como evidencias y aquí puedes ver esta distinción en todos los procesos de Gist, tanto al inicio, en los disparadores de plantilla, esas son las formas en las que puede dispararse un proceso o iniciarse tanto en los disparadores como en las tareas. Vas a ver aquí qué campos se solicitan y esto se compone de tres columnas, vamos a volver aquí al disparador manual, campos de formulario y son tres columnas como puedes ver siempre te dice mira estos son los campos que tienes creados en el proceso y esto que te dice que es toda la información que existe en el proceso con esto estamos diciéndole mira va a existir un nombre de cliente por default este es un campo en automático que recaba qué usuario inició el proceso pero también puedes crear campos de tipo archivo, fecha, checklist, etc. ¿Toda esa información existe en el proceso pero las otras dos columnas son las que nos dictan en donde se pide esta información en este caso estamos configurando el nodo de inicio, en el inicio le das editar, editamos el disparador manual, o sea cuando queramos disparar manualmente el proceso vamos a solicitar qué campos de formulario entonces aquí le estamos diciendo mira qué campos vas a solicitar al inicio del proceso en este caso yo quiero que el nombre del cliente sea una evidencia, esto qué significa que sea un campo editable, esto qué significa que lo van a poder modificar y de hecho si lo pongo como requerido van a deber editarlo, si no lo editan no pueden avanzar si no llenan algo y estos campos de consulta son los campos no editables al inicio del proceso no tienen mucho sentido ahorita lo podremos ver en una tarea, no tiene más sentido donde los campos de consulta es qué información puedes ver pero no editar aquí simplemente voy a hacer que al inicio del proceso me solicite el nombre del cliente y listo y en la tarea vamos a hacer algo muy simple que me muestre ese nombre del cliente, vamos a ponerle en campos y que el nombre del cliente sea un campo de consulta y listo, vamos aquí a dejarlo de esta forma para que tú puedas iniciar un proceso y esto es lógica de todos, todos los procesos en GIS debes publicar entonces vamos a darle clic en publicar y listo, pasa la magia, ya tenemos un proceso listo para iniciar, de hecho nos dice ya publicado, si me voy de hecho a procesos la prueba ya puede iniciarse, vamos a iniciarlo, vamos a iniciarlo para que veas cómo fluye, le voy a dar iniciar y aquí le vamos a poner prueba, prueba de proceso 1 siempre nos pide un título, este título es para identificarlo cuando te llegue una tarea, no sé si es un servicio, si es una venta, que cuando te llegue una tarea sepas de qué te está hablando, te está hablando de oye tienes que hacer una factura, OK? ¿Una factura de qué? Ah, pues de Joaquín Gómez reparación. Ah, OK, ese título es el identificador a partir del cual sabes de qué estás hablando. Entonces bueno, aquí lo vamos a poner simplemente prueba de proceso 1 y el nombre del cliente va a ser David Castellanos, un servidor y listo, vamos a iniciarlo y como puedes ver en automático, de hecho ese es el trabajo de Gist, dejarnos pendientes o tareas. Aquí lo tenemos ya un pendiente, me dejó la tarea 1 de la prueba de proceso 1, no tiene prioridad, no tiene etapa, eso lo podremos ver más a detalle en los siguientes vídeos. Y aquí vamos a abrir esta tarea y fíjate, me muestra el nombre del cliente, David Castellanos como consulta, no lo puedo editar y no me está pidiendo nada como evidencia y puedes ver aquí en el flujo que ya inició, o sea, ya se terminó el inicio avanza y aquí tenemos la tarea 1 que está iniciado. ¿Eso qué significa? Que el flujo está en este momento aquí. Si yo lo termino, el proceso se termina, ¿Por qué? Porque ya no hay nada más después, ya no hay nada posterior a este flujo, digo, esta tarea. Entonces bueno, este es un ejemplo. Ahora, hay un tema muy importante que es que si tú le haces cambios a un proceso, y eso lo podremos ver en otro vídeo súper a detalle más aquí abajo, cuando tú haces cambios al proceso puedes estar actualizando las ejecuciones en tiempo real y esto es el único sistema en el mercado el que hace esto. Si tú por ejemplo dices, oye, quiero que todas mis ventas, yo tengo corriendo 100 ventas y modificas tu proceso, esas 100 ventas se van a readaptar. Bueno, ya lo hablaré en otro entrenamiento específico, pero justo lo vamos a hacer aquí. Lo que yo quiero es que esta prueba, ¿Qué pasa si yo digo, OK, quiero que en esta tarea 1 le pidas otra información? Ah, pues me voy a la tarea, le doy un clic, modificamos sus campos y además de que consulte el nombre de cliente, supongamos que quiero que me llene su teléfono, entonces vamos a pedir un número telefónico, que es el teléfono, teléfono del cliente. A veces hay campos que tiene sentido ponerle un valor por defecto, en este caso no que esté vacío por default para que me obligue a llenarlo. De hecho este teléfono lo vamos a arrastrar como una evidencia obligatoria, lo que me va a obligar a llenarlo en la tarea 1 y fíjate aquí qué va a pasar, le voy a dar publicar y si me voy a los pendientes, aquí En la tarea 1 puedes ver que el teléfono ya es obligatorio, entonces en el instante en cuanto hice la modificación en el proceso y publiqué cambios, todos los procesos que ya estén corriendo van a tener ese cambio, en este caso tengo que llenar un teléfono, de hecho cuando ya lo lleno, si es en México, si es en Guatemala, si es en Chile, en donde quiera que estés puedes aquí seleccionar tu lada y ya está, si quieres que se guarde simplemente le das en el botón de guardar. ¿Esto qué significa? ¿Que si yo cierro la tarea y la vuelvo a abrir, los cambios ya están cargados, si yo hiciera un cambio, por ejemplo borro el teléfono y me quiero salir, me va a decir Gist, oye quieres salir? Porque tienes cambios que no has guardado y si le digo salir, pues evidentemente no se guarda el hecho de el cambio que hice, pero si yo borro por ejemplo y doy guardar, cierro y vuelvo a abrir, pues se queda exactamente como lo dejé, entonces guardar hace eso en las tareas, posponer lo que hace es agendarlas para el futuro y terminar es lo que hace que vaya avanzando el proceso, si en este caso por ejemplo yo la pospongo, avísame en un día Gist y la pospongo, perdón, aquí tenemos que me está mostrando todos los pendientes, esta tarea 1 está pospuesta para un día después, hoy es 16 de enero, pues para mañana 17 de enero me estará pidiendo que haga esta tarea, de hecho si yo filtro qué tareas tengo actuales, o sea que ya tenga que hacer, no está esa tarea, no se imaginan, no te imaginas lo mágico que es ver este monito cuando ya acabas tus tareas así augusto recostado en el escritorio porque dices ya acabé, ya acabé, entonces bueno, estando aquí si yo le pongo todos también me muestra los que están por iniciar y este es uno de ellos que cuando se llegue la fecha me va a avisar, entonces bueno, yo luego no quiero que se espere hasta un día más, lo voy a iniciar de una vez y listo. Entonces bueno, así es como vamos operando con el sistema. Ahora continuamos con nuestro ejemplo súper rápido aquí en la tarea vamos a hacer un ejemplo para que utilicemos la condición, vamos a arrastrar una condición, soltamos y si te fijas tiene un signo de interrogación, eso significa que no está configurada. Vamos a hacer un ejemplo en la tarea 1 yo le voy a decir si se va por un lado o se tiene que ir por otro lado del flujo, para esto son las condiciones para dirigir el flujo, ya tendrás un tutorial específico en esta lista de vídeos para condiciones para pero aquí vamos a hacer un ejemplo rápido de cómo empezar a manipular esto y configurar. Entonces bueno, lo que vamos a hacer es que de la Tarea 1 se vaya a la condición y si pasa algo se vaya hacia un lado y si pasa otra cosa se vaya hacia el otro lado, pero aquí una parte importante, toda condición para poder editarla tenemos que vincularla a un campo de formulario, en este caso sólo tengo el nombre de cliente que es un campo elegible para esta condición, yo quiero poner uno de tipo lista de opciones y vamos a ver ese ejemplo que es muy práctico. En la tarea 1 voy a solicitar en campos un nuevo campo que es una lista de opciones que me diga cuál es tu siguiente paso y le vamos a poner paso 1 o paso 2, va a haber dos pasos, estas son opciones y tal cual, este siguiente paso lo vamos a solicitar como una evidencia obligatoria en la tarea 1, eso que nos permite que cuando la tarea 1 se termine ya esté llenado el campo siguiente paso y aquí le vamos a decir mira condición, tú vas a tomar el campo siguiente paso y fíjate en automático detectó las dos opciones, ya tenemos paso 1 y paso 2 para poder dirigir el flujo. Entonces esto es un punto muy importante que hablaremos más a detalle en las condiciones, pero esto simplemente para decirte, vamos a hacer este ejemplo, en la tarea 1 le voy a decir hacia dónde irse y según hacia dónde se tiene que ir vamos a agregar más tareas, entonces bueno, vamos a abrir, esta fue la tarea, tarea del paso 1, vamos a hacer que cuando se vaya por el paso 1 se vaya a la tarea del paso 1 y cuando se vaya por el paso 2 vamos a ponerle la tarea del paso 2, excelente, vamos a conectarlo y listo, ya está nuestro proceso, vamos a darle publicar, ya está listo para iniciar y vamos a hacer otro ejemplo, vamos a iniciar una prueba 2, se va a llamar prueba 2 y el nombre del cliente va a ser igual David, iniciamos. Si te fijas, aquí está la prueba 2 y me dice, llena el teléfono y dime cuál es tu siguiente paso. Ah, mira, mi siguiente paso es el paso 1 y como vimos, si yo le digo que me voy a ir por el paso 1, se va a ir hacia la tarea del paso 1. Vamos a verlo. Tengo que dar terminar y fíjate, se fue por la tarea del paso 1 justamente ¿Por qué? Porque yo en esta tarea llené el siguiente paso como paso 1, la condición está vinculada y detectó y se fue por acá. Ahora, ¿Qué pasa si yo digo, uy, me equivoqué, quiero irme por el paso 2? No te preocupes, se puede regresar. Hay otro vídeo específico para hablar de reiniciar procesos. Lo que yo voy a hacer es reiniciarlo aquí rápidamente. Esto obviamente si tienen permisos, sólo se puede hacer cuando hay permisos de editar, de editar los reportes. Entonces, bueno, aquí le voy a hacer que este proceso, si le doy un clic, se reinicie en la tarea 1. Reiniciar y puedes ver que si filtro todos mis pendientes, todos nuestro ejemplo, prueba 2, prueba 2, aquí está, está otra vez en la tarea 1, o sea, se regresó, estaba acá y yo le di reiniciar y se regresó acá. Esto lo puedes estar haciendo y es muy práctico porque también en el día a día, a pesar de que los procesos sí son estructurados, hay variaciones y hay excepciones y tiene mucho sentido poder regresar. Entonces, bueno, la información se queda guardada. Entonces, ¿Qué hago? Le digo, ay, es que me equivoqué, ya no era el paso 1, ahora es el paso 2 y esto es un ejemplo burdo. Le voy a dar terminar y ahora se fue Por el paso 2, que justamente ya está en el flujo correcto que yo quería. Es un ejemplo, este es meramente un ejemplo de cómo tú puedes empezar a operar con los procesos. De hecho, aquí ya en nuestra prueba hemos usado dos de los nodos que se pueden, ya modificamos la información, pedir al inicio a través del disparador manual, aquí puedes ver que pide el nombre del cliente, etc. Todo esto tú lo podrás ir viendo mucho más a detalle en los vídeos que siguen aquí abajo. El objetivo de este vídeo era darte un panorama de qué se puede hacer, cómo puedes empezar a operar con el sistema y todo el asunto y muchos detalles que te recomiendo que te metas de fondo a ya utilizarlos. Las etapas, las etapas son muy prácticas para hacer reportes, los chats, los chats son muy prácticos para la comunicación, etc. Entonces, bueno, bríncate los siguientes vídeos para que conozcas a fondo todo lo que se puede hacer y juega un poco con el software para. Para que determines, OK, si tu proceso es un servicio, una venta, un pedido, una solicitud de servicio, en distancia, en campo, etc. Todo se puede estructurar en procesos sin importar tu giro de empresa. ¿Por qué? Porque el cielo es el límite, tu creatividad es el límite. En la medida en la que puedas hacer diagramas de flujo más reales, vas a tener muchos resultados en automático. Así que te veo por ahí en los siguientes videos. Y ahora, antes de irnos, voy a explicarte un pequeño detalle sobre cómo es que va avanzando el proceso ya en todo el equipo. Porque tú aquí en la tarea vimos cómo modificar los campos de formulario, pero cómo configuras quién lo tiene que hacer, etc. ¿No te preocupes, todo nodo, cuando le das doble clic, te desglosa su detalle total, donde? Aquí, ah, mira, de la tarea 1, quiero editarla. De hecho, cuando le das clic al lápiz, también te abre esta descripción, donde puedes cambiar su nombre, puedes añadir una indicación, una descripción, cambiarle prioridad, ponerle diferentes encargados, por ejemplo, al encargado ya no es tal persona, es tal persona. Y así las tareas en automático le van llegando a los que deben llegarle. Puedes poner revisiones, de las cuales hablaremos en otro vídeo, etcétera. Puedes reportar ingresos para generar estadísticas de ventas. Entonces, bueno, todo esto se puede acomodar a tus necesidades. Y para eso te invito a que vayas a los tutoriales específicos de cada nodo, tarea, condición, automatización, que aquí hay un mundo de cosas que puedes hacer en enviar emails, notificar a usuarios de Gist, etcétera. Subflujos, que esto es para conectar procesos. Y fin del proceso, que es 100% que cuando toque este nodo de fin, el proceso se termine. No necesitas ponerlo, no es obligatorio. En cuanto llegues al último paso, si no existe un fin, se termina. Pero el fin obliga a que se termine. Ya lo hablaremos en el video específico de este nodo. Así que bueno, con esto ya tienes un panorama. Simplemente te quiero mostrar ahora rápidamente cómo manipular dos, tres cosas del flujo. De hecho, pudiste ver que ahorita eliminé el fin. Imagínate que yo quiero borrar esta tarea, basta con darle un clic y tenemos el botón de eliminar o darle a la tecla de suprimir, delete, depende tu teclado. Listo, te dice ¿Quieres eliminarlo? Eliminar y está así. Puedes manipular. Oye, que yo quiero reconectar esta flecha, pues bueno, le das un clic, se pone de un color nada más, le das suprimir y se borra. Suprimir o backspace o delete. En este caso yo quiero que ahora esté de aquí para acá y mira, yo quiero que se regrese. Puedes hacer regresos, retornos, todo esto funciona y de maravilla, así que juega un poco con él. Y un pequeño detalle más, Todo esto lo vas a ir monitoreando en tiempo real en los reportes puedes ver que yo inicié mi prueba 1, mi prueba 2 y aquí en tiempo real voy viendo el flujo. Ah, Mira, la prueba 1 está aquí. Iniciado por tal persona, puedo ver los detalles, OK, perfecto, esto es lo que ha llenado, no me ha dicho cuál es su siguiente paso. Y también puedes ver la prueba 2 que va en otra etapa, esta ya se fue por el paso 2 y está acá. Y de hecho en tiempo real vas viendo aquí en todo momento qué persona tiene que tarea, puedes verla, puedes analizar su detalle del seguimiento, reiniciar el proceso, etc. Un montón de cosas que ya te iré explicando y que esto simplemente es para que tengas un panorama de hacia dónde ir avanzando. Así que irle picando, irle moviendo y pues te veo en los siguientes videos. Un placer, nos vemos hasta el próximo entrenamiento de Gist.