Ejecución de Proyectos con Compras detalladas

¿Qué día es hoy? Hoy es viernes de Procesos y es un honor para mí estar otro viernes contándote un caso real con el cual puedes estructurar mejor tu empresa y avanzar mucho más rápido. El día de hoy te tengo un caso muy interesante que es sobre ejecución de proyectos, pero no sólo la ejecución en sí, que de hecho ya hay un caso de viernes de Procesos el cual hablamos de justamente este tema. Hoy le voy a meter un ingrediente muy importante en la ejecución de instalaciones, servicios, proyectos en general, que son las compras y desde dos perspectivas, hay compras que se hacen antes de la instalación o el servicio y hay compras que se hacen durante la instalación o el servicio. Así que bueno, justamente eso es lo que estaremos haciendo hoy aquí. Como sabes, toda empresa de servicios e instalaciones requiere comprar materiales, equipos, etc. Y por eso es que lo vamos a ver súper a detalle cómo construirlo el día de hoy. Así que sin más pues vamos adelante con todo esto. Y lo que voy a hacer hoy aquí es increíble porque nos vamos a ahorrar muchos pasos descargando una plantilla que yo ya había realizado en otro viernes de Procesos, que es el proceso de ejecución de instalaciones. Le voy a dar clic y yo ya tengo aquí Instalar plantilla y me Mira, se te va a instalar un proceso de ejecución, un proceso de avances de instalación y dos bases de datos, una de clientes y una de expedientes de proyecto. La voy a instalar y listo. Aquí es donde vamos a empezar a materializar todo esto y está muy divertido porque vamos a empezar con estipular un proceso de compras. Entonces voy a crear a todo esto, lo voy a agregar Proceso de compras. Listo, ya lo tenemos por aquí. Ojo, todo esto que yo voy a hacer ya lo vas a poder descargar dando clic aquí abajo completito, listo para usar totalmente gratis, así que gózalo. ¿Aquí vamos a crear un proceso de compras y también en toda compra se necesitan proveedores, coincides conmigo? Entonces bueno, para eso voy a crear una base de datos de proveedores. ¿En nuestra base de datos de proveedores qué conlleva? Pues a lo mejor el nombre comercial del proveedor es un texto, el nombre del contacto, el nombre del contacto y su teléfono por ahí. Si tú tienes proveedores que son más corporativos, seguro vas a necesitar un email texto y también vamos a necesitar un lo voy a poner aquí muy abierto, contactos adicionales para pagos, es decir, personas, quién es la persona encargada de pagarnos hablando del proveedor y listo, el nombre comercial será nuestra llave principal y pum, ya tenemos una base de datos de proveedores. Ahora vámonos con el proceso de compras. Antes de empezar con compras vamos a revisar rápido que tenía este proceso de ejecución de instalación y aquí viene la parte más interesante, antes lo que habíamos visto era cómo generar un cobro de anticipo y manejar el adeudo en tiempo real, ya lo vimos también vimos que este proceso tiene una organización de instalación y un ciclo de avances donde puedes estar reagendando avances de esta instalación y es aquí donde vamos a inyectarle más detalle en las compras, estás de acuerdo conmigo que bueno, esta rama de en medio nosotros la pusimos para que hubiera revisión de materiales y si se van a realizar compras se haga la solicitud y se hagan las compras pero estás de acuerdo que las compras no pasan una vez y ya estás haciendo varias partidas de compra y esto lo hice intencionalmente porque si no se iba a hacer muy largo el viernes de procesos anterior vamos a quitar este paso de compras y este paso lo vamos a cambiar a que ya no sea hacer solicitud de compras o bueno, sí hacer solicitud de compras vamos a duplicar este paso y vamos a hacer que la siguiente tarea se llame seguimiento compras, ahorita lo veremos más a detalle, Habrá una persona encargada de compras, listo, y esta persona encargada de compras recibe equipos y materiales a comprar para que básicamente le estemos preguntando y esto, esto es lo importante, va a ser como un ciclo ese seguimiento a compras como te dije, no es como que, ah, solicites todas las compras y ya las acabé todas, me las vendieron, me las entregaron y las pagué en el mismo momento, no, cada partida de compras tiene su propio seguimiento, ¿Estás de acuerdo? ¿Lo que vamos a hacer es ese seguimiento a compras lo vamos a poner como en una especie de ciclo Primero, paso número uno, le vamos a preguntar aquí a la persona de compras con una lista de opciones cuál es su siguiente paso? Siguiente paso, compra se va poniendo y aquí le vamos a decir detonar una nueva compra o compras terminadas y listo, este siguiente paso en compras será una evidencia obligatoria para el de seguimiento a compras. Y aquí viene un tema muy interesante que vale la pena que hagamos, que es un tracking de compras, como un rastreo de qué compras ya has hecho y cómo van. Y esto lo vamos a manejar con un campo de texto, algo muy simple en Gist, para eso me voy a la base de datos de proyectos y en expediente de proyecto voy a crear una columna, déjame buscar que no la tenga ya no la tengo aún. Vamos a crear una columna que es relación de equipos comprados y esto simplemente va a ser un texto, ahorita te voy a enseñar a manipular en la ejecución de instalación. Aquí en seguimiento de compras vamos a tener esa relación, relación de equipos comprados y aquí conlleva mucho criterio de la persona de compras, lo explicaré súper a detalle, esto es obligatorio y ya está. Ahora, dependiendo de lo que haya dicho esta persona en su siguiente paso, siguiente paso en compras, vamos a determinar si quiere que se detone una nueva compra. Pues bueno, tenemos que detonar una compra y es aquí donde vamos a utilizar el subflujo de compras. Compras, ¿Por qué? Porque cada compra tiene su propio seguimiento, ¿Estás de acuerdo conmigo? Entonces aquí por eso usamos un subflujo de compras, donde así podemos tener el control específico de cada una de las partidas de compra. ¿De hecho aquí voy a alternar las opciones de mi siguiente paso para que estén al revés, la compra yo la quiero tener hacia acá, en unos momentos más verás por qué, pero bueno, ya está la compra, OK? Otra cosa que tengo que tener aquí en mente y es muy importante, después de este seguimiento a compras, si las compras no están terminadas, tengo que regresarme, o sea, es un ciclo, detono una compra, imagínate que tengo que hacer tres partidas de compra, o todavía no sé, a lo mejor hago una, pero queda pendiente saber si hago otras dos u otras tres, pues bueno, es un ciclo. Entonces lo que voy a estar haciendo aquí es, si me detonaron una nueva compra, la detono, pero me voy a regresar a seguir haciendo compras, ¿Por qué? Porque puede que quiera hacer otra y otra y otra hasta que termine, hasta que ya me digan ya terminé, perfecto, entonces terminamos y ya no hay nada que hacer en compras. Ahora, este siguiente paso en compras, si yo hago esto de regresarme, ya va a estar llenado, entonces voy a hacer aquí una pequeña automatización para que me limpie ese valor. Aquí está automatización para que me limpie el valor del siguiente paso. Aquí lo que vamos a hacer es modificar el valor de un campo siguiente paso, compras y lo vamos a limpiar. Listo, ya está. ¿Para qué? Para que cada vuelta que hagamos me vuelva a preguntar y no esté prellenado ese siguiente paso. Y listo, ya tenemos un ciclo de compras muy efectivo. Ahora tengo que irme al proceso de compras para configurarlo. Correcto, vamos a empezar con los campos de formulario. Toda compra va a estar vinculada a una fila de base de datos que es mi proyecto y este proyecto proviene de mis expedientes de proyecto. También va a estar vinculada toda compra a un cliente, o sea, se le está haciendo la compra a un proyecto que le pertenece a un cliente y también a un proveedor, correcto, un proveedor de mi base de datos de proveedores. Y listo, ya tenemos por aquí la parte principal. Ahora cada compra va a tener un campo de texto que yo lo llamaré materiales, equipos a comprar. Y listo, con esto estamos listos para empezar. Aquí voy a hacer una compra muy simple donde hago una tarea y aquí hago una realización de pedido. Realizar pedido, proveedor. Listo. Aquí lo que vamos a hacer, primero hay que asignar qué materiales vas a comprar en esta partida de compras. Segundo, tenemos que estar viendo siempre en tiempo real a qué proyecto se lo estás haciendo, a qué proveedor, eso va a ser una evidencia que llenar, a qué proveedor le vamos a estar haciendo este pedido, a lo mejor por aquí llenar algunos contactos, los datos, contactos adicionales para pagos. Y toda compra tiene algunas cosas muy estándar que digamos que voy a crear un campo de moneda que es el monto de la compra, a lo mejor un monto de anticipo de la compra, el monto de la compra lo voy a poner como monto total de la compra y también mi relación de equipos comprados, bueno, esta la estaremos ubicando, simplemente lo vamos a dejar así. Ahora aquí voy a hacer un pequeño cambio, quiero que cada compra me la detone con un título específico, con una automatización. Voy a hacer que se modifique el título de mi compra. Por default yo en un proyecto le pongo el título de de mi proyecto, o sea, casita de Joaquín casa de Chuchito Pérez, oficinas de Pinturas González, OK, ese es mi nombre del proyecto, mi nombre de la ejecución de esta instalación. Cuando se dispara la compra se va a disparar con el mismo nombre, pero yo no quiero que se dispare exactamente con el mismo nombre, quiero que se dispare con el nombre del proyecto, guión y a lo mejor el material que queremos que vamos a comprar antes de todo esto. Vamos a decirle dime qué vas a comprar, qué material o equipo vas a comprar y bueno, esto lo dejaré para después, como sabes estamos aquí haciendo el ejemplo en vivo, entonces se trata de analizarlo bien, entonces bueno, ya está, compras, inicia, se realiza el pedido con proveedor seguramente después tenemos que, Bueno, cuando se realiza el pedido ya sabes muchas cosas para empezar, ya sabes el monto de la compra, ya sabes cuánto es el anticipo que le tienes que dar al proveedor y voy a poner aquí una fecha que sea la fecha estimada de entrega, esto lo voy a poner opcional, no lo voy a obligar y ya está, el anticipo sí puede ser cero, pero será obligado. ¿Bueno, ahora sí viene mi siguiente paso, vamos a poner una condicional aquí donde si hay anticipo, si el anticipo es mayor que cero, eso significa que hay que pagar un anticipo, correcto? Vamos a poner aquí. Pago de anticipo a proveedor. Listo, OK, aquí lo que vamos a hacer es decirle, mira, estás comprando esto a este proyecto, a este proveedor, Tienes que pagar este anticipo, a lo mejor subir un comprobante, un comprobante de pago de anticipo es un archivo que lo vamos a solicitar como evidencia. Listo, ya pagamos el anticipo y después de realizar el pedido, independientemente de si pagas o no anticipo, pues viene un tema de recibir el equipo comprado. Entonces, recepción de compra, aquí puedes especificarlo más si quieres ponerle más pasos, por ejemplo, hacer una licitación entre varios proveedores, escoger la cotización ganadora, de ahí hacer un pedido, de ahí que te den la factura, etcétera. Yo lo estoy haciendo muy, muy, muy simple, que realizas un pedido con proveedor y después se recibe esa compra, algo muy simple también para no complicar el ejemplo de hoy, bueno, se tiene que recibir esta compra, esto es lo que se compró a este proyecto, etcétera, etcétera, etcétera. El monto a lo mejor ya no es necesario aquí ni la fecha estimada de entrega, de hecho esta recepción de compra la vamos a programar su inicio para que en la fecha estimada de entrega, voy a poner aquí dos días antes, dos días naturales antes de la fecha estimada de entrega nos inicie esta recepción de compra y ya está pago de anticipo y al final de haber recibido. Después necesitamos, voy a duplicar esta otra tarea que se parece un poco más, ya no es un pago de anticipo proveedor, ya es un pago de finiquito de compra o pago final final de compra, obviamente si no hay anticipo pues esto se tiene que hacer y pagar el monto completo. Para esto vamos a crear un comprobante de pago final, será un archivo, Listo, lo voy a dejar opcional y el monto de anticipo se tiene que complementar con el monto total de la compra. Listo, ahora sí ya estamos aquí. Ahora voy a hacer un pequeño detalle a todo esto, justo cuando se termina la tarea de realizar pedido proveedor voy a poner una automatización que calcule el adeudo. Para esto voy a hacer un Si le tenemos que pagar anticipo pues que nos diga cuánto le vamos a deber al final al proveedor, empezarnos a ahorrar ciertas tareas. Para eso voy a crear un campo que que será un tipo moneda y será el adeudo, el proveedor, adeudo proveedor y listo. ¿Lo primero que hay que hacer es que aquí cuando tú ya le dictaste cuál es el total y cuál es el anticipo, para empezar tenemos que decirle hey Gist, vamos a copiar lo que digas en el total de la compra, es lo que nos deben, más bien es lo que debemos al proveedor, OK? Después cuando nos paga el anticipo tenemos que restar ese anticipo, restar ese anticipo, OK, esto lo hacemos con restar, le vamos a restar al adeudo restante por cobrar, ay perdón, no es por cobrar, es por pagar. Adeudo proveedor. Ah no, no, si está bien, es adeudo proveedor, es que ese otro campo era del proyecto adeudo a proveedor le vamos a restar el anticipo de la compra y lo vamos a volver a guardar en un nuevo adeudo proveedor adeudo es igual al adeudo anterior menos el anticipo. Listo. Para cuando lleguemos acá en el pago final pues nos tiene que decir cuál es el adeudo proveedor y listo, que de alguna manera tengamos el tracking de cuánto le debemos al proveedor. Súper. Bien, pues ya tenemos un proceso de compras muy simple, muy, muy, muy simple. Tú puedes agregarle más campos si quieres, agregarle más pasos si quieres. Yo lo voy a dejar así de simple en esta compra y vamos a ponerle algunas etapas. Vamos a poner la etapa de pedido pedido. Vamos a poner otra etapa que es el. Y otra etapa que es la recepción, Lo voy a poner en azul. Entonces aquí se hace el pedido, aquí se hace la recepción y acá se hace el pago. Y listo, ya estamos ahí. Perfecto, Ahora lo vamos a publicar. Ya tenemos un proceso de compra 100% funcional. Ahora vamos a utilizar para empezar este proceso de compra, yo no quiero que tenga un inicio manual, ¿Por qué? Porque toda compra está vinculada a un proyecto. Yo no quiero que lo estén iniciando manualmente, o sea que no tenga botón de iniciar, eso está bien. En la ejecución de instalación lo que vamos a hacer es que este proceso de compras nos esté detonando todo, pero que ya tenga la misma información. Aquí le vamos a Gist conserva, el mismo proyecto que yo ya tengo en la ejecución de instalación es el que estoy usando en compras. Es el mismo cliente, es el mismo. Bueno, el proveedor ¿No? Y de ahí en más no se tiene que pasar nada más que proyecto y cliente. Ya lo demás se irá llenando en la compra. Perfecto. Entonces de esta manera ya tenemos unas compras planeadas, digámoslo así, configuradas, donde ya el equipo de revisión de materiales puede irlo revisando. Creo que me faltó un pequeño detalle en las compras es asignar encargados. Aquí simplemente falta que tú asignes los encargados. Yo te lo voy a dejar variable, voy a crear campos al respecto. Un campo de selección de usuarios que sea un encargado de hacer pedidos. De hacer pedidos. Luego también vamos a poner un encargado, encargado de pagos, que es de mi empresa pues. Y un usuario también que es encargado de recepción de equipos y materiales de equipos. Entonces, bueno, ¿Quien hace el pedido? Pues es el encargado de pedidos. Vamos a poner aquí encargado de hacer pedidos. Aquí está. ¿Quién recibe? Pues bueno, recibe el encargado de recepción de equipos. Listo. ¿Quién hace el pago final? El encargado de pagos. ¿Y quien hace el pago de anticipo? Igual, el mismo encargado de pagos. Listo. Les vamos a poner una prioridad voy a poner aquí pago de anticipo a proveedores es media por aquí esta de recepción de compra es muy alta. Pago final a proveedor a lo mejor este es muy, la voy a poner alta y realizar pedido proveedor es alto también le voy a poner media porque si todo es alta, nada es alta. Listo, ya tenemos ahí configurado todo el proceso con etapas, prioridades, ahorita lo veremos cómo es que funciona y bueno, tú no te quebras mucho la cabeza, lo vas a poder descargar aquí y ya está. OK, ahora en ejecución de instalación, dime si no te hace sentido que falte un pequeño detalle cuando estás en el proyecto sí, OK, compras unas cosas al inicio, pero también conforme va pasando el proyecto vas comprando nuevas cosas. Entonces bueno, lo que vamos a hacer es que en los avances de instalación también vayas llevando un rastreo de si te hace falta equipo, material, pues que los técnicos te lo digan o los líderes de cuadrilla por ejemplo y que tú con eso detones otras compras. Entonces para eso lo que vamos a hacer aquí es en el proceso de avances de instalación voy a preguntarle aquí al técnico así con un campo de lista opciones, ¿Hacen falta materiales o equipos? Y él nos va a decir sí o no y claro vamos a poner un texto para que nos diga materiales o equipos que faltan que comprar y listo, estas dos cosas se las voy a pedir aquí, el de materiales va a ser opcional y de aquí claro está que eso es un poco técnico del software, pero lo que tenemos que hacer es nos lo va a llenar en el proceso de avances instalación esos avances pueden ser 100 si tú quieres, porque depende cómo dure la obra, esto es un ciclo, lo habíamos visto en el proceso de ejecución de obra, esto es un ciclo, reportas avances y si quieres que aún no se termine la instalación vuelves a agendar avances y puede ser un ciclo. En cada ciclo te pueden estar pidiendo nuevas compras, eso es un hecho. Lo que debemos hacer para empezar es siempre tener rastreado cuál es el último avance, de hecho en el proceso de avances de instalación yo ya lo tengo donde copia las evidencias y los comentarios hacia el proyecto, lo que comentó de avances en estos avances instalación los copia al proyecto para en el proyecto siempre tener los últimos avances. ¿Ah pues eso voy a hacer justamente pero con las compras en el proyecto voy a agregar una columna que sea hacen falta compras? Y aquí le voy a poner último avance y aquí es una lista de opciones y es sí y no y claro, otro campo donde nos digan materiales, equipos a comprar, le voy a poner igual último avance, última base, ahorita lo veremos por qué lo ponemos en el proyecto. OK, En la compra lo que vamos a hacer justo como las evidencias en los avances de instalación, justo como las evidencias vamos a copiarlos al proyecto. ¿Esto que va a ser? Vamos a decirle lo que me hayan dicho, si se necesitan compras, Vamos a ver acá afuera, reportar avances de instalación se llaman ¿Hacen falta material o equipos? ¿Y ese lo vamos a copiar, perdón, copiar hacen falta materiales o equipos? Lo vamos a poner aquí, hacen falta compras del último avance OK, Y otra acción que sea copiar el valor ahora es los materiales, equipos que faltan de comprar que me lo manda el proyecto. Del último avance solamente. Listo, Excelente. Con esto ya estamos haciendo que el reporte de avances de instalación nos extraiga la información de allí cada vez que hagamos un reporte de avances y podamos tenerlo acá en el proyecto. ¿Como hacemos eso? Cuando recibes el reporte de avances de instalación también queremos recibir sobre el proyecto si hace falta comprar cosas y qué cosas faltan para aquí en el siguiente paso, además de aún no se termina la instalación, agendar otro reporte, también exista la opción de hacer compra, hacer compra de materiales y luego agendar visita. Esto yo lo hago en el sentido en el que si algo les faltó de material o de equipos lo más seguro es que los esté atorando para seguir avanzando con la instalación. Entonces lo que yo voy a hacer aquí es que exista la opción de hacer una compra de materiales y luego agendar otro reporte de avances. Con esto ya estamos garantizando que haya tres opciones, si aún no se termina la instalación, agendar otro reporte de avances directo si terminamos instalación o y voy a poner esta hasta arriba, hacer compra de materiales y luego agendar avances. De hecho aquí ya me muestra las tres opciones y aquí es justo donde se torna interesante este tema de las compras. ¿Si hay que hacer compra de materiales y luego agendar un reporte, pues bueno, vamos a poner aquí que se vaya a compras y después de compras vamos a evaluar este mismo siguiente paso? ¿Nuevo de avances se va a ir a compras, pero no queremos que se termine aquí queremos que después de hacer compra nos lleve a agendar otro reporte de avances, correcto? Entonces después de compras, solo si se tenía que hacer compra de materiales nos tiene que llevar a agendar otro reporte de avances Y de esta manera, digo, aquí puede tender a ser un poco confuso, estamos entrando en temas avanzados del sistema que aquí reportaste tus avances, los recibiste en el proyecto, siempre recibes los avances gracias a la automatización que hicimos, los recibes en el proyecto, o sea dentro del proyecto si hacen falta compras, la persona que reciba el reporte va a dictaminar si hay que hacer compra y luego agendar otro reporte. Si nos vamos a agendar directo otro reporte o terminamos instalación aquí simplemente si hay que hacer compras, se va a compras y cuando acaba compras, si ese era el objetivo, hacer compras para luego agendar avances, pues bueno, hay que irnos a agendar avances, esto sólo aplica en este escenario y luego cuando se agenda el reporte de avances, después se va otra vez avances y así vuelve a hacer un ciclo nuevamente. ¿Por qué puse esta condición acá? Muchos estarán preguntando esto, no pasa nada, lo explico como acá también puedes mandar llamar a las compras, si yo estoy comprando por este lado y yo de compras mandar directo una flecha para acá, puede que estoy aquí en el ciclo de compras y cada vez que yo termina una partida de compras me va a mandar agendar un nuevo reporte y no quiero eso, eso sólo lo quiero cuando mi siguiente paso después de haber hecho avances haya sido que tengo que hacer, o sea cuando la compra provenga de los avances de instalación y no de acá. Ahora, si esto te confunde, no pasa nada, puedes hacer esto que es un subflujo directamente compras, que de hecho así lo voy a dejar, hay que hacer compras y después agendar avances de instalación y listo, ya no nos complicamos de esta manera es mucho más simple y ya quedó. Entonces bueno, estas compras también hay que configurarlas, hay que decirle que el proyecto es el mismo y que el cliente es el mismo. Ahora, aunque aquí hay un pequeño detalle, te voy a pasar un hack, le vamos a decir que el material, materiales o equipos a comprar, ya los tengo de hecho. No, perdón, Materiales o equipos a comprar, déjenme revisar acá en las compras, Materiales, equipos a comprar, Sí, aquí debería dejarme porque si recibiendo el reporte de avances de instalación tengo que poner un texto que sean los materiales o equipos a comprar. Materiales, equipos a comprar, lo voy a poner opcional aquí y cuando se mande llamar las compras debo pasárselos, vamos a ver si me deja, aquí está, sí, materiales, equipos a comprar, para que cuando los escriban aquí en automático la compra ya tenga eso llenado que se tiene que comprar, Perfecto y ahora un pequeño detalle aquí cada vuelta estoy limpiando mi siguiente paso y también debo modificar esos materiales o equipos a comprar para que no se vaya a confundir, que se si estoy en la tercera vuelta de avances, en el tercer reporte de avances, pues que no se confunda con las compras que tengo que realizar. Entonces limpiar materiales a comprar, efectivamente y listo, con esto tenemos un proceso que desde dos perspectivas, las compras antes del arranque y compras durante el proceso de ejecución. Ya está listo y justo lo vamos a probar ahora antes de arrancar es una buena práctica y creo que te conviene, lo puedes hacer, publica los procesos nuevamente los tres, publica los dos veces por cualquier cosa, esto es para que agarren bien las conexiones entre los procesos, Voy a publicar dos veces, listo, instalación, etc. Con esto ya garantizamos que esté todo bien vinculado. Listo, Ahora esto es un poco complejo, estoy haciendo uno de los casos más avanzados del sistema en cuanto a lógica. Ahora vamos a hacer una prueba. Prueba de ejecución un perfecto nombre comercial, pues bueno, a lo mejor es Pinturas Gómez, le estoy haciendo un proyecto a Joaquín, a Joaquín Gómez, su teléfono, su email, etc. Aquí está la cotización que confirmó el monto total del proyecto es tanto, nos tiene que pagar tanto de anticipo, La ubicación es en Guatemala, esto es irrelevante. Iniciamos, como puedes ver me dejó ya tres tareas, así es como inicia, si se tiene que pagar un anticipo, te obliga a cobrar el anticipo, ponle tú que ya lo cobré, Aquí está el comprobante de pago de anticipo, Termino, pum, listo, ya cobramos anticipo. Ahora viene la revisión de materiales, que es la segunda rama que revisar materiales. ¿Se realizarán compras? Sí, OK, avanza, esto es compras previas, OK, compras como no durante la ejecución, sino antes Y aquí es donde hace la solicitud de compras. Oye, me tienes que comprar el equipo 1, el material 2, ¿Quién necesitamos limpiezas, necesitamos el equipo 2, necesitamos el Equipo 3 y demás? Eso se tiene que comprar. Después se da un seguimiento a compras. Aquí nos dicen que hay que comprar y yo aquí llevo un tracking de los equipos comprados. Ah, mira, yo voy a detonar la compra del equipo 1. Perfecto. ¿Siguiente paso que seguiría? Detonar una nueva compra del equipo 1. Precisamente le voy a dar terminar y como puedes ver, me dice realizar pedido proveedor, que esto ya es otro proceso, el de compra. De hecho, si me voy a reportes, ya lo tengo iniciado. Una ejecución de instalación y una compra. Ahora, para no confundirnos, digámoslo. Digámoslo de esta manera. Déjame ver aquí rápidamente cómo fluyó. Aquí me equivoqué en la configuración. Hasta que se terminaran compras, se va a ir para acá y no debería ser así, es una corrección que debo hacer. No es cuando se terminen las compras, es cuando se detone una nueva compra. Listo, así ya debería estar publico. Perfecto, Entonces lo que voy a hacer es reiniciar el proceso. Voy a cancelar mi compra, cancelarla y en la ejecución de la instalación lo voy a reiniciar para que empecemos otra vez. Listo, Entonces empezamos. Cobrar anticipo. Ya lo había cobrado, ya está. Terminal, vámonos. Revisión de materiales, es donde estamos. Sí, sí, se van a hacer compras. Aquí estamos. Equipos a comprar. Sí, ya está. Ahora viene el seguimiento a compras. Sí, voy a detonar una nueva compra para el equipo 1. Perfecto, vámonos. Ahora sí viene, si te fijas, el seguimiento a compras. Ya lo tengo otra vez aquí. ¿Por qué? Porque para empezar le dije que iba a detonar una nueva compra, me la detonó y además limpió el siguiente paso y se regresó. Es decir, limpió este siguiente paso y ya se regresó. Ya tenemos aquí un ciclo de compras. Ah, ¿Sabes qué? Espérame. Todavía no sé si voy a comprar nada más, pero sí ya tengo que hacer el pedido ¿De qué? Del equipo 1. Del equipo 1 que yo había dicho a qué proveedor, Pues bueno, se lo voy a comprar al proveedor 1. Este es el contacto, este es su teléfono. Contratos adicionales. La compra van a ser 5 mil pesos, el anticipo van a ser 2 mil 500. Es más sin anticipo. Fácil. Y la fecha estimada de entrega es el 22 de febrero. Ejemplo, digo, de marzo. Termino, avanza. Ah, pues ahora hay que hacerle el pago. Le anticipo. Oye, que el anticipo es cero. ¿Por qué nos dejó que hiciéramos un anticipo? Posiblemente me equivoqué en la configuración. En las compras, si el monto de anticipo es mayor que cero, tiene que ir a un pago de anticipo. Posiblemente es un error de sistema. Seguro cuando estés viendo este vídeo ya no te va a pasar a ti. El monto de anticipo era cero y aún así me dijo que lo cobrara. No pasa nada. Cuando estés viendo este vídeo ya no va a estar este error de esta forma. OK, ahora estamos en seguimiento a compras. Vamos a decirle, OK, ya hice la compra del equipo 1, ahora viene la compra del resto. Todo esto se lo voy a comprar a un segundo proveedor. Perfecto. Entonces aquí lo voy a llevar así. Proveedor 1, el equipo 1. Y al proveedor 2 todo este cotorreo lo vamos a comprar. Excelente. Aquí te pasa un hack, puedes estar llevando un tracking hasta cierto punto manual. Es muy práctico cuando lo tienes así. Porque es muy ordenado. Aquí voy a poner guiones bajos para que no me agarre esto. No sé por qué me lo mueve hacia la derecha, pero bueno. Proveedor 1, equipo 1, proveedor 2, equipo 2. Y ya está. Oye, ¿Qué siguiente paso vas a hacer? Pues bueno, voy a detonar una nueva compra. Excelente. Pum, hay que realizar el pedido. ¿Qué materiales vamos a comprar? Pues todos estos que dijimos. A qué proveedor, a otro o al mismo, lo que sea. El monto de la compra es de tanto, el monto anticipo igual cero. OK, tengo que, como no le puse fecha a la recepción de compra, a lo mejor es unos clavos que puedo ir a comprar ahorita. Pues esta compra de estos equipos lo hago ahorita. Ya está, ya se hizo la compra. Me pide que le pague al proveedor de forma final y listo, ya le pagué. Aquí está el comprobante. El anticipo, como sabes, me lo está arrojando. Aunque yo lo ponga cero, es un error, ya no lo tendrás tú. Y volvemos al seguimiento de compras, donde ya le digo, oye, ya terminé compras, compras terminadas y listo, ya no tengo nada que hacer de compra. De hecho, si me voy al proceso en el flujo puedes ver que aquí ya acabé las compras. Esto fue este pequeño ciclo que veías aquí como ya le dije que ya terminé, compras, compras terminadas, pues ya no hizo nada. Ahora viene la organización de agenda de instalación. Oye, ¿Cuando arrancamos la instalación? Hoy. Excelente. ¿Quién es el líder de cuadrilla? Tal persona. Ahora vámonos, Perfecto. Ahora tengo que como líder de cuadrilla, si hoy empezamos la instalación, tengo que hoy reportar avances de instalaciones. Si te fijas ya estoy en otro proceso que es el de reporte de avances, instalación tal cual. Aquí en este reporte de avances subo mis evidencias, aquí está esta foto, estos son mis comentarios, avances y aquí le pregunta, ¿Hacen falta materiales o equipos? Y el técnico diría, sí o no. Y es aquí donde tú dices, OK, sí, Sí necesito, necesito 100 metros de cable. Excelente. Lo termina el técnico y a la persona que recibe los avances de instalación le llega esto, mira, técnico dijo que si le hace falta comprar 100 metros de cable. Estos fueron sus avances, aquí está la foto que nos subió. Todo esto ya lo ve la persona en oficina que recibe ese reporte y con esto ya dice, ah, ¿Sabes qué? Vamos a hacer esa compra, vamos a comprar efectivamente lo que nos puso aquí, 100 metros de cable. No, ¿Sabes qué? Cómprate 120 que nos puede servir tener sobre inventario, no sé, X. Aquí la persona que recibe el reporte toma esa decisión, termina y es aquí donde, OK, me dijiste que había que hacer compras, entonces tenías que hacer un pedido al proveedor, 120 metros de cable, fíjate, ya nos pasó en automático ese campo que fue algo hicimos de configuración. ¿Ah, pues excelente, ya hago el pedido, me va a costar tanto? Aquí está el anticipo, lo va a poner cero otra vez, hay que recibir esa compra, hay que pagar esa compra al proveedor. Digo, el anticipo me sigue doliendo, no debería salir, pero bueno, ya está. Y después de la compra me pidió que agendará un nuevo reporte de avances, como puedes ver aquí, después de hacer la compra me llevó a compra, digo, después de que le dije que se iba a hacer una compra, se fue a compras y después me pidió que agendara un nuevo avance para yo decirle, ah, ¿Sabes que? El siguiente avance es el 15 de marzo. Termino y hasta el 15 de marzo yo lo configuré a las 8 de la mañana se tienen que reportar avances de instalación otra vez. Y aquí es donde estamos precisamente en este ciclo de reportar avances. Si me voy al proceso de ejecución de instalación, puedes ver que aquí tengo corriendo los avances de instalación, está iniciado y estos avances de instalación iniciado tiene una tarea pendiente de iniciar para el 15 de marzo, en este caso que es en una semana después. Entonces de esta manera va avanzando, de esta manera va avanzando súper a detalle, con esto ya puedes ver cómo opera. Y aquí creo que en las compras me falta recibir este material, no recuerdo de qué era, pero fíjate, hasta esto ya es como que OK, tengo que recibir un material, ¿Qué material? Este equipo 1 se lo pedí a tal proveedor y se suponía que la fecha de entrega el 20 de marzo, OK, entonces ya con eso tienes una idea de que está pendiente de que te llegue del proyecto, con eso determinas si algo te falta llegar, etc. Para esto se tiene que estar analizando a detalle por título estos seguimientos. Cómo puedes consultar, si tienes varios proyectos ya corriendo varias compras, es ahí donde se empieza a complicar, pues aquí en Pipeline, mi recomendación es que agregues una columna de tu base de datos y filtres por los expedientes de proyecto y pongas el nombre del proyecto y que aquí tú filtres, filtres por nombre de proyecto, donde yo aquí le puse prueba de ejecución y es ahí donde te filtra y todo lo que coincida tanto avances de instalación, como compras, como avances instalación, como compras, como el proceso en sí de ejecución de instalación, aquí los tienes todos y como fluyeron, cuando inició, etc. Tienes en tiempo real el flujo va a reportar avances hasta el 15 de marzo, etc. De esta manera los que ya están terminados es porque ya se hicieron, los iniciados es porque están corriendo en este momento y los cancelados son porque yo le di de tener manualmente. Y listo, con esto ya tienes un proceso de ejecución considerando las compras en ambos puntos del proceso, estoy seguro que te va a encantar y te va a funcionar de maravilla. Así que bueno, gózalo, descárgalo dando clic aquí abajo, ya lo tienes hecho, no tienes que quebrarte la cabeza y nos vemos en el siguiente viernes de procesos. Hasta la próxima.