Envío de emails en automático por medio de Geest evidencias a clientes, avisos internos y mucho más

Hola qué tal, bienvenido a otro vídeo tutorial de Gist. Estoy muy emocionado porque estamos hoy presentando la característica de enviar emails automáticamente. Esto es un súper poder porque así cuando hagas solicitudes de servicio, temas de instalaciones, temas de ventas, temas de mayoreo, temas de cualquier proceso que tengas, donde quieras avisarle a tu cliente cuál fue el estatus, mandarle evidencias, adjuntos, lo que tú quieras, lo vas a poder hacer en automático. Vamos allá tal cual. Para eso yo lo que voy a hacer es ahorrarme tiempo y voy a crear un proceso basándome en uno que tengo por aquí de servicio. Es un ejemplo meramente, servicios en empresas e instalaciones. Le doy instalar, plantilla, instalar y ya lo tenemos por aquí. Con eso se me instaló una base de datos llamada clientes, bueno, de hecho yo ya tenía otra y voy a eliminar la duplicada. Vamos a eliminar este que está por aquí. Bueno, en tu caso sólo tendrás una base de datos que es clientes y un proceso que es servicio. Me voy a configurarlo aquí ya tengo todos los datos, el cliente, etc. Y puedes ver que el cliente proviene de la base de datos de clientes, justamente tengo el nombre, teléfono y domicilio. Evidentemente necesitamos hacer que nuestra base de datos de clientes tenga un email. Vamos a abrirla, agregaremos esa columna justamente que es su email, email del cliente, email y será de tipo texto. Agregamos, ya lo tenemos por aquí. Lo que vamos a hacer, el caso práctico que estamos aquí aplicando es cuando el cliente solicite un servicio ejemplo, primeramente vamos a hacer que le llegue un email de hemos recibido la solicitud, estamos trabajando en ella, le hacemos saber cuando estemos listos con la agenda X. Lo que voy a hacer aquí es básicamente, yo recibo las solicitudes, me llamaron, oye pues este es el problema, bla bla bla bla bla. Yo lo que voy a hacer es que en cuanto nosotros digamos, oye, ya estamos listos, ya recibimos la solicitud, todo el asunto, le avisemos al cliente y que se entere que ya estamos enterados, que ya lo estamos procesando. Aquí tenemos dos opciones, una es hacerla justo cuando iniciamos la solicitud, lo cual pensándolo bien no sería tan práctico porque el cliente te está avisando que quiere un servicio, hablando de este ejemplo en particular. Entonces lo que voy a hacer es que más bien cuando hayamos hecho el diagnóstico vamos a mandarle un correo con el veredicto de ese diagnóstico. Básicamente es meramente el ejemplo. Este envío automático de emails lo puedes hacer en las automatizaciones, voy a arrastrar un nodo de automatización, voy a poner enviar email a cliente y ya está, esto lo voy a arrastrar para que se haga justo después de esto, cuando se termine esta tarea en automático va a llegar para acá y también va a seguir para acá el flujo, pero a fin de cuentas va a seguir por aquí y va a ser lo que esta automatización tenga. Tenemos que agregarle acciones a esta automatización y aquí está la dichosa enviar email, vamos a darle clic y aquí vamos a poder hacer muchas configuraciones donde le digamos al cliente por ejemplo, primero para quién es y si te fijas en automático te detecta cuáles son tus campos que puedes jalar y básicamente yo tengo aquí ya el cliente, su email, vamos a vincularlo, se le tiene que enviar al cliente y es más, ponme a mí en copia, ejemplo, pon al email de soporte de Gist en copia, vamos a agregarlo, lo puedes escribir o si tienes campos de texto puedes también seleccionarlos aquí yo hice un híbrido de ambos, pero en mi caso nada más quiero que sea el de support, si quieres agregar más, por ejemplo la atención, puedes agregarlo, etc. En mi caso lo voy a dejar así, si quieres poner a alguien con copia oculta, ¿Cuál es el nombre? ¿Quién es el nombre de quien lo envía? Es muy interesante, cuando te llega un correo siempre te aparece, te lo ha enviado David Castellano, te lo ha enviado Gis, te lo ha enviado, etc. Te lo ha enviado Joaquín, o sea tú cuando mandas un correo a cualquiera de tus contactos pues aparece tu nombre como que tú eres el que envió. En el caso de estas automatizaciones estamos dándote a ti la posibilidad de que personalices con qué nombre quieres aparecer. Ejemplo, aquí le voy a poner Service Power, Service Power Company, ese es el nombre que quiero que aparezca como el remitente del email y si el cliente responde ese correo no le va a llegar a Gist, obviamente porque es un email automatizado, quiero que me llegue a mí Joaquín servicepower. Com, lo voy a agregar y ya está, es meramente un ejemplo. Este es un email ficticio en tu caso, asegúrate que este email sea real, por si el cliente te lo responde, pues te lo responda a ti y no se quede en el limbo, porque pues como fue un email automatizado no los pueden responder hacia el servidor de Gist. Y aquí viene la parte mágica, vamos a ponerle el asunto, esto fue el asunto y vamos a ponerle diagnóstico realizado y vamos a agregarle un campo de formulario que le diga el nombre del cliente, diagnóstico realizado a ti Luis Martínez, que eres mi cliente, o sea, es variable, el asunto es variable, lo que yo haya escrito en el campo de cliente, nombre de cliente, aquí lo va a poner después de esta palabra, después de estas frases y vamos a ponerle un mensaje, se ha realizado el diagnóstico de tu servicio, el veredicto es. Y a lo mejor vamos a poder ponerle un campo, un campo de formulario donde le digamos, si, vamos a ver cuál es el siguiente paso, el veredicto es este, siguiente paso, monto a cobrar, esto es meramente un ejemplo, no lo tomes literal, sé que puede ser un caso muy X que le avises después de hacerle un diagnóstico, a lo mejor es bueno cuando le avisas después de hacerle el servicio y avisarle y mandarle las evidencias, pero aquí es un ejemplo didáctico. Entonces aquí el monto a cobrar, pues vamos a ponerle campo de monto a cobrar y así tú puedes poner campos en el texto del email y puedes hasta poner una política de privacidad, etc, etc. Aquí tú diseñas el contenido de tu email y vamos aquí adjuntarle a lo mejor las imágenes de referencia que se le manden al cliente, esas imágenes de referencia y listo, puedes ver que nuestro email está está configurado y le vamos a poner enviar email, listo, un título para identificar la acción, porque en una misma automatización, en un mismo nodo de automatización, si le doy doble clic, tú puedes agregar más acciones, puedes decirle además de enviar este email, email de diagnóstico, puedes también, voy a agregar otra donde envíes una notificación a un usuario de Gisto, donde le cliente notificado luego de diagnóstico, esto lo explicaré en otros tutoriales, lo puedes ver aquí. Aquí mismo puedes también insertarle campos y todo el asunto de que enviáselo a David, o sea de nuestro equipo, le vas a enviar un email al cliente y además a alguien de nuestro equipo le vas a enviar una notificación de Gist para decirle ya le envié email al cliente y esas acciones las ejecuta de forma continua. La voy a quitar de momento, esto es motivo para otro tutorial, pero bueno, ahorita estamos enfocados en el email. Lo voy a dejar así abierto para que contrastemos la configuración que hice versus cómo se va a ver ya en el funcionamiento. Voy a abrir otra pestaña de Gist y aquí puedes ver que si me voy a procesos, servicio, vamos a configurar en el diagnóstico tengo que asegurarme de que todo eso se llene porque si no le va a llegar algo vacío al cliente. Vamos a ver, aquí se le tiene que llegar, se le tiene que enviar al cliente email. Entonces tengo que asegurarme de que en el diagnóstico el email del cliente está llenado y es obligatorio, porque si no tengo el email, ¿A quien se lo manda? Entonces este email tiene que estar obligatoriamente llenado, ya ves que se lo agregamos a la base de datos. ¿Qué más configure? Pues bueno, este es fijo, siempre me va a poner en copia a mí support Gist. Luego, nombre de quién envía es fijo. Service Power Company, el email para recibir la respuesta es fijo. ¿Qué más? Vamos a ver aquí el asunto, Diagnóstico realizado, cliente, nombre de cliente. OK, tengo que asegurarme de que el nombre del cliente se llena y evidentemente es muy probable que sí, porque el nombre del cliente, teléfono y domicilio no sólo los uso en el diagnóstico, también si me voy acá a campos de formulario, puede ser que aquí está, mira, nombre, cliente, teléfono, domicilio, incluso si tengo el email, pues de una vez lo voy subiendo al inicio del proceso. Pero ya una vez iniciado el proceso, en el diagnóstico tengo que asegurarme de que el email ya esté llenado a fuerzas, no hay margen porque se le tiene que enviar ese email, obviamente se tiene que escribir bien porque si no, no le llega a la persona correcta. Diagnóstico, nombre del cliente, ya nos aseguramos de que se llene para el punto en el que esta automatización se ejecuta. ¿Que más? Se ha realizado el diagnóstico de tu servicio, el veredicto es, y se le va a mostrar el siguiente paso, es un campo que está por acá. Vamos a ver acá en el diagnóstico, el siguiente paso es obligatorio y de hecho le va a mostrar una de dos opciones, o fue a agendar servicio o se va una falsa alarma y listo. ¿Y cuál es el monto a cobrar? Si es que se le va a cobrar, hay que asegurarnos de que el monto a cobrar se llene. En este caso lo voy a poner requerido, aunque pueda ser cero, que puede ser cero, pero se llena. Y además vamos a adjuntarle las imágenes de referencia. Hay que asegurarnos de que estas imágenes de referencia se llenen. De hecho estas imágenes pueden ser opcionales. De hecho recuerdo que acá en los campos de formulario las imágenes de referencia son opcionales. Entonces desde el inicio las lleno. En el diagnóstico solo las voy a ver. Si le doy doble clic al diagnóstico en los campos de formulario, estas imágenes de referencia las voy a ver nada más, pero ya no editar. Si tú quieres poder editarlas, pues las pasas acá a evidencias y ya está. Bueno, con esto estamos listos. Ahora sí viene la magia, vamos a publicar y vamos a hacer la prueba. Voy a irme acá, procesos, vamos a iniciar este servicio. Oye, me marcó Luis Martínez que quiere un servicio a su aire acondicionado. Listo, ¿Cuál es el nombre del cliente? Luis Martínez. Luis Martínez, ¿Cuál es su teléfono? Tal ¿Cual es su domicilio? Lo mejor es Morelos, en la calle Morelos de Guadalajara, Jalisco X ¿Cuál es el servicio solicitado? Pues nos está pidiendo un mantenimiento preventivo a su aire acondicionado. Voy a poner un ejemplo burdo y vamos a subir una imagen para que veas cómo se envían los adjuntos. Esta es la imagen de referencia que me envió el cliente. Ya está. Esto es meramente un ejemplo didáctico. Sé que a lo mejor no tiene mucho sentido que cuando el cliente te reporta un servicio tú le envíes un email de confirmación ya que hayas hecho el diagnóstico. Puede ser bueno, pero este email lo puedes usar en cualquier etapa de tu proceso y no importa qué proceso tengas, lo importante aquí es la lógica de cómo se configura para que lo uses cuando tú quieras. Lo vamos a iniciar y ya me abre la primera tarea que es diagnóstico precisamente ya inició es diagnóstico. OK, OK, OK, estamos un pasito de enviar el email se va a enviar en automático. ¿Qué vamos a hacer? Hay que asegurarnos de que está el email bien escrito. En este caso yo le voy a poner que me lo envíe a atención, que es el email oficial de atención a clientes que lo tengo por aquí abierto y luego vamos a hacer que estas en las indicaciones que nos indicaciones del servicio es un campo que nos pide y si vamos a agendar el servicio se va a cobrar y se le van a cobrar 2.500 pesos. En mi caso tengo configurado los reportes en pesos mexicanos, pues tú cambiar la divisa yéndote acá en el menú de mis empresas que está por acá abajo, que eso puedes saber un poco más buscando el tutorial de gráficas de ventas por aquí en GIS. Y ya está. Entonces, bueno, tenemos las imágenes de referencia. Entonces en automático, como yo llené todo esto, no sé si recuerdes que aquí en el email hay ciertos campos que va a agarrar el email del cliente, todo esto, el nombre del cliente, el siguiente paso, el monto a cobrar, las imágenes, todo eso que yo ya me aseguré que se llene antes de enviar el email. En cuanto yo termine la tarea, se va a enviar el email, obviamente el flujo sigue. Hubo acá otra tarea que se inició, pues me dejó esa tarea y fíjate, ya está en verde, ya se le envió el email al cliente. Si me voy acá a atención arroba Gist, puedes ver que ya tengo el correo en automático sin hacer nada y fíjate cómo se ve. Service Power Company, sabes que se envía de un servidor de GIS, entonces es un no reply, no le puedes responder, pero el título de Service Power Company es el que tú le pusiste. Aquí está, Service Power Company. ¿Qué más? Se ha realizado el diagnóstico de tu servicio, El veredicto es agendar servicio y el monto a cobrar son 2.500. Y aquí está la política de privacidad. Esto es el resultado de haber puesto esto. Se ha realizado el diagnóstico de tu servicio, El veredicto es siguiente, monto a cobrar, tal política de privacidad. Si te fijas, los campos se pusieron en automático, agendar servicio y 2.500 eran valores de un campo. ¿Y cuál es el asunto diagnóstico realizado? Luis Martínez, fíjate aquí que dice el asunto diagnóstico realizado, El nombre del cliente es variable, tú lo llenas y cada vez que se envía es variable. Y aquí viene la magia, Un adjunto que yo subí desde Gist ya lo tiene él en su correo. Y esto funciona para las evidencias, las fotos, para lo que tú quieras. Cualquier cosa que llenes en Gist lo puedes plasmar en un email, enviárselo al cliente y claro está que esto está motorizado por los servidores de Gist. Y ya está. Esta es la manera en la que puedes estar enviando emails. Estos emails los puedes personalizar, no creas que nada más está el texto así plano, medio feo, no te preocupes, tú puedes aquí decirle, mira, esto somos la empresa Solar, digo, este Service Power o Company, Service Power Company, Diagnóstico realizado y esto lo puedo poner en negritas, ya lo puedo ir manipulando, lo puedo centrar y además lo puedo poner en una tipografía más grande y listo. ¿Que más? Puedo cambiar el color, puedo decir, ah, mira, ponte en color azul. ¿Qué más? Vamos a ponerle que el monto a cobrar. Esté subrayado X, tú puedes configurar esto y ya está. Vamos a guardarlo. Voy a refrescar aquí la pantalla para fines de que estemos conscientes de que todo está guardado. Le voy a dar doble clic y vemos que aquí nuevamente, pues ya tiene el formato que yo le puse. Además puedes poner links de que, oye, política de privacidad, aquí está mi link, y este lo voy a poner como un link hacia Gist App. Es un link que ellos van a poder darle clic, es una maravilla, de hecho lo voy a poner centrado, esto centrado también esto centrado. Ya puedes diseñar tu email a tu gusto, a Don Togo, un montón de configuraciones, cambiar la tipografía, etc. Es más, vamos a cambiar la tipografía de esto, está por aquí, Arial, es un mero ejemplo, esto tú ya lo trabajarás y lo publico porque vamos a hacer otro ejemplo. Lo que voy a hacer acá es iniciar otro servicio, Luis Martínez, igualmente, aire acondicionado y ahora ya no tengo que registrarlo de cero, ya lo tengo capturado aquí como un cliente. Aquí meramente voy a poner datos cualquiera. Ahora voy a mandar otra imagen, lo inicio, me inicia la tarea, aquí voy a poner datos ficticios, agenda, servicio, si se cobrará y el monto son 39 mil pesos x, lo envío, o sea, termino esta tarea y en automático puedes ver que ya debo haber recibido mi segundo email. Demora un poquito, aquí está. Y fíjate, es el mismo asunto, por eso me lo puso junto al otro. Diagnóstico realizado, Luis Martínez Y ya tiene el formato, todo este formato que yo ya le puse con el link, que además si le doy clic funciona, o sea, todo esto funciona y muy bien, así que gózalo aprovechalo, ahorra mucho tiempo y nos vemos en el siguiente tutorial de Gist. Hasta la próxima.