¿Errores de comunicación? - TIPS para que los elimines

Los problemas abundan y gracias a Dios que hay tantos problemas porque eso son un montón de oportunidades para nosotros los emprendedores. Pero bueno, ahora traigo un tipo de problema en específico en mi capítulo de hoy de Secretos de Procesos. Soy David Degist y pues claro, los problemas de comunicación pasan y pasan muchísimo, desde cuando es una empresa de dos personas hay problemas de comunicación, Pregúntenle a cualquiera que tenemos novia o que tiene esposa, es tal cual, pasan problemas aunque sean dos personas de comunicación por malos entendidos, por diferentes situaciones, circunstancias, contextos. Así que el tip que te tengo hoy y que he visto en las empresas que funciona muchísimo cuando se trata de comunicar personas es tener evidencias al respecto y hacer un método, un método estable y estructurado de comunicación. ¿A qué me refiero con esto? Número uno, tener un buen canal y un canal no solamente robusto como lo puede ser WhatsApp, Discord, Slack, un montón de canales que pueda existir entre ellos puede ser Gist tu canal. De hecho esto que te voy a dar como tip se puede aplicar 100% y nosotros lo hemos hecho en Gist totalmente, estructuraron una comunicación automática con flujos de trabajo donde sabes que oye ya que tú cotices yo tengo que hacer seguimiento de cierre y no hay más, o sea ya que tú acabes Gist me va a decir que tienes que hacer seguimiento de cierre. Entonces te invito a que pruebes la herramienta, a que te metas a Gist y veas cómo se puede hacer esto. Pero claro, aquí el tip mayor que te paso es que este método de comunicación sea una herramienta digital, todos ya tenemos celular en la mano, que sea una herramienta digital y que tengas destinadas cosas muy claras para esta comunicación. Y bueno, te voy a pasar algunos tips al respecto que lo he aplicado y sé que funciona. Así que bueno, número uno, calendarizar reuniones cortas pero productivas. Por ejemplo, nosotros tenemos hábitos de tener daily, se llaman reuniones cortitas de 15 minutos al día, donde al inicio del día todos nos juntamos a las 9 y arrancamos el día con esos 15 minutos y así es como que planteas los objetivos del día, cuentas en qué va a estar trabajando cada quien. En general si alguien tiene alguien se le atora algo para seguir avanzando le oye yo tengo que ver un tema contigo, vamos entonces a revisarlo en lo individual, justo después de la reunión. Y bueno, entonces esos dailies son reuniones pequeñas, no te quitan mucho tiempo y sirven mucho para eliminar o para evitar errores de comunicación y que sean periódicas. Y no sólo eso, que sean constantes. Y claro, el líder tiene que predicar con el ejemplo, o los líderes de estar puntuales, de cortar puntuales, porque a veces es mucha la tentación de que dure más de 15 minutos. Entonces yo te recomiendo que esta reunión no dure más, que se limite. Bueno, entonces reuniones periódicas. Número 2, el canal de comunicación. Ya te dije, un canal robusto como lo puede ser Gist, y también seguramente tienes tus grupos de WhatsApp, grupos de Discord, etc. Y recomiendo que tengan un objetivo en específico. Depende cómo esté tu empresa, puedes tener uno o más grupos de WhatsApp, de chat. El chat es crucial y necesario, es muy necesario en nuestra vida. Así que te recomiendo que tengas un chat destinado a diferentes cosas según el calibre de tu empresa. Si tienes una empresa pyme, como son las que he estado implementando últimamente, empresas entre 5 y 10 personas, los de ventas que tengan un chat junto con su jefe inmediato, el resto del equipo que tenga un canal para los de ingeniería y bueno, según las categorías que tú necesites ver, que haya un canal adecuado. ¿Por qué? Porque si tú tienes un chat general donde están todos los de ventas, están mandando un montón de cosas que los de ingeniería no tienen nada que ver. Entonces eso nos pasa y seguramente tú lo vives también en tu WhatsApp, que tienes un montón de chats y al rato ya ni sabes cuál pelar, porque los grupos se llenan de mensajes y mensajes y mensajes y luego es como que te metes y son 100 mensajes, pues no vas a leer 100 mensajes, y menos si la gran mayoría no te involucran. Pero si entre esos 100 hubo uno por ahí que se te perdió leer que sí te aplica para ti, pues ya no hubo seguimiento, no hubo comunicación. Entonces, para evitar esos errores, que los canales sean enfocados a las áreas y que lo acuerden de que, oigan, ¿Saben que? Este grupo es sólo para estos temas, o sea, no se extiende a los temas de otras áreas. Y eso pues que tengas limitado, que no vayan a utilizarlo con otros fines, menos para estar mandando cadenas y otras cosas. Son grupos de trabajo y son grupos con un objetivo en específico. Entonces bueno, eso te lo recomiendo muchísimo porque muchos problemas surgen de ahí. Entonces bueno, ya hablamos de estos dos tips, el segundo es el canal y el tercero en el día a día para evitar problemas de comunicación también tiene que haber mucha interacción, pero cuando hay personas, por ejemplo en empresas, instalaciones que están fuera, están en campo y demás, hay que estipular políticas y es El tip número 3, estipular políticas de comunicación urgente. ¿Nada de que, oye, te mandé WhatsApp y ahí lo dejé, oye, si te urge, márcale, llámale por teléfono, resuélvelo y ya te desafanas de ese pendiente porque si es como que, no sé si te ha pasado, pero yo lo vivo muchísimo, ah, pues le mandé mensaje, oye, si le mandaste mensaje, pero qué pasó? Esto se tiene que resolver ya. Hay muchas cosas que son necesarias, urgentes para ese momento y nos escudamos con que ya le mandaste mensaje, pero en el día a día a todos nos llegan cientos de WhatsApp, cientos de mensajes, cientos de cadenas y depende el canal que uses, es tu manera de priorizarlo. A veces es muy complicado que estás trabajando y la verdad ha sido complicado que en esta era ya estás todo el Día pendiente del WhatsApp, hasta te tensas. Me pasa a mí en lo personal, lo he visto con muchos líderes, es como que estás todo el día trabajando y luego luego checando el WhatsApp, checando el WhatsApp por si surge algo urgente. Entonces eso también tiene que ser limitado a que oye, si es urgente bajo ciertas características, mejor márcame, lo resolvemos y ya está. Porque a veces también los WhatsApp se vuelven un tema un poco impráctico o los mensajes, porque es como que se lo mandé, oye, pero sí se lo mandaste, pero no le explicaste a detalle o le explicaste mal, no te aseguraste que entendió, ya pasó mediodía y no se resolvió y pasan días, pasan días y después se hacen broncas más grandes por falta de comunicación. Entonces bueno, El tip número 3 es cuando sean cosas urgentes que se resuelvan de una metodología urgente, o sea llamadas mayormente. OK. Y bueno, entonces el tip número 4 que te puedo pasar al respecto para comunicar personas es tener un tablero conjunto de actividades y de rastreo de avance. Bueno, este sí es 100% hazlo en gist, te va a ahorrar muchísimos dolores de cabeza en los gestores de tareas normales o en CRMs normales, no tienes posibilidades de automatizar esta comunicación. Normalmente es como que ah. ¿Sabes qué? ¿En un CRM qué pasa? Te vuelves capturista de tareas. Y me pasó con muchas empresas, por eso de hecho lanzamos Gistos en su momento, porque las empresas de instalaciones y en general las Pymes, cuando utilizan CRMs para venta y gestión, se vuelven capturistas de tareas. ¿Por qué? Porque si no mueven las tareas, si no las arrastran, si no las cambian de etapa, si no crean la tarea que sigue para el miembro que sigue, pues no hubo seguimiento. La verdad es que en el día a día nos enrolamos en tantas cosas que se nos olvida crear las tareas adecuadas y pueden pasar días, semanas, que se nos olvide atender a un cliente, atender una un proyecto, un pendiente, y como son tantos, pues no nos damos cuenta sino hasta que ya brinca algo, ya tronó algo con el cliente y eso ya nos hace ver poco profesionales. Entonces, siempre que se trate de automatizar comunicación, lo que mejor funciona y lo he probado con muchísimas empresas, es automatizarlo por medio de flujos de actividades. Y lo mejor para esto es Gist, lo hemos diseñado especialmente para este tipo de comunicaciones y para evitar este tipo de problemas justamente. Así que te invito a que lo pruebes. Y pues estos fueron tips de cómo evitar errores de comunicación. Nos vemos en más Secretos para Procesos. Hasta la próxima, que estés muy bien.