Spanish-language YouTube talk by David Castellanos offering two practical productivity/process-improvement tips to free up a full workday. Main advice: (1) track and measure daily tasks (e.g., use an Excel log) and delegate routine, time-consuming work (example: billing) via inexpensive software; (2) enforce focus with scheduled time blocks (silence notifications, do tasks sequentially) and treat urgencies as process gaps—fix immediately and create procedures to prevent recurrence. The speaker promotes GIST (version 2) as a tool to structure and automate processes and offers a call to action to try GIST 2.0 (free trial) and subscribe.
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2023-02-22
GIST versión 2
Mil pesos al año (≈ MXN 1,000/year)
Chapters
¿Quieres liberar un día de tu agenda de trabajo y tenerlo para poder ejecutar estrategias, descansar, por qué no? ¿Y hacer más planeación para crecer el negocio? Pues bueno, sigue estos dos tips para ser de hoy castellano de GIS. Bienvenido a otro Secreto de Procesos. El día de hoy te voy a compartir algo que te expliqué en mí mismo. Empiezas miles de empresas e instalaciones con las cuales tengo contacto continuamente. Hay dos cosas que nos quitan el total sentido de la productividad, el enfoque y los determinos pasado. A mí creo que le pasa a 5. Estás en el día a día esperando y las 8 horas. Del nuevo formato de marketing que tienes que hacer en Facebook. Y esto lo recomiendo. Hasta que. Bueno, dedicaba dos turnos, hacía un turno con la operación hasta el cuello, terminando ese turno trabajaba. Lo que pude hacer, aplicar. Para eso hay que. Estés dedicando más tiempo, oye, mi día hoy estuvo así, ta ta, una bitácora, lo que no se mide no se puede mejorar y para mejorarlo hay que medirlo. Y en un Excel simplemente un día ponte la meta de hacer una semana, anotas todas tus labores, todo lo que hiciste, después sacas estadísticas por tiempo y ves cuáles temas te tomaron más respecto al estrés que te generaron. Y esta metodología que seguí de este emprendedor cercano fue qué más, o sea, oye a ver, a mí en su momento me afectaba, oye, es que tengo que estar haciendo facturas todo el día y eso claro, se tiene que hacer importante, pero yo prefiero estar vendiendo porque así crezco los ingresos de la empresa y es mucho más trascendente. Y en eso me dice, OK, hay un software de facturación que te cobra mil pesos al año, qué más, o sea, hay que invertirle, sí, claro que invertirle, tampoco no hay que invertir millonadas, pero hay que invertirle y esa inversión me ha liberado horas que me tomaban hacer facturas manualmente y es una inversión sumamente representativa. Ahora, gracias a que tuve un proceso estructurado, pude delegar esa facturación y estoy hablando de un tema súper simple que es la facturación. Ahora, pensándolo así, en cuanto a cobranza, en cuanto a ventas, en cuanto a instalaciones, en cuanto a pedidos, todas las áreas de tu empresa tienen algo que tú como líder puedes soltarles, pero si no tienes un proceso estructurado, gracias a Dios en ese momento yo ya tenía mis procesos estructurados en GIST versión 2, que de hecho estamos en pleno lanzamiento y todo esto, GIST versión 2 me ayudó a ir gestionando todo en automático. Claro, con la versión 1 ya lo podía hacer y todo, pero la versión 2 me dio un toque mucho más práctico y rápido. Entonces pude hacer el proceso, contraté este software de facturación, lo delegó a una persona y jamás me preocupo por una factura actualmente. Ahora, eso es un Ponte a pensar. ¿Cuánto me tomaba hacer una factura? A lo mejor tres minutos. Súmale tres. Tres, tres minutos. Y aquí es donde viene el tip de el enfoque. Lo que más nos quita tiempo como líderes en el día a día no es tener un montón de pendientes, que claro que nos requiere tiempo, pero lo que más nos quita tiempo y lo que nos hace desperdiciar el día a día es la falta de enfoque. Estás acá en una cosa y luego te hablan para otra y cuando regresas te hablan para otra y estás como que en mil cosas a la vez y no sacas una. Y más bien lo que te conviertes en un apagador de fuegos en lugar de un propositivo diciendo ah, es que hoy voy a hacer esto y luego esto y luego esto. Para eso es algo tan simple que lo puedes incluso automatizar en GitHub fácilmente. Te voy a dejar el link en la descripción para que lo empieces a hacer gratis. ¿Cómo es esto? Pones tus pendientes uno tras otro, tras otro, tras otro y te enfocas. ¿Sabes qué? De tal a tal hora voy a hacer. Voy a hacer revisión de mi WhatsApp y ya corto. Pongo el celular en un cajón, apago las notificaciones, etc. Y de tal a tal hora voy a irme uno tras otro, tras otro, pendientes de esta lista. Si me brincan urgencias, hay que verlo de esta manera. Si me brinca la urgencia es porque algo no lo estoy contemplando yo en mis procedimientos. ¿Oye, por qué brinco esta urgencia? Y bueno, he analizado como muchas empresas e instalaciones corrigen estos pequeños pasos y funciona muy bien. ¿Cuando surge una urgencia, preguntarse dos Número uno, cómo la corrijo? Rápido, ya está, la corrijo, ya se fue a la urgencia. Número dos, ¿Cómo hago para que nunca vuelva a pasar? Porque si no nos preguntamos eso como líderes, pues va a volver a pasar. Entonces, OK, ¿Cómo le hago para que nunca vuelva a pasar? Y eso te va a generar a ti pendientes como líder. OK, para que no vuelva a pasar esto, tengo que hacer un proceso de venta o brinco el fuego en facturación. Se le facturó mal a un cliente, OK, ¿Cómo puedo evitar que se le facture mal a un cliente? No, pues hay que estructurar mejor el proceso y demás. Y eso de estructurar mejor el proceso y demás son actividades que uno como líder tiene que hacer, estructurarlas y soltarlas. Y la mejor manera de hacerlo es automatizándolo, porque las máquinas no se equivocan. Bueno, no tiene palabra de honor, pero no se equivocan en cuanto a manuales. Es mucho más probable que una persona se equivoque a que una máquina lo haga. Ahora, estos tips de productividad los he descubierto que pueden agregarte hasta un día en tu agenda. Imagínate poder tener un día, o sea que los viernes en vez de hacer todo lo que hacías, imagínate tú acabaste tu trabajo de lunes a jueves y los viernes ya no tienes nada que hacer al respecto. Eso te da un potencial increíble. Súmale todos esos pequeños tiempos en el día a día donde te marcó un cliente por un error que cometió alguien de tu equipo porque no siguió un procedimiento estructural, te marcó alguien de tu equipo porque no sabe dónde está la información de tal y tal cosa. OK, si, todos esos pequeños desperdicios que a ti te desenfocaron y te quitaron tiempo, lo generarás en procesos estructurados. He hecho el análisis y a muchos de nuestros clientes en Gist hemos podido agregarles un día, un día de trabajo, o sea, hacer que su chamba de apagar fuegos y la operación la resuelvan de lunes a jueves y los viernes lo dediquen estrategia. Imagínate un día de estrategia. Estamos hablando de que pueden multiplicar los ingresos, hacer nuevas estrategias de alianzas, etc. Se pueden hacer muchísimas cosas gracias a no tener la carga operativa en ese momento, ya puedes estar enfocado en estrategias y claro, las estrategias a la larga son mucho más rentables que estar en la operación y apagando fuego. Así que bueno, te paso estos tips, espero que te sirva muchísimo y sé que los puedes aplicar así si te vas aquí abajo en el link de la descripción y te metes a GIST 2.0 y te registras de una vez y lo empiezas a probar es gratis, puedes empezar sin ni un solo peso de inversión y como te digo, aún así vale la pena ir poco a poquito con qué más, qué más, qué más, ahora me está quitando tiempo esto, ahora me está quitando tiempo esto, ahora qué más hago para que me quite cada vez menos tiempo, las cosas que pueden quitarme cada vez menos tiempo y en el día a día imagínate como emprendedor teniendo tú las riendas pero sin tener que estar latigando a todos para que sigan esas cosas o que te estén latigando a ti porque surgieron urgencias. Pues bueno, espero que te haya servido, si te gustó este video dale me gusta, activa las notificaciones y suscríbete al canal porque estoy subiendo información continuamente y nos vemos en el siguiente secreto de procesos. Hasta la próxima.
