Historia de Éxito - Alfredo - Abratex #ProcessMaster

Teníamos el problema de que no tenemos forma a ciencia cierta verificar a qué hora se había entregado la mercancía con los clientes y tampoco podíamos verificar exactamente dónde la habían entregado. Teníamos algunos manejos que los mismos compañeros de trabajo nos decían a esta hora se entregó el pedido de tal cliente, pero pues al final de cuentas eran cosas que se podían modificar, pues ellos nos decían un mensaje y no teníamos forma de verificar ni con ubicación en tiempo real que se bloqueara, ni con otro tipo de elementos que nos dieron la certeza de a qué hora se había entregado el pedido y dónde se había entregado. Y también del otro punto, desde el punto de los colaboradores teníamos el problema de que no recordaban bien el domicilio de entrega de cada cliente y era un tema que nos hablaban de que oye este cliente era aquí o era allá, entonces era mucho estar triangulando información y eso. Alfredo de Abratex Nosotros nos dedicamos a la comercialización de blancos de mayoreo, todo lo que viene siendo para sábanas, cortinas y todo lo que se utiliza para el hogar y para hotelería. Los problemas que estábamos teniendo pues más que todo el costo que llegamos a tener es la imagen de la empresa, que se viera como una empresa poco organizada, no tan formal, que los clientes a lo mejor nos empezaron a perder la confianza de la efectividad pues de que cuando nos hicieron pedidos el pedido va a estar en tiempo de informa en su domicilio como tiene que ser. Intentamos varias cosas, una de esas fue tener listados de los listados físicos o digitales, pero listados hechos en Word o en Excel, en donde viniera la información de cada cliente, el nombre, teléfono y domicilio. Intentamos también tener alguna forma de que nos mandaran ubicación en grupos de WhatsApp del negocio, intentamos con localizadores de las camionetas que eso lo seguimos teniendo pero más bien para otros fines y lo que nos encontramos fue sobre todo los listados, nos empezó a dar mucho pues el pendiente de tener esa información rondando ahí suelta y no tenerla pues controlada en el punto de vista de que nos mandaron ubicación pues algo que se puede alterar fácilmente, nos pueden mandar ubicación de donde fuera, cuando ellos quisieran y pues no tenemos forma de verificar que fuera la ubicación en tiempo real de donde el momento que la tomaron pues. Y lo de los localizadores de las camionetas pues el mismo era tener que estar todo el día rastreando la ruta de la camioneta para ver que realmente fueran directamente de un cliente a otro y que estaban donde decían que estaban cada segundo al entregar los pedidos y pues quitaba mucho tiempo. Mi hermano y yo que somos socios en el negocio, somos personas organizadas y que nos gusta tener las cosas lo mejor posible y aparte nos enfrentábamos al problema de que en la región es muy escaso ya el personal en los últimos tiempos, entonces queríamos obtener el máximo resultado con los mínimos recursos posibles y entonces fue cuando empezamos a buscar la forma de poder lograr eso, obtener los mejores resultados con los mínimos recursos tanto económicos como de personal posible. No queríamos tener que enfrentarnos al hecho de desembolsar una fuerte cantidad de dinero para obtener un sistema personalizado que a lo mejor nos diera el resultado, pero que iba a ser demasiado el desembolso y que a lo mejor nos iba a desequilibrar las finanzas o el flujo del negocio. Y además de que no queríamos estar esclavos de tener que estar revisando minuto a minuto las ubicaciones de los choferes, tener que estar pasando las los datos de cada cliente, pues a cada llamada, a cada chofer que tenga dudas. Nos encontramos con un software de reciente creación que se llama Gist, que se ajustaba a nuestras necesidades, cumplía con todos los requerimientos que teníamos para nuestra empresa y además no era algo que nos estabilizará nuestro flujo de liquidez. Y cuando nos enteramos de GIS nos pareció muy buena idea, pensamos que era lo que estamos buscando y después nos dimos cuenta de que se adaptaba muy bien a todos los requerimientos que nosotros teníamos y que era algo muy personalizable a nuestros procesos y a nuestras funciones como negocio. Y en poco tiempo de que empezamos a utilizar Gist nos dimos cuenta que ya teníamos controlado básicamente todo el proceso, como queremos controlarlo, saber momentos de entrega, el lugar donde se entregó, que los choferes tenían siempre a la mano la información, tanto teléfono para mandar WhatsApp, la ubicación del domicilio donde tengan que entregar de cada cliente, que la información estaba segura y que ya tenemos el proceso totalmente afinado y aún seguimos puliendo los detalles, pero nos gusta mucho que podamos hacer los cambios en tiempo real, o sea que si vemos algo que puede mejorar en el proceso es algo que se ve reflejado en tiempo real en nuestros procesos y después de utilizarlo nos dimos cuenta que todos los procesos que a veces nos causaban dolores de cabeza, se realizan de una forma muy fluida y muy fácil. Ya teniendo todo armado en GIS, permitió eliminar totalmente los fallos en lugares de entrega, que a veces nos llegaba a pasar que se entregaban pedidos donde no era, porque ahora ya no hay margen de error, pues donde dice git la ubicación, ahí es la entrega. Ha mejorado mucho también el ambiente laboral, ya que todos funcionamos con menos estrés. Siento que también a los colaboradores les ha ayudado mucho a formarse una idea mental de las estructuras de los procesos, aunque ellos no vean tal cual los diagramas de GIS cómo están hechos, pero se forman de una manera mental como están hechos los procesos del negocio. Nos ha ayudado mucho a aterrizar la misión de la empresa, que nosotros a lo que estamos enfocados a la excelencia del servicio. Entonces nos ha ayudado mucho a aterrizar eso con los clientes, eliminar fallas, eliminar tiempos perdidos y aprovechar al máximo los recursos de tiempo, de dinero, de esfuerzos, de personas, enfocar todo más para el mismo fin y que todo sea más aterrizado. Si me topara yo con mi yo de antes de tener GIS, si le recomendaría ampliamente contratarlo, porque todo lo que viene siendo procesos, todo lo que viene siendo estructura se hace de una forma mucho más sencilla y eliminas mucho las fricciones del día a día y todo el quebrarte la cabeza por cosas que no debería ser. Lo que uno se preocupe, pues que uno debe preocuparse por sus objetivos y por su negocio, no tanto por la operación del día a día.