Historia de Éxito - Julián López - Vortech #ProcessMaster

Realmente empezamos a buscar algunas soluciones para la compañía desde la parte comercial y también parte operativa para empezar a tener mayor control. Teníamos problemas como las ofertas no estaban centralizadas, si yo quisiera consultar alguna oferta no sabía dónde encontrarla, buscaba la información de los comerciales, pero pues si no me decía dónde está la carpeta era imposible filtrarla o si de pronto la dejaba por fuera de la carpeta y demás. Desde ese punto fue como el punto de partida, ya empezamos a mirar que la solución no solamente nos podría aplicar a nosotros, sino también al área de proyectos, donde podríamos tener también información compartida, centralizada, un seguimiento a los procesos, saber quién es el cuello de botella de pronto dentro de la operación, fueron como las situaciones que nos llevaron a buscar una solución para optimizar nuestros procesos y que estamos trabajando hoy en día constantemente de la gestión comercial. El hecho de no tener esto organizado y centralizado nos generaba que cuando se preguntaba por un proyecto no se sabía en un presupuesto, no se sabía en qué estado estaba si la persona se ausentaba, entonces en ese momento pues no se sabía, no había una respuesta de qué estaba pasando con ese cliente, entonces pues claramente a veces afectaba a los clientes, a veces no daban espera las reuniones y pues tocaba entrar a presentar algo nuevo o diferente a lo que estaba inicialmente planteado, tratar de improvisar. Ya desde la parte de proyectos, pues que es la otra fase que estamos trabajando, todas estamos trabajando y desarrollando, era el hecho de que pues no se sabía en qué estado estaba cada proyecto, cuando se estaba haciendo la ejecución, pues se desconocía si ya se estaba tramitando con el operador de red, si ya se ha pedido la información al cliente, entonces todas estas cositas son las que nos iban generando reprocesos o demoras y que pues cuando el cliente le preguntaba uno no tiene una respuesta clara en ese momento. Pues realmente antes de conocer GIS trabajábamos con Excel, bases planas para todo, tanto para la parte contable de cartera, más que contable, la parte de cartera, el seguimiento de las carteras, la parte de ofertas comerciales, todo desde una base de datos, una macro en Excel, pero la información digamos que ya después de que salía de la macro quedaba en las carpetas de un trailer y no teníamos, yo por ejemplo desde la parte de gestión comercial desconocía cuánto se ha ofertado por cada comercial, teníamos que entrar a hacer revisiones en cada comercial tendría que coger, hacer un Excel, presentar la información, entonces fácilmente para ellos entregarme un informe, se les iba una semana buscando toda la información en los espacios que tenían libres o demás y ya me la pudieran entregar y presentar, entonces ya con esto yo puedo bajar bases de datos, de hecho estamos en la implementación, hay unas cositas que he ido hablando con Andrés que ha sido nuestro consultor, el que nos ha prestado todo el acompañamiento, donde pues también pedí unos estatus que se me hacen importantes para nuestra gestión desde la parte de poder uno filtrar los potenciales clientes, clientes que están de pronto fríos y demás, que aunque GIS tiene unos estatus por cada una de las etapas del proceso, pues yo tengo uno muy importante en este momento que es el comercial y necesito saber para este año qué clientes puedo cerrar, qué clientes no puedo cerrar, qué clientes quedan para el próximo año, qué clientes definitivamente están fríos y pues no es porque no los hayamos atendido sino porque el cliente realmente no tiene interés o es muy poco, entonces como que esa parte de estatus en unas actividades en específicas en el momento de filtrado, Andreya por ahí nos ayudó con una programación, pero la idea es que podamos revisar que no tenga yo que entrar a hacerlo, sino que lo podamos hacer desde la gestión cada asesor. Soy Julián López, Director Comercial en Vortex Group en Colombia, tenemos oficina principal en Bucaramanga, Santander, operamos a nivel nacional, tenemos proyectos hoy en día en todo el país, tenemos presencia en Bogotá, Bucaramanga, Cali, Barranquilla, Medellín y hemos ido conformando equipos de trabajo. Adicionalmente a esto pues toda la parte operativa son un equipo flotante el cual está ejecutando en simultáneo alrededor de 15 proyectos por ejemplo, que pues es algo adicional, toda la parte operativa en la compañía en este momento lo que es la gestión de proyectos se maneja acá desde Bucaramanga y se hace a nivel nacional desde este punto. En cuanto a la parte comercial que es el enfoque en este momento, el poder tener un control sobre la información sobre todo lo que se está presentando, claramente al tener cinco regiones atendidas con comerciales de los cuales estamos despachando a otras regiones, pues antes no conocía si necesitaba buscar una propuesta, me tocaba preguntarlo, llamarlo, venga cómo está hoy en día pues es más fácil, puedo filtrarlo desde la aplicación, puedo entrar a buscar la oferta, puedo mirar el caso si el cliente ha sido atendido o no ha sido atendido, muchas veces uno pasa el cliente y el cliente se queda en el celular de comercial y no se plasmaba en ningún lado, entonces ya hoy en día lo que yo busqué no aparezca en aplicaciones porque no ha sido atendido. Desde la gestión comercial ha sido muy bueno, aparte de que ya las visitas técnicas también tenemos un proceso donde ya hay una información estandarizada, los técnicos tienen que registrar la información clara que se solicita, todos es el mismo formato, en el momento de presentar propuestas, pues ya de entrar a hacer las propuestas con el área técnica pues ya es menor la información que nos está haciendo falta, que se nos queda por fuera de pronto y eso nos permite que las ofertas sean mucho más rápido de generar desde la parte técnica. Claro que no volvería a trabajar de la forma anterior, realmente es desorganizada, compleja de manejar y pues cuando uno está en una compañía que está creciendo, uno lo que busca es que se crezca de una forma estructurada, entonces hoy en día cada vez que la compañía va generando mayor volumen de ventas, también va generando mayores necesidades en las diferentes áreas, mayores requerimientos, mayor personal, pero también ese personal debe tener herramientas, porque a lo último pues tener muchas personas pero sin herramientas que puedan ayudar a la gestión se vuelve un poco complejo en el momento de que alguien ingresa, entra de pronto desubicado, no sabe cómo hacer las cosas, no hay un proceso establecido, entonces todo esto lo que hemos ido organizando poco a poco estamos organizando dentro de la compañía y pues en esta parte GIS nos ha apoyado desde la parte comercial vamos muy bien, desde la parte operativa estamos todavía en ese tema de acoger esta herramienta porque no es fácil empezar a tener procesos dentro de una compañía cuando no se manejaba, entonces toca es un día a día de poder aprender desde todas las áreas con honestidad siempre ha sido. Cuando conoci GITS empezamos a trabajar de inmediato me pareció que la respuesta fue oportuna, el asesoramiento de parte de Andrés, la disponibilidad y pues digamos que los conocimientos. Evidencié que Andrés me llegaba con unas estructuras para la gestión de pronto que él tenía ya establecidas, unos procesos que ya ha montado, de pronto yo se los desarmaba, casi que arrancábamos desde CE, pero tenía la amabilidad y la respuesta siempre de estructurarlos a nuestra necesidad y la ventaja es que la aplicación, tanto web como el celular, nos ha permitido eso, que lo que yo necesitaba esté ahí dentro de lo que trabajamos dentro del desarrollo o proceso que se estableció con Andrés. Entonces me ha parecido que ha sido muy completa. En algunas ocasiones, de pronto en presentación faltaba ajustar unas tablas y demás, escribía y la próxima semana ya estaba resuelta la necesidad. Entonces ha sido una respuesta muy personalizada. El resumen de esto es que GIS tiene una solución personalizada para cada usuario fácilmente unas dos horas, tres horas a la semana, porque cuando se les pedía un informe no lo había tenido que entrar a alimentarlo, tenían que entrar a revisar, abrir todas las propuestas. En este momento, dentro de la automatización que tenemos, dentro de la presentación que tenemos de nuestro proceso, está todo presentado, de hecho, ya yo no tengo que pedírselos, yo solamente tengo que entrar y si está todo cargado dentro de la aplicación, tengo la información en tiempo real.