Historia de Éxito - Xóchitl - ENREE #ProcessMaster

Principalmente fue nuestra mayor problemática no tener establecidos nuestros procesos, por lo tanto no teníamos establecidos nuestros roles dentro de la empresa, de manera que era un descontrol total a la hora de organizarnos todos con nuestras propias actividades y nuestra función dentro de la empresa, no había un control como tal, sí se intentaba pero era más, más informal, era OK, estás libre, ayúdame con esto, ¿Puedes hacer esto, no puedes ni hablar, lo hago yo, entonces todos hacíamos de todo, que no había una manera como de adjudicarnos un puesto o una responsabilidad, desorganización nos causaba insatisfacción del cliente y por lo tanto ventas perdidas, ya que nos tardábamos un poco más de lo habitual en entregar las cotizaciones a estos clientes, no había una trazabilidad en cuanto OK, tu encargado de venta vas a hacer esto porque estas son tus actividades que tal vez por inercia realizas? Al no tener establecidos nuestros procesos ni nuestras actividades, eso nos generaba un desorden y por lo tanto este desorden nos generaba tiempo y por lo regular cuando tú vas a comprar algo quieres soluciones inmediatas y al nosotros no estar preparados para satisfacer esa necesidad que el cliente está teniendo en ese momento, pues nos causaba que los clientes al momento que nosotros después de habernos tardado tanto tiempo en satisfacer su necesidad, ya no tenían el mismo interés, sí nos generaba un poco de ventas perdidas. Al no tener nosotros establecidos nuestras propias tareas, no nos comunicábamos el equipo de trabajo, por lo tanto no estábamos enterados de qué estaba haciendo el uno o el otro o en qué estaba trabajando, que tenía pendiente, que no, de manera que era muy complicada la comunicación verbal porque no había nada, algún sustento, algo que lo avalara o que a nosotros nos dijera o nos avisara en qué estamos trabajando cada uno o qué actividades tenía pendiente cada uno. Mi nombre es Xochitl, trabajo en Emre Solar Energy, nosotros nos dedicamos a las instalaciones solares, tanto residenciales como comerciales y principalmente nuestro mayor enfoque es el almacenamiento de energía, es esas veces que no sabes ni siquiera por dónde iniciar porque desde que no tienes un puesto establecido, unas tareas establecidas, desde ahí ya rige como el a ver y dónde me meto y qué es lo que hago, qué aporto, qué no. Al ingresar a la empresa sí había demasiado desorden y soy una persona muy cuadrada muy casada con el hecho de las cosas se tienen que hacer así y hay una manera lineal de hacerlas y al no estar enfocados en algo en específico, sino en todo a la vez, nos hacía no hacerlo de la mejor manera. Entonces al identificar esto se planteó buscar nuevas maneras para poder organizarnos y todos tener más claras las tareas que teníamos que realizar. Al tener problemas de comunicación realmente me rehusaba ser esclavo de estar persiguiendo a las personas para que se comunicaran conmigo o yo incluso les externara ciertas actividades por realizar, porque eso genera un desgaste y pierdo incluso más tiempo en estar persiguiendo a las personas que en realizarlas yo misma. Mediante una asociación nos enteramos de Kigis y realmente fue muy como muy random porque nosotros ya teníamos en mente como que toda esta desorganización y querer hacer algo al respecto, entonces fue como que OK, nos están ofreciendo un proceso o una base de datos, no teníamos exactamente idea de qué es lo que era, pero fue como OK, vamos a probar. La primera impresión realmente fue como de no sé si es lo que estamos buscando porque realmente ustedes ya tenían como que aquí está todo listo, aquí está todo estructurado y utilícelo. Entonces a nosotros no estar preparados como para adaptarnos a a esa estructura sí fue como de tal vez no es en este momento lo que necesitamos, tal vez nosotros necesitamos primero organizarnos nosotros y después como adentrar a lo que es GIS, a sus procesos y resultó todo lo contrario, prácticamente estás en el proceso o estás en el punto ideal en el que tienes que estar para poder tú como empresa establecer estos procesos porque te es más fácil si tienes un desorden es más fácil acomodarte algo que tal vez ya está un poco más estructurado que tú, trata de estructurarte primero y luego pasar a otra estructura completamente diferente. Pensamos que adaptarnos a procesos era para algo posterior, ya que nosotros no contábamos con un trasfondo lineal de cómo hacer las cosas y que era mejor incluso a organizarnos nosotros, pero realmente fue todo lo contrario, el permitirte conocer los procesos y encontrar el punto en el que tú te puedas adaptar a ese proceso y mejorar incluso esas maneras o formas en las que tú estás haciendo las cosas resultó totalmente gratificante. GIS fue como de no tengo establecido mi puesto, me empezaron como a adjudicar tareas pero no tenía algunas como tal establecidas y hasta ese momento fue como que ah OK, a partir de aquí yo ya sé qué es lo que tengo que hacer. Es muy amigable porque te permite adaptarlo a como tú fluyes, como jugar con esos flujos que funcionen de manera real y de manera ideal. También el hecho de que tú puedas personalizar tus procesos dentro es maravilloso porque te permite no estar frustrado a cierta manera de hacer las cosas, sino más bien adaptarlo también a tu manera de hacer las cosas. Principalmente nos ayudó a organizar nuestro equipo de trabajo, por lo tanto después de organizar nuestro equipo de trabajo logramos eficientar nuestros tiempos. Al eficienter nuestro tiempo logramos entregar propuestas al cliente de manera muchísimo más rápida y eficaz y esto a su vez nos permitió no perder tantos clientes e incluso ganar aún más clientes. Desde ahí está el súper avance de que nos ha permitido con nuestros procesos poder saber cuáles son nuestros puestos. Tal vez indirectamente lo hacíamos porque ya nos tocaba, pero no, no ya tan puntual, no OK, esta es tu responsabilidad y esto te va a tocar a ti y que lo hagas en tiempo y forma pues te corresponde a ti. De la semana que nos tardábamos en entregar una cotización, ahorita nos toma ni siquiera dos días dependiendo la carga de trabajo, incluso en el mismo momento en el día podemos sacar las cotizaciones. Después de todo me he dado cuenta que no importa si eres una empresa pequeña, mediana o grande, si tienes dos personas, cinco personas o veinte, el estructurarte en procesos te ayuda muchísimo a presentar tus tiempos y a mejorar tu capacidad organizacional. Implementar procesos cuando aún ni siquiera sientes que estás preparado para implementarlos, porque realmente ese es el momento de implementarlos, cuando no te sientes preparado o cuando no te sientes lista. Nos ha ayudado bastante a la comunicación interna, no necesitamos precisamente hablarnos sino simplemente estar al pendiente de las actividades que cada quien está realizando y creo que una muy importante por resaltar es a nosotros estar preparados para ya tener una estructura organizacional. Tener procesos establecidos nos permite que al momento que se incorporen más personas al equipo de trabajo ya sigan esa misma línea y no tengas que tener una previa capacitación tan extensa y tan latosa tanto para uno que tiene que enseñar como para la persona que va a ingresar. Definitivamente le hemos dicho adiós a los correos, a los WhatsApp, toda la comunicación es muchísimo más fluida y muchísimo más concreta. Porque se puede perder un correo, se puede perder un WhatsApp, pero créanme que un proceso no se puede perder. Todo lo encuentras ahí donde tiene que estar. Gracias a que nosotros estamos más organizados, hemos logrado satisfacer de mejor manera las necesidades de nuestros clientes, podemos ofrecer más servicios y así llegar a muchísimas familias.