🏆 📊La mejor estrategia que cambiará la manera de gestionar tus negocios.

Hay empresas que gastan días completos de un puesto de trabajo en vaciar información de un lugar a otro y te voy a compartir la mejor estrategia que he descubierto para que tu empresa mejores lo que quieras en cuestión operativa, administrativa o comercial siguiendo estos cuatro pasos. Mi estrategia se llama Buenas mediciones, buenos resultados y te lo voy a compartir aquí. Hola, soy David Castellanos, bienvenido a Secretos de Procesos, y como cada semana comparto contenido de cómo hacer que tu empresa, instalaciones y servicios sea mucho más productiva y hoy estaremos hablando de KPIs. Este es un punto muy importante, no sé si coincides conmigo y las empresas siempre decimos medir para mejorar, y esto es cierto, hay que medir para mejorar, de hecho es el primer paso de cualquier mejora que queremos tener. ¿Por ejemplo, quieres bajar de peso? ¿Qué es lo primerito que te ponen a hacer cuando llegas a la cita? Subirte a una báscula y tener una medición para de ahí poner un pronóstico y de ahí ir tomando acciones que nos lleven a ese número, Pero tener el número es sumamente importante, porque si no las acciones no te llevan a ningún lado. Si yo te digo, ah, quiero vender más, OK, sí, chido, es más, cuánto es más, en cuánto tiempo, No tiene sentido nada más decir, ah, este sí, quiero hacer esto más o menos, no, o sea, en cuánto, para cuánto tiempo, etc. Y es aquí donde te voy a compartir mi estrategia de KPIs y mediciones que ha ayudado a cientos de empresas a lo largo de Latinoamérica a ser mucho más organizadas, estructuradas y eficientes. OK, La estrategia consiste en lo siguiente. Paso número 1, necesitas encontrar un problema que resolver, De nada sirve que midas y midas y midas y midas cosas si eso no tiene un objetivo a resolver. Entonces, encontremos un problema, yo voy a hacer un ejemplo, lo voy a hacer aquí en vivo, que es, imagínate que soy una empresa de instalaciones que hace muchos servicios en campo o instalaciones, pero que se me olvida cobrarlas, y es porque estamos teniendo tantas que de repente, ay, no cobramos este, no sé si te haya pasado alguna vez. Bueno, punto número uno, encontrar el problema que quiero resolver, en este caso, servicios no cobrados, Listo. Punto número 2, estipular una métrica. ¿Y esto es básicamente, vamos a contrastar servicios hacemos versus cuántos cobramos, así de simple, si hice 10 servicios, tengo que tener 10 cobros, punto así de simple, no? Y con eso vamos a amarrar el resultado que estamos buscando, que es que todos los servicios se cobren. Entonces estipular qué métrica, cuántos servicios se hacen versus cuántos se cobran. Porque mi problema está ahí en ese paso. Punto número 3, debes tener un proceso que te ayude a recabar eso. Y olvidémonos ya de estar en Excel y que a mano y que en libretita y a la memoria. Esto nos está tomando toneladas de tiempo y desperdicio que yo he visto en líderes de empresa que tienen personas todo el día vaciando información de un lado a otro. Ya no estamos en esa era. Ya olvídate de eso. Pásate a automatizar y si no has utilizado alguna herramienta de automatización, puedes conocer Gist, que te voy a dejar el link aquí abajo, que es nuestro software de automatización y control de procesos que ejecuta esta estrategia de cuatro pasos en unos cuantos clics. Te voy a dejar aquí un link para que conozcas cómo funciona. Pero ya olvídate de estar tecleando cosas en Excel y estar tecleando cosas que en WhatsApp y que se OK, si los usamos esas herramientas, pero si eso te toma tanto tiempo de tu enfoque principal, no deberías estarlo haciendo ni siquiera tú, ni siquiera nadie de tu equipo. Luego nos quejamos que porque los empleados quieren que les pague más, pero por lo que hacen no quiero pagarles más. Pues es que ponles a hacer cosas de más valor porque así si les pones hacer cosas de más valor, puedes pagarles más, ellos están más contentos, tú también y todos ganamos. ¿Pero si los pones a estar tecleando en un Excel, dime quién se sentiría realizado en pleno siglo XXI copiando y pegando cosas en un Excel? Nadie. Se te van a ir bien rápido y luego te andes quejando de rotación de personal. Mejor ponlos a hacer cosas de más valor y ya está como automatizando. Te digo, te voy a dejar el link aquí abajo para que veas cómo está el asunto. Ahora, el cuarto paso y es el más importante de todos, es el seguimiento y las consecuencias. De nada sirve que tengas un problema, que lo estés midiendo, que tengas un proceso correcto para recabar esa métrica y que si no pasa nada, esa métrica ni siquiera la lees. Y qué pasa si tienes la métrica y a lo mejor si la lees, pero que no pasa nada en la realidad si esa métrica no te ayuda a tomar acciones. Entonces, el cuarto paso es semana con semana tienes que estar viendo esa métrica. Estipula tu tiempo en tu calendario para ver la métrica con las personas responsables y déjales tarea. Y déjate tarea a ti mismo para mejorar tu proceso para corregir esa métrica que a Lo mejor de 10 servicios, ahora solo 9 se cobraron. Hey. Uno no se cobró, ¿Por qué hicimos? A ver, tarea número uno, cóbralo. Y tarea número 2, ¿Cómo le hacemos para que deje de estar pasando? Y ese es un monitoreo donde el equipo va a estar viendo que va en serio, que hay métrica, que hay seguimiento y que esa métrica tenga una consecuencia. Si tú a un vendedor le dices, oye, si vendes un peso o vendes cien mil pesos, vas a ganar lo mismo, ¿Qué es lo que va a hacer tu vendedor? Pues va a vender un peso, obviamente. ¿Por qué? Porque todos los humanos, y esto no es cuestión de que son bien mediocres y no, no todos los humanos. Si yo te digo que puedes obtener un producto a un dólar y es exactamente el mismo que están vendiendo en otra tienda que está a 10 dólares, ¿Por cuál te vas a ir? Por el de un dólar, obviamente. Porque nuestro cerebro siempre optimiza. Ley del menor esfuerzo para el mayor resultado. Esto no es cuestión de que así son flojos o no, no, no. El cerebro humano está hecho para optimizar y para resolver problemas. De hecho, no nos sorprende que en esta era, siglo XXI, no solo no tengamos tantos problemas, sino que nos los creamos. ¿A qué me refiero? Hace 20, 50, 100 años nuestro problema era ir por agua al río. Ahorita por eso está habiendo tantos problemas psicológicos, porque nos estamos creando problemas. Prueba de que nuestro cerebro siempre busca resolver problemas. Bueno, ese es otro tema. Pero hablando de medición con tu equipo de trabajo debes dar seguimiento y que haya consecuencias. Si tú le dices al vendedor, ahora vas a ganar 5 de lo que vendas, pum. Se va a poner a vender mucho más rápido. Y eso es un ganar ganar. Oye, pero es que va a ganar un montón. Que gane un montón. Y si tú ganas más con eso, los dos ganan. Todos ganan, todos felices. Existe el verdadero ganar ganar. Aquí no tiene que haber un tirano y un oprimido y opresor. No, no, no. O sea, todos podemos ganar y hay que estructurar las cosas y dejar las reglas claras para que eso pase Y. Y ahí estoy hablándote de consecuencias. De hecho me lo decía un process Máster, alguien miembro de nuestra comunidad me decía, David, ¿Cuál es la parte más sensible del cuerpo humano? Y yo le decía, no sé, el corazón, me decía, no, la cartera. Y efectivamente, en cuanto tú le digas a tu equipo que si esa métrica baja o sube le va a impactar en su dinero, adiós a que no sigan tus procesos. De hecho yo hice la prueba con un equipo de trabajo, les dije, a ver, vamos a hacer lo siguiente, vas a poner un incentivo y la métrica que nosotros tenemos un tablero en Gist, que te voy a dejar el link aquí abajo para que veas cómo funciona. Tenemos un tablero y el líder de negocio les dijo al equipo técnico, a los técnicos de campo, si tus evidencias no están marcadas aquí como que ya se subieron, o sea, si aquí hay 10 servicios contabilizados que se hicieron y sólo hay 10 y no hay 10, perdón, que tengan evidencias completas, para mí lo que diga el software es lo que tú hiciste. Si ahí dice que hiciste cinco servicios con evidencias, aunque en la realidad hayas hecho mil, hiciste cinco y eso al instante hace que tu equipo siga tus procesos. ¿Por qué? Porque estás cerrando la pinza con medición, con monitoreo y con consecuencias. Y esto no creas que es invención mía, es invención de las franquicias que durante décadas lo han comprobado, están operando en EEUU, en China, en Japón, en Rusia y operan exactamente igual. ¿Por qué? Porque tiene un sistema de procesos claro, medición y consecuencias al respecto. ¿Tú crees que un chavito de McDonald's, así siendo honestos, un chavito de McDonald's de 15 años le gusta, o sea, que le apasione, No manches, me apasiona decirte Oye, por 15 pesos más súbete unas papas medianas? Obviamente no lo hace por pasión, lo hace porque tiene un proceso, Claro que no es opcional, lo miden y eso tiene consecuencias quizás en él, quizás en el equipo, etc. Y esto es el verdadero secreto para que tu equipo siga tus procesos. Ya deja de quejarte de que no es que no lo siguen, es que mi equipo quiere ganar un montón pero no hace lo que le toca. Bueno, si las personas que tienes en tu equipo, no dan el ancho en el puesto que están, no deben estar ahí. Y a lo mejor no es que no valgan como personas, no todos tenemos la misma dignidad, a lo mejor no están hechas para ese puesto, puedes moverlas a otro o simplemente no están hechos para esa empresa, pero si son personas lo suficientemente capaces para ese puesto, te aseguro que si les das la capacitación concreta y esta estrategia de medición, jamás te vuelves a quejar de que no sigan tus procesos. Así que bueno, utilízalo. Y te voy a pedir un favor personal, esto te va a liberar mucho tiempo, bastante, de hecho, horas, días completos de trabajo que en lo personal y a muchos otros líderes cercanos a mí nos ha liberado. Por favor, usa ese tiempo sabiamente, no te vuelvas a embeber en el día a día y con más cosas. Piénsalo así. Si yo te pregunto, oye, ¿Quieres procesar el doble de clientes? Me vas a decir, sí, todo empresario quiere procesar el doble de clientes. ¿Quien no querría? Pero si te digo, ¿Tienes el doble de tiempo? No lo tienes. Es más, está saturado ahorita. Sí, OK, quieres procesar el doble de tiempos y ahorita tus tiempos ya están saturados. Obviamente no puedes disponer del doble, estarías el doble de saturado. Entonces, ¿Qué tienes que hacer? Estructurar una mejor estrategia de procesos y de medición para que las cosas fluyan más sin ti. Después vas a poner mandos medios y Y esos mandos medios ya van a fluir un poco más sin ti, van a tener más autonomía y libertad y de ahí es donde empiezas a evolucionar, a crecer, a escalar. Y esto lo he demostrado una y otra y otra y otra vez. No creas que sin mención mía, lo han demostrado muchísimas empresas en las cuales hemos seguido pautas de diferentes autores y estrategas de negocios. Así que si ya está la rueda inventada, ¿Para qué quebrarnos la cabeza? A veces el ego nos gana de que no, yo solo puedo. Si, tú solo puedes dejar de aprovechar la oportunidad de escalar semana con semana, mes con mes. ¿Por qué? Porque nos cerramos en nuestro conocimiento y no aprendemos nada más, no implementamos nada más, creemos que con lo que tenemos, no, no, no, es que déjame nomás saco estos pendientes y ya estamos. Sí sacas esos pendientes y llegan muchos más y así estás en un ciclo. De hecho yo conocí un empresario que estaba así durante 10 años y no escaló durante 10 años. ¿Cuánto te cuesta? ¿Cuál es el costo de oportunidad de no escalar en esos 10 años? Como dice Maya Olden, que es un empresario estadounidense bastante robusto, millonario, que dice lo ¿Cuánto te está costando al año? ¿No saber cómo vender un millón de dólares al año? Pues bueno, te está costando un millón menos lo que vendas, ¿No? Pues sí, porque el conocimiento vale, los procesos, la estructura, la medición vale. Así que bueno, te dejo todos estos hacks y a darle con todo. Te voy a dejar aquí abajo el link para que conozcas cómo puedes hacer esta estrategia ya viva, ya que no sólo sean papeles o con la estrategia, sino que ya esté plasmada en una herramienta automatizada que lo haga por ti, que se llama Gist y te lo voy a dejar aquí abajo, ¿OK? Nos vemos en el siguiente secreto de procesos. Hasta la próxima.