Logística - Transportes de mercancías

¿Hola qué tal? Aquí David Castellanos, fundador de GIST y bienvenido a otro nuevo caso de viernes de Procesos. Es para mí un placer contarte que el día de hoy te tengo un caso relacionado con transportes logísticos y control de cada una de las entregas de producto. Estarás de acuerdo conmigo si eres una empresa que quiere controlar mejor de esta manera a sus choferes, a sus entregas, etc. Puedes llevar un proceso en donde controles evidencias, tiempos, ubicaciones, a qué cliente, si hay anomalías, si hay gastos, etc. Y esto lo vamos a hacer hoy justamente en nuestro viernes de Procesos. Así que amárrate los cinturones y Vámonos de lleno 100% a este caso. ¿OK? ¿Para eso voy a partir de la base de que voy a hacer dos bases de datos, OK? Y mi proceso va a ser muy simple, de manera didáctica y como sabes vas a poder descargarlo dando clic aquí abajo. Ya es un caso que va a estar listo para que tú nada más lo publiques y ya está, pero aún así yo te lo cuento cómo lo hice y cómo se usa para que sepas sacarle todo el jugo a este caso real. Perfecto, Antes de empezar mi proceso te digo, es algo muy simple y didáctico, por lo que voy a hacer lo Aquí yo tengo anotados en un blog de notas algunas imágenes como de requisitos, imágenes de cómo sale la mercancía, cuando llegan al destino y cortan el sello, cuando se termina el viaje, un chorro de evidencias. Entonces yo voy a planear el proceso para que desde que nos hacen una solicitud de viaje, imagínate que yo soy una empresa logística donde me van a decir oye, quiero que me entregues este producto a tal lugar, tal día, tal hora y pues tienes que hacer cosas antes, durante y después del viaje para que pues se evidencie en ciertos momentos documentos en el camino. Para eso voy a hacer un proceso muy simple, para lo cual simplemente manejaré dos bases de datos. La primera es de clientes, qué clientes nos están pidiendo las rutas para saber a quién llamarle, etcétera. También voy a tener otra que es de viajes, que decía tal cual, un cliente puede tener muchos viajes. Y perfecto, la base de datos de clientes va a tener cosas muy simples que a fin de cuentas es nombre de empresa, que esto va a ser un texto, va a tener un nombre del contacto, qué contacto es el que normalmente nos solicita viajes de esa empresa, su teléfono que va a ser un número telefónico y también posiblemente a lo mejor el email, email de contacto. Y listo. Yo las empresas las quiero buscar por nombre de empresa, entonces voy a activarle la llave aquí y ahora sí, ya tenemos nuestra base de datos de clientes. Ahora vámonos con nuestra base de datos de viajes. Viajes es no a quién le estamos vendiendo, sino dónde se entrega, cuándo se entrega, evidencias, etc. Ya para cada viaje, porque estarás de acuerdo conmigo que a un cliente le puedes hacer muchos viajes. Entonces para eso primero que nada voy a empezar con agregar una columna que es la ubicación de entrega. Ubicación de entrega y esto va a ser precisamente una ubicación, cada viaje puede tener diferente ubicación de entrega. ¿Qué otra cosa? Pues vamos a tener aquí a la mano fecha y hora de entrega. ¿Fecha y hora y que otra cosa? Ya iremos poniendo evidencias. Aquí vamos a poner fotos de. Vamos a ver qué es antes de la carga, de cómo sale la mercancía, eso es importante. ¿Fotos de cómo sale la mercancía, que esto vamos a poner como un archivo para subir una o varias fotos Necesitamos también una foto de cuando cortan el sello en el destino Entonces, foto de cuando cortan el sello en el destino, lo pondrías en específico? Tú lo puedes personalizar 100% ahora también tenemos una foto de cuando termine el viaje. Termina el viaje, listo. Luego una imagen de la firma en los documentos entregados por cliente de que mira aquí te entrego, este es, no sé, la carta, porte, esto, lo otro. Le toman una foto a cuando ya están firmados esos documentos. Entonces le voy a poner fotos de documentos firmados a la entrega. Va a ser también un archivo. ¿Qué más puede conllevar un viaje? Fotos de la mercancía cargada, que esto debería ser antes, que posiblemente sea algo similar a las fotos de cómo sale la mercancía. Fotos de cómo sale la mercancía, ahora sí que esto depende de tu operación. Aquí yo lo entiendo como que puedes hacer que tú al inicio antes de cargar le tomas fotos de cómo está la mercancía cuando ya cargaste le tomas fotos de cuando ya está cargado. Entonces aquí lo vamos a hacer en dos etapas. Fotos de mercancía antes de cargar, de hecho esta la voy a poner un poco más a la izquierda, es como la línea del tiempo Primero, fotos de la mercancía antes de cargar. Fotos de cómo sale la mercancía cargada. Le voy a poner foto de cuando se corta el sello, eso es ya cuando llegaste. Foto de cuando termina el viaje, foto de documentos y demás. Ahora la mercancía, fotos de la mercancía descargada y en mal estado, si es que hubo fotos de mercancía descargada, fotos de mercancía en mal estado, si es que aplica, no siempre va a aplicar, pero ahorita lo vamos a controlar. Descompostura del vehículo, si quieren reportar alguna alguna anomalía en el vehículo, lo voy a poner como anomalía en el vehículo. Anomalías en el vehículo, que choque, que esto, que el otro, pues que tomen fotos. Maniobras como enlonadas. Carga o descarga, Aquí le vamos a poner fotos de maniobras adicionales. Ya tuve que haber hecho a lo mejor las indicaciones de entrega, que de hecho eso también hay que ponerlo, lo voy a poner como un campo de texto. Indicaciones de entrega, vamos a poner como un texto, te dijeron que tenías que hacer un enlonado, esto lo voy a crear justo después de la ubicación de entrega. Aquí está indicaciones de entrega, de hecho lo voy a poner hasta el inicio, tienes que entregar así, así, en este lugar, tal fecha y tal hora y ya toda la línea del tiempo de evidencias que esto conlleva. Y al final pues si hubo gastos, también vamos a poner un campo para comprobantes de gastos, que esto se puede hacer de muchas perspectivas y hay muchas variaciones que podemos aquí creativamente ponerlo en GIS, pero lo voy a poner de manera muy simple y didáctica para que sea rápido de implementar. Ahora, esta base de datos de viajes la voy a vincular a nuestra base de datos de clientes, porque como te decía, un registro de clientes puede tener muchos viajes vinculados a vincular. Y listo, ya tenemos nuestras dos bases de datos listas para empezar a poblarlas en automático. Ahora me voy a procesos y voy a hacer un proceso que se llame, lo voy a hacer en blanco y se va a llamar proceso de transporte, transporte de mercancía, por ejemplo, tú le puedes cambiar el nombre ya que lo descargues y todo, así lo voy a dejar de momento. Ahora lo primero que tenemos que hacer es vincular los campos de formulario. Voy a crear un nuevo campo importando mi base de datos que se llama cliente. Esto se llama fila importada de base de datos. Voy a jalar un cliente de mi base de datos y a ese le haremos el viaje de clientes. Y también voy a hacer un nuevo campo que sea igual de mi base de datos, pero va a ser el viaje precisamente con todas las evidencias, todo esto que es aquí donde justo se van a estar guardando en esta fila de base de datos. ¿Perfecto, ahora al inicio vamos a estipular una serie de cosas cuando inician manualmente el proceso, vamos a hacer que nos digan primero qué nombre de empresa nos está haciendo el viaje, nos está solicitando el viaje, qué contacto, qué teléfono, cuál es su email, dónde está, solo los primeros tres serán obligatorios, listo? Luego quiero que nos digan primero indicaciones de entrega, o sea, comentarios donde la tengo que entregar y fecha y hora de cuando la tengo que entregar. Listo, aquí estoy haciéndolo de manera muy didáctica. Ahora también aquí en el viaje es algo que me faltó, en los viajes podemos asignar el chofer encargado, o sea que desde la aplicación como un usuario, aquí lo voy a crear después del nombre de empresa y después de las indicaciones de entrega. Indicaciones de entrega, chofer encargado Voy a hacer que en el transporte de mercancía, en los procesos al inicio nos solicite también este chofer encargado. Al inicio nos van a decir a este cliente le tienes que entregar tu chofer en tal día, tal hora, en tal ubicación, estas son las indicaciones de lo que tienes que entregar, qué mercancías tienes que enlonar, etc. Y listo, ahora sí, vámonos a una tarea donde esto es lo primero que tenemos que hacer es preparar el viaje. Como te decía, hay cosas que tienes que hacer antes, hay cosas que tienes que hacer durante y después del viaje. Yo voy a hacer tres tareas, una es preparar el viaje, para empezar esta tarea le tiene que llegar como encargado al chofer encargado quien se haya asignado para seguir. Ahora vamos con los campos, el chofer tiene que ver a qué empresa le estamos entregando, tiene que tener a la mano el contacto por cualquier cosa y aquí a la mano le vamos a decir, mira, estas son tus indicaciones de entrega, tienes que ir tal fecha y tal hora en tal ubicación. Ahora para preparar el viaje tú me tienes que decir fotos de cómo sale la mercancía cargada y fotos de la mercancía antes de cargar, antes de cargar y cómo sale la mercancía cargada. ¿Listo? Eso es básicamente lo que se tiene que hacer. Ahora, esta tarea no se, por ejemplo si veámoslo de forma real, si a mí como encargado de ventas me dicen oye necesito un viaje para el jueves y es un lunes, pues esta tarea de preparar viaje no se tiene que hacer desde el lunes, yo creo que aquí valdría la pena hacer una primero una notificación al chofer, te aviso viaje asignado simplemente, simplemente que se entere y va a ser urgente para que le aparezca hasta arriba en sus pendientes Aviso viaje asignado aquí simplemente le voy a poner terminar esta tarea cuando estés enterado y no tiene que llenar nada, aquí no le voy a pedir evidencia, simplemente es un aviso, le llega una tarea, notifica y OK tengo que entregar esto para este cliente, órale y ya está ahí simplemente pues está enterado, esto se enteró a lo mejor el lunes de cuando hicieron la petición pero hasta el jueves tiene que preparar el viaje o a lo mejor un día antes, yo lo voy a poner un día antes Ahora aquí en las tareas le voy a dar en editar y vamos a modificar que la tarea de preparar viaje no se inicie en ese preciso instante, al instante nomás se le va enviar un aviso de hey chofer estás avisado, tienes que entregar esto el jueves, perfecto, esta tarea de preparar viaje se tiene que iniciar pero no en el momento, tiene que iniciar un día, por lo menos así lo voy a poner, un día natural antes de la fecha y hora de entrega que le avise, o sea que con 24 horas de anticipación él tenga que preparar el viaje y para prepararlo tiene 6 horas para hacerlo, así lo vamos a dejar y en la preparación del viaje ahora sí toma fotos de la mercancía antes de cargar y fotos de cómo sale ya cargada, listo, ahora esto lo vamos a duplicar y vamos a hacer una segunda tarea que es. Reportar viaje durante el viaje Durante el viaje, es decir que ya no se tiene que iniciar un día antes, ya se tiene que iniciar, a lo mejor le voy a poner que sea dos horas antes dos horas antes y tiene seis horas para reportar este viaje, aquí estoy dejando holgado, tú puedes decir no, Que se inicie exactamente en el momento, ah pues cero minutos naturales después de la fecha y hora entrega, o sea justo en el momento de la fecha y hora entrega que se le inicia la tarea de reportar, bien, lo puedes hacer así, yo le voy a dar una hora por lo menos natural antes de la fecha de entrega para que se anticipe que tiene que reportar eso y va a tener dos horas para reportar esta tarea y no la puede posponer. Listo. Ahora, ¿Qué vamos a hacer aquí en el viaje? Primero hay que mostrarle aquí qué fotos de mercancía y cómo salió. Pero como este es el durante, esto es a lo mejor le vamos a poner primero una foto de cuando cortan el sello estando en el destino. Eso es como lo primero que hay que hacer. Cortamos sello, empiezan a descargar. Ah, pues entonces cortaron sello. Ahora tenemos que hacer unas fotos de cómo. De hecho, ¿Sabes qué? Voy a hacer otro campo en la base de datos. Voy a hacer otra columna que sean fotos de. Del durante. Del durante la descarga. Lo vamos a poner justo después de cómo sale la mercancía cargada. Vamos al proceso nuevamente y aquí en Reportar viaje van a llenar las fotos de la mercancía descargada, pero también las fotos del durante cuando estén descargando. Cortamos ello, empezamos a descargar, evidenciamos el durante, ya se descargó las fotos de la descarga. ¿Y ahora qué pasa si hubo anomalías o hubo maniobras adicionales, etcétera? Vamos a ponerle aquí anomalías en el vehículo, van a ser opcionales porque no siempre hay y ojalá que nunca pasen. Y luego fotos de maniobras adicionales va a ser opcional también porque pudo no haber maniobras adicionales. Lo dejamos opcional. Comprobante de gastos, si hubo, pues lo suben, si no, pues no hay, ya está. Y fotos de los documentos firmados a la entrega, este sí es aquí ya cuando reportan su viaje. Y fotos de cómo terminó el viaje. Fotos de mercancía en mal estado, si se descargó algo en mal estado, tomarle fotos. Y listo. Yo creo que lo podemos dejar de esta manera. Te decía que iban a ser tres pasos. Eso presupuestaba yo más o menos en el flujo. Y sí, son tres pasos. Y hasta aquí lo vamos a dejar. Ahora, para reportar el viaje, yo voy a hacer que el chofer lo haga, ¿Sí? Pero que quien haya iniciado el proceso, quienquiera que haya sido quien le solicitó el viaje, le llegue una revisión para que cheque que todo esté bien al reportar el viaje. Y bueno, vamos a agregarle unas etapas para que se vea más bonito. Vamos a poner aquí que primero es preparar el viaje. Vamos a poner como azul, vamos a ponerlo y luego ya Reportar viaje. Oye, ¿Por qué lo pones dos veces, David, o sea, ¿Por qué pusiste en las tareas y además allá? Bueno, porque en los reportes me interesa que me aparezcan estos dos pasos. Publicamos y listo, ya lo puedes utilizar. Ahora, esto puede ser en móvil, puede ser en web, lo puedes dar seguimiento, etc. Voy a hacer un ejemplo súper básico, ya real, pero tú sabes que además de descargar la plantilla que yo te hice, puedes hacer tus modificaciones, adecuarlo exactamente como es. Oye, si tú tienes más pasos que después del viaje hay que cobrarlo, pues bueno, duplica esta tarea. Y después de reportar el viaje, hacemos una tarea de cobrar viaje. De hecho, esta si la voy a dejar porque estoy seguro que te va a servir. Cobrar viaje, ¿Quién lo hace? El usuario que inició el proceso, pero ya no tiene que llenar evidencias, sino que las va a poder visualizar como campos de consulta. De hecho, se los voy a poner hasta acá. Como campos de consulta. Ponemos estas evidencias. Y a lo mejor aquí en el cobrar viaje vale la pena que pongamos dos campos nuevos en el viaje. Uno es el monto del viaje a cobrar, es una moneda. Y otro es el comprobante de pago del cliente, que es un archivo. Y listo. En el proceso te lo voy a poner así Aquí en Cobrar viaje nos tiene que llenar el monto del viaje y el comprobante. El monto será obligatorio, el comprobante lo voy a dejar opcional. Y listo. Vamos a hacer una nueva etapa que es el cobro, lo voy a poner en otro verde. Y listo. Esta tarea de cobrar viaje para poderse vincular la etapa de cobro. Publicamos y ahora sí, vamos a hacer el ejemplo corriéndolo de forma real. ¿Qué pasa? Me piden un viaje. Ah, perfecto. Sí, voy a iniciar y le voy a ¿Sabes qué? Quiero que hagas una entrega de instrumentos musicales a Aguascalientes. Nosotros estamos en México y el cliente es Music Business. Así se llama la empresa que nos está contratando. Entonces el cliente es uno nuevo. Todavía no tengo capturados el nombre de empresas Music Business. El mejor contacto es David González González. ¿Hiciste su teléfono y luego email? Lo voy a dejar sin llenar. Ahora, Sobre el viaje, ¿Quién es el chofer encargado? ¿Sabes que David va a ser el chofer encargado, ¿Cuánto tiene que entregar? No, pues sabes que tiene que entregar el martes a las 12 del mediodía. Excelente. ¿Dónde es la ubicación? ¿No sabes que es en Aguascalientes, en la calle Morelos 24? No sé si exista, pero a lo mejor sí vamos suponiendo que es este domicilio. Indicaciones de entrega, sabes que tienes que entregar, es el para empezar, es el pedido, ta ta ta de nuestro sistema puede ser, tienes que entregar con cuidado, instrumentos frágiles, estoy haciendo un ejemplo burdo de que instrumentos musicales, pero tú puedes aquí poner las indicaciones que tú quieras cuidar que la cabina no esté húmeda, más bien que el cajón, que la caja no esté húmeda, etc. Tú le pones las indicaciones que sea al iniciarlo estás dándole como las indicaciones, ojo, tú puedes hacer más pasos para esto, yo sólo lo puse al inicio, le voy a iniciar y en ese momento te fijas qué pasa, primero me manda una tarea al instante, ahora ya como chofer de aviso, viaje asignado, terminar esta tarea, cuando se enterado tienes que entregar a esta con tus indicaciones, tal día, tal hora, en tal ubicación, OK, enterado, termino ya si te quieres poner sofisticado checa aquí los casos que he tenido de Google Calendar donde puedes hacer que se lo agenden su Google Calendar al chofer y pues bueno para eso tengo un viernes de proceso específico donde hice casos para cómo conectar Google Calendar para de momento me voy a enfocar en el proceso en sí. Si te fijas ya tengo un pendiente que es preparar viaje, pero este es un pendiente que está naranja, significa que está por iniciar, eso nos dice que se está iniciando no ahorita, sino que se va a iniciar en el futuro, el 8 de julio y tiene sentido porque el viaje, el viaje es el que ya dijimos el 9 de julio, por lo tanto me va a estar avisando que prepare el viaje un día antes, como lo dije, no me quiero esperar hasta esa fecha, le voy a dar iniciar y ya imagínate que ya llegó el 8 de julio que es un día antes de la entrega, me muestra los datos, ah OK, de veras tengo que entregar esto, excelente, pues déjame ir preparando, hay que cargar, sabes que no tengo que cargar ahorita, no te preocupes, no tienes que hacerlo ahorita, deja la tarea, cuando ya estés cargando abres la tarea, subes tus fotos y sabes qué, pues bueno vamos a tener estas dos fotos, yo voy a subir varios documentos, pueden subir varias fotos en la aplicación móvil, pueden tomar esas fotos desde la app y OK, así es como se veía cuando estamos cargando, así es como se ve ahora ya que está cargado la mercancía antes de cargar, así cómo sale la mercancía cargada, así listo, sube sus fotos, el chofer termina y si te fijas la agenda, otra tarea que es para el día y hora de la entrega, una hora antes. La entrega es el 9 de julio a las 12. Ah pues el 9 de julio a Las 11 me pide que reporte el viaje y ya se llega la fecha. En este momento yo la voy a iniciar con anticipación y ahora tengo que llenar todo esto. Foto de cuando cortan el sello, Fotos del durante, Fotos de la mercancía descargada, si hubo en mal estado, es opcional, lo puedo subir si hubo anomalías en el vehículo, si hubo maniobras adicionales, si hubo gastos. Foto de cuando termina el viaje, que esta es obligatoria, Fotos de documentos firmados y en cuanto yo termino va avanzando. Ahora yo voy a subir una imagen por cada cosa nada más para fines de mi ejemplo, que no tiene ningún sentido subir archivos reales, voy a subir aquí simplemente imágenes que tengo por aquí en los obligatorios, los opcionales, igual tú también si estás probando, no tiene caso que subas archivos obligatorios. Y pues con esto simplemente el chofer dice ya reporté mi viaje termino y le abre una revisión. ¿Si te fijas aquí tiene un ojito pendiente de revisión a quién? A quien inició el proceso. Ahorita me lo está dejando a mí porque yo inicié el proceso, pero en la realidad se lo va a estar dejando a la persona que le o sea, el revisor va a ser esa persona que dejó el viaje. Esta persona simplemente tiene dos opciones, o rechaza o aprueba. Si rechaza se le regresa al chofer, si aprueba, el proceso avanza. En mi caso lo voy a probar. Ahora, si rechazas, sabes que puedes dejar aquí comentarios de por qué está mal, de que te falta la firma, te falta la foto, etc. Y lo rechaza. La persona que valida si todo está bien, nomás lo aprueba y lo va a llevar a una tarea de cobrar viaje. Fíjate, esta tarea se programó para cierta fecha, no debería programarse el cobro tiene que ser instantáneo. Entonces déjame lo configuro, cobrar viaje, programar, no quiero que lo programe, quiero que se inicie en el momento, listo, publicar y ahora sí cobrar viaje cuando se inicie, que en este caso debería ser al instante, simplemente hay que poner el monto, comprobante de pago del cliente después de haber visto todas las evidencias que fíjate aquí están todas, cobrado y listo, ya terminamos nuestro primer proceso de entrega de pedidos a través de logística. Síguenos para más tips, suscríbete al canal de Gist App en YouTube y nos estamos viendo el siguiente viernes de procesos. Hasta la próxima.