Los sueños son ideas hasta que se convierten en metas

Los Sueños Sin Metas Son Solo Sueños Hola, soy David Castellanos de GIST y bienvenido a Secretos de Procesos, donde estoy documentando el camino a llevar las empresas de mayoreo de instalaciones a ser mucho más productivas que nunca. Y he descubierto que cuando Sueñas en que quieres crecer, en que quieres Desaturarte, o sea, Quitarte de la saturación de pendientes, Empezar a expandir tu operación, Empezar a vender más y eso que te genere más ganancias, etc. Son cosas que queremos lograr. Y muchas veces es como que OK, tenemos este gran sueño, ser la empresa líder en nuestra zona, Ser la empresa líder en nuestro giro, etc. Pero a fin de cuentas es el Sueño. Y estaba leyendo el libro de Getting Things Done de David Allen y por ahí en una sección, no recuerdo si él u otro autor Los Sueños se quedarán como Sueños hasta que los conviertas en Metas. Y es muy cierto esto. Hace algún tiempo yo tenía la situación donde soñaba con lograr ciertas cosas, cierto nivel de venta, cierto nivel de crecimiento, etc. Pero a fin de cuentas, cuando no lo aterrizas en actividades y en calendario, no pasa. Y eso en todos los ámbitos de nuestras vidas. Si queremos lograr algo, tenemos que hacer que pase, porque si no, ya he hablado de esto en otros vídeos, si no nos anticipamos a tomar las decisiones y a poner pasos, vamos a elegir lo menos peor y no lo mejor para nosotros y para lograr esa meta. Y para eso necesitamos Tiempo. No hay de otra. Necesitamos Liberarnos lo más tiempo que podamos, porque si no, no vamos a poder ejecutar y ni siquiera planear esas Metas. No vamos a poder estipular qué tan alta está nuestra vara y cuáles pasos tenemos que dar hacia allá. Y para eso he desarrollado y probado una herramienta que te voy a compartir. Logré llegar a dos Puntos clave en la Planeación de metas y no solamente en la planeación, sino en la Ejecución. Las dos cosas son importantes, una buena Planeación y una buena Ejecución. Como te digo, se requiere tiempo. No podemos Ah, sí, quiero lograr esto y estos son los pasos, excelente. Pero en mi calendario no tengo tiempo, o sea, no he destinado tiempo para lograr eso. Y este es un tip que saqué de Leila Ormosi, que junto con Alex han logrado cosas increíbles en negocios de gimnasios y otras cosas. Y el Leila dice Oye, pues tú tienes que trazar tu ruta, estos son tus milestones o tus hitos que tienes que ir logrando para llegar a este punto que es tu meta, pero no vas a lograrlas si no destinas tiempo y si no bloqueas tiempo en tu calendario para lograrla Y es aquí donde viene la complejidad, porque a veces yo hacía eso, bloqueaba tiempo, pero luego vienen urgencias del día a día, híjole, es bien difícil decirle que no a una urgencia cuando tú estás en un horario de planeación, estrategia, etc. Y la verdad es que es cuestión de disciplinarse, es cuestión de disciplinarse y de ver hacia futuro y decir OK, esto es como cuando estamos en la universidad esta hora lunes de seis a siete de la tarde o de cinco a seis de la tarde o de nueve a diez de la mañana es sagrado, o todos los días de 9 a 10 de la mañana es Sagrado, es como si tuviera una clase cuando estábamos en la universidad y te invitaban a ir a una comida, ir a cotorrear, ir a un bar, lo que sea, y tenías clase a esa hora, no había manera, o sea, no había opción, es como no tengo clase, igual, igual, así tenemos que bloquearlo a un nivel donde tengamos clase. Y el tip de Leila Mosi, no te agendes reuniones ni cosas que pueden llamarse operativas del día a día antes de las 11 de la mañana, o sea, primero tú trabajas en lo tuyo, primero tú bloqueas en tu calendario tiempo para tus metas, para tu ruta, para hacerlo pasar y ya a partir de cierta hora ya está libre para agendar lo que los clientes quieran, lo que tu secretaria tenga pendientes, etc. Pero a fin de cuentas tienes que primero pagarte a ti mismo con tiempo bloqueado, tiempo sagrado de planeación y ejecución de esa estrategia por poco que sea. Yo lo intenté probar y dije, OK, dos horas al día, a lo mejor es mucho al inicio, pero media hora al día no suena descabellado, pero si lo hacemos un hábito, y es aquí donde viene el poder de los mini hábitos, si lo hacemos un hábito todos los días media hora, todos los días una hora y eso genera una bola de nieve donde ya te acostumbras a generar estrategias, te acostumbras a dejar pendientes estructurados a tu equipo, te acostumbras a estructurar procesos y eso lo puedes hacer and gist en dos que tres clics y ya que estás acostumbrado enrolado en ese círculo virtuoso donde puedes estar dedicándole más tiempo porque ya no te brincan tantas cosas, te anticipas, empiezas a crecer y empiezas a hacerlo de una manera sin estresarte y eso está muy interesante porque así estás destinando tiempo y estás llegando hacia la meta que tú quieres, estás dando esos pasos hacia la meta que tú quieres y no sólo te estás anticipando a tomar mejores decisiones, sino que te sientes más tranquilo porque tu tiempo es mejor aprovechado. Pero bueno, la herramienta que desarrollé a fin de cuentas es utilizar herramientas que ya hay, pero la herramienta es el concepto de cómo usarlas. Número uno es tener una lista de tareas, digamos de prioridad media, o sea, todo lo que te va surgiendo de que tengo que hacer esto, que tengo que hacer esto, pero no lo tienes que hacer para hoy o para mañana, a lo mejor lo tienes que hacer para un mes, de aquí a un mes, bueno, todos los pendientes que se te vayan ocurriendo en la cabeza, el paso número uno es vaciarlos y de hecho ese coincide con el paso, lo saqué de David Allen en Getting Things Done. Primer paso es vacía tu mente, liberala de todas las cadenas que tienen en este momento para que lo tengas en un lugar fiable. Yo lo he hecho a mano, lo he hecho en Excel, en herramientas de gestión de tareas que son variables, anotas tus tareas paso a paso, una tras otra y ya está, esto es vaciado de mente, pero luego ese es el paso 1. El paso 2 es haz una lista de esas tareas priorizadas y ya que tienes esa lista de tareas priorizadas, tú sabes qué fechas límite le aplican a cada una o si no tiene de verdad ninguna prioridad de que oye, es que todo esto tiene que salir para este mes, pues acomódalo como sea y te vas una tras otra, no hay de otro, o sea, si todos tienen que salir, la prioridad es irrelevante, pero seamos honestos, siempre hay cosas que tienen que salir antes. Número uno, vaciar tu cabeza en lista de pendientes. Número 2 es tener una lista priorizada y número 3, y aquí es donde viene la magia que he descubierto, es tener un calendario, en mi caso yo uso el calendario de Google, y poner un tiempo bloqueado al día o varias veces a la semana donde tú lo dediques a ejecutar esa lista de pendientes que no son urgentes. Los pendientes urgentes, digámoslo así, tú tienes una lista donde vaciaste tu mente de todo lo que hay que hacer en determinado momento, luego priorizaste esa lista, pues bueno, en el paso 3 vas a tener tu calendario bloqueado con tiempos para ejecutar esa lista priorizada y en ese calendario pues va a haber estos tiempos bloqueados, pero también si salen pendientes urgentes, o sea, si surgen cosas de último minuto así que tienes que resolver rápido y demás, esos pendientes urgentes van a ir al tope de la lista, o sea, hasta arriba de tu lista de pendientes priorizados. ¿Digámoslo así, tienes una lista donde te enfocas y todos los días llegas y ves esa lista y dices OK, tengo que hacer esto, paz, paz, paz, paz, paz y te vas uno tras otro, pero hay tiempo bloqueado en tu calendario para ejecutar esas cosas, porque si no hay tiempo bloqueado, no tiene sentido que tengas una lista de pendientes, porque? Porque para ser pendientes necesitas tiempo y de esa lista cuando te surjan urgencias las pones hasta arriba para que de cualquier manera estés viendo esa lista, OK, tengo que hacer esto, tengo que hacer esto y bueno, de esa manera van saliendo. Ahora que si ya estás en el siguiente nivel después de estos tres pasos que ya estás estructurando procesos en automático con Gist, ya tienes la posibilidad de que ya sueltas tu mente, tu estructura, la dejas que fluya en automático y ya no te preocupas por cómo fluye y qué pendientes tienen y demás. Así que bueno, estos son los tips. Repaso, número uno, vaciar tu mente con pendientes de toda índole, mayormente de los que tienes a mediano plazo. Número 2, priorizar esa lista y si te surgen pendientes urgentes, ponerlos hasta arriba de esa misma lista y solo tener esa lista para revisar un diario. Y número 3, tener un calendario con tiempos bloqueados prudentemente todos los días bloquear tiempos para ejecutar esa lista y eso vas a ver que te dará mucha tranquilidad. Y aquí viene el tip de oro que corona todo. Es toda esta herramienta que he descubierto a lo largo del tiempo que OK, ya que tienes tiempo dedicado para ejecutar pendientes y que eso te va a llegar a ir cumpliendo tu meta, lo que corona todo es hacer una planeación semanal dedicar, o sea, también tener bloqueado en tu calendario todos los viernes a las 4 de la tarde voy a hacer una planeación para la siguiente semana y de esa forma ya no hay manera en la que te madruguen o que te brinquen cosas y es como que OK, el plan de la semana es este, pero también ahí es donde yo cometía un error muy grande que era ser demasiado optimista con mi tiempo y planeaba un montón de cosas y si me rifo y hago esto y esto y esto y esto y esto, saco la casta y saco un montón de cosas, pero en el día a día, seamos honestos, a veces estás cansado, a veces simplemente si son temas creativos no surgió la creatividad necesaria, hay veces que brincan fuegos y es de gente sensata, esto dice David Allen, es de gente sensata dejar en tu plan de tiempos más o menos un 20 de margen, o sea, si tú dices OK, esto yo creo que me va a tomar 6 horas, OK, métele otra cosa que dure 6 horas y media, 7 horas y hasta ahí, o sea, esa hora déjala de margen porque estoy seguro y no me dejarás mentir que van a brincar cosas en el día a día, van a brincar, oye que este cliente, que esta factura, que esto, que lo otro, que un empleado tiene dudas, no sé, o sea que a fin de cuentas eso va a brincar y hay que considerarlo y esto es el tip de oro, después de haber dedicado tiempo teniendo pendientes vaciados de tu mente, priorizados y con calendario bloqueado, coronas todo con haciendo una planeación semanal que te deje tener tiempo de margen para que no te satures innecesariamente y eso también es un truco psicológico de nuestra mente porque así tú haces tu plan priorizado y haces cortes semanales, o sea, dices OK, esto es lo que voy a sacar esta semana, esto es lo que voy a sacar esta semana, porque así ya vas dando pasos hacia tu meta, esta semana por muy poco que sea, pero voy a sacar esto, yo pensaría que podría sacar esto, o sea, tanto más, pero como voy a ser realista voy a hacer menos y es un truco también porque así nos es más probable que lo saquemos y es mucho más probable que nuestra mente nos premie por haberlo logrado y no por habernos quedado en el camino, porque no sé si te ha pasado, pero siempre que tú estipules un montón de metas y un montón de milestones o de hitos a lograr y no los logras, es frustrante y te sientes improductivo y te sientes como que no estás yendo hacia donde quieres a pesar de que estás logrando un montón de cosas. El único truco aquí es que hay que engañar a nuestro cerebro diciéndole OK, hay que tomar un margen, el 80 de las cosas que planeé, esas sí las voy a lograr y el resto es por sí y el resto lo dejo fuera y es mucho más probable que sí logre ese 80% de cosas y mi mente va a estar mucho más tranquila, me voy a sentir más productivo y eso a la larga es un círculo virtuoso donde me siento más productivo, logro más, me siento más productivo, logro más. Y seamos honestos, somos humanos y las emociones, nuestros sentimientos, nuestro estrés, nuestra frustración afectan a nuestra productividad, afectan para bien o para mal. Entonces hay que usarlo para bien y dejar de lado lo que nos satura. Así que bueno, si te gustó este tip, te pasó, estoy continuamente subiendo tips en mi canal de Secretos de Procesos, te invito a que te suscribas, a que le des me gusta y actives las notificaciones para que te avise cuando subí nuevos vídeos y nos vemos en los siguientes Secretos de Procesos. Hasta la próxima.