Mediciones en Geest - Desfases de Vencimientos

Bienvenido a otro video tutorial de Gist. En este video te voy a enseñar cómo utilizar las fórmulas de desfase de vencimientos en el sistema. Ahora, estarás de acuerdo conmigo que cuando tenemos un proceso, por ejemplo, de una ejecución de instalación, voy a tomar un ejemplo, tienes muchos pasos y tú dices, ah, ¿Sabes qué? Pues a lo mejor en mi proceso de ejecución de instalación hay 20 pasos y tú le pones vencimiento a cada uno de ellos. A lo mejor el paso 1 tiene que durar dos días, el paso 2 tiene que durar un día y así, no todo, pero como es un flujo, el paso 1 lleva al paso 2, al paso 3, a lo mejor el paso 4 y 5 van en paralelo, etc. Es un flujo. De hecho, vamos a crear un proceso aquí y vamos a descargar uno que se llama proceso de ejecución de instalaciones, que es el ejemplo que voy a tomar y lo voy a instalar. Vamos a darle instalar y ya está. Ahora, como puedes ver, en mi proceso de ejecución de instalación tengo muchos pasos. Ahora, ¿Qué pasaría si yo aquí, cuando organizo la agenda de instalación, que es uno de los tres primeros pasos que se tienen que hacer cuando yo organice la agenda de instalación, ¿Qué pasa si esa tarea, que su deadline a lo mejor es de un día, yo la termino en tres días? Todos los demás se atrasaron, no te atrasaron conmigo. Entonces es un poco relativo a veces ver el vencimiento por paso. ¿Por qué? Porque a fin de cuentas tú te comprometes con el cliente a entregarle en cierta fecha. Al cliente le vale queso si tú tienes que hacer 100 pasos internos o uno, él quiere que le entregues en fecha. Ahora, ¿Cómo te enteras de eso? Porque a fin de cuentas, en Gisto, hasta este momento, hasta este video que estás viendo en este momento, no se podía saber un vencimiento global, era un vencimiento por paso. No sé si coincidas conmigo. Ahora ya se puede tener un vencimiento global donde no te importa en qué paso esté, lo único que te importa es ver si se cumplió la fecha de entrega con tu cliente para cualquier tipo de proceso. Yo lo voy a hacer para una ejecución de instalación, que es lo que estás viendo ahorita en pantalla, y vamos a verlo al 100%, ¿OK? Para eso haremos uso de nuestras nuevas mediciones. Mediciones. Pero ahora esta medición que usaremos se llama medición de desfase de vencimientos. Vamos a utilizar. Ahora, para eso voy aquí nada más a ponerte un poco en contexto del proceso que voy a estar haciendo y cuál es el objetivo de mi ejemplo. Primero, tengo un subproceso de avances e instalación que voy a publicar, y también tengo un proceso de ejecución de instalación que también voy a publicar. Si no lo tienes tú el proceso puedes cargarlo así como lo hice ahorita, Está gratis en Gist y ya está. Ahora, en ejecución de instalación, simplemente lo único que yo voy a hacer es decir lo Gist, a mí me interesa hacer lo siguiente. Yo le voy a poner vencimientos, por ejemplo, organizar agenda instalación. Sí tienes seis horas para hacer esta tarea, maravilloso. Sí le voy a poner vencimiento a cada paso. Pero, y es aquí donde viene lo más importante, yo voy a decirle al sistema, esta tarea de entrega de proyecto, si yo la terminé, es porque ya entregué el proyecto, lógicamente. Entonces, Gist, tu preocupación en el reporte es decirme, aquí al inicio te van a decir una fecha, que es cuando se supone que lo tienen que entregar. GIS, tú siempre me tienes que estar diciendo cómo voy respecto a esa fecha de entrega, porque la entrega tiene que ser esta tarea, que es la última tarea, donde ya si esta tarea la terminé antes de esa fecha, entregamos en tiempo. Si la terminé después, entregamos destiempo. Bueno, vamos a ver cómo funciona esto, ¿Te parece? Bueno, voy a publicar mi proceso. Vamos a iniciar una ejecución de instalación. Y ahora, un paso importante antes de todo esto. Esta medición funciona con base en una fecha que tú recabes en un campo, ¿OK? Por ejemplo, cuando estamos organizando la agenda de instalación, yo aquí tengo que decirle en los campos cuál es la fecha de arranque de instalación. Sí, es importante para decir arrancamos mañana, pero también voy a crear otro campo, incluso hasta lo voy a hacer dentro de mi expediente del proyecto. Como sabes, tengo yo dos procesos instalados, entonces usaré esta base de datos de acá, Expedientes de proyecto, y agregaré otra columna que es fecha de entrega teórica del proyecto. ¿Por qué teórica? Porque es la que en teoría debo cumplir. Puede que se cumpla, puede que no, pero luego voy a recabar otra que es la real, y ahorita veremos cómo funciona esto. Agregamos esta columna y también agregaremos otra columna que es la fecha de entrega real. Sí pude haber terminado el mismo día, un día antes, tres días después, etcétera. Entonces voy a tener otra fecha, que es la fecha entrega real y agregamos. Y listo. Como puedes ver, en mi proyecto ya tengo dos columnas más. Ah, mira, fecha de entrega de proyecto ya la tenía, entonces la voy a eliminar porque no quiero duplicar, simplemente tener dos Fecha de entrega del proyecto teórica, la que yo me comprometía a cumplir y la fecha de entrega real, la que realmente se cupió. ¿Sí? Bueno, vamos a procesos y aquí en el proceso de ejecución de instalación, que es el que me interesa controlar como ese vencimiento, vamos a hacer lo siguiente. Aquí cuando estamos organizando la agenda de instalación, voy a hacer que esta fecha de entrega teórica se llene. ¿Sí? El instalador va a poner cuándo se arranca, pero también cuándo en teoría se debe entregar, el líder de ingeniería, el departamento de coordinación, quien sea. Entonces de esta manera esa persona estipula el proyecto se debe entregar en esta fecha. Listo. Ahora lo que vamos a hacer es que cuando ese proceso llegue a este punto y se termine la tarea de entrega de proyecto, voy a hacer una automatización para que recabe fecha real de entrega, que es cuando esta tarea se terminó. ¿Te parece? Perfecto. Ahora aquí vamos a darle doble clic y vamos a modificar el valor de un campo y vamos a decirle, mira, la fecha real, fecha de entrega, aquí está, fecha de entrega real, asignale la fecha del momento, que esto es básicamente cuando se ejecuta esta automatización, justo después de que se entregó el proyecto. Vamos a publicarlo y listo. Con esto ya tenemos lo más importante que es que nos digan cuándo se tiene que entregar de forma teórica y al final, cuando lo entreguemos, que recabe cuando realmente se terminó. Ahora, esto simplemente es tener preparado el proceso. Como ya te imaginarás, para tener buenas mediciones tenemos que tener un buen proceso. Yo no puedo tener una métrica correcta si mi proceso no es favorable para obtener esa métrica. Entonces con esto ya nos estamos asegurando que el proceso es favorable para tener la métrica. ¿OK? Ahora vamos a la métrica acá en reportes. ¿Bueno, para empezar voy a correr un ejemplo, OK? En la ejecución de instalación la voy a iniciar y voy a ponerle instalación. Instalación, el David. Listo. Y vamos a ponerle aquí toda la información, bla, bla, bla, bla. Qué cotización es la que se confirmó, etcétera. Tú puedes tener muchos campos respecto proyecto, en qué ubicación inicia, pum. Arranca. Y como puedes ver me dejó varias tareas, de hecho está corriendo en tres ramas a la vez, pero me voy a enfocar en esta que es la importante ahorita, organizar agenda de instalación. Vamos a ver esos detalles. Y aquí está mi tarea, aquí está la fecha de arranque de instalación, yo quiero que sea mañana 18 de octubre, ejemplo, ¿No? La fecha teórica de entrega es el 25 de octubre, o sea, tiene que durar una semana este proyecto. ¿Estoy hablando en términos de ejemplo, OK? El líder de cuadrilla va a ser David y ya está. Entonces aquí tú ya estipulaste la ventana de tiempo en el que se va a trabajar en ese proyecto. Le damos terminar y el proceso va a ir avanzando. De hecho aquí puedes ver que el reporte de los primeros avances de instalación me pide que sea mañana 18 de octubre, porque en teoría mañana empiezo la instalación. Puedes ver que mi proceso ya está preparado para eso y me la deja a mí porque yo me asigné como líder de cuadrilla de este proyecto. Entonces, bueno, si yo me voy aquí a reportes, pipeline, todo esto lo estaremos viendo en Pipeline. Voy a hacer un nuevo reporte acá, nuevo reporte, le vamos a dar guardar y este va a ser mi reporte de instalaciones. Vamos a guardar. Y listo, ya tengo aquí mi reporte. Ahora voy a empezar a personalizar y jugar con estas cosas. Primero voy a decirle que sólo me muestre los seguimientos que estén iniciados o vencidos, es decir, que esté corriendo, pero además también sólo me interesa el proceso de ejecución de instalación, no me interesa medir algún otro. Y puedes ver que aquí está mi instalación, el David, que es la única que he iniciado. Ahora vamos a personalizar este reporte dando clic acá en configurar, no quiero que me muestre el folio, el status, si, la fecha de inicio no me interesa ahorita, ni fin, la etapa tampoco, el proceso sí, encargados y tareas actuales, sí, la última interacción, sí, tiempo vencido en total si es que hay y cuánto ha durado, tan poco me interesa ahorita. Voy a dejarlo así, muy simple. Ahora, como hemos visto en GIS puedes crear mediciones desde Pipeline. ¿Ahora vamos a crear una medición y vamos a empezar a utilizar esta que se llama desfase de vencimientos, OK? Vamos a darle un nombre que el nombre va a ser cómo vamos respecto a la entrega, este desfase de entrega le voy a poner y tenemos que medir el proceso de ejecución e instalación y lo vamos a dar configurar y fíjate, toda esta configuración te voy a explicar a detalle, ¿OK? Primero nos pregunta Gis, ¿Cuál es la fecha prometida de entrega? Bueno, en una ejecución de instalación la fecha prometida proviene del campo fecha de entrega teórica, mira, aquí está, ¿Te acuerdas que lo agregué hace un ratito? Fecha de entrega teórica, le doy clic y esta es la fecha prometida de entrega, la fecha teórica de entrega del proyecto, eso es lo que yo prometí y se va a llenar en el paso de organizar instalación. ¿Ahora, la medición marcará el estatus por vencer faltando cuántos días? ¿No, pues sabes que? A mí me interesa que Gis me anticipes unos tres días antes, tres días naturales antes de la fecha, o sea, en este momento estamos en tiempo, faltan 7 días para la entrega, pero en el momento en el que la fecha se vaya llegando y falten tres días, me va a poner el proyecto como vencer el seguimiento, de hecho me lo va a poner como por vencer, que me lo va a poner hasta con esta etiqueta, ahorita lo vamos a ver, de esta forma yo voy a estar viendo cuáles tengo por vencer y tengo un lapso de tiempo que puedo configurar, a lo mejor tú tienes proyectos muy largos que tiene que avisarte unos 14 días antes o 7 días antes, como quieras, yo lo voy a poner ahorita tres días, ¿OK? ¿Y ojo, esto es lo más importante, la entrega se completará cuando la tarea, recuerda en nuestro proceso, cuando terminaban qué tarea se consideraba como entregado el proyecto? Cuando terminaban la tarea de entrega de proyecto, mira, aquí está, cuando terminan esa tarea es cuando ya se entregó, entonces, mientras no hayan terminado esa tarea significa que todavía no hemos cumplido, ¿Correcto? Entonces, bueno, vamos a darle crear medición y si te fijas aquí en la ejecución de instalación ya tengo aquí una sección de mediciones y mi medición de desfase de entrega ya está aquí, yo le puedo dar check y ya lo tengo aquí a la mano, vamos a ponerlo aquí. Ahora vamos a poner aquí más fechas para ponernos en contexto, primero voy a poner la fecha teórica de arranque teórica y de entrega real, quiero ponerlas aquí a la mano esta fecha de inicio, lo vamos a quitar, fin etapa, aquí está, aquí está, es folio status, el folio no me interesa ahorita, estatus, desfase de entrega, fecha de arranque, mira, aquí está, voy a ver el nombre del seguimiento, su estatus, qué tan desfasado está respecto a la entrega y eso ahorita es lo que quiero que veas. ¿Cuándo es la fecha de arranque instalación, ¿Cuándo es la fecha de entrega teórica y cuándo es la fecha entrega real? Vamos a darle guardar y pum. ¿Me dice que vamos en tiempo, la fecha prometida es el 25 de octubre, vence todavía en algunos días, de hecho cuando tú estés viendo, cuando tú estés intentando hacer esto, ya no te va a decir vence en 100, te va a decir el número correcto, que es un pequeño detalle que esto acabamos de lanzarlo, OK? Entonces, bueno, como puedes ver me dice, mira, la fecha de arranque de instalación es el 18 de octubre y la teórica de entrega es el 25, vamos en tiempo, OK, excelente. Si yo lanzo un proyecto, voy a iniciar otra ejecución, le voy a poner instalación, instalación 2 y le pongo aquí que es otro nombre comercial, otro nombre de contacto, bla, bla, bla, otra cotización confirmada, este otro monto, otro anticipo, todo un nuevo proyecto, estoy dando de alta un nuevo proyecto 100%. Bueno, cuando yo esté organizando la agenda de instalación, que es aquí donde me piden la fecha de arranque, voy a decir, mira, la fecha de arranque es hoy 16 de octubre, la fecha de entrega es el 17, o sea mañana y el día de instalación es Luis Termino. Y como puedes ver, si me voy acá a los reportes pipeline, ya tengo dos instalaciones y mira, aquí nos está diciendo que prometí el 17 de octubre y en el desfase de entrega nos está diciendo que está vencido. Cuando tú estés viendo este vídeo, realmente en la realidad faltan unas horas, pues estamos hoy es 16 de octubre por la tarde noche, por lo tanto faltan unas cuantas horas, es menos de un día, por eso me está diciendo que ya se ha vencido. De hecho si yo le hubiera puesto que el vencimiento, que el vencimiento es el 18, me marcaría que está por vencer. De hecho, vamos a hacerlo, OK, Voy a modificar esta instalación, vamos aquí al flujo y en la organización de agenda instalación le voy a cambiar, ah, no, perdón, tiene que ser desde los campos de formulario. Aquí está la fecha teórica de entrega. Le voy a poner ahora que es el 18. OK, guardamos. Ya está. Y si te fijas, ya me dice que está por vencer. ¿Por qué? Porque vence en un día y cachito. Este número de que vence en menos cuatro está mal. De hecho, cuando tú estés viendo este video, ya va a estar corregido. Pero a fin de cuentas, aquí puedes ver que este está por vencer. Entonces, tú siempre vas a tener en conciencia todos tus proyectos, cuáles van en tiempo, cuáles están por vencer, etc. Respecto a la fecha de entrega, ojo, aquí nada más es teórica versus real. Listo. Ahora, no hemos entrado a la real. La real, la fecha de entrega real se va a recabar cuando se entregue este proyecto. Ahora vamos a hacer la prueba con la instalación 2, ¿Te parece? La instalación 2 voy a avanzarla para simular que se terminó. Entonces, pues bueno. No, ¿Sabes qué? Perdón, la instalación El David, la uno, porque esa es una instalación que yo sí tengo pendientes porque me asigné a mí. Entonces vamos a buscar la instalación El David. Aquí está. Vamos a ver, voy a reportar avances de instalación. Es el primer paso que voy a hacer. Subo las evidencias en campo, fotos, etcétera. La aplicación móvil, deberías verla, quedó muy rápida ahora que hemos hecho algunas actualizaciones. Entonces, pues bueno, los técnicos reportan sus evidencias, avanza, alguien recibe el reporte de estos avances. Luego dice, ya terminamos instalación. Suponte tú, no terminamos. Le digo, mira, esta es la entrega de proyecto. Fíjate que este es el paso importante, el que está midiendo nuestra medición entrega de proyecto. Cuando suban la evidencia de entrega de proyecto y terminen, ya se entregó. Sí, puede que haya pendientes de cobros y demás, pero si yo me voy a reportes, aquí en Pipeline, nuestro reporte de instalaciones nos va a decir que ya está terminado y que está terminado a tiempo. ¿Por qué? Porque se terminó el 17 de octubre, siendo que la fecha teórica de entrega del 25. Y aquí nos está diciendo fecha prometida, todo bien, ya está terminado. De esta forma es que ya podemos estar viendo en automático y en tiempo real las mediciones de desfase de entrega. Entonces, pues tener tu reporte, incluso hasta lo puedes exportar y ver cuáles proyectos van a tiempo, cuáles no, etcétera. Y tener un tracking de eso. Incluso, déjame ver si esto me lo permite. El desfase de entrega, yo puedo poner aquí, ah, mira, guis, dame cuáles están terminados, a destiempo, a tiempo, cuáles están por vencer, etcétera. Mira, aquí está por vencer, tengo estos. Y puedes hacer un reporte de que, miren equipo, todos estos están por vencer, échenle ganas. Todo lo que tengan instalación 2 y demás, tienen que darles prioridad. Ahora, aquí hay un pequeño detalle visual, quiero que lo sepas porque este es un error de nosotros y cuando tú veas el video ya va a estar corregido. Esta etiqueta determinado en gris, es una etiqueta determinado a destiempo. Cuando tú veas terminado en gris es porque se terminó a destiempo, es un error. En mi caso, yo lo terminé a tiempo. Estás viendo que el 17 de octubre versus el 25 que era lo prometido, pues obviamente es a tiempo, lo entregué 9 días antes, entonces este terminado debería estar verde. ¿OK? Nada más para que sepas y distingamos aquí, cuando en el desfase de entrega tú veas en tiempo, es porque todo bien, cuando veas algo por vencer es que los días que tú le diste, en mi caso fueron tres días para que algo se venciera. Está en esa ventana, este proyecto está entre tres, dos y un día antes de que se venza. Vencido es porque ya pasó el deadline, pero no has entregado y terminado gris es porque se terminó a destiempo, o sea, fuera del deadline. Y terminado en verde es porque se terminó a tiempo antes o el mismo día del deadline. Entonces, bueno, de esa manera es que funcionan estos. Te digo, este debería estar en verde porque se terminó a tiempo, pero cuando tú ya estás utilizando esto, vas a ver que ya está corregido. Todos los detalles que he visto aquí, como te lo comenté, es algo bastante nuevo y en unas cuantas horas ya verás la corrección. Así que bueno, aprovecha este tema de los desfases de entrega, sácale todo el jugo y que con esto tengas un reporte a la medida de lo que tú necesitas en tus proyectos, instalaciones, producciones, etc. Así que bueno, te veo en el siguiente vídeo. Puedes ver que aquí abajo en esta misma lista voy a explicar el resto de las mediciones para que sigas investigando cómo obtener más métricas de tu negocio. Así que bueno, te veo en el siguiente vídeo.