Mediciones en Geest - Mediciones de Fórmulas

Bienvenido a otro video tutorial de Gist y este video te va a volar la cabeza porque te voy a enseñar cómo usar fórmulas en el sistema para que tengas tus propios resultados de otras mediciones que ya puedes estar haciendo. Ejemplo, y ese es el ejemplo que haré el día de hoy. ¿Qué pasaría si quisieras obtener la comisión de tus vendedores respecto a lo que ya vendieron? Aparte de que es un proceso automático, un proceso que está midiendo todo y además un proceso que es súper específico para tu forma de operar, que además puede generar tu cotización, que puede enviársela al cliente, enviar un WhatsApp, puede hacer un montón de cosas. Pero hoy sólo estaremos enfocándonos en la parte de obtener esas mediciones y particularmente obtener fórmulas de esas mediciones. Esto ya lo hemos estado viendo, GIS tiene una forma de crear mediciones tanto en los reportes como en los dashboards. ¿Cuál es la diferencia? Resumo rápido. En los reportes GIS te da una medición de manera cualitativa. Cualitativa donde ves en cada uno de tus seguimientos que cumplan ciertas condiciones o filtros, cada uno de esos seguimientos, pues cómo están esos datos, esas mediciones, ¿OK? Pero también en dashboards puedes crear mediciones ya de manera más cuantitativa. En ambas podemos usar fórmulas, así que voy a verlas súper a detalle, pero lo voy a ver con un caso real para que sea más entendible. Y simplemente lo que voy a hacer es, imagínate que tú a tus vendedores les das un 10% de los cierres que hacen. Pues bueno, normalmente ¿Qué harías para gestionar esto? Pues tendrías un proceso de venta, a lo mejor en un CRM, a lo mejor en un Excel, a lo mejor no tendrías proceso todos en libretita. ¿Y que tendrías? Pues bueno, darías seguimiento para al final del mes exportar esas métricas a lo mejor del CRM, a lo mejor de un Excel, a lo mejor a mano para decir la comisión es tanto, haces cálculos y eso a lo mejor te tomaba media hora, una hora al mes, no sé cuánto. Bueno, ya lo vas a tener al alcance de un clic. Y vamos a hacerlo sólo como ejemplo. Ojo, no es que sólo las mediciones de fórmulas sean para ventas, ese es el ejemplo que voy a tomar, pero te sirve para cualquier otra cosa y quiero que cuando veas el ejemplo digas, OK, se puede hacer todo esto, Vamos a verlo súper a detalle y voy a partir aquí de un proceso de venta que yo tengo, que básicamente cuando ganen la venta yo les quiero dar un 10% de comisión de ese monto, así de simple, ¿OK? Primero voy a asegurarme que tenga un buen proceso, que es lo que siempre hay que tener en mente cuando queremos tener métricas. Segundo, voy a poner métricas para que me cuenten algunos puntos del proceso que estoy seguro que te va a gustar. Vamos a ir aquí a dashboards, ya tenía un dashboard de ventas, pero voy a hacer uno nuevo para que veas que empiezo de cero. Voy a crear un dashboard y le voy a poner métricas de ventas 2.0, hasta le voy a poner otro nombre. Confirmamos, ya está. Para poder crear métricas tenemos que hacerlo en nuestras tablas de estadísticas, ¿OK? Como bien te dije, son mediciones estadísticas que tenemos que hacer desde nuestras tablas. Creamos una tabla y aquí le vamos a poner métricas de la semana, por ejemplo, de mi proceso de ventas, el que voy a estar midiendo, o del mes, vamos a ponerle del mes porque la mayoría de empresas gestionamos nuestras metas de ventas mensuales. Entonces vamos a poner aquí métricas del mes, venta de proyectos, perfecto, le doy continuar y hay que crear ciertas mediciones y para eso voy a tener dos pestañas de GIST abiertas. En mi primera pestaña voy a tener el proceso de venta para guiarme en cuanto al flujo y en mi segunda pestaña voy a tener mi tabla, que es lo que estaba creando ahorita. Entonces, bueno, voy a. En mi tabla, es una tabla, tenemos que agregarle columnas. Vamos a crear columnas y vamos a. No le hagas caso a todo esto, voy a empezar de cero, como bien te dije, para que tengas en conciencia todo este asunto. Bueno, vamos a crear una medición y es una medición de. Primero vamos a crear mediciones de procesos, las vamos a necesitar para utilizar las de fórmula. Primero voy a hacer una medición de los prospectos que llegan. Entonces primero voy a hacer los prospectos recibidos. Vamos a darle configurar, vamos a contar cuántos prospectos llegaron. ¿Cómo sé si un prospecto llegó respecto a nuestro proceso? Pues con el hecho de que se inicie el proceso llegó, ¿No? Entonces, bueno, si el seguimiento se inició, pum. Que me lo cuente como prospecto. Fíjate y vamos a filtrarlo para que nos lo muestre con este mes. Este mes han llegado cuatro prospectos y es más, Gist, agrúpamelos por el asesor o el vendedor. Mira, Luis Sánchez ha tenido dos prospectos, David, dos. Fíjate, en cuestión de minutos ya tengo una métrica real que me garantiza que mis vendedores van a querer subir sus prospectos al software, porque además les voy a poner una meta. Ahora, yo voy a partir de la base de que hay dos métricas que me interesan aquí. La cantidad de prospectos que llegan, porque yo les estoy poniendo una meta a mis vendedores, que son 40 al mes. Y además quiero saber cuántos cotizan y cuántos cierran, y cuál es el monto de venta cerrado y cuál es su comisión. Así de simple lo voy a hacer, ¿OK? Entonces, bueno, vamos a agregar otra columna. Ya tengo los prospectos, ahora vamos a poner otra columna que sea su meta. Y es aquí donde vamos a empezar a usar las fórmulas. Vamos a crear otra medición y ahora vamos a usar una medición de fórmula. El uso más simple de una medición de fórmula en GIS nos permite poner un escalar, un número, una meta. Y aquí le puedo decir meta de prospectos. Vamos a dar configurar. ¿Cuál es nuestra medición? Pues 40, esa es la meta, punto. Vamos a darle crear medición. Y como puedes ver, Luis Sánchez, su meta son 40 prospectos. ¿Listo? Ya usé una medición de fórmula y la fórmula era básicamente un 40. ¿Listo? ¿Por qué? Porque yo tengo una meta. Ahora, vamos a empezar a sofisticar esto un poquito más, ¿OK? Vamos a agregar otra columna que se va a llamar prospectos cotizados. Vamos a agregar otra columna. Creamos otra Medición de procesos son los cotizados. Configuramos. Ahora, en mi proceso, ¿Cómo sé si alguien ya se cotizó? Pues cuando se genera la cotización, cuando se termine este paso es porque ya se cotizó, ¿Correcto? Entonces vamos a decirle aquí que si la tarea generar cotización se terminó, que lo cuente como alguien cotizado. Y listo. ¿Te parece? Crear medición. Ya está. Cotizados sólo dos. Entonces hemos recibido en total cuatro prospectos, pero sólo dos han pasado a cotización. Los otros dos van a estar en seguimiento, obviamente. Ahora vamos a agregar otra columna que son los cierres, ¿OK? Que son los que empezamos a interesarnos un poco más. ¿Que haremos? Otra medición de procesos. Oye David, ¿Cuándo uso la de procesos y cuando uso la fórmula? La de procesos es cuando quieres extraer algo que está pasando en tus procesos. La fórmula es algo estático que sí puede utilizar información de ahí, pero es una expresión algebraica. Por ejemplo, la meta de poner 40 prospectos, ese 40 es una expresión, no lo puede obtener del proceso. Es una cosa que pongo yo fuera, fuera del proceso de venta. Yo estipulo que la meta es 40, entonces por eso la pongo en una fórmula, porque es una expresión estática. ¿Ahora, la misión de procesos extrae algo de lo que está pasando en el proceso? ¿Bueno, aquí yo qué voy a extraer de lo que está pasando en mi proceso? Pues bueno, ¿Cuántos se ganaron? ¿Cuántos están ganados? Vamos a darle configurar. ¿Cómo sé si un proceso se ganó, un proceso de venta se ganó? Pues cuando la tarea venta ganada se termina, ¿No? Porque si se terminó, se ganó, ya está. Entonces, bueno, si la tarea venta ganada se terminó, cuéntalo, cuéntalo como ganado. Perfecto, ya está. Hasta este momento no hay ninguno. Y vamos a agregar otra columna muy similar con otra medición de procesos muy similar que son el monto vendido. Configurar. Vamos a decirle igual, pero ya no queremos contarlos, ya queremos sumar el monto del proyecto para que de esa forma sume lo que el monto representa de ese proyecto, que en mi caso es un proceso de venta de proyectos. Ahora, ¿Cómo condicionamos igual la tarea venta ganada? Si la tarea venta ganada se terminó, cuéntame el monto de ese proyecto. Listo, creamos la medición. Hasta este momento el monto vendido es cero, no se ha ganado ninguno. Ahora vamos a darle continuar y aquí en modo edición, activando esto podemos aquí hacerlo más grande y estar viendo todo a la vez. Vamos a darle a pagar al modo edición y listo. Tenemos un dashboard básico aquí en el mes nos está diciendo por vendedor cuántos prospectos llegan, la meta que tienen los cotizados, cuántos ganados tienen y lo vendido. OK, Vamos a terminar uno de estos procesos. A ver, vamos a dar en los dos cotizados que hay, vamos a hacer que Joaquín Gómez CCTB avance de esta negociación que yo tengo, que avance una venta ganada y vamos a decirle que se ganó por 100 mil pesos para facilidad de cálculos, la termino y en ese momento ya está esta venta terminada y ya se ganó venta ganada. OK, perfecto, lo cierro y tú puedes ver aquí que ya hay uno ganado, hay dos cotizados, sí, Joaquín y Fernando pero Joaquín no sólo está cotizado sino que también se ganó y ya está vendido 100 mil pesos ahora vamos a hacer lo que le toca a David, a David le tocan el 10% de estos 100 mil pesos le tocan 10 mil pesos entonces ¿Cómo le vamos a hacer? ¿Ojo, esto es en tu divisa local, OK? ¿Siempre tú configuras tu divisa local y las fórmulas y todo eso se gestiona nada más con el monto numérico, o sea, GIS no hace conversiones de divisa y de que es que coticé en dólares pero no, pues si quieres que haya un dashboard de métricas para comisionamientos y este tipo de cosas tienes que pedir los datos en la misma divisa siempre porque si no, si multiplica, sí, si multiplicas dólares por pesos o sumas así te va a hacer cosas raras entonces mi recomendación es que maneje siempre la misma divisa, OK? Oye David, pero yo manejo varias divisas, a veces cotizo en dólares Ah, te tengo una solución y te voy a dejar el link aquí abajo de esta. ¿En la descripción te voy a dejar el link más a detallado de cómo hacer el manejo de varias divisas para que tus dashboards tengan una divisa homogénea pero que aún así puedas cotizar en otras divisas por fines comerciales, OK? ¿Te voy a dejar el link aquí en la descripción, OK? Bueno, ahora sí vamos aquí a darle editar a nuestra gráfica visualización y como sabes quiero tener otra columna donde nos diga el porcentaje de comisión donde vamos a agregar la columna y vamos a decirle crear medición ahora sí de fórmula porque la comisión es fija, la comisión sí lo vendido lo va a extraer de los procesos pero La comisión es un 10% fijo, es una expresión fija como la meta entonces yo voy a crear una fórmula y voy a decirle que este es mi porcentaje de comisión Comisión Listo, configuramos Ahora la expresión que hay que hacer es muy simple 0.1 que es el 10% por una medición, vamos a insertar una medición, ¿Cuál medición? Pues aquí está el monto vendido que ya es una medición que había creado hace unos momentos, ¿No? Entonces 0.01 por el monto vendido es el porcentaje de comisión de hecho ni siquiera el porcentaje, no, el dinero ya el monto de comisión, creamos esta medición así de simple y ya tenemos la comisión. David, ya no tengo que estar haciendo los Excel interminables que me toman horas y que le toman horas a mis vendedores. No, ya los tienes a un clic. Y te digo la mejor parte, que tus equipos, no solamente el comercial, ojo, estoy haciendo un ejemplo comercial por fines didácticos, pero cualquier otro proceso, cualquier otra medición, cualquier otra fórmula lo puedes hacer igual con la misma lógica. Y la ventaja de tener una buena medición es que garantizas que tu equipo siga tu proceso. Porque si tú me dices a mí, si yo fuera tu vendedor, me dices, David, lo que diga aquí de comisión es lo que te voy a pagar. Obviamente para que este número aparezca aquí, yo tuve que haber seguido el proceso a tiempo en mi Gist, porque si no, pues qué pasa si nunca le dije, hey Gist se cerró una venta y se la dije a lo mejor un mes después de que la cerré, pues para Gist se cerró un mes después. Entonces eso te va a hacer que tu equipo esté con los procesos al día, con sus pendientes al día. ¿Por qué? Porque tienes la métrica y la métrica tiene consecuencias, en este caso para los vendedores monetarias, que te garantizo que si les dices, si aquí me dice 10 mil, te voy a dar 10 mil, van a estar siguiendo tu proceso todos los días y nunca se les va a vencer una sola tarea. Así que si tú la batallas para que tu equipo siga tus procesos, poner métricas es la solución. Y tener métricas automáticas te ahorra toneladas de tiempo. Así que gózalas. Listo, le doy continuar y pum. Ya no me tengo que estar quebrando la cabeza, ya cada mes me meto aquí, ¿Cuánto toca? 10 mil, órale, pum, ya está, nos arreglamos. Ahora lo que sigue, vámonos. Algo que te tomaba horas, puede ahorrarte todas esas horas, Úsalas por favor. Te voy a pedir un favor personal, de líder a líder, úsalas para crecer tu negocio. No los vayas a desperdiciar porque el tiempo, ganarlo cuesta mucho. Así que bueno, te dejo estas métricas. Con esto puedes hacerlo en fórmulas. Ahora un tema más con el que no quisiera irme sin haberte explicado. Estas mismas fórmulas puedes hacerlas en Pipeline, ¿OK? ¿En Pipeline tú puedes decirle, a ver Gist, vamos a hacer un nuevo reporte, OK? ¿Un nuevo reporte que yo lo llamaré reporte, reporte comercial, guardamos, quiero que para empezar aquí no me considere nada de filtros, quiero que solo me filtre el proceso de venta, OK? ¿Listo, pum, aquí están todos los procesos de venta, primero vamos a configurarlo, OK? Primero quiero que me diga la etapa, el folio no me importa ahorita, el estatus tampoco, el inicio, el fin, el proceso sí porque necesito filtrarlo, necesito todo esto, no simplemente que me diga el vendedor, el asesor o vendedor y quiero hacer aquí una mira del proceso de venta, yo ya tengo varias mediciones, ¿Te acuerdas que usamos aquí? Yo ya tengo las mediciones que hice, cotizados, ganados, monto vendido y dinero de comisión. Ahora estas mismas fórmulas que yo creé desde dashboards las puedo usar aquí también porque son mediciones globales del sistema, yo le puedo decir a ver, estos son sus prospectos, su meta de prospectos, a ver vamos a ver prospectos, meta de prospectos, cotizados, ganados, vendido y comisión, a ver David y puedo desglosar de cuánta comisión les va a tocar de cada prospecto, aquí puedo guardar, pum, tienes un tablero 100% listo donde te dice estos son todos los prospectos, en qué etapa está, son procesos de venta, qué vendedor los trae, este se contó como prospecto, si hay cuatro prospectos, básicamente una medición de procesos, ya lo expliqué en otro vídeo tutorial, cuando se cumple te da un check, es nada más porque es una cuenta, la meta son 40 cotizados, híjole, estos dos no se han cotizado, pero estos dos si, estos se ganaron, este se ganó, estos tres no se han ganado, ¿Por qué? Porque este todavía ni se cotiza, este que ya se cotizó y no ha llegado al cierre significa que está aquí en medio que es la negociación o el seguimiento de cierre, monto vendido 100 mil, comisión 10 mil porque es el 10%, fíjate, no tuve que configurar nada más. Ahora si fuera hacerlo de cero también lo podría hacer, o sea yo podría configurar, crear medición y decirle ahora quiero una medición de fórmula donde ahora imagínate que quiero decirle, quiero que me digas Gist, no sé, imagínate que yo voy a poner una política rara que a mis vendedores yo les doy 10 pesos por cada prospecto que meten, ejemplo, entonces pues bueno aquí le vamos a poner otra medición, que es la comisión por prospectos de la venta. Vamos a medir una comisión por prospectos, configuraremos ahora le voy a dar 10 pesos, o sea, 10 ¿Por qué? Por la cantidad de prospectos y esto lo vamos a entregar en un no porcentaje, sino en una divisa, o sea, 10 pesos por la cantidad de prospectos, que es otra medición que hice hace unos momentos, de hecho tú viste cuando la hice, que es una medición de procesos que mide cuántos prospectos iniciaron, entonces 10 por la cantidad y listo. Si me voy aquí a medición, crear medición, yo puedo irme a mis mediciones y agregar esa medición, comisión por prospectos, le doy guardar y fíjate como este es un prospecto que llegó, de cada uno me está dando 10 pesos, aquí vienen 40 pesos de comisión y después puedo hacer una suma que me sume esta comisión por ventas y esta comisión por prospectos. Voy a configurarlo, hacer otra medición, fórmula y ahora es la comisión total, digo, estoy inventando aquí nada más para que veas el potencial de esto, una comisión total de la venta de proyectos y vamos a sumar aquí dos mediciones. La medición de el mont. Bueno, este es un tema interesante que debería estar funcionando, cuando tú veas este vídeo ya va a estar funcionando. Aquí cuando se trata de divisa, yo debería poder aquí jalar otras fórmulas que he hecho, aquí no me está mostrando ninguna de las dos comisiones esta comisión, mira, aquí afuera las tengo, esta comisión y comisión por prospectos, debería poderlas sumar en mis fórmulas. Ahora, esto es un pequeño detalle, cuando tú estés siguiendo este proceso ya va a estar funcionando. Ahora, ¿Qué puedo hacer mientras tanto? Pues simplemente crear una medición de fórmula y hacerla desde cero. Comisiones totales, que sería de mi venta, las dos expresiones las junto aquí. Entonces, ¿Qué voy a hacer? ¿Voy a hacer que el monto vendido por 0.01 más, más qué? Más la cantidad de prospectos por 10 pesos. Listo, estas son las dos fórmulas metidas regularmente. Te digo, podría jalar los datos directos ya sin necesidad de hacer toda la fórmula aquí, decirle nada más, Ah, la comisión por ventas, más la comisión por esto, súmalas. Entonces aquí tuve que hacer las expresiones manualmente, cuando tú estés viendo este video ya va a funcionar, lo voy a dar crear y mira, aquí me voy a menta de proyectos, mediciones, activo, las comisiones totales, guardamos y pum 10 pesos por prospectos y 10.010 la suma. Entonces hay 10.040 pesos de comisión y aquí se desglosa de dónde y sin hacer un clic solo siguieron el proceso. Así que gózalo, esto es uno de los mejores superpoderes que puedes tener que es crear tiempo. Así que bueno, te van al siguiente tutorial de GIS, te dejo el vídeo aquí descriptivo de si tienes más divisas para que sepas cómo manejarlo y nos estamos viendo hasta la próxima.