Mediciones en Geest - Mediciones de Procesos

Hola, ¿Qué tal? Bienvenido a otro vídeo tutorial de Gist. En este vídeo te voy a explicar la teoría general de las mediciones en el sistema y además estaremos utilizando una de ellas que es la medición de procesos y explicaré qué es, para que funcione y demás. Si tú eres un líder de empresa que quiera tener buen control de las métricas en su empresa, este vídeo es para ti y te voy a explicar paso a paso cómo lo puedes lograr en cuestión de minutos. Ya nos quebramos la cabeza por ti, ya hicimos un montón de pruebas con el mercado real para saber qué necesitamos estar midiendo en el día a día y con esas mediciones vas a poder tenerlo al bote de un clic. Si, ya olvídate de estar, es que déjame recaudar información en el WhatsApp, en el Excel. Yo conozco empresarios que han tenido puestos de trabajo enteros, cuyo labor es 100 estar vaciando información de un lado a otro para presentarse la dirección mes con mes. Pues bueno, ahórrate esos puestos de trabajo, ponlos a vender y te aseguro que vas a tener mucha más productividad si reestructuras tus procesos de esa manera. Así que bueno, vamos a darle. Las mediciones en Gist nos permiten obtener datos de lo que queramos de los procesos. Ahora, como sabes, todo lo que pasa en Gist es medido, todo es posible tenerlo en tus reportes. Ahora, te voy a explicar una distinción aquí muy importante, porque tenemos varios tipos de mediciones. Lo más importante que debes saber es que hay dos lugares donde puedes tener métricas personalizadas. Reportes pipeline. Aquí puedes tener columnas con tus propias mediciones y también en tus dashboards. En esos dos lugares puedes utilizar métricas con sus variantes. Ahora voy a ver la teoría general y después me voy a pasar al primer tipo de ellas, que es la medición de procesos. La teoría general es muy simple. A fin de cuentas vamos a hacer esta distinción. ¿En reportes pipeline, como? Como sabes, es una tabla donde te muestra el detalle de todos los seguimientos que cumplan los filtros que le has puesto. Por ejemplo, yo puedo decir, ah, tengo un proceso de venta y voy a iniciar un proceso de venta de Fernando Gómez, que le voy a hacer Un mantenimiento, por ejemplo. Y sí lleno sus datos, va avanzando, voy llenando requerimientos. ¿Quién es el vendedor? Arranca todo este asunto, no yo me voy aquí a reportes Pipeline y puedes ver que tengo dos qué dos seguimientos que cumplen con el estatus iniciado por iniciar o en ZIP. En este caso Fernando Gómez, que es el que yo inicié en este momento, aquí está. Y también Joaquín Gómez, que es otro que tengo vencido desde hace tiempo. Ahora, en Pipeline es donde podemos hacer nuestras propias tablas. Aquí podemos darle configurar y decir, ah, ¿Sabes qué? Pues mira, del proceso de venta me interesa ver sus campos de formulario, quiero ver que me digas cuánto duró la tarea prospección y cuánto duró la tarea generar cotización. Y de mi base de datos de contactos quiero que me muestres el email, por ejemplo. Entonces guárdala, guardas la configuración, este es tu reporte de ventas, lo guardo. En Pipeline tú puedes tener estos tiempos, estas métricas de manera personalizada. ¿Ojo, todavía no entramos a crear mediciones per se, ahorita estamos simplemente lo que ya se hace, ya se puede hacer con Pipeline, que es tener un reporte detallado de signos, OK? Aquí es un reporte cualitativo, aquí puedes ver detalle, o sea, cuántos seguimientos, cuáles son, es lo más importante, cuáles y qué información hay dentro de cada uno de ellos. Es una tabla, a fin de cuentas es un Excel que se llena en automático con la estructura que tú quieras. De hecho, nada menos hace un poquito Eric, que es de Colombia, por ahí se graduó de un programa de coaching de nosotros y me comentaba que tenían como 3 o 4 exceles donde venían diferentes tableros. Pues bueno, lo sustituyó con su Pipeline. Ahora, en este Pipeline puede haber métricas, ya no simplemente mostrarte datos del proceso de que dime cuál fue la última interacción o dime cuál es el estatus. No, ya podemos hacer mediciones personalizadas en Pipeline y si aquí le das en configurar, tú puedes decirle Gist, y este es el botón que lo cambia todo, crear medición. Hay muchos tipos de mediciones y seguiremos agregando muchos más, pero ahorita la que voy a hablar es la de medición de procesos. Una medición de procesos te permite medir lo que quieras respecto a un proceso que cumpla ciertas condiciones. ¿Por ejemplo, si tú quieres hacer una medición de si este prospecto ya está cotizado o no, vamos a hacer ese ejemplo, OK? ¿Entonces vamos a hacer una medición que se llame cotizados, OK? Ahora, las mediciones y esa es la teoría general, simplemente son como un monito que levanta una banderita que está viendo todo lo que pasa en GIST. Ah, este proceso de venta ya pasó de la etapa de prospección a cotización. Hey David, ya está cotizado y levanta una campanita y de esa manera estás visualizándolo en tus reportes. Entonces vamos a crear aquí cotizados. Ahora tienes que decirle un proceso, en mi caso yo le voy a decir del proceso de venta de proyectos, vamos a medir todos los cotizados y la vamos configurar. Ahora, ¿Qué nos permite medir esta medición? ¿Valga la redundancia del proceso de venta? ¿Podemos medir la cuenta o la suma, podemos decirle, ah no, sabes que? Ahorita es la cuenta, yo solamente quiero saber si está cotizado o no, o sea, solo cuéntamelo, cuéntamelo si está cotizado o no. ¿También podría decirle, súmame el monto del proyecto, en este caso aquí está monto del proyecto y que más bien en vez de decirme si está cotizado o no, que me diga cuánto es el monto cotizado, también se puede, en mi caso yo voy a hacer una cuenta y vamos a ir viendo todas las vertientes de esto, OK? ¿Simplemente una cuenta, ya está, déjame regreso por acá, creo que no se creó bien, aquí está, cotiza, cotizados, listo, mental, proyectos, configurar, Vamos a medir la cuenta ahora cómo sabes? Condicionando el proceso, vamos a ver, vamos a abrir nuestro proceso, OK, todo parte de tener un buen proceso para poder tener buenas métricas. Si yo le digo, a ver Gist, cómo yo sé en mi proceso de venta, que es el ejemplo que estoy tomando ahora, puedes medir cualquier proceso, no significa que porque yo use uno de venta, solo es para ventas, OK, Que yo le voy a decir, mira, yo sé que un prospecto está cotizado cuando la tarea generar cotización se termina, ¿No? Y es tan simple como eso. Entonces OK, vamos a la medición, vamos a la otra pestaña, vamos a decirle, mira Gist, los cotizados, cuando la tarea generar cotización se termina, yo ya, para mí es uno cotizado, Excelente. Vamos creando la medición y si te fijas aquí en la venta de proyectos nos crea una sección de mediciones, donde ya aquí está mi medición de cotizados, que además yo puedo buscar aquí cotizados, aquí está, le doy la palomeo y si te fijas se me agrega aquí y vamos a ponerlo un poco más arriba para que se vea más explícita y le vamos a dar guardar. Y si te fijas, en automático nos está haciendo una métrica de cuáles cumplen y cuáles no. Por ejemplo, Joaquín Gómez de CCTV, si yo le doy clic, puedes ver que en el flujo ya pasó la tarea de generar cotización. De hecho, ahorita está en negociación, por lo tanto, aquí me dice que ya está cotizado. Mientras que Fernando Gómez todavía no. ¿Por qué? Porque está en prospección. ¿Entonces, fíjate qué voy a hacer? Ah, mira, si me voy al flujo y le digo, ah, mira, Fernando Gómez, mira este seguimiento, vamos a avanzarlo. Mira, le voy a decir ir a cotizar. Termino y ahora le digo, mira, pues esta es mi cotización, aquí yo voy a subir un documento ejemplo, etcétera. Termino. Cuando yo termino la tarea de generar cotización, si yo me vuelvo a ir a pipeline, ya los dos cumplen. Puedes ver una medición nos está dando luces de qué está pasando adentro. Y esto lo observamos desde afuera. Ojo, muy importante, esta medición me está contando, por lo tanto, simplemente dice cumple o no cumple. Si yo la cambiara a que ya no contara, sino a que sumara, fíjate lo que pasaría. Vamos a configurar el reporte. Vamos a decirle aquí en nuestras mediciones de venta que los cotizados lo vamos a editar. Ahora en vez de contar, le vamos a pedir que sume el monto del proyecto. Le vamos a dar guardar. Guardamos la configuración y si te fijas, ya no me dice si está cotizado o no, simplemente me dice el monto, pero cuando ya está cotizado, porque yo le dije que la condición era que ya sea que ya se hubiese terminado la tarea generar cotización. Entonces, ¿Qué pasa? Que si yo vuelvo a iniciar otro seguimiento y ahora le voy a poner María Ángel Gómez y tenemos otros datos, etcétera, etcétera, etcétera, nombre del proyecto, etcétera, etcétera, etcétera. Yo lo inicio y ahora lo voy a iniciar con Luis, que es otro vendedor, este seguimiento, si me voy aquí a pipeline, me va a decir que es cero el monto cotizado. ¿Por qué? Porque todavía para empezar, todavía no he llenado el monto. Y para seguir, y es lo más importante, la medición todavía no se cumple. Que es que la tarea generar cotización, esta que está aquí, se termine. No se ha terminado, por lo tanto es cero. De esta manera puedes estar viendo esas métricas, viendo totales de forma detallada, porque esta es la chamba de Pipeline, ver detalles, ver cualitativo. ¿OK? Ahora vamos a ver que hay otra forma de ver estos detalles y es de forma cuantitativa en Dashboards. ¿OK? Dashboards es la versión cuantitativa de todo esto. Vamos a hacer un reporte exactamente de lo mismo, ¿Te parece? Pero ahora que ya no me diga cuáles, quiero saber cuántos. Sí, porque a ver, si tienes mil prospectos en curso, ¿A poco tú te vas a estar fijando uno por uno el monto? Sí, aquí te dice el total. Y eso ya es una gran ventaja, es una maravilla de hecho. Pero también te serviría a lo mejor tener no solamente la cantidad de cotizados, sino a lo mejor tener un tablero más de una naturaleza más cuantitativa. A ver, ¿Cuántos coticé? ¿Cuánto se rev? ¿Cuánto es esto? Eso no lo podrías ver aquí en Pipeline, porque aquí estás viendo todo el detalle. Bueno, ¿Cómo lo vamos a hacer en Dashboard? Vamos a crear un dashboard y vamos a ponerle un Dashboard de ventas, por ejemplo. Vamos a darle confirmar solamente yo voy a tener acceso ahorita. Ahora, ¿Dónde utilizamos las mediciones en nuestros Dashboards? En las tablas de estadísticas, muy importante. De hecho, por aquí vas a ver que hay un tutorial, tablas de estadísticas en esta lista también de tutoriales, tablas de estadísticas. Y aquí lo puedo poner. Ah, mira, estas son mis estadísticas o métricas, métricas de ventas de mi proceso de venta, por ejemplo. Lo continuamos. Ojo, puedes medir lo que sea, ¿OK? Fíjate, ahorita vamos a empezar a ver un montón de cosas. Vamos a agregar una columna y le vamos a decir, mira. Ah, mira, ya hay una medición cotizados. Ah, pues vamos usándola. Recuerda qué medía nuestra columna de cotizados, nuestra medición de cotizados medía que cuando una tarea llamada generar cotización se terminara, nos iba a sumar el monto del proyecto. ¿Correcto? Entonces, si yo uso esta medición, fíjate qué está pasando aquí. Me está diciendo el total cotizado. Ah, pero yo le voy a decir, ah, pues mira, agrúpamelo por vendedor y agrúpamelo filtrándome que sólo sea de esta semana. Excelente. Entonces ya puedes estar viendo que David en esta Semana ha cotizado 4 millones de pesos. En mi caso, que estoy en pesos, simplemente le doy continuar y ya tengo mi tabla. Le doy al modo edición y ya puedo acomodarla. Como puedes ver aquí es un reporte más cuantitativo, porque así desde afuera estás viendo una agrupación. Si te fijas, no estoy viendo todos los seguimientos y cuánto es el monto de cada uno. Eso es en Pipeline. Aquí estoy viendo el monto total ya sumado por fuera. De hecho, si le doy clic al monto, ya puedo ver cuáles seguimientos dan lugar a ese monto. Eso sí, sí puedo darle clic y ver el detalle, pero de primera instancia nos genera un reporte más cuantitativo. ¿Como ves? ¿Te gusta? Pues sí, hay un montón de cosas que puedes hacer aquí. Vamos a hacerlo. De hecho, vamos a agregar otra columna y voy a crear otra medición. Ya utilicé la medición de cotizados, que puedo usarlo tanto en Pipeline como en Dashboard. Es una medición global de sistema para el proceso de venta en mi caso. Voy a crear otra medición. Y si te fijas ahora en tablas de estadísticas, al crear mediciones, yo no puedo usar estos dos tipos de abajo. Ya te explicaré en otros videos tutoriales por qué no se pueden usar. Ahorita estamos concentrados en la medición de procesos, que es el objetivo de este tutorial. La medición de procesos en tablas de estadísticas me permite generar cosas como por ejemplo, a ver, David, quiero saber cuántos prospectos llegaron. ¿Cuántos prospectos llegó? Ahora me dice, a ver, para empezar, ¿Qué quieres medir? ¿La cuenta? No, porque quiero saber cuántos. OK, entonces la cuenta no los suma, los cuenta. Y dónde el seguimiento. ¿Cómo sabemos si un prospecto se inició? Pues básicamente con que el proceso se haya iniciado. Pues llegó un prospecto. Entonces el seguimiento, si el seguimiento se inició, pum, cuéntalo. Creamos la medición y puedes ver que hay un prospecto que llegó de Luis y hay otro prospecto que llegó de David. Listo, le doy continuar y ya está. Ahora tengo un reporte donde en esta semana, si te fijas aquí me está diciendo esta semana ha llegado un prospecto de cada uno de estos dos y se han cotizado tanto dinero de cada uno de ellos. Ah, mira, fácil. Vamos a mover esta columna a la derecha para que ya estén al revés. Los prospectos que llegaron versus los cotizados. Mira, no se cambiaron. Ahorita, de lugar, no pasa nada. Posiblemente cuando ya estés viendo este video ya te va a funcionar al 100%. Ahora, aquí hay un tema que también quiero hacer. No solo quiero que me dé la suma del monto cotizado, sino que ahora quiero que me los cuente. OK, pues vamos a agregar otra columna, crearemos otra medición de procesos y vamos a decirle, Gist, quiero que me midas la cantidad o el número de cotizados. Perfecto, continuar. Quiero medir ahora la cuenta, ya no la suma, donde la tarea generar cotización se terminó. Con eso ya sé que está cotizado y listo, yo sé que hay un prospecto cotizado, obviamente, si es un, pues yo sé que es por 4 millones, si son 10, pues bueno, voy a ver el monto total acá le doy continuar y fíjate, mi tabla se actualiza, incluso hasta la podemos hacer más grande y se va adaptando y de esta manera vas tú construyendo tu dashboard, tu métrica. Ahora, lo más importante de las mediciones de procesos es que tengas un buen proceso, porque si tu proceso tiene muchísimos retornos o no tienes un buen proceso. Por ejemplo, el otro día un líder llega y me pregunta, David, ¿Por qué no sirven las tablas de estadísticas? Y le digo, ¿Por qué no se te está tronando, tiene una falla, no sé, te explotó la computadora y me asustó? Y no, efectivamente me decía, yo quiero saber cuántos prospectos de cada giro de negocio me llegaron. Por ejemplo, yo le vendo a cuatro tipos de negocio, quiero saber cuántos de cada tipo me llegaron. Y lo primero que le pregunté fue, a ver, en el paso 1 de tu proceso de venta, ¿Tienes un campo donde solicites el tipo de tu prospecto? No. Ah, pues entonces no esperes tener una métrica de algo que no pides en tu proceso, pero si sí lo pides, puedes tener la métrica. De hecho, Vamos a hacerlo. ¿Qué pasaría aquí si yo quisiera saber hacer eso exactamente? Ah, pues mira, para empezar, en mi base de datos de contactos, que son mis clientes, vamos a agregarle una columna que sea el tipo de prospecto. Le voy a poner una lista de opciones y no sé, imagínate que yo le vendo a tiendas de abarrotes, a cremerías, a jugueterías, aquí estoy inventando jugueterías y tiendas de ropa. Perfecto, tengo esos cuatro giros. Ahora, ¿Qué pasa si cuando inicie mi proceso, yo no pido ese giro, pues no lo puedo medir? Ahora lo que voy a hacer es configurar mi proceso para que al inicio, en el disparador manual, me solicite este tipo de prospecto. Si te fijas, como está conectada a mi base de datos, algo que tú puedes saber cómo hacerlo en otro video tutorial de Gist, este tipo de prospecto yo lo puedo solicitar aquí, obligatorio, ya está publico. Y ahora sí, en procesos, yo le doy iniciar y me pide aquí el tipo de prospecto qué es. Ah, es una tienda de barrotes. Órale, maravilloso. Ya está. Cuando yo llene los datos de este seguimiento, si te fijas, vamos a hacer una métrica ahorita para que lo veas. Yo lo inicio, arranca y si te fijas, vamos a Dashboard, a mi Dashboard de ventas, y ya hay dos prospectos que llegaron de Luis y uno de ellos es el que acabo de iniciar. Este que le puse un nombre todo chafa, pues bueno, ese ya tiene un tipo de prospecto. Entonces vamos a hacer aquí otra gráfica, ¿OK? De hecho, otra tabla hablando concretamente. Y esta tabla va a ser los tipos de prospectos. Ejemplo, ¿No? Igual de mi venta, le damos continuar. Y yo puedo hacer aquí agregar una columna utilizando la misma medición de los prospectos que llegaron. Uso esa misma medición, pero ahora ya no quiero que me lo agrupe por vendedor, quiero que me lo agrupe por. Fíjate, aquí está, tipo de prospecto, mira, de abarrotes llegó uno. A ver, esta semana nada más uno y dos, no tenemos datos evidentemente porque es un campo que apenas agregué. Le voy a dar continuar. Y fíjate, aquí está mi tabla. Y listo, ya está la métrica que este líder de negocio quería saber en cuestión de minutos. Así que de este calibre puedes tener mediciones y. Y esto, la mejor parte, ¿Sabes cuál es? Ni siquiera es tener el número. La mejor parte de tener mediciones de procesos en tus seguimientos es que tu equipo sí va a seguir tus procesos. Porque si tú le dices a un vendedor, oye vendedor, te voy a evaluar por la cantidad de prospectos que recibas y tu meta es tanto, si esa persona tú le dices, si en GIS no está, para mí no llegó, te aseguro que va a seguir tu proceso todos los días. ¿Por qué? Porque si tú lo evalúas conforme a una métrica de un proceso que tiene que seguir a fuerzas, va a seguir el proceso, ¿Estás de acuerdo conmigo? Y el día uno que tú le digas eso, va a seguir tu proceso. Siempre batallamos porque siguen nuestros procesos, no se les olvida, etcétera. Amarra el proceso con el objetivo mensual que tú le pones a tus empleados, a tu equipo y vas a hacer que pum. Todos siguen tus procesos, pero para eso necesitas tener la métrica y para tener la métrica necesitas tener el proceso. Así que todo esto es una cadenita de un buen proceso lleva a buenas métricas, buenas métricas lleva a buena evaluación y obviamente hay que dar seguimiento. De hecho, por ahí después te tocará estar en una masterclass de buenas métricas, KPI y demás. Entonces, bueno, gózalas, estarás viendo más tutoriales aquí abajo de los siguientes tipos de mediciones. Así que entra, ve cómo funciona cada uno de ellos y te veo en los siguientes vídeos. Hasta la próxima.