O cambias, o mueres

Como Empresas lo único constante es el cambio y tenemos que Adaptarnos o morir Hola, soy David Castellano de Gist y bienvenido a Secretos de Procesos. Y el día de hoy te tengo un tema que me ha estado causando mucho ruido los últimos años, que tú estipulas un proceso en tu empresa porque quieres mejorar el equipo de ventas, el equipo de instalaciones, el equipo de pedidos. Estipulas el proceso y resulta que a los tres, cuatro, cinco, diez meses el proceso ya cambió. Tienes que cambiar esa estructura porque si no, ya no funciona. Y es algo que me he puesto a pensar y analizar muy detalladamente. Eso es lo que hacemos día con día en Gist e implementar procesos en distintos tipos de empresas, particularmente empresas de instalaciones y de mayoreo. También implementamos procesos con nosotros mismos y eso es algo de lo cual nos hemos dado cuenta. Existe una metamorfosis constante en las empresas y más aún porque se trata de PYMES, empresas pequeñas o medianas, incluso MIPIMES, o sea, microempresas. Entonces cuando somos empresas pequeñas que vamos en procedimiento a crecer. Y claro, de esto se trata todo esto. Y si aún no me sigues aquí en el canal, te invito a que te suscribas porque estoy documentando el camino a cómo voy a hacer que empresas pequeñas y medianas, de instalaciones y de mayoreo tengan un crecimiento exacerbado implementando procesos automáticos. Y para eso me he dado cuenta de que la metamorfosis constante es una ley. Y así como en el día a día, en la naturaleza quien no se adapta muere. Es algo que tenemos que hacer como empresas. Ya me imagino que los teóricos de los negocios es como que no, es que tienes que tener tus proyecciones financieras a tres, cinco, diez, quince años y que las hice en algún momento y ¿Sabes de qué me sirvieron? De nada. De dominar más el Excel y de escribir más rápido en la compu. ¿Por qué? Porque son proyecciones falsas. Y eso lo hice antes de pandemia, imagínate, nunca hubo alguna noción realista de qué iba a pasar. Entonces no tiene ningún sentido anticiparse demasiado porque las cosas pueden cambiar en un santiamén. Y es nuestro trabajo como líderes, como emprendedores, como empresarios incluso, a anticiparnos a esos posibles cambios. El cambio es inminente y tenemos dos opciones frente a o nosotros hacemos que exista el cambio bajo nuestras reglas, bajo nuestros términos, bajo nuestra visión, bajo nuestra estrategia, o nos ponemos recesivos y dejamos que el cambio, porque va a llegar, que el cambio nos amolde a como él quiera y esto es dejar al azar nuestras posibilidades de crecimiento. Me he puesto a pensar al respecto y a aplicarlo en diferentes empresas y no hay mejor manera de anticiparse a los inminentes cambios que uno siendo generador de cambios, porque cambio va a haber en tres, en cinco, en seis meses va a haber un cambio increíble, siempre los clientes, que el mercado, que va a salir una nueva tecnología, etcétera, etcétera, siempre va a haber cambio, pero es nosotros donde tenemos que decidir si somos los que vamos a meterle el dedo a esa así como apuntar a ese cambio, o sea, estar nosotros generando ese cambio o vamos a estar recesivos y esperar a que el cambio nos mueva a ver cómo nos toca, a ver si nos toca que el mercado cambió y tenemos que duplicar nuestros precios porque en China el abastecimiento ya no está igual o que la mano de obra está muy complicada y que tenemos que evolucionar, estar más tecnificados, etc. Etc. ¿Etc? ¿Y que nos agarra el cambio desprevenidos o mejor nosotros ir en busca de ese cambio? Ir en busca de ese cambio, pero no de manera recesiva, sino de manera agresiva, a la ofensiva, porque así ya no nos agarra, como decimos en mi pueblo, ya no nos madruga ese cambio, ya no nos agarra dormidos, tenemos que ir a la ofensiva, es decir, si queremos que algo pase tenemos que planearlo y no solamente planear, yo digo que un 20% es planear y 80% ejecutar, pero una buena parte es planear y cuando nosotros vamos poniendo los pasos a que los cambios se den, es mucho más proactivo y si van a brincar cosas, pero van a ser menos que si nosotros estamos operando bajo una misma lógica en teoría que funciona pero que no está preparada para ningún cambio inminente. Me he puesto a analizar diferentes perspectivas, estas dos opciones, estas dos alternativas y repito, el cambio va a venir, es nosotros decidir si queremos buscar ese cambio proactivamente bajo una estrategia o somos víctimas de lo que mágicamente llegue, aleatoriamente llegue en el cambio, porque no es como que nadie los planea, los cambios son cambios que el mercado, que la sociedad, que la naturaleza tienen y que nosotros tenemos que adaptarnos a morir y esto me refiero en todos los aspectos de la vida y particularmente ahorita hablando en los negocios. Entonces teniendo un plan estratégico para abatir esos cambios y no sólo para abatirlos cuando lleguen, sino para generarlos, o sea para nosotros, oye no me importa lo que va a pasar en el mercado, yo voy a estar cambiando pero bajo mi estrategia a la ofensiva, voy a ir poniendo pasos, voy a ir sentando piedras encima de otra para que mi empresa llegue de estar aquí, acá. Y para eso hay una frase que dice Napoleón Hill en su libro Piense y hágase rico que habla de leer día con día, es como una especie de cambio de chip, leer día con día tu objetivo. Si no tenemos claro nuestro objetivo, todas las acciones del día a día son banales y son sin sentido, rutinarias, incluso hasta monótonas, pero la rutina no es mala, la rutina es disciplina y muchas veces eso es lo que nos hace lograr las cosas. Ejemplo, yo soy guitarrista, si no me hubiera sentado horas y horas a practicar, no hubiera concretado ser un guitarrista de un mediano nivel, digo, no soy profesional, pero puedo decir con tranquilidad que toco a un cierto nivel gracias a que me comprometí una serie de años, fueron años que estuve practicando. ¿Eso aplica para todas las áreas de la vida, si queremos que algo pase debemos de estar poniendo pasos, estar sentando piedras una tras otra bajo un punto a donde queremos llegar, Oye pues quiero que mi empresa y tampoco tienen que ser cuentas guajiras porque en las incubadoras, en las desarrolladoras de negocios nos han metido el chip de que no, es que tienes que tener estos objetivos superteóricos y una estrategia y tienes 80 fases para hacer una buena estrategia y demás, saquémonos todo eso de ahí y vámonos a lo práctico, cuánto quieres estar vendiendo el siguiente año? Punto, o sea, una meta clara, concreta y las ventas son lo que nos mueven, o sea, si no logramos un número de ventas o cantidad de clientes atendidos, etc. Puede ser tan simple como eso, a un año y a tres años, punto. Si no tenemos muy claro ese objetivo para nosotros va a ser muy difícil estar operando día con día. Y te pongo un hace poco nosotros en Gist teníamos la estrategia de llegar a n número de empresas y cuando estábamos pensando en ese objetivo que era ambicioso y que era SMART y todas esas fases que tienen los objetivos SMART, medible, realista, etc, Etc. Sí se puede, Va a ser retador, pero sí se puede, pum, pusimos la meta. Cuando ya estás operando en el día a día, todos los días, tener clara esa meta es como, ay carambas, o sea, si quiero llegar a ese número, estoy orinando fuera del hoyo, estoy poniendo pasos incorrectos para llegar a ese número. Por ejemplo, tan solo pensar en este y este y este proceso de mi día a día, si yo hiciera esos mismos procesos para esa cantidad de clientes, va a ser insostenible. Va a ser insostenible. Entonces tengo que reestructurarlo de forma que ahorita en pequeño y conforme vayamos creciendo se pueda dar de manera más fluida, más estructurado. Para eso, pues estipular procesos es la mejor manera. Muchas veces en nuestro día a día nos pasa que de hecho eso es parte de nuestro manifiesto como Process Masters, que es lo que hacemos en GIST tal cual, en nuestro día a día nos ponemos excusas de por qué no estamos logrando las cosas. No es que el mercado, es que los clientes se van por precios, que esto es que el otro y eso va a pasar a fin de cuentas, o nosotros cambiamos nuestra manera de gestionar y nuestra manera de ver el mercado, o el mercado lo va a ver por nosotros aleatoriamente, porque no es como que alguien tenga un plan, va a pasar mágicamente y ve tú a saber si nos vamos a adaptar o no. Pues mejor ser parte del nicho número uno donde decimos yo voy a generar el cambio porque si no me anticipo, nadie lo va a hacer por mí. Y cuando para eso, en vez de poner excusas y que no es que el cliente se está yendo por precio, es que le instale un sistema y a los tres meses ya no me compró y no me refirió, OK, algo está pasando ahí que está ocasionando esos problemas y no va a ser culpa del cliente. Culpar al cliente es mediocre, culpar al cliente es a pesar de que no hay clientes, no siempre hay clientes buenos, hay también clientes malos y hay que saber a quién escuchar. Pero a fin de cuentas, culpar al mercado, al cliente, las situaciones externas tiene ciertos tintes de mediocridad, porque la gran mayoría de las cosas que hacemos en nuestro día a día son estipuladas por nosotros, no por el gobierno, no por nuestros clientes, por nuestras políticas internas por nuestros procedimientos. Si es ineficiente la comunicación entre ventas, facturación e instalaciones es porque nosotros no hemos estipulado o hemos estipulado un proceso ineficiente de la comunicación entre esas áreas. Es nuestra culpa, intencional o no intencional, pero el gobierno no nos está, El gobierno nos obliga a un 10% y menos. Yo digo que el 1 o 2% de lo que hacemos día a día es para satisfacer al gobierno, un 5.10 es para satisfacer a nuestros clientes y el restante es porque nosotros lo estipulamos en nuestras políticas, lo que sí y lo que no. Y eso está 100% atacando nuestra falta o nuestra buena productividad, o sea, si tenemos una buena o mala productividad es gracias a esa estipulación de procesos que es, me atrevo a decir, un 90% de nuestro día a día y de nuestro equipo de trabajo. Así que la pregunta aquí ¿Vamos a dejar que los agentes externos nos hagan poner excusas o mejor vamos a poner procesos para que las cosas sucedan? Hace poco tenía el acercamiento con distintos emprendedores que se frustraban de que sus empleados no generaban ciertas cosas en su día a día. Yo decía, pues es que si quieres que pasen, no tienes que confiar en que ellos lo van a hacer por ti y van a tener mismo chip y todo el equipo va a tener la misma mentalidad y se van a saber a dónde van muchas personas que están a las caíditas y nada más quieren cumplir su horario e irse. Y es triste, pero pasa. Entonces, para que los resultados se den y para que el puntito blanco que tienes muy claro pero que está muy a la distancia, que es tu objetivo a mediano plazo, para que eso se cumpla, tú tienes que ir poniendo los pasos, porque si no lo pones tú, no lo va a poner nadie. Y esos pasos, digámosle como los eslabones de una cadena, son procesos y tú no estipulas procesos de que oye, todos los lunes a las 9 vamos a tener una junta tú y yo para que me reportes esto y esto y esto y esto y espero que me entregues una hoja así y así no va a pasar. Si tú no estipulas ese proceso, no va a pasar mágicamente no te va a leer la mente de qué días quieres que si te reporte y qué días quieres que no. Entonces no sirve de nada poner excusas, más vale poner procesos y en la mutabilidad permanente en la cual nos encontramos en el mercado, en los clientes, en la empresa, es mejor anticiparse y poner esos procesos antes de que algo brinque. Y bueno, en cuanto a gestión de tiempo, me he dado cuenta, aunque tú planees cosas, ejemplo, dices, oye, este empleado le voy a tiene 8 horas de trabajo al día, se las voy a llenar con estas y estas y estas y estas actividades. Normalmente ese es nuestro chip de irnos primero a decir, tú eres tal persona, eres vendedor, vas a hacer esto y esto y esto y esto y esto, y nos preocupamos, nos frustramos por llenarle su día para que desquite su sueldo. Pero ¿Por qué no lo viéramos de una forma distinta? Y es uno de los paradigmas que quiero romper con todo esto del mundo de procesos automáticos. ¿Por qué no lo vemos al revés? ¿Por qué no decimos primero tengo que hacer estos procesos para llegar a este objetivo que lo tengo muy claro, está lejos, pero lo veo y tengo que hacer esos procesos para llegar a ese objetivo? A lo mejor al inicio ni están bien claros en tu mente, porque hay que empezar a probar y ver si funciona. Y como dice Stu McLaren muy, muy acertadamente, haz más de lo que sí funciona y haz menos de lo que no funciona. Vas a irte dando cuenta de que ciertos procesos sí funcionan y vas a darte cuenta de que ciertos procesos no funcionan para nada. Entonces ya vas viendo qué procesos sí, qué procesos no, pero va orientado a una lógica de procesos, procesos orientados a tu resultado. Y ahora sí, teniendo claros esos procesos, distribuyes las tareas. Es más fácil acomodar personas en procesos que tareas en personas. ¿Por qué? Porque el objetivo para una persona, El objetivo de llenar el día de una persona es precisamente ese, llenar su día, no lograr cosas. Y el objetivo de un proceso es lograr cosas y para eso llenas el día o no lo llenas, pero dejas un margen. Y a lo que voy con todo esto es que ya que estipulaste tus procesos bajo la mira de un puntito que es tu objetivo, que aquí se ve un puntito en mi cámara, pues bueno, estipulas procesos y ahora sí pones qué agentes se encargan de qué partes del proceso bajo dos lógicas muy simples, capacidad técnica, operativa, intelectual, etc. Y carga de trabajo. Bueno, y también puede estar afectado por el horario, perdón, puede estar afectado por el horario, pero pues el horario termina siendo carga de trabajo. Entonces de alguna manera son esas dos cosas, capacidad y carga de trabajo. Bueno, la persona ya tiene claro su rol en los procesos, entonces ya con eso determina. Y este es un tip que he visto que funciona mucho en las empresas, en mi día lo he probado y funciona de maravilla. En todos los días laborales va a brincar algo que no estabas esperando. Y yo siempre soy muy fiel creyente de planear con antelación tu día siguiente, dedicarle unos 10 minutos la noche del día anterior para que el día siguiente fluya más fácil y te sorprenderá lo maravilloso y eficiente que es eso, porque cuando llegue tu siguiente día ya no vas a ver qué hacer, ya sabes claros cuáles son los objetivos, los pasos que vas a dar, pero siempre va a brincar algo. Entonces, cuando ya tienes sus procesos y le asignas los roles a las personas, considera que tengan un margen de error, un margen que les permita hacer cosas que brinquen. Y ese margen recomiendan los expertos, por ejemplo, sigo una empresa de superhábitos que se llama, que te la recomiendo mucho, que un 15 o 20% de tu día sea un margen de error. Y esto si lo pensamos hasta psicológicamente es un beneficio. Ejemplo, si tú dices, oye, en mi día de 8 horas, de 10 horas, los que sean, planeé estar ocupado las 8 horas, híjole, estoy casi seguro que algo te va a brincar y vas a tener que dedicarle más tiempo y vas a estar estresado, vas a estar frustrado. ¿Por qué no hacemos lo siguiente? De esas 8 horas planea acabar todo en 7 horas y media y te queda media hora, incluso Hasta más, en 7 horas 20 te queda 40 minutos de margen. Si algo brinca, tienes ese margen. Y si nada brinca, afortunadamente, esperemos que nada brinque en nuestros días venideros, pero si algún fuego que apagar, algún cliente insatisfecho, algo que les faltó a los empleados, no sé, algo que brinque. Si no pasa, acabaste tu día de trabajo antes, lograste los objetivos que planteaste para el día, avanzaste hacia tu objetivo, hacia tu puntito que ahí está y además saliste del trabajo antes, sin estrés, con posibilidades de llegar a tu familia a gusto, tranquilo, ver una serie, descansar y eso es un ganar por todos lados que lo veas. Si le dedicas un 20% de margen de error a tu día, hay dos opciones, que brinquen cosas y que llenes ese 20% y ya vas viendo, oye, sabes que últimamente me están brincando muchas cosas por la temporada del año, no sé, pues amplía este número, si no es 20, a lo mejor un 50 e incluso hasta un 80 dependiendo. Y esa es la alternativa 1, que brinquen fuegos que apagar. Y si no brincan fuegos que apagar, la alternativa número uno es mejor para tu salud mental, de estrés, de familia incluso. Entonces bueno, todo esto tiene que ver con una metamorfosis constante a la cual nos sometemos queramoslo o no, como personas, como seres humanos y más aún como empresas. Entonces, para esto de paso, todos estos tips y estas ideas que me han estado haciendo vueltas en la cabeza y que he implementado en lo personal y con otras empresas con las cuales tengo contacto día a día, espero te funcionen al aplicarlas, estoy seguro de que lo harán si sigues todos estos pasos. Y si te gustó lo que viste aquí, suscríbete al canal, dale me gusta a este video y activa las notificaciones porque subo contenido de valor continuamente. Y espero que te siga gustando porque el siguiente vídeo hablaré de cosas mucho más interesantes, sobreventas y otras cosas que el objetivo a fin de cuentas es hacer que las empresas pequeñas y medianas, de instalaciones, de mayoreo, etc. Se vuelvan referentes en su mercado y crezcan como nunca antes siguiendo todos estos puntos de productividad, ventas, procesos y demás. Así que nos vemos hasta el siguiente Secretos de Procesos. Hasta la próxima.