Proceso de Ejecución de Instalaciones

¿Qué día es hoy? Hoy es viernes de procesos y como cada semana, como cada viernes te tengo un caso real donde puedes aplicar una mejor estructura de procesos y el día de hoy está titulado Ejecución de instalaciones. Sí, si eres una empresa que se dedica a vender instalaciones de cámaras de seguridad, de aires acondicionados, de paneles solares, de sistemas eléctricos y un sinfín de cosas más domótica, pues bueno, este vídeo es para ti. Vamos a ver cómo hacer un proceso de instalación desde que cierras una venta hasta que entregas esa instalación o ese proyecto ya construido. Así que vamos allá tal cual. Para esto voy a crear desde cero un proceso, que dicho sea de paso, como sabes aquí abajo vas a poder descargarlo, utilizarlo y todo lo que yo haga aquí con un solo clic ya lo tienes tú en tu GIST para que lo uses. Así que bueno, yo voy a empezar creando un nuevo proceso que se va a llamar, lo voy a poner aquí proceso en blanco, más bien Ejecución de instalaciones. Listo. Ahora, para poder entrar con la ejecución de instalaciones, seamos conscientes que necesitamos dos bases de datos. Voy a crear una base de datos de clientes, que son los clientes, o sea, las personas que nos solicitan los proyectos o las instalaciones y también precisamente los expedientes de proyecto. Expedientes de proyecto En la de clientes vamos a tener diferentes columnas, voy a poner aquí nombre comercial, ese es el nombre de nuestro cliente o el nombre de la empresa, también está el nombre del contacto, también va a ser un texto. Vamos a poner su teléfono, agregamos la columna su email. Vamos a poner aquí datos adicionales de contacto, por si nos pasa el contacto de la secretaria, del vendedor, de lo que sea. Voy a poner como un texto. Y bueno, si estás en México, esto te va a servir una constancia de situación fiscal o su RFC o lo que tú quieras. Aquí yo lo voy a poner como un archivo y ya está. Ahora, el nombre comercial es la llave principal y es por eso que lo vamos a poner aquí, la llavecita para estarlos buscando por nombre comercial. Y ahora sí nos vamos a los expedientes de proyecto. ¿Qué van a tener esos expedientes de proyecto? Voy a hacer un ejemplo muy genérico porque estoy seguro que tú vas a descargarlo y personalizarlo aún más, entonces no quisiera poner tantas peculiaridades de algún sector en específico. Voy a hacer algo que le sirva a todos los sectores que acabo de mencionar de instalaciones. Entonces, bueno, vamos aquí a crear una columna que se llame nombre del proyecto, ese será como el identificador precisamente el proyecto y luego tendremos la ubicación, porque todos los proyectos o domicilio, todos los proyectos tienen una ubicación, de hecho en GIS existe el campo ubicación, así tal cual. ¿Qué más tienen los proyectos? Pues bueno, tienen requerimientos, Proyecto, voy a poner esto como un texto, a lo mejor un contrato, Un monto o un primero tienen un monto total del proyecto, esta es una moneda y también tienen un monto de anticipo, también es una moneda. Agregamos el nombre del proyecto, será la llave principal y si se nos va ocurriendo alguna otra cosa más para este proceso se lo vamos agregando. Entonces bueno, me voy a ir al proceso de ejecución de instalaciones y aquí viene la parte mágica, ¿Cómo inicia? Yo estoy partiendo de un ejemplo muy genérico, te digo donde, cuando un vendedor ya cerró una venta, ya cerró un proyecto, tú ya cerraste un proyecto, tú ya cerraste una venta, el proceso de ejecución inicia, por lo tanto desde el inicio tenemos que empezar a recabar cierta información entonces lo editamos, disparador manual y aquí pedimos ciertos campos para empezar vamos a crear un campo y importando de nuestra base de datos, una fila importada de base de datos vamos a poner, hay que vincularlo a un cliente, aquí es sólo un cliente, o sea una fila de todos los clientes que va a haber solo uno le corresponde a este proyecto, ojo, un cliente puede tener muchos proyectos, de hecho por eso hicimos una segunda base de datos que es una fila, pero este es el proyecto y proviene de la base de datos de expedientes de proyecto y como puedes ver en automático ya me importó todos esos campos, de hecho lo que voy a hacer es al inicio del proceso solicitar datos, por ejemplo como el nombre comercial como evidencia obligatorio, ¿Que más? Nombre de contacto, teléfono, email, datos adicionales de contacto y los primeros tres serán obligatorios, listo, sobre el proyecto, el nombre del proyecto de hecho yo se lo voy a poner en automático, ahorita vamos a ver cómo funciona eso. Vamos a pedir la ubicación si se tiene, está bien, los requerimientos y el monto total del proyecto si se tiene, entonces lo que yo estoy haciendo aquí es opcional, si tienes esta información está bien, si no, no pasa nada, pero una vez que inicie, ahorita te voy a decir donde sí la voy a poner obligatoria. El proceso inicia y lo primerito ¿Que vamos a hacer? Bueno, aquí hay que partir de la base de que cuando arrancas un proyecto hay como dos o tres secciones, depende de tu operación de ejecución. Estamos hablando de que es la rama administrativa, que es la que tiene que ver con cobrar anticipo, con manejar la cuestión financiera, de cobros, etc. Está la cuestión operativa, que es la que ya tiene que ver con inventarios, con arrancar la obra, con empezar el paso a paso, las visitas y un montón de cosas. Y a veces hay una tercera rama dependiendo tu operación, que es la de contratos, que es como una índole más legal. De hecho a veces es previa de que no, hasta que hagamos contrato empezamos. En mi caso voy a hacer un ejemplo, te digo muy simple. Primero vamos a hacer una rama administrativa, entonces vamos a poner cobrar anticipo, pero para esto hay que preguntar si hay anticipo, porque no siempre lo hay. Entonces, primero al inicio tenemos que en nuestro disparador manual solicitar el monto de anticipo, monto total del proyecto y monto de anticipo. De hecho, el monto de anticipo a lo mejor valdría la pena que fuera obligatorio, pero a ver, veámoslo así. ¿Si el vendedor es quien cerró la venta, el vendedor es quien va a iniciar la instalación o la ejecución de instalación, entonces él debe llenarnos esos datos, OK? El vendedor sí sabe los montos, entonces lo vamos a poner obligatorio. Incluso el vendedor sabe dónde es la ubicación, también lo puede poner obligatorio y listo. Entonces, bueno, sólo vamos a cobrar anticipo si el anticipo es mayor a cero. ¿Coincides conmigo? Entonces vamos a poner aquí una condicional donde vamos a evaluar si el anticipo, si el monto de anticipo sea mayor que cero. Si hay un anticipo, pues bueno, tenemos que cobrarlo y ya está. Ahora, después de esto, ya con esto concretamos la rama como inicial financiera. Ahora, yo quiero que tú puedas manejar un adeudo de los proyectos, o sea, que veas quién te debe, cuánto te debe en cada proyecto. Para eso voy a meter ciertas automatizaciones que estoy seguro que te van a funcionar en expedientes de proyecto. Además de monto total y monto de anticipo, voy a poner aquí una columna de adeudo, adeudo restante por cobrar. Entonces vamos a una moneda y aquí viene la magia y esto es donde vamos a empezar a tener automatizaciones como al inicio estamos solicitando el monto del proyecto. Desde el inicio vamos a hacer lo siguiente, desde el inicio vamos a hacer que el adeudo. Copiar lo que dice en total y ponerlo en el adeudo, o sea que el adeudo sea lo que vale el proyecto. Entonces primerito vamos a copiar el valor de un campo a otro y lo que diga en total se lo va a poner al adeudo al adeudo, entonces adeudo es total, listo, entonces lo que diga en el monto total se lo va a copiar y lo va a pegar en el adeudo restante. Y si hay anticipo que cobrar, lo vamos a cobrar y después de haberlo cobrado vamos a poner una automatización de restar anticipo al adeudo. Entonces ¿Qué vamos a hacer? Vamos a restarlo por acá y restaremos dos campos, restaremos el adeudo, hay que restarle el anticipo y hay que guardarlo en el adeudo. Un nuevo adeudo, digámoslo así, adeudo menos monto de anticipo porque ya nos lo pagaron, es el nuevo adeudo, entonces adeudo es igual a adeudo menos anticipo. Listo, entonces pues ya tenemos una gestión de cobros con anticipo. Ahora nos vamos a ir a ir agregando una siguiente rama, esto es la rama administrativa, ahora viene la rama operativa. Lo primerito que se hace en la rama operativa regularmente es una revisión de materiales, una revisión de materiales para ver si hay que hacer compras. Aquí inicia en paralelo, incluso cuando el área administrativa ya está cobrando el anticipo, ya se están revisando los materiales. Este es un ejemplo, ya tú lo personalizarás exactamente a tu empresa cuando lo descargues. Y aquí en el anticipo vamos a empezar ahora sí a modificar ciertas cosas. Cuando estemos cobrando anticipo vamos a decirle mira, este es el nombre comercial, contacto, teléfono, email, datos adicionales, la constancia fiscal es editable por si quiere factura y mira, aquí está el monto del anticipo. Entonces aquí yo lo que voy a hacer es decirle que va a haber una nueva columna en el proyecto que es el comprobante de pago de anticipo, este es un archivo y listo, me voy a ir a proceso otra vez y vamos, cuando estamos cobrando el anticipo hay que. Mira, como te fijas, si te fijas ya aquí ya me muestra el comprobante de pago de anticipo porque está vinculado a la base de datos del proyecto. Listo, y este va a ser obligatorio, Excelente, súper bien, pues ya estamos, ahora, ¿Quién cobra el anticipo? Bueno, vamos a poner aquí, de hecho vamos a crear un campo que sea de selección de usuarios donde ponemos un encargado de cobranza, después tú le puedes poner un valor por defecto que sea la persona específica de tu equipo, en mi caso lo voy a dejar vacío para que cuando tú lo descargues pues lo selecciones y ya está, simplemente te vas aquí a campos de formulario, encargado de cobranza y lo asignas como un valor por defecto. ¿Quién cobra anticipo? Este dichoso encargado de cobranza y además es prioridad media, OK, perfecto, ya estamos. Ahora viene la revisión de materiales, mira, aquí está, ese es el nombre del cliente, este es el contacto, ese es el teléfono, a lo mejor aquí no lo necesitan, simplemente este es el nombre de la empresa a quien estamos atendiendo, esos son los requerimientos del proyecto, este es el domicilio, este es el nombre del proyecto. Creo que con eso muchas veces esto también seguramente te va a funcionar, puedes subir la cotización en expedientes de proyecto voy a poner la cotización, la cotización confirmada del proyecto, Cotización confirmada y ya está, es un archivo y esta cotización confirmada es como que OK, imaginemos, imaginemos así, el vendedor ya cerró la venta, ya tiene una cotización que ya cerró y lo que va a hacer es que justo cuando inicie este proceso el vendedor va subir la cotización que cerró. La cotización confirmada es obligatoria, OK, incluso los requerimientos del proyecto podemos dejar los opcionales que son como comentarios o algo por el estilo para que en la revisión de materiales reciban esos requerimientos si es que los llenó y la cotización para que vean, ah OK, esto es lo que se cotizó, hay que ver si lo tenemos, no lo tenemos, hay que comprar Y aquí le vamos a preguntar un campo de lista de opciones si se realizarán compras, se realizarán compras y aquí va a poner sí o no, simplemente es una lista de opciones, lo voy a poner como evidencia obligatoria y ya está, aquí vamos a ir avanzando, si la persona de compras dijo que si se requerían compras, pues bueno, vamos a poner una condicional para si se requieren compras, como puedes ver ya me puso, si no pues lo mandamos una tarea que voy a duplicar esta y esta va a ser compras, Excelente y además es prioridad media también mi recomendación, no use siempre prioridades altas porque si todo es urgente, nada es urgente. Perfecto, ahora sí vamos a asignar un par de roles más en campos de formulario vamos a crear más usuarios, el encargado de almacén que es quien va a revisar, quien va a revisar si hay o no inventario y el encargado encargado de compras. Listo, ya tenemos esos dos, como te dije estos, todos estos encargados tú los puedes dar clic y aquí asignas quién es. Perfecto, entonces la revisión de materiales la tiene que hacer el encargado de almacén y las compras lo tiene que hacer encargado de compras. Listo, ya vamos avanzando, súper bien. Ahora cuando estás en compras, ¿Que deben ver? Pues sí, la información evidentemente si se realizarán compras, pero OK, el almacén debe decirle que comprar entonces bueno, antes de compras vamos a decirle aquí, de hecho vamos a duplicar esta tarea, OK, si hay compras pues lléname hacer solicitud de compras, es decir, persona de almacén incluso como prioridad alta almacén lléname, ya me dijiste que si se realizarán compras, ahora dime qué voy a comprar y para eso lo voy a guardar en el expediente del proyecto que lo voy a poner como equipos y materiales a comprar. Esto es asumiendo que tus compras son simples, o sea que tú vas compras y hasta que compras instalas. Si tú tienes ambos casos donde empiezas a comprar pero también empiezas a instalar y van avanzando en paralelo, no te preocupes, podrás también adecuarlo simplemente aquí estoy haciendo un caso muy simple que es primero compro y luego instalo. Entonces bueno, vamos a poner aquí donde en hacer solicitud de compras, vamos allá. Llenar esto de materiales y equipos a comprar es obligatorio para que la persona de compras justo después vea esos materiales y equipos a comprar, ya no tiene que llenar esto de si se la realizarán compras, por eso estamos aquí, porque si se van a realizar y aquí la persona de compras puede llenar a lo mejor facturas de proveedores, facturas de proveedores, a lo mejor comprobantes de pago a proveedores, es un ejemplo. Entonces, ojo, yo no estoy haciendo un caso exactamente igual, seguramente a tu operación esto involucrará que tienes que personalizarlo, no te preocupes, así como lo estoy haciendo ahorita, puedes personalizarlo y ya está. Estoy haciendo un caso muy general tomando un caso de una empresa estándar, si algo en particular no encaja exactamente a ti, no te preocupes, lo puedes personalizar, no necesita ser así tu operación, de hecho el objetivo es que tú te adaptes, digo más bien que no te adaptes tú al software, sino que el sistema se adapte a ti y es por eso que puedes diagramar exactamente cómo es tu operación. Aquí simplemente estoy haciendo un caso real, usable aunque general. OK, entonces bueno, se hace la solicitud de compras y luego ya se hacen las compras, perfecto, la persona de compras va a llenar algunas cosas como comprobantes de pago a proveedores y facturas de proveedores, las voy a poner opcionales porque no siempre se usan y ya está. Ahora déjame corroborar, si, equipos y materiales a comprar, sí, sí lo tiene aquí a la mano, de hecho se lo voy a poner más arriba y lo del cliente hasta abajo, ahí está. Listo, pues ya tenemos la segunda rama que es la parte de abastecimiento y aquí hay una tercera rama, bueno, realmente a veces están conectadas y a veces no, que es la rama operativa. Además de revisar materiales también viene el tema de organizar la instalación. Aquí le voy a poner organizar agenda de instalación. Esto es prioridad media también y esta persona no es el encargado de almacén, vamos a crear un campo nuevo que sea sea el encargado de. Líder de instalaciones o bueno, encargado de organizar instalaciones, así fácil. Y esta persona es la que organizará la instalación, es el encargado creado de organizar instalaciones. Listo, en cuanto ya se están haciendo compras yo voy a hacerlo en paralelo para que vayan organizando de una vez la instalación. Esto ahorra mucho tiempo para que no te esperes hasta que hagan compras. Pero si en tu caso dices, oye David, no, a mí me interesa que después de hacer compras se vaya a organizar instalación, OK, puedes hacer esta flecha y ya está. En mi caso quiero que corran en paralelo, entonces lo voy a poner así y ya está. Organizar agenda de instalación. Van a ver aquí la información, la cotización, etcétera. Esto que se fue para acá, ¿Qué más necesita ver el de la agenda de instalación? Pues me parece que nada más, tú puedes ponerle más datos si lo necesitas. Aquí simplemente el de agenda de instalación tiene que poner una fecha que en el expediente de proyecto va a asignar una fecha y hora de arranque de instalación, o sea, cuándo vamos a empezar la instalación, incluso no le voy a poner hora, nada más la fecha, fecha y ya está. Perfecto. Entonces cuando estamos organizando la agenda de instalación, vamos a pedir esa fecha de arranque de instalación, es una evidencia obligatoria y además en el expediente del proyecto voy a pedir también quién es el técnico, técnico encargado de instalación, o más bien líder de cuadrilla encargado de instalación. Listo, este es un usuario excelente. Pues ya nos vamos acercando a todo esto. Ahora, puedes ver que unos campos los pongo en la base de datos, otros los pongo acá normales, no te preocupes, yo lo que quiero es que mi expediente de proyecto, todo lo que yo necesite para consultarlo más fácil, esté en la base de datos y todo lo demás que no necesito en mi experiencia del proyecto, pues que esté en campos normales, no pasa nada en campos que yo creo aquí. ¿Bueno, entonces, cuando estamos organizando instalación, también asignamos un líder de cuadrilla encargado, hay que confirmar la ubicación, esta se la voy a poner incluso obligatoria para que la pueda editar, pero que no se le olvide llenarla, si? La borra y ya está. Después de organizar agenda instalación, pues viene el tema de la ejecución de instalación y de hecho aquí, aquí está muy padre lo que vamos a hacer, que ahorita te voy a explicar. Vamos a poner aquí ejecutar instalación. Ahora, esto no pasa en un día, ¿Estás de acuerdo conmigo? La instalación pasan dos, tres días, semanas incluso, etcétera. Ya la voy a poner como alta. ¿Quién tiene que hacer la instalación? Pues el líder de cuadrilla es el que tiene que estar reportando esta instalación. Ahora, como bien te decía, esto no pasa de un día para otro, las instalaciones duran días o semanas, entonces sería muy pobre simplificarlo en una sola tarea y más porque en cada visita de instalación tienes evidencias o en cada semana de instalación depende de la longitud de tus proyectos y es por eso que haré específicamente no una tarea, sino un proceso completo de. Instalación, así lo llamaremos. Simplemente me quedé pensando porque no sé si lo ponía como visita instalación instalación, me parece que sí lo voy a poner como avances de instalación. Avances de instalación, ahorita te explico para qué va a ser esto. En este proceso también debo tener creada la importación de mi fila del cliente para que me jale toda la información del cliente y también de mi proyecto. Listo, Proyecto y cliente y listo. Ahora sí, ¿Cómo es esta interacción que quiero diseñar? Pues bueno, en la ejecución de instalaciones, en vez de tener una tarea y sobresimplificarlo, vamos a tener las todas todo un proceso que lo voy a importar como un subflujo de avances de instalación y está muy práctico porque vamos a hacer cosas interesantes aquí después de organizar instalación viene hacer la instalación. ¿Y por qué lo llamé avances de instalación? Porque bueno, como depende de la longitud que tú tengas en tus proyectos, pero vas a hacer seguramente lo ya sea diario en cada visita de instalación o ya sea semanalmente según la longitud de tus proyectos, es necesario que te estén reportando el estatus. ¿Coincides conmigo? Entonces para que te estén reportando el estatus de la instalación, lo que vamos a hacer es decirle Gist, después de organizar la agenda de instalación va a haber avances. Después se van a recibir esos avances de instalación, que ahorita te voy a platicar cómo es que funciona. Se van a recibir esos avances y aquí yo voy a determinar si se tienen que hacer más avances. ¿A qué me refiero con esto? Yo le voy a preguntar aquí, perdón, déjame primero cambio el título, se hacen los avances, instalación y después de aquí se reciben los avances de instalación o recibir reporte de avances de instalación. Esto es prioridad alta, esto lo hace el encargado de organizar las instalaciones, seguramente es el líder de ingeniería, líder de todas las cuadrillas, lo que sea y esta persona debe recibir esos avances, no solamente la información del proyecto que ya teníamos, debe recibir todos los avances de la instalación para que determine como evidencia cuál va a ser el siguiente paso. Logo de avances y aquí lo vamos a poner, hay varias opciones, se van a instalar, te reportan avances y básicamente hay dos opciones, o terminaron o no terminaron. Fácil, ¿No? Entonces terminamos, terminamos instalación, ir a entrega de proyecto o aún no se termina instalación, Agendar otro avance, agendar otro reporte de avances y esto puede ser diario, semanal, como tú quieras, ahorita te voy a explicar cómo es que se maneja eso. Siguiente paso de avances es obligatorio y ya está. Entonces aquí vamos a poner una condicional. Vamos a poner esta condicional y vamos a decirle que aquí es el siguiente paso luego de avances, si ya terminamos nos vamos a ir a la entrega del proyecto y para esto voy a duplicar esta tarea aquí simplemente vamos a hacer una entrega de proyecto, es como una entrega oficial, ahorita entramos a detalles y al final una tarea de cobros finales, así le voy a poner, cuando ya entregaste el proyecto, pues la persona de cobranza tiene que cobrar y esto lo voy a poner incluso muy alta después de entregar el proyecto se hacen los cobros finales, que siempre es muy útil que esta tarea puedan, no sé, a veces le haces un cobro, a veces dos, a veces diez, pero bueno, aquí simplemente en cobros finales ahorita veremos qué es lo que falta, perfecto, y aquí esto sólo pasa si ya terminamos, pero si no hemos terminado, es más voy a cambiar las opciones de lugar de orden, una arriba y otra abajo, listo, ahí está, si terminamos se va por acá, si aún no se termina hay que agendar otra visita y es por eso que voy a abrir otra tarea acá y aquí vamos a poner agendar nuevo reporte de avances y es justamente aquí donde el encargado de organizar instalaciones le vamos a decir OK, ya me dijiste que no se ha terminado, ¿Cuál es tu siguiente paso o más bien cuándo quieres que te vuelvan a reportar avances? Incluso hasta le podemos poner, Yo le voy a poner solo fecha, fecha de nuevo reporte de avances, listo, esto es una evidencia obligatoria, listo, ahora vamos a verlo así, si aún no se ha terminado el proyecto hay que agendar otra visita, generar otra visita de avances u otro reporte de avances, si es semanal, pues semanal y de ahí nos vamos otra vez a los avances de instalación, es como un ciclo, OK, eso funciona bastante bien, ahorita lo vamos a ver más a detalle y hay un pequeño, hay unas cuantas cosas que hay que configurarle, pero bueno, ya casi estamos, ahora cuando le das la vuelta te va a volver a preguntar este siguiente paso para mí es muy importante que el siguiente paso como ya lo había llenado, no me lo tenga prellenado, entonces voy a hacer que ese campo en particular se limpie tras haber agendado, de hecho lo voy a hacer desde aquí, es un pequeño detalle técnico, lo importante que sepas aquí es que este siguiente paso, si ya estaba llenado lo limpie para que no me confunda yo y de cómo me está pidiendo que reciba un reporte de avances, pero ya está puesto el siguiente paso ¿Qué onda? Sí, pues es que di una vuelta porque no habías terminado y se regresó. Recuerda que esto es un ciclo. Entonces vamos a hacer que esta automatización limpie ese campo. ¿Cómo funciona? Modificamos el valor de un campo y el siguiente paso luego de avances lo vamos a limpiar. ¿OK? Listo. Otra cosa que puede pasar aquí también, si tú estás dando muchas vueltas, estás agendando varios avances, eso significa que estás teniendo varias fechas. Ya ves que aquí le estoy pidiendo una fecha de nuevo reporte de avances. ¿Eso qué significa? ¿Que voy a tener la misma fecha siempre? No, también la quiero tener cada vuelta que esté limpiada. Entonces la vamos a poner aquí, limpiar la fecha de nuevo reporte de avances. Vamos a limpiar. Listo. Y ya estamos. Esto da la vuelta, da la vuelta, da la vuelta y así hasta que tú le digas que acabaste y ya se va al fin. ¿OK? Esto es un loop, es un ciclo y ahorita vamos a ver por qué funciona tan maravillosamente. Listo, Cobros finales. Ya estamos así puedes ver, es un proceso súper básico de instalación. Si tú manejas contratos, agregale otra rama para manejar contratos, incluso quitas flechas y ponle una tarea de contrato antes de lo demás, tú lo personalizas. Ahorita me voy a enfocar súper a detalle en este proceso. Avances de instalación. Primero lo voy a editar y le voy a decir, mira, Gist, el mismo cliente que yo tengo en el proceso de ejecución de instalación, ejecución de instalación, es el mismo cliente que yo tengo en los avances instalación. No tiene caso que se lo vuelvas a preguntar. Llénalo y ya está. Nada más pásalo de un proceso a otro y también el proyecto, pásalos de un proceso a otro y ya está. Ahora, otra cosa que es importante. ¿Te acuerdas que aquí nos ponen la fecha del nuevo reporte de avances? Esta fecha sería importante también tenerla en el otro proceso. Ahorita vas a ver por qué. Nada más es instalación. Vamos a crear un campo, un nuevo campo fecha y va a ser la misma fecha de nuevo reporte de avances. Ahorita lo voy a usar acá, entraremos a detalle en unos momentos. Lo que voy a hacer es que también para esos avances de instalación se pase esa fecha de un proceso a otro para que puedas pasar un campo de un proceso a otro, deberías tenerlo creado en los dos procesos y decirle por medio del subflujo key, doble clic, cuáles campos quieres que se pasen de un proceso a otro. En este caso yo quiero que todos, todos los que coinciden, cliente, proyecto y fecha. Ahora sí viene la parte mágica que es dentro de los avances de instalación ¿Qué vamos a hacer? Bueno, avances de instalación, vamos a tener aquí primero una tarea de reportar avances de instalación. ¿Listo? Aquí tú puedes ser tan detallado como quieras, de hecho si tienes tu acceso a mis plantillas premium o quieres tener acceso de repente por ahí en los coachings que tenemos, acércate con nosotros aquí si te interesa saber más. Tenemos unas plantillas premium que ya tienen todo esto considerado, incluso mucho más donde consideramos los pasos como en Amazon y MercadoLibre que te avisa, allá va el técnico para allá ya llegó, ya se fue. En este caso estoy haciendo un proceso general de instalaciones, entonces no le voy a meter tanta especificación, pero también sepas que lo puedes hacer. Reportar avances de instalación. ¿Esto lo tiene que hacer quién? Pues el líder de cuadrilla encargado de instalación y esto lo tiene que hacer como prioridad urgente, incluso se lo va a poner. Ahora vamos a mostrarle aquí cierta información, vamos a decirle cuál es el cliente, aquí sí le vamos a poner un contacto, ¿Por qué? Porque tiene que estarse comunicando con él. Luego aquí tenemos que ponerle el domicilio, el nombre del proyecto y aquí esto es muy importante, esto que voy a hacer, los campos los estoy creando desde el proceso, como por ejemplo evidencias, evidencias, más bien evidencias de avances es un archivo y como sabes en Gist los archivos pueden recibir muchas fotos, muchos documentos, imágenes, lo que tú quieras, hasta 20 pueden recibir cada campo de estos. Bueno, evidencias de avances y además comentarios. ¿Comentarios, esto siempre es útil, comentarios de avances, super bien, comentarios de avances, súper bien, eso lo tiene que reportar esta persona cuándo vamos a editarla? ¿Cuándo lo tiene que hacer? Pues bueno, vamos a programar el inicio de esta tarea para que se inicie en la fecha del reporte de avances que nos dijeron. Yo le voy a poner que se inicia a las 8 de la mañana, 8 horas naturales después de la fecha del nuevo reporte de avances, es decir, tú le vas a decir el 10 de abril, ah, pues el 10 de abril a las 8 de la mañana se va a iniciar la tarea de reportar avances. Ahorita veremos cómo funciona, ya que reportaron avances, de hecho aquí lo que voy a hacer es que haya un revisor, vamos a ver. No, no necesitamos en este momento. Lo que voy a hacer, y esto es súper trascendente e importante, este proceso va a recabar sus propias evidencias. Fíjate, ni siquiera estoy creando evidencias en la base de datos del proyecto, estoy creándolas en el proceso Evidencias, avances, comentarios, avances en el proceso de avances. Y esto necesito yo hacer que esos avances se vayan a la base de datos para poderlo consultar desde el otro proceso. Es un poco técnico, pero ahorita lo veremos. En el expediente del proyecto voy a crear esos mismos campos evidencias, pero no de avances simplemente, sino de último avance, del último avance del último avance, ahorita te explico exactamente por qué. Y también comentarios del último avance. Listo. En los avances instalación voy a crear una automatización para que copie los avances al proyecto, justamente te explicaré por qué. Y aquí los vamos a copiar las evidencias. Antes de esto hay un punto importante, los campos de archivo, cuando tú copias de un campo a otro, se concatenan, es decir, si tiene dos archivos y tú le copias un archivo individual, pues se lo va a sumar, no va a sustituir. Entonces primero tengo que limpiar, limpiar lo que hay en evidencias de último avance, o sea del proyecto, limpiar su valor. Evidencias, Para después, ahora sí, copiar las evidencias de avances de este avance, copiar las que son las del último avance. Y además vamos a copiar también los comentarios de avances de este avance a los comentarios de último avance. Ahorita lo verás por qué esto es un poco raro, ahorita verás exactamente por qué lo voy a publicar. OK, este ya está listo, ya no lo vamos a hacer mucho más. Bueno, sí, le vamos a crear una etapa de avances de instalación. Creamos esta etapa y esta tarea se la vamos a asignar a esa etapa para que esté en reportes. Ahorita veremos cómo funciona esto. Excelente, ya estamos listos con este proceso. De hecho este proceso voy a hacer que al inicio no lo puedas disparar manualmente, voy a publicar. ¿Por qué? Porque no necesitamos que se pueda disparar manualmente, quien lo va a disparar es la ejecución de instalación. Listo, Avances de instalación, ya está listo. Ahora, ¿Por qué estoy haciendo esa copia de campos y que aquí dentro agarre cierta información y la copie y la pegue en la base de datos? ¿Por qué? Porque esto es un ciclo, recuerda. Entonces, si yo sólo tengo un campo de avances, cada vuelta lo voy a estar sobreescribiendo y no voy a tener un historial de avances. Y eso es importante tenerlo porque no es como que, ah, nomás quiero tener las últimas evidencias, no, quiero ver cómo fue el proceso de avances. ¿Coincides conmigo? Y es por eso que yo hice un proceso aparte, un proceso aparte con campos aparte que me va a guardar ese historial de evidencias cada punto. Pero en el proceso de ejecución de instalación, cuando yo reciba ese reporte de avances, voy a recibir solo lo último. Por fines prácticos, ¿A qué se refiere? Yo aquí voy a poner, mira, estos son los comentarios del último avance, estas son las evidencias del último avance. Tú líder de ingeniería decide cuál es el siguiente paso. ¿Ya terminamos o aún no? OK, con base en los últimos comentarios, para que la siguiente vuelta se vuelvan a recabar evidencias y comentarios, se copien al proyecto y aquí estemos recibiendo esos avances siempre los últimos, los últimos, los últimos cada vuelta, porque acuérdate que esto es un ciclo y tú decidirás la fecha. ¿OK? Entonces, pues bueno, ya está listo, ya está funcional. Ahora déjame nada más corroborar la entrega del proyecto. Aquí nos hace falta, vamos a poner aquí que en expedientes de proyecto haya una evidencia de entrega de proyecto, es un archivo. Y vamos a poner aquí comprobantes de pago finales, es un archivo también. Y listo, vamos a irnos a configurar esos últimos dos pasos. Entrega de proyecto, vamos a poner aquí evidencia, entrega de proyecto, es obligatorio. Y en cobros finales, los comprobantes de pago finales. Aquí recuerda, pues hay que usar la constancia fiscal, la persona de cobranza seguramente va a requerir el monto el proyecto, el monto de anticipo, se los voy a poner acá arriba, el idea de cuadrilla. Fecha de arranque de instalación. ¿Sabes que? En la fecha de entrega de proyecto voy a agregarle una fecha al proyecto, precisamente. Fecha de fin de proyecto o la entrega de proyecto. ¿Listo? Y es una fecha, es una fecha. Y precisamente cuando esté en el proceso. De entrega de proyecto, vamos a hacer que nos pide esa fecha de entrega de proyecto para tener ahí el contraste visual de cuándo se inició y cuando se finalizó el proyecto realmente. En cobros finales, pues vamos a. Mira, esta es la fecha en la que entregamos el proyecto. Este es el total del proyecto, estos son los comprobantes de pago de anticipo, aquí están, ese es el monto total y es más, este es el adeudo, este es el adeudo que debes cobrar y ya está, esta persona debe cobrar este adeudo y una vez que lo cobre, ya sea en una, dos, tres exhibiciones, la automatización va a restar el adeudo. Ahora, aquí me gusta hacer algo que lo complicaría un poquito y deja ver cómo andamos de tiempo, posiblemente va a ser para otros bienes de procesos, pero aquí podrías hacer un ciclo de cobranza incluso completo, así como hice este, pero de cobranza, donde estés teniendo abonos, si es que es tu caso, en mi caso voy a hacer que es de contado y ya está, los cobros finales, se resta el adeudo y esto qué vamos a hacer, el adeudo le vamos a restar, o es más fácil, Fácil, vamos a modificar balón de un campo, el adeudo lo vamos a poner en cero y listo, punto, adeudo igual a cero y listo, ya no nos debe nada después de haber cobrado todo esto, simplemente porque lo vas a ver tú en tiempo real. Ahora, los cobros finales, ¿Quién se encarga? ¿El de cobranza, muy bien, la entrega de proyecto, que se encarga? El cargado de organizar instalaciones y ya está. Lo último que voy a hacer es crear etapas, porque esto nos sirve mucho. Y este es cobro de anticipo, esto nos ayuda mucho en los reportes también hay una revisión de materiales, vamos a poner color naranja. También hay una sección de compras, vamos a poner color verde. Hay una sección de organizar instalación, es una sección que vamos a poner en gris. Y hay una ejecución de instalación, que esta etapa se la voy a poner a varias, de hecho se la voy a poner a algunas tareas por acá. Y al final simplemente entrega de proyecto. Oye, ¿Y qué carajos es esto de las etapas? Ahorita lo van a ver ya que lo ejecutemos. Y este es cobros finales, vamos a poner, no sé, azul. Listo, vamos a asignar las etapas. Cobro de anticipo le pertenece a la etapa de cobro de anticipo. Revisión de materiales, a revisión de materiales esto le pertenece a compras, esto le pertenece a compras. Organizar agenda de instalación es organizar instalación y esto solo se lo podemos poner a tareas. Entonces, ejecución de instalación es todo esto Y entrega de proyecto es esta etapa, entrega de proyecto y cobros finales cobros finales, listo, puedes ver que ya tiene colorcitos y esto no solamente es para que se vea bonito al publicar, nos permite hacer que el proceso al correrlo nos diga en qué etapa está y vamos a verlo corriendo let bueno, para esto ya tenemos un proceso 100% funcional de ejecución de instalaciones en unos cuantos minutos lo voy a iniciar y voy a ponerle aquí, ah pues es la instalación de pinturas, Pinturas Diego y el nombre comercial pues es Pinturas Diego, le vamos a hacer aquí es Diego Gómez, aquí está su teléfono, este es su email, etcétera, etcétera. Esta es la cotización, esta es la cotización que nos firmó y que ya confirmamos, son mil pesos del proyecto y son 100 pesos de anticipo, ejemplo, ¿Qué requerimientos? Pues bueno, se le va a hacer un sistema fotovoltaico, se le va a hacer un sistema de cámaras de CCTV, de aires acondicionados, lo que sea, aquí lo escribo, el domicilio es en Morelos 24 en Guadalajara, Jalisco o el domicilio que sea, aquí simplemente estoy inventando uno, seleccionamos aquí ya está, iniciamos, puedes ver que arranca y dejó tres tareas, ¿Por qué? Porque el flujo así está, hay tres ramas que fluyen en paralelo, primero el adeudo, ahí anticipo, si le pusiste que eran 100 pesos, cóbralo, de hecho es lo primero, cobrar anticipo 100 pesos, OK, entonces bueno, yo le cobro el anticipo, aquí está el comprobante de pago, ahorita voy a subir una imagen cualquiera que tengo, tengo por aquí y la constancia de situación fiscal si la necesito, aquí está y si no, pues no pasa nada, listo, ya cobré anticipo, pero bueno, antes de cobrarlo veamos en la base de datos, ya tenemos un proyecto, fíjense, aquí está, uy, no tiene nombre de proyecto, esto está padre, vamos a automatizarlo, de hecho antes, mira aquí ya ves que hay una automatización para copiar el total del adeudo, voy a aprovechar la vuelta que esta automatización también copia otra cosa, lo que yo puse como título de seguimiento que lo ponga como nombre del proyecto, Publicamos y listo, ahorita no se va a poner sino hasta la siguiente vez que lo corra, entonces ahorita lo que voy a hacer es escribirlo manualmente, pinturas Diego, guardamos y ya está, pinturas Diego, esta es la ubicación, los requerimientos, todo, aquí yo ya lo tengo y de hecho puedes ver que el adeudo son mil pesos. ¿Por qué? Porque ya se copió lo del monto total, ya se copió a la deuda. Ahora, ¿Qué pasa si yo digo, hey, ya cobré, termino? Y puedes ver que pues el flujo, el flujo así es, copiar adeudo, si hay anticipo, se cobra y después de cobrar hay que restarlo. Si yo me voy a la base de datos de proyectos, aquí yo voy a tener en tiempo real cuál es el adeudo. Fíjate, 900. ¿Por qué? Porque ya me pagaron 100 el anticipo. Entonces aquí en tiempo real, siempre que veas adeudo mayor a cero, incluso puedes darle clic a esta columna y que te los ordene, en este caso de menor a mayor, de mayor a menor, como quieras. Si tienes muchos proyectos, vas a poder ver en tiempo real cuánto te deben de cada uno, descargarlo, Excel, totalizar, análisis, no sé, lo que tú quieras. Entonces, bueno, anticipo ya está. Oye, vámonos con revisión de materiales. Se van a realizar compras, aquí está lo que se cotizó, aquí está todo este mundo de cosas, aquí está la cotización y etcétera. Órale, si se van a hacer compras, ya está, termina y aquí le dice, OK, como si vas a hacer compras, pues haz la solicitud de compras. ¿Qué quieres que te compremos? Sabes que son tres piezas de esto y luego 85 piezas de esto y los puedes poner aquí hasta con viñetas y ya los tiene ahí el de compras, tú lo terminas y está avanza. La persona de compras ya sabe qué comprar, tiene aquí la cotización, etcétera. Compra, sube los ya le pagué a este proveedor, Excelente. Aquí en el chat puede estar teniendo un tracking. Compra compré material 1 a proveedor en espera de factura, compré material 2 a proveedor 2, ya pagué, etcétera. Aquí lo puede ir teniendo como tracking. Esto lo ven todas las personas que participan en el proceso, el vendedor, líder de ingeniería, etc. Incluso ¿Sabes que? Aquí te voy a crear un segundo canal, porque no siempre todos tienen que ver eso. Lo voy a guardar. ¿No siempre tiene que verlo todos, para eso voy a crear un nuevo canal de chats que sea específicamente para compras y esto lo van a poder ver los de compras, OK? El líder y los de compras. Y listo. Hay dos canales de chats y si tú pones a una persona que sea la persona de compras, pues va a poder ver esto, un canal general y un canal de compras y aquí llevará el tracking de compras. Este no lo pueden ver todos, todos pueden verlo general siempre y cuando participen en el.