Quiero reestructurar mis procesos, usa este método probado

Tener bien mapeados tus procesos puede duplicar tu productividad y la de tu equipo. Hola, soy David Castellanos de Gist y bienvenido a Más Secretos de Procesos. El día de hoy te tengo mis pasos para mapear procesos que sigo día con día con cientos de empresas e instalaciones y que te los voy a compartir para que tú lo apliques en tu empresa. Esto no importa si lo haces en papel o lo haces en Gist, aún más importante, automatizado y aún más efectivo. Así que bueno, te los voy a platicar. Y esto ten como un objetivo tener claro cuáles van a ser los pasos a seguir en el día a día. En su momento, cuando yo empecé a mapear procesos, el simple hecho de haber hecho un diagrama de flujo, de tener un diagrama muy estructurado y claro, hizo que nos ahorráramos 90% de olvidos. Todas esas desveladas, todas esas broncas de comunicación en el equipo o todas esas faltas de claridad en el seguimiento, se ahorraron en un 90 con solamente tener un flujo en Excel. Y dije, OK, esto es poderoso, ¿Cómo lo podemos hacer de mejor manera? Y claro, ya después lo llevamos al plan automático. Porque claro, tener un flujo no te garantiza que lo van a seguir. Hay una brecha enorme entre tener un diagrama de flujo de tus procesos, de todos tus procesos, y en que de verdad se siga. De hecho, hay empresas consultoras que te entregan tu biblia de procesos, que es todos los pasos que hay que seguir, tus macroprocesos y todo el asunto, te dan hasta tus HTML muy bonitos, pero eso no te garantiza que se van a seguir realmente. Lo que te garantiza que se van a seguir es cómo implementas esa dinámica de procesos. Bueno, la recomendación más efectiva es automatiza para que no dependa de ti, no dependa de tus líderes. Y eso lo puedes hacer en cinco minutos con Gist. Para eso fue diseñado el software y te invito a que lo pruebes. Te voy a dejar aquí en la descripción el link para que te registres gratis y empieces a probarlo. Pero lo más importante de que se sigan tus flujos es tu estrategia. De hecho, antes de seguir esto de mapear tus procesos, lo que yo te recomiendo es que primero hagas una estrategia de crecimiento en ventas. A lo mejor quieres crecer en ventas, genera tu estrategia. ¿Cuánto? ¿Cuántos prospectos tienes que recibir para crecer en ventas en lo que tú quieres crecer, a lo mejor quieres duplicar tus ventas, si ahorita vendes 10 mil dólares pues, y después los quieres llevar a 20 mil dólares, ¿Cuántos prospectos necesitas para subirlo? ¿Y qué metodología tienes que seguir? Pero es muy importante, antes de tener el proceso que hay que seguir, plasma la estrategia, es decir, el objetivo que quieres lograr y ya a partir de eso lo aterrizas en el cómo. Y el cómo es esto un proceso, así que el qué lo tienes que tener muy claro, ¿Qué estrategia, ¿Qué objetivos? Y luego ya el cómo es cómo implementas para llegar a esos objetivos. Y precisamente eso es la estrategia. ¿OK? Bueno, para ya materializar un proceso, yo sigo cuatro pasos con las empresas día con día y Esto es efectivo 100% en cualquier área, incluso conectando áreas, que es lo más importante. Primeramente lo que hacemos es definir el alcance. Siempre que vas a decir, oye, tengo que hacer un proceso, mi proceso de venta por ejemplo, OK, hay que definir el alcance desde prospección hasta cierre, va a ser este diagrama de flujo, que ese es el paso 2. Ya que definiste el alcance de prospección a cierre, por ejemplo, puede ser un alcance muy claro, oye, ya que cerramos voy a hacer otro proceso de instalación. De prospección a cierre es la venta, de cierre a instalación, perdón, de cierre al arranque del sistema. Por ejemplo, si tú vendes instalaciones de cierto tipo de que yo cerré la venta hasta que la instalé y le arranqué su sistema, ese va a ser otro proceso que se llama instalación. Entonces ya tengo dos venta e instalación. OK, ya que le arranqué su sistema, a los tres meses quiero darle seguimiento postventa, entonces ya hay otro flujo que es postventa o seguimiento de monitoreo de servicio, etc. Entonces ya tengo tres procesos. Paso número uno, definir el alcance. Paso número dos, para cada alcance definir un flujo de tareas. Y esto de manera no tan específica. Aquí yo no pongo hacer una llamada, enviar un email, porque son cosas sumamente específicas y aunque todas las ventas funcionen con las mismas etapas, nunca son iguales. Entonces aquí lo que tengo que plasmar es más general las etapas del proceso. Entonces aquí yo pongo prospección, así simplemente hacer prospección, ¿Qué hay que hacer? Llamar, hacer correos, enviar WhatsApp, un seguimiento a fin de cuentas, pero ya que tú estés listo para cotizar, terminas prospección y hay que cotizar. Y de cotizar, si se cierra la venta, vete para acá y si no, vete para acá. Oye, ¿Pero qué pasa si no se cierran inmediatamente o no se pierde inmediatamente? A lo mejor en tres meses me dijo que me lo buscara el cliente. Yo recomiendo que sea el mismo nodo del flujo. Aquí cotizas y lo vas posponiendo, posponiendo, posponiendo hasta que estés listo para un sí o un no. Bueno, es un ejemplo burdo, pero el paso número 2 es ahora sí decir todas las tareas que fluyen. Oye, ¿Y qué pasa cuando ya cerramos la venta? Pues ya se termina nuestro proceso de venta, porque ese es el alcance de ese flujo. Ahora voy a hacer un flujo nuevo para el flujo de instalación que empieza desde que se cerró la venta hasta que se instala y se arranca el sistema con el cliente y eso ya es otro flujo. Bueno, entonces alcance. Luego, flujo de tareas, tres encargados. Y fíjate normalmente la tentación que tenemos en el día a día, oye, quiero sentarme bien, aterrizar bien mis procesos y empezamos poniendo encargados. Y eso es contraproducente. ¿Por qué? Porque en el día a día estás haciendo tus flujos y dices y estás buscándole tareas a tu gente y no al revés. ¿Me explico? A veces nos preocupa más llenar de tareas a nuestra gente para desquitar su sueldo en vez de darle un leve giro. ¿Y sabes qué? Mi estrategia es esta para lograr esos objetivos, mi estrategia va a ser hacer este proceso, ese es el cómo. Y gracias a que ya tengo ese proceso, ¿Que quiero hacer para lograr esto? Ahora sí defino los encargados según capacidad, carga de trabajo y conocimiento. Ahora los encargados son el paso casi final, ya que tienes OK, esto es lo que tengo que hacer, estas dos tareas las haces tú, esta la hago yo, esta la haces tú y ya designas. Y es mucho más efectivo y más eficiente que asignes tareas a personas, perdón, personas, a unas tareas ya estipuladas y no tengas que adecuar todo a las personas que tienes. Lo repito nuevamente, es más efectivo que tengas un proceso estratégico que está tendiendo a lograr ciertos objetivos y que ya teniendo ese proceso, designes quién se encarga de las cosas, a que lo hagas al revés, cuando tú dices oye, primero defino los encargados y luego el flujo, te está yendo al revés. Estás buscándole, estás buscándole tareas a las personas y eso no es estrategia. Hay que primero hacer la estrategia de cómo lo vamos a hacer con los pasos y luego ya designar quiénes van a encargarse. OK. Y finalmente el tema de la información. La información es importante y de hecho está hasta esto en el flujo a mano, se puede designar y lo recomiendo mucho, qué documentos se consultan o qué documentos se generan y no sólo documentos, sino información en general. Aquí tengo ubicaciones, tengo el teléfono del cliente, por ejemplo, la factura, el comprobante de pago. Entonces por ejemplo, puedes oye, imagínate que ahora estoy en el ejemplo de cuando ya cerré la venta. De cierre a cuando arranco su sistema, es el proceso de instalación. En cuanto cierro la venta voy a hacer el contrato. Perfecto. Aquí el que hace los contratos tiene que poder ver la cotización, las condiciones de pago, si fue financiado o no, etcétera. Toda esa información tiene que poderla ver para él entregar como evidencia un contrato. Perfecto. Entonces ahí ya estamos entendiéndonos más. Quien vea esa tarea va a OK, yo sé que voy a recibir toda esa información con consulta y tengo que entregar como evidencia el contrato. Ah, perfecto. Puede ser el contrato firmado incluso ya, porque él es el mismo que genera el contrato y va con el cliente y lo firma. Ejemplo burdo, ¿No? Ahora, que si son dos personas, una persona genera el contrato y otra lo va y lo lleva con el cliente, pues ya estamos hablando de dos pasos. Una es generar el contrato y otra es firmar el contrato. Y aquí viene la recomendación de hacer esto de manera repetitiva. Tú te podrás estar dando cuenta de que estos cuatro pasos se siguen en ese orden, pero después se pule todos a la vez. Vas diciendo, oye, esto se genera el contrato, pero la persona, la firma de los contratos, la persona que se lo firma los contratos es otra, porque es mucho más práctico que el vendedor que ya está en contacto con el cliente le dé el contrato y lo firme a alguien que siempre está en la oficina. Mejor el que está en oficina que genere contratos y se los manda a los vendedores para que ellos los vayan a firmar. Entonces aquí ya estoy haciendo estas dos cosas a la vez, encargados y flujo. Pero fue porque antes yo definí que había que generarlo y firmarlo. Ya después digo, oye, puede ser la misma persona, pues mejor lo fusiono. Entonces ya se juega con ese tipo de cosas. Aquí hay un tip, hay un tip que he utilizado con todas las empresas que he implementado de instalaciones y primero plasma el proceso que hoy en día hagas, es decir, hoy ya vendes, ya instalas, ya haces postventa, ya haces muchas cosas. Primero plasma lo que ya haces y ya después lo vas evolucionando. Esto tiene un objetivo y un solo objetivo que es que tu proceso cuando lo plasmes sea real. Si tú plasmas un proceso que no es real, que ahorita no sigues, va a ser muy difícil hacer que de un día para otro cambien todos tu chip en la empresa. Porque aquí hay que balancear dos cosas. Si estás mapeando tus procesos es porque quieres estructurar tu empresa de mejor forma, pero nunca puedes dejar de operar. Entonces tienes que balancear, seguir operando y hacer el mapeo y la estructura de los nuevos procesos. Entonces tienes que balancearlos y siempre tiene que funcionar en paralelo. Pero un buen día vas a señores, ya vamos a tener este nuevo proceso. Y ese día tiene que ser como el día de migración, de cambio y para eso tienes que ir sentando bases gradualmente porque hay que seguir operando, es una parte importante. Entonces para eso las soluciones, la operación continúa como debe estar. Mientras tanto, tú haz los procesos reales en tus mapas de flujos y acostumbras primero a tu gente a seguir flujos de lo que ya hacen. Ah, perfecto, esto ya lo hacemos también fácil seguir el flujo porque ya lo hacemos, ahora le metes cambios al flujo y ya después ahora sí todos súbanse al nuevo flujo. Porque primero ya los acostumbraste a seguir flujos con lo que ya hacen, lo real, lo actual. Y ya que cambias el proceso, como ya saben, seguir flujos, ya no están teniendo dos cambios abruptos a la vez. Entonces bueno, si me explico el resumen, estos pasos son para mapear los procesos, pero antes que cualquier otra cosa, define tus objetivos. Crecimiento en ventas, que yo creo que es el más común, el más constante, cuánto quieres crecer y el cómo ya va a ser el proceso es la estrategia, es decir, este es mi objetivo, voy a lograrlo con este proceso. Para mapear ese proceso, sigue estos cuatro pasos y la recomendación haz primero el que haces actualmente. Acostumbra a tu equipo a seguir ese flujo que ya hacen en la realidad, luego cambias tu flujo, lo reestructuras, lo eficientes para lograr los nuevos objetivos y luego ya es más fácil subirlos porque ya saben seguir flujos en el equipo. Muy bien, pues esto es el secreto de procesos que tengo el día de hoy para ustedes y si te gustó suscríbete, activa las notificaciones, nos vemos en más secretos de procesos, estoy subiendo constantemente y pues nos vemos en el siguiente vídeo. Hasta la próxima.