"Recabar vendedor / usuario que inició el proceso en automático"

Bienvenido a otro vídeo tutorial de Gist, en este vídeo te voy a enseñar cómo recabar en automático quién inició el proceso. Si estarás de acuerdo conmigo que hay procesos por ejemplo de venta en los cuales no necesitas estar llenando de que asignar a tal vendedor manualmente, no, podemos hacerlo que si yo lo inicié, que me asigne a mí como vendedor y es por eso que te voy a hacer un ejemplo súper aterrizado para este tema. ¿Bueno, estoy aquí en mi cuenta de Gist y voy a crear un proceso y para esto voy a utilizar un ejemplo de venta, de hecho se llama venta, proceso de venta, aquí está proceso de venta, le vamos a dar instalar plantilla, la instalo, esto puedes utilizarlo en cualquier proceso, yo estoy tomando el ejemplo de un proceso de venta, porque normalmente cuando se trata de ventas, servicios, soportes, a veces requerimos de asignar automáticamente a otras personas, entonces pues bueno, lo que vamos a hacer aquí es, voy a configurar el proceso y partiendo de la base que es, estoy haciendo el ejemplo de venta, estoy hablando de vendedores, correcto? Ahora primero vamos a ver aquí si doy doble clic al inicio, vamos a ver primero quiénes pueden disparar manualmente este proceso de venta, aquí me dice que todos y lo que yo voy a hacer es que no todos puedan disparar, lo que sólo los que tengan el rol de vendedor, podemos incluso hasta cambiar el color, agregar y está vendedor. Ahora para saber quiénes son vendedores y quiénes pueden disparar manualmente, o sea que puedan darle clic en el botón de iniciar a un proceso, podemos irnos aquí a la sección de mis empresas, darle clic a la empresa y aquí le ponemos roles de vendedor a los que apliquen, si tienes más miembros, por ejemplo aquí Joaquínz App, aquí yo le puedo decir que él es vendedor, entonces ya vemos dos vendedores, de esta manera controlas que sólo los vendedores puedan disparar tu proceso de venta, hablando de mi ejemplo claro está, porque tú puedes utilizar esto para cualquier otro tipo de proceso y limitar quién puede disparar. Ahora, regularmente lo que hacemos cuando estamos al inicio de un proceso y que tiene un disparador manual es en los campos de formulario solicitar diferentes campos, entre ellos yo tengo uno que se llama encargado de venta, nada más para que sepas en qué consiste, es un tipo de dato, selección de usuarios, yo lo llamé encargado de venta y es obligatorio al inicio del proceso. Listo, voy a publicarlo y vamos a ver cómo funciona esto. Aquí en la prospección yo le doy doble clic y si te fijas la tarea prospección le corresponde al campo encargado de venta, es decir, si yo al inicio asignó que el encargado de venta es David, pues la prospección le va a llegar a David, pero si al inicio puse que el vendedor es Luis, pues le va a llegar a Luis, etcétera. Entonces bueno, ahora sí vamos a iniciarlo y fíjate aquí como empieza, le voy a poner incluso así nada más prueba un nombre de contacto, el teléfono, todos los datos que me pida mi proceso, requerimientos y fíjate aquí me dice el encargado de venta, selecciónalo y si yo pongo a David y lo inicio, fíjate, la prospección me llegó a mí David, pero si yo inicio otra venta y ahora le voy a poner prueba 2, prueba 2 con diferentes datos, etcétera, y lo pongo ahora Joaquín y lo inicio, ya no me dejó tareas a mí de la prueba 2, ¿Por qué? Porque si me voy a reportes veo que se la dejó a Joaquín. Entonces de esa manera yo puedo conmutar quién es el encargado de venta y por lo tanto las tareas de venta a quién se las va a dejar. OK, Estoy asignando un rol y esto puedo hacerlo no solo al inicio del proceso, o sea, puedo estar asignando personas a lo largo de todo el proceso con diferentes campos, puedo crear campos de tipo selección de usuarios, ahora encargado de compras, encargado de esto, encargado de lo otro y funciona. Ahora, el tema que estamos viendo y por eso hice este tutorial, es a veces es un poco latoso y puede prestarse a errores que la asignación de usuarios sea manual y es por eso que en Gist creamos las automatizaciones. Tú puedes arrastrar nodos de automatización y decir, Gist, quiero que en automático asignes el vendedor, asignar vendedor y puede haber muchas cosas con las cuales puedas trabajar tú aquí. De hecho yo le voy a decir Gist, al inicio de este proceso vas a ejecutar esta automatización que es asignar al vendedor y luego ya te vas a la prospección, por lo tanto la prospección se la va a designar al vendedor que hayamos designado en esta automatización. Ojo, eso qué implica al inicio en el disparador manual yo ya no voy a pedir el encargado de venta, lo vamos a quitar de aquí, es decir ya no lo va a pedir en automático si yo disparo la venta yo me voy a convertir en el encargado de venta, ¿Cómo hacemos eso? ¿Pues bueno aquí en la automatización le doy doble clic y le ponemos que copie el valor de un campo a otro, en cada proceso de Gist existe un campo que se llama usuario que inició el proceso, si alguien inició manualmente el proceso se recaba quién fue, por lo tanto yo puedo agarrar ese valor y decirle cópialo y pégalo en el encargado de venta y esto es básicamente una copia, de hecho aquí le voy a decir copiar usuario que inició hacia el vendedor, ese es el nombre de mi acción de la automatización y esto qué hace básicamente es si yo inicio el proceso a mí me pone como encargado de venta porque está copiando el valor, entonces vamos a publicarlo y fíjate cómo funciona esto, me voy a meter aquí procesos, le voy a dar iniciar y vamos a poner ahora la prueba 3, prueba 3, vamos a poner datos y demás, si te fijas ya no me pregunta el vendedor, le voy a dar iniciar y en automático detecta que yo fui el que lo inicié y la prospección por eso me la deja a mí, si Joaquín lo inicia a Joaquín en sus pendientes le va a dejar esta tarea y todas las que conlleven vendedor, de hecho si me voy aquí a ver al detalle y vemos los campos de formulario si busco el encargado de venta ya me asignó a mí, puedes ver? Ahora eso funciona porque el usuario que inició el proceso fue David, o sea fui yo, si alguien más hubiera iniciado el proceso a esa persona lo asigna con como encargado de venta que es este encargado de venta y listo, así es como se pueden estar recabando en automático quién inició el proceso ahora esto lo puedes escalar a muchos niveles aquí en el proceso si te fijas esta automatización yo la puse que la hiciera justo al inicio pero yo puedo hacer que después de generar cotización asigne a alguien, etcétera, o sea estas automatizaciones tú las puedes usar donde tú quieras para asignar a las personas que tú quieras, en las tareas que tú quieras y eso es importante porque te permite asignar no solamente copiar el que inició el proceso hacia el encargado de venta, sino también puedes hacer automatizaciones como esta de modificar el valor de un campo donde le digas, oye Gist al encargado de venta, es más, asígnalo con una ruleta equitativa, o sea, entre David y Joaquín va a haber una ruleta equitativa, es decir, primero si corres un proceso ahorita de venta, prueba 1, ah, va a asignar a David como vendedor, la siguiente vez va a asignar a Joaquín, la siguiente vez a David, la siguiente vez a Joaquín, y esto va a hacer que se distribuyan equitativamente esos procesos. Entonces esto funciona para cuando quieres hacer que haya metas equitativas, entonces esto será motivo de otro tutorial, pero para que sepas que aquí en las automatizaciones puedes hacer muchas cosas, incluso hasta meramente decir, oye, voy a modificar el valor de un campo, el encargado de venta es un valor predeterminado que es Joaquín y ya, que ese campo siempre se asigne hacia esa persona. Entonces bueno, espero te haya agradado, sabes que puedes hacer muchas cosas en las automatizaciones de Gist y en resumen simplemente decirte, para asignar a alguien, para detectar quién inició el proceso y asignarlo como un rol en tu equipo, meramente necesitas una automatización de copia y que esa automatización utilice el campo del usuario que inició el proceso y lo copie hacia el campo que tú quieras, tú puedes tener muchos campos, así que bueno, nos vemos en el siguiente tutorial de Gist, hasta la próxima.