Renovaciones de pólizas de seguros para vehículos

¿Qué día es hoy? Hoy es viernes de procesos y el día de hoy te tengo un caso súper interesante sobre renovación de seguros para vehículos. Como sabes, en el día a día las empresas que tienen vehículos requieren estar teniendo control de a qué vehículo le toca renovación de su seguro. Sí, hay un montón de procesos en los cuales gestionamos a nuestros vehículos, que si el seguro, que si el mantenimiento, que si controles de gasolina, quién de los empleados lo trae, incluso hasta cosas como limpieza. Pero bueno, hoy me enfocaré 100% en la renovación de los seguros. Entonces voy a hacer un proceso más o menos con esta lógica, que tal cual cada cierto tiempo me esté recordando Gist de que ya tengo que renovar el seguro de este vehículo. Pueden ser varios y con esto me voy a ahorrar toneladas de tiempo de estar buscando pólizas, incluso hasta a veces de tener el riesgo de que se pase la fecha de la póliza o de la renovación y tener un vehículo desprotegido, un accidente y desafortunadamente pueden pasar cosas tristes por no tener un seguro renovado a tiempo. Entonces bueno, vamos a controlarlo aquí con un súper proceso que te tengo el día de hoy. Y voy a hacerlo desde cero, como sabes, empezando por nuestra queridísima base de datos. Voy a empezar con una base de datos de vehículos. A mí me interesa tener una base de datos de todos mis vehículos. ¿Y qué columnas va a tener? Pues bueno, primero el nombre del vehículo, es como un identificador de, no sé, la 100 a 2004, etcétera, es como BIM, mi identificador. Otra columna que van a ser las placas, las matrículas, Listo, lo vamos a agregar aquí como otra columna y por el momento van a ser nuestras dos columnas. Ahora, el nombre del vehículo yo lo voy a activar como una llave principal. Hay muchas veces que para diferentes situaciones del día a día puedes usar más información de tus vehículos, que si el número de serie, que si el año, que si el modelo, que el color, etcétera, Un montón de cosas. Para la finalidad del entrenamiento de hoy, que es seguros, no necesito más información, o si la necesito, la iré agregando poco a poco. Entonces, ya tenemos nuestra base de datos de vehículos. Ahora vamos a crear nuestro proceso. Voy a empezar con un proceso en blanco, que dicho sea de paso, como sabes todo lo que estoy haciendo aquí, voy a empaquetarlo y al final lo vas a poder descargar dando clic aquí abajo del video. Entonces, pues bueno, voy a empezar con un proceso en blanco que lo voy a llamar renovación. Renovación de seguros para vehículos. Excelente. Creamos este proceso y lo primero que vamos a hacer es vincular nuestra base de datos de vehículos. Entonces voy a ir a campos de formulario y vamos a crear un nuevo campo que es una importación a nuestra base de datos, es una fila. Todo proceso de renovación de póliza tiene que ver con un vehículo. Uno a la vez estaremos renovando una fila. Estamos vinculando una sola fila de todos los vehículos que hay a uno solo a la vez haremos su renovación de seguro y proviene de la base de datos de vehículos. Excelente, ya tenemos nuestro vehículo. Ahora, en cuanto a la renovación, voy a hacer una lógica bastante, bastante simple pero muy poderosa que es simplemente tener una tarea de renovar la póliza de seguro en este caso y luego otra tarea para agendar la siguiente renovación para que me recuerde, si mi póliza es anual, pues que me recuerde el siguiente año, el siguiente semestre o siguiente trimestre, depende cómo se manejen tus pólizas. Esta lógica puede servir para muchísimas renovaciones, no solamente para vehículos. Pero bueno, hoy lo estoy aterrizando, especialmente vehículos. El chiste es que tú lo descargues y lo empieces a usar lo más pronto posible. Entonces bueno, así va a ser nuestra lógica para el proceso. Simplemente voy a tener una primer tarea que va a ser renovar o más bien pago. Pago y renovación de póliza. ¿Ahora, aquí te voy a pasar un súper hack de mapeo que he visto que funciona bastante bien en las empresas y cuando un proceso tiene diferentes pasos y con pasos a qué me refiero? Diferentes etapas donde se involucren varias personas, mi recomendación es que tengas varias tareas. Aquí yo estoy haciendo una tarea justo después del inicio donde se conecta, donde hay que hacer el pago y la renovación de póliza. OK, Pero imagínate que en la realidad tu operación es así Una persona de tu equipo o tú revisan, oye, ya le toca renovación a este póliza, cotizan con los agentes, ven cuál es la mejor opción, OK, esta es la mejor opción. Y alguien más del equipo hace el pago de esa póliza. Entonces ya hay dos personas que se involucran, para lo cual yo recomiendo que haya dos tareas. Una persona que se encarga de cotizar, definir con quién se va a pagar, etcétera. Y una segunda persona que oye, hazme favor, haz el pago de esta póliza, estos son los datos y ya está. Entonces se puede, y de hecho lo voy a hacer así, OK, voy a hacer dos tareas para ese objetivo, entonces lo voy a dividir en dos. Vamos a hacer aquí simplemente el primer paso tiene el objetivo muy simple de definir cuál va a ser la póliza que se va a renovar. Entonces aquí simplemente vamos a poner definir renovación de póliza, póliza para vehículo, Excelente. Esto lo voy a poner con una prioridad media por default, entonces eso lo hace una persona de tu equipo, pero otra, y lo voy a duplicar, otra persona de tu equipo hace el pago, entonces aquí lo voy a poner, en vez de definir renovación de póliza, le voy a poner pagar renovación de póliza para vehículos. Y con esto ya tenemos nuestros dos una persona que va a definir, cotizar con los agentes de seguros y demás para que la siguiente persona diga, OK, ya pago y ya está. Obviamente ahorita vamos a entrar a detalles de qué evidencias suben y todo esto, pero estos primeros pasos hasta aquí vamos bien. Ahora va a haber un tercer paso que debemos hacer y voy a duplicar esta tarea, de hecho hasta lo voy a poner en paralelo. Imagínate que tú eres la persona que se encarga de definir con qué póliza van a renovar, entonces tú debes decir, ah, OK, vamos a renovar con estos son los datos, OK, tú otra persona, págalo. Mientras tanto, tú por otro lado ya debes estar agendando la siguiente renovación. ¿A qué me refiero? A que tú ya estés diciendo, OK, esta póliza se vence en abril del dos mil veintiocho, dos mil veintisiete, el año que sea y que terra que se se agende para que GIST te recuerde una semana antes, dos semanas antes de que se venza la póliza, incluso un mes antes, para que vayas viendo cotizaciones y todo este asunto. Entonces es aquí donde voy a hacer esta tercer tarea y puedes ver que es en paralelo, está en paralelo, ahorita te explico a detalle por qué. Y esta tarea es para agendar siguiente renovación y ahorita lo vamos a ver súper a detalle. ¿Por qué en paralelo? Porque quiero que avancen a la par, o sea, mientras una persona está pagando todavía esta renovación, yo ya estoy agendando la que sigue y eso nos ahorra muchísimo tiempo para que no haya retrasos. Perfecto, ahora sí, vámonos con la información al inicio de toda la renovación. Cuando yo lo dispare manualmente, evidentemente la primera vez, yo voy a iniciar manualmente este proceso, voy a decirle a qué vehículo y básicamente es todo lo que hay que decirle, el nombre y las placas, punto. Por lo menos en mi ejemplo, así lo vamos a dejar. Si quieres agregar más información lo puedes hacer. Y aquí cuando inicia el proceso, yo tengo que ver qué vehículo es y cuáles son sus placas. Algo que me sirve muchísimo y yo creo que vale la pena que lo tengamos, es cuando yo estoy por renovar el seguro de un vehículo o alguien de tu equipo, etc. Conviene ver cuál fue la póliza pasada pues para tener una decisión y más si tienes muchos vehículos porque no siempre los tienes a la mano y es un poco complicado. Entonces estaría bueno que Gis te dijera, hey, tienes que renovar este vehículo, esta es la póliza anterior, la más reciente y se vence tal día. Entonces estaría bien que nos dijera esas dos cosas. Para eso voy a crear un campo de archivo que se llama póliza anterior. Póliza anterior, ahorita te voy a pasar el súper truco para que esto siempre esté llenado. Y también la fecha, fecha de vencimiento de póliza anterior, claro está, eso yo lo quiero ver. Esta es la póliza anterior, este es el vencimiento anterior o digamos lo que está vigente, Lo voy a poner entre paréntesis vigente. Claro está que no sólo es la anterior, sino que es la vigente. Perfecto. Ahora sí yo voy a estar revisando, etcétera, y como evidencia voy a decir, oye, vamos a pagarle a este asegurador y esta es la póliza, entonces bueno, vamos a decir, esta es la nueva póliza, que es la renovada y esta es la nueva fecha, le voy a poner siguiente fecha de vencimiento. Y esta nueva póliza la tenemos que subir incluso, o sea, si me va a decir, tienes que hacer una renovación, esto es lo que se hizo anteriormente, pues tú tienes que subir cuál es la nueva y cuál es la siguiente. Esto es básicamente lo que se tiene que hacer en una póliza, incluso ya esto lo puedes tener tú como a manera más específica. Normalmente, por lo menos en México, que es donde me encuentro, las pólizas tienen adentro los datos de pago, monto, cuenta bancaria y sea como sea, que lo pagues, incluso tarjeta de crédito. Entonces yo ya no necesito hacer un campo más para decir encargado de administración, paga a esta cuenta, no, porque ya viene todo en la póliza. Simplemente lo que voy a hacer es que a quien pague la póliza le voy a hacer ver la nueva póliza y la siguiente fecha de vencimiento, de qué vehículo es. Y esta persona básicamente tiene que subir un comprobante de pago y listo, con esto estamos más que suficientes. El comprobante de pago es requerido, listo, la persona que paga revisa, ah OK, este es el vehículo, esta es la nueva póliza, esto es lo que tengo que pagar, lo paga, aquí está el comprobante y listo. Ahora, esta es una inquietud personal que me gusta mucho tener, estadísticas y datos. Entonces le voy a decir a la persona cuando pague que me ponga en un campo de moneda, quiero que me ponga cuál fue el costo de la póliza, ¿Por qué? Porque quiero estar haciendo estadísticas y cooperativas y toda esta que ahorita te voy a explicar. Entonces este costo de la póliza aquí lo voy a poner como evidencia igual obligatoria y listo. Ahora vámonos al paso de agendar. Esto ya está configurado, ahora vamos a agendar la siguiente renovación. Puedes ver que igual hay que decirle, este es el vehículo, esta es la nueva póliza y esta es la siguiente fecha de vencimiento, este es el comprobante de pago, ya se pagó y este fue el costo de la póliza. Ahora, la manera en la que funcionan los procesos cíclicos en GIST, ¿Estás de acuerdo conmigo que, OK, esto lo vamos a hacer una vez, pero lo tengo que volver a hacer el siguiente año o el siguiente semestre o depende cómo sea mi póliza? Entonces aquí es donde yo voy a importar el mismo proceso a manera de subflujo, voy a decir, mira, hay un subproceso llamado renovación de seguros igual, o sea, es este mismo proceso. Lo que vas a hacer es, ejecutarás todo esto y cuando yo te diga que ya está agendado, vuelves a disparar otra renovación de seguros para vehículos. Pero, y es aquí donde viene la magia, no quiero que la inicies ahorita, quiero que la inicies después, en meses, en un año, etc. Es por eso que aquí es donde vamos a configurar, yo le voy a decir a GIST que la inicie dos semanas antes de que se vence la siguiente fecha, básicamente esta renovación de seguros, le doy doble clic y le digo, mira Gist, vamos a programar tu inicio. No te inicias instantáneamente, te vas a iniciar 14 días, 14 días naturales, o sea, dos semanas naturales antes. ¿Antes de que? Antes de la fecha de la siguiente fecha de vencimiento. Si la siguiente fecha es el 15 de abril, el 1 de abril me va a iniciar esta tarea, bueno, más bien este proceso de renovación y va a volver a disparar todo el proceso para definir la renovación, etc. Eso por un lado. Y por otro, recuerdas que al inicio, en el primer paso yo le hey Gist, quiero que me digas cuál fue la póliza anterior y la fecha de vencimiento de la póliza anterior. Cada vuelta tenemos que estar viendo y se va a estar actualizando, es un hecho cuál fue la póliza anterior, o sea, siempre hay como que la anterior y la nueva, anterior y la nueva, pero la nueva se convierte en la anterior de la siguiente fecha. Entonces, ¿Qué vamos a hacer aquí? Le vamos a decir, Gist, cuando vuelvas a disparar el proceso de renovación, el vehículo se conserva, ya sabes qué vehículo es, lo disparas para el mismo vehículo y la póliza anterior de la nueva renovación es la que es la nueva póliza de esta renovación. Es ahí donde hacemos el match. Siempre es así, La póliza anterior da lugar a una nueva póliza y en un año esa nueva póliza se convierte en la anterior, es como una especie de ciclo. Entonces la póliza anterior la va a prellenar con lo que ahora tenga en la nueva póliza de esta de seguimiento. Un poco tricky ahí la lógica, pero básicamente estoy en una renovación, lo que tengo como nueva póliza, pásala para que sea la póliza anterior en la nueva renovación, que es esta, que es este subflujo que estamos aquí editando. Igual, la fecha de vencimiento de la póliza anterior, que en teoría debe estar vigente, es la siguiente fecha de esta renovación, de una renovación anterior. Y así de esta manera lo vamos a tener aquí al lado. Ahora, algo que siempre, bueno, de hecho lo vamos a poder ver en reportes, creo que sí con esto estamos más que suficientes, lo voy a publicar y vamos a probar, vamos a probar este procesito. Obviamente para la primera vez tengo que iniciarlos manualmente yo todos. Imagínate que tengo un Toyota Camry que es un 2018 2018, es un carro para los vendedores, etc. Ese es el nombre de mi vehículo y las placas son estas. Listo, lo inicio. La primera vez te digo, lo tienes que iniciar manualmente, las siguientes ya es en automático y fíjate, ya inició el proceso, ya me dice definir renovación, pues qué hago, subo la nueva póliza que es la que esté vigente, en este caso yo voy a subir un PDF llamado cotización, así le puse, es un ejemplo y le digo que la póliza se vence el 28 de junio del 2024, por ejemplo. Entonces yo voy a terminar esta tarea y para empezar me dice que la pague. Voy a subir mi comprobante de pago que es esta foto que está por aquí y le digo que la póliza me costó tanto en pesos, dólares, yuanes, lo que tú quieras poner y ya está, y lo termino, ya está pagada. Pero por otro lado, como puedes ver en mi flujo, además del pago que fue instantáneo, también me pide que agende la siguiente renovación. Básicamente es terminarla porque la siguiente fecha de vencimiento me dice es el 28 de junio. En cuanto termine esto se va a agendar la siguiente renovación y en teoría la nueva póliza que es y la nueva fecha de esta vez van a convertirse en la fecha y póliza anteriores de la siguiente fecha. Entonces voy a darle terminar y listo, ya terminé. Por ahorita si me voy a los reportes puedes ver que tengo una renovación de póliza de seguros por iniciar, está por iniciar porque se agendó y si me voy al folio puedo ver que se va a iniciar el 14 de junio. Oye, pero qué onda, se vence el 28, recuerda que te está avisando dos semanas antes cuando este proceso se inicia el 14 de junio para iniciarse todo el asunto. Yo ahorita lo voy a iniciar manualmente porque no me quiero esperar hasta esa fecha. Ya tengo en mis pendientes una tarea y aquí es donde está la magia, me dice, este es Toyota Camry con sus placas, todo, esta es la polis anterior y recuerdas que yo había subido un archivo que llamé cotización, pues ya lo tengo aquí a la mano y también la fecha anterior. Ah, se vence el 28 de junio, pues hoy es 14 de junio, entonces todavía tengo 14 días. Entonces de esta manera es como yo OK, hago cotizaciones, hago todo, hago la nueva renovación. Ahora le voy a poner que se vence el 7 de noviembre, por ejemplo. Y esta es la nueva póliza. La nueva póliza, ahora voy a subir un archivo que se llama INE. Doc, que es un word. Entonces, ¿Qué hago? Lo termino igual hay que hacer el pago. Entonces hago el pago, aquí está. Voy a subir un PDF. Este fue el nuevo costo de la póliza. Lo termino y agendo la siguiente renovación, que basta con darle en terminar para que se agende. Si me voy a los reportes en Yist, veo que el Toyota Camry ahora se agendó para 24 de octubre, que es 14 días antes del 7 de noviembre. Y así. Es un ciclo. Es un ciclo que en automático se está alimentando de cada uno de los vehículos, cada vuelta. Y de hecho te voy a hacer una optimización que a lo mejor no necesitas que tenga. Una vez que definiste la póliza y la pagaste, podemos evitarnos este pago, este paso y decir, ¿Sabes que? Una vez que definiste y ya le dijiste a la persona de administración que la pague, ya ve agendando la siguiente, te ahorras un clic, pues te ahorras una tarea y ya se agenda la siguiente. Ya tienes el proceso listo. Ahora vamos con cómo se ve esto en los reportes. Porque como te dije, a mí me interesa tener estadísticas y datos de los vehículos y demás. Para eso nos vamos a ir a Pipeline. Y al momento de estar grabando este vídeo, nuestro queridísimo Pipeline está en un escenario donde podemos agregar columnas extra. Yo puedo decirle, hey, Gist, muéstrame una columna extra, mi base de datos de vehículos, quiero que me muestres el nombre del vehículo, por ejemplo. Y listo, me agrego el nombre del vehículo, nombre del vehículo. Y también quiero que me agregues las placas. Listo, ya tengo también las placas. Entonces yo puedo hacer filtrados al respecto. Yo puedo decirle, hey, imagínate que corro otro proceso, pero este sobre un Nissan Versa 2025, ejemplo, ¿No? Ese es mi carro, estas son sus placas, etcétera. Lo inicio y demás. Imagínate que está corriendo y todo este asunto. Si yo estoy en reportes en Pipeline, yo puedo decirle, hey, Gist, solo quiero que me muestres del proceso de renovación de seguros. Y no quiero que me muestres todos, solo quiero que me muestres donde el nombre del vehículo Sound Camry, ya tienes todo el historial de las renovaciones, cuando se inició, cuando se finalizó, los datos y aquí es donde viene la magia, yo le puedo decir mira de mi renovación de seguros quiero que me estés mostrando siempre la nueva póliza y pum. Vas a tener tu historial de pólizas y también GIS quiero que me pongas a la mano el costo de la póliza y pum. Vas a tener un historial de costos de este vehículo porque ya lo filtraste y este reporte lo puedes guardar diciéndole este es mi reporte de seguro para vehículo, listo, ya tienes tu reporte, cada vez que entres a Pipeline puedes acceder a este reporte y ya tienes filtrado que quieres puras renovaciones de seguro de un Camry con esta información extra y pum. ¿Tienes tu historial en tiempo real de todos, de todas tus renovaciones de seguros de todos tus vehículos, ya dile a Dios estarte bronqueando con oye este cuando le toca, cuando le toca? No, ya sabes, aquí está, te dice que Toyota Cambridge le toca el 24 de octubre, recordarte por qué y le voy a agregar otra columna porque de mi renovación de seguros la nueva fecha de vencimiento es para él siguiente fecha de vencimiento es para el 7 de noviembre, 7 de noviembre se vence, por lo tanto el 24 de octubre me va a recordar y de esta forma tengo este historial. Ahora sí que gózalo, sigue este vídeo para que tú también lo apliques, lo puedas usar y demás, descarga dando clic aquí abajo y te veo en el siguiente viernes de procesos, hasta la próxima.