Reportes compartidos en Pipeline

Hola qué tal, Bienvenido a otro vídeo tutorial de Gist. En este vídeo te voy a enseñar cómo usar los reportes globales en pipeline. Ahora, como sabes en Pipeline tú puedes hacer reportes y agregarle tus propias columnas, incluso tus propios filtros, lo cual te da lugar a que ciertas filas aparezcan y ciertas filas no, y según tu nivel de permisos es la información que puedes ver. Hasta el día de hoy eso sólo era para ti, o sea, si tú hacías un reporte, tú decías, oye, ¿Sabes qué? Pues en mi reporte de pipeline estoy configurando, no quiero ver el folio, ni el estatus, ni el inicio, quiero ver quién disparó este proceso y cómo se disparó, ya sea que haya sido manualmente, a través de un formulario, etc. Y además yo quiero que de mi base de datos, por ejemplo de clientes que yo tengo aquí, dos, dame el nombre comercial, si ese proceso está vinculado a un cliente, pon el nombre comercial, guarda la configuración y guardabas y tienes aquí, ah, este es mi reporte de ventas, digo, estoy haciendo un ejemplo simple, ventas, lo guardamos y listo. Todas esas columnas se personalizan y de esa forma yo veo todas las columnas que yo le dije a Gist y además estoy viendo aquí mi reporte. Bueno, hasta el día de hoy estos reportes solo eran para ti, o sea para tu usuario, pero hoy estoy felizmente anunciando que estos reportes ya los puedes compartir, si, estos reportes ya puedes decirle, Gist, este reporte quiero compartirlo y tienes que ir acá a la sección superior derecha y siempre y cuando tengas la facultad, es más, cualquier usuario que tenga facultad, aunque sea mínima de reportes, puede crear reportes, por ejemplo aquí tenemos a María Sánchez, ella es un técnico y si ella no tiene acceso a reportes, evidentemente no puede crear ni siquiera un reporte en pipeline, mucho menos compartirlo, pero si tú por lo menos le pusiste que puede ver el flujo de los procesos donde participa o ver la información de los procesos donde participa, algo por el estilo, ya puede crear reportes en pipeline. Ojo, y eso es muy importante y para esto te pido mucha atención, que es cuando tú le das permiso a alguien de que pueda ver toda la información de los procesos donde participa, significa que en pipeline va a poder ver todo donde participa, igual si puede ver el flujo, puede ver todo el flujo de donde participa. El hecho de poder personalizar columnas y demás, o sea, configurar el reporte en pipeline y poder crear tus propios reportes, tienes que por lo menos tener el permiso de ver toda la información de los procesos donde participas. Es decir, este segundo permiso que tienes por aquí, este que está por aquí, tienen que tener por lo menos este. Si sólo tienen el de ver el flujo, solo pueden ver el flujo y ya está, pero no pueden ver más columnas en el pipeline ni crear sus reportes. Pero si tú les diste información, permiso de que puedan ver toda la información, ya pueden crear sus pipelines porque pueden por lo menos ver esa información, ojo, no pueden editarla, solo verla en reportes, tú sabes que en pendientes, pues lo que te lleguen tus pendientes como evidencia, pues eso sí lo puedes editar obviamente, pero ya que pasó tu tarea y en general en cualquier momento ver las evidencias, vas a poder hacerlo si tienes este permiso y editarlo si tienes este otro permiso. Ahora te digo, cualquier persona puede crear sus pipelines siempre y cuando tenga ese permiso, el de ver información de todo el proceso donde participa. Y una vez que creó los pipelines, cualquier persona puede compartir estos reportes y yo puedo decirle, ¿Sabes qué? Compárteselo a Joaquín y a Fernando de mi equipo. Listo, los agregas y ya tú les das permisos de si pueden visualizar o configurar este reporte. Y aquí es algo muy importante lo que debemos tener en mente, de hecho aquí lo explicamos, cuando alguien va a visualizar tu reporte, veámoslo así, Imagínate que yo soy David, director de la empresa, y Joaquín, él es director de ventas o él es vendedor, por ejemplo, si yo le digo, OK, este es mi reporte de ventas, Joaquín, quiero que tú lo puedas ver, Joaquín va a poder ver todo lo que yo veo, si él no tiene permisos incluso de entrar a ver la información de todos, solamente la de él. Y yo en mi reporte le dije, Joaquín, vas a poder ver este reporte, como este es un reporte donde yo puedo ver todo, Joaquín va a poder ver todo lo de este reporte si es que puede visualizar cómo se vería cuando Joaquín entre a ver este reporte de ventas, que es el que le acabo de compartir, si te fijas aquí ya nos dice que se compartió y demás. Listo, Joaquín y Fernando ya pueden ver este reporte tal y como yo lo veo, aunque yo tenga accesos más avanzados OK, entonces resumo súper rápido, cuando tú tienes un reporte en pipeline y le das compartir, las personas que agregues aquí cuando le pones el acceso de visualizar van a poder ver todo lo que tú ves exactamente, aunque tú tengas accesos más avanzados en los permisos, ojo, solo verlo, si esas personas, si esas personas tú les dices que pueden configurar, ya les estás diciendo que pueden agregar filtros como estos que están aquí, ya les estás diciendo que pueden configurar el reporte tal cual, agregarle más columnas, etcétera. Y como tú eres el dueño de este reporte, lo que ellos vean en este reporte va a ser con base en tus accesos. Si tú tienes acceso de ver todo y le compartes este reporte a alguien y le das permiso de configurar, va a poder filtrar y ver lo que tú quieras porque le estás dando acceso que en este reporte va a poder ver todo. Entonces por eso debes tener cuidado de a quién le comparte los reportes. Y mi sugerencia, simplemente dale los accesos de visualizar si quieres que alguien más vea el reporte y ya está, no va a poder editar, simplemente visualizar. Y aquí hay una pequeña consideración que es que cuando tú le compartes un reporte a alguien del equipo, por ejemplo, yo a Fernando le estoy diciendo, hey Fernando, ¿Puedes visualizar este reporte? Sí, él va a poder ver todo, aunque él nada más tenga permisos de ver lo suyo en el equipo, o sea yo aquí en las empresas puedo haber dicho, ¿Sabes qué Fernando, Fernando, tú solo tienes permisos de ver toda la información siempre y cuando participes? ¿Oye David, pero qué pasa si este reporte que yo le acabo de compartir a Fernando en mi reporte de ventas lo tiene Fernando? ¿Qué pasa si en estos procesos él no participa? Aún así los va a poder ver, Eso es muy importante que lo tengas en mente, ¿Por qué? Porque yo le compartí un reporte donde yo soy el dueño y yo tengo accesos y listo, estos reportes tú los puedes duplicar, entonces puedes aquí dar duplicar y se te duplica. Ventas detalladas, de hecho se me puso acá, copia ventas detalladas y listo, ya tengo un reporte exactamente igual tiene aquí, de hecho déjame revisar porque seguramente tenía otras consideraciones. Copia ventas detalladas, si te fijas ahí está, ese era porque estaba visualizando otro, aquí estaba el de ventas que yo estaba viendo hace ratito. Si duplico el de ventas, se genera el copia ventas y estoy viendo exactamente lo mismo. Entonces yo puedo de ahí, aquí está copia ventas se cambió, listo. Yo de ahí puedo decir, ah, ¿Sabes que? Me interesa uno igualito, pero le voy a cambiar el nombre, ahora es ventas dos. ¿Cero, estoy haciendo otra versión, a lo mejor no? Y listo, ventas 2.0. Igual el 2.0 no está compartido, entonces lo puedes compartir a otras personas, etcétera. Lo que te ahorra ese tiempo es agregar las columnas y demás. Entonces con esto puedes jugar mucho, puedes hacer reportes que tú veas y de ahí se los compartas a otros. Simplemente con esa lógica que tengas en mente, si tú compartes un reporte, la persona a quien se lo compartas va a poder verlo exactamente como tú lo ves. Entonces, bueno, de hecho, déjenme entrar a la cuenta de Joaquín y fíjense como Joaquín ve mi reporte en esta empresa que yo tenía por aquí. Vamos a ver, Joaquín participa en varias empresas, te puedes percatar de que aquí en esta empresa yo le compartí el reporte de ventas. Oye, pero no puede agregar filtros, no puede configurarlo. No, no puede, efectivamente no puede hacer nada más, simplemente ver el reporte y ya está. ¿Por qué? Porque yo se lo compartí. Y así funcionan los reportes globales. Gózalos, te ahorran bastante tiempo y con esto puedes tener información a la mano de lo que quieras. Incluso si alguien tú le das permisos de que pueda exportar en las empresas normalmente tú puedes darles aquí el acceso, déjame cambio la cuenta donde estaba, Tú les puedes dar acceso a las personas, si tú le dices aquí, oye Joaquín, aquí está Joaquín, él puede exportar datos, pum. En sus reportes va a poder exportar lo que ve hacia Excel y listo, estos son los reportes globales. Sé que es un poco confuso porque son combinaciones de permisos, pero a fin de cuentas la lógica es la resumo súper simple, tú puedes hacer tus reportes en pipeline, compartirlos, mi recomendación que sólo sea para visualizar y la otra persona va a ver lo que exactamente estás viendo tú. Y listo, ese es el resumen, Gózalos, te va ahorrar bastante tiempo. Hasta la próxima.