Servicios con vencimientos según urgencia

¿Qué día es hoy? Hoy es viernes de procesos y es por eso que te tengo un caso más para que lo apliques a tu empresa y el día de hoy estaremos viendo algo súper interesante sobre servicios. Estarás de acuerdo conmigo que cuando te solicitan un servicio tus clientes no siempre tiene la misma prioridad. Hay veces que son servicios urgentes y que para eso requieres que tengan un día de vencimiento, que si se vence en ese día, pues luego luego detectes que no ha sido atendido y pues que el equipo esté consciente de eso. Hay otros servicios que duran dos días, tres días, según la prioridad del servicio es el tiempo de vencimiento y es por eso que he decidido utilizar las automatizaciones de Gist para que nos ayuden con esto. Así que bueno, vamos a hacerlo desde cero, paso a paso tú y yo. Cómo podemos hacer que un servicio considere diferentes vencimientos respecto una priority. Vamos a crear un proceso, de hecho voy a descargar una plantilla que ya tengo aquí de otro business de procesos que se llama servicios en empresas e instalaciones. Vamos a darle instalar. Me dice se te va a instalar un proceso de servicio, una base de datos de clientes. Vamos a instalar y maravilloso, nos vamos a configurarlo y lo que yo quiero es que la ejecución del servicio, que es la tarea, la tarea que tengo por aquí, porque primero se inicia, se hace un diagnóstico, si se agenda se confirma, si se confirmó se ejecuta y después de ejecutar hay que cobrar. OK, ahora cuando ejecutamos el deadline o la fecha de vencimiento de la ejecución del servicio debe ser respecto a una prioridad. Y bueno, todo esto lo haremos respecto a un diagnóstico. En un diagnóstico vamos a evaluar qué tanta prioridad tiene ese servicio. Incluso sabes que vamos haciéndolo desde que se agenda el servicio. Vamos aquí a abrir un poco el flujo, se hace el diagnóstico, el proceso inicia, se hace un diagnóstico, con esto si se tiene que agendar el servicio, nos vamos a agendarlo y justo después de agendarlo, además de que hay que confirmar la cita con el cliente en determinado día, hay que hacer otra cosa más que es en la agenda del servicio vamos a preguntarle, ya puedes ver que hay otros campos aquí le voy a poner aquí campo tipo lista de opciones, donde le voy a poner prioridad del servicio y aquí vamos a poner gente, que esto es lo máximo, vamos a poner muy alta, que es un poco menos que urgente, pero sigue siendo alta. Y vamos a poner media. Y estoy seguro que hasta ahí está bien. Incluso la muy alta la voy a poner como Alta, urgente, alta y Media. Con eso basta para el ejemplo. Esta prioridad del servicio nos la van a llenar como un campo requerido, una evidencia cuando agendan el servicio. Y justo después de agendar el servicio, yo voy a este nodo, vamos a evaluar con una condicional precisamente vamos a evaluar la prioridad del servicio. La prioridad del servicio, si es urgente, hay que hacer algo. Si salta, si es media. Y esto no te preocupes, solo lo tenemos que hacer una vez y va a funcionar para todos nuestros servicios, así que vale la pena dedicarle tiempo aquí. Entonces lo que vamos a hacer es esta tarea de confirmar la voy a pasar para acá. Vamos a poner esto por acá. Confirmar. Si se confirmó, nos vamos a ejecutar. Y después de ejecutar si se tiene que cobrar, nos vamos a cobrar. Estoy aquí como reconfigurando mi plantilla que ya había hecho antes. Ahora después de aquí confirmar. Si no se confirmó, hay que regresar a agendar. Vamos a poner así. Incluso el campo de confirmado creo que lo voy a editar para que primero esté la opción de no y que acá en la condición la flecha se vea más bonita. Así que jugar un poco con. Y listo. En este momento ya estamos con un servicio estándar. Ahora sí viene la parte mágica. ¿Que vamos a hacer aquí? Después de agendar, si la prioridad es urgente, hay que poner todo como urgente. Y para esto usaremos las automatizaciones de GitHub. Poner tareas como urgente o poner servicio más bien como urgente. Entonces ya está, ponemos esto como urgente. Vamos a hacer otra automatización que es poner servicio como prioridad alta. Y vamos a hacer una tercera automatización, poner servicio como prioridad media. Excelente, Media. Lo que estamos haciendo aquí es que según la prioridad que yo le haya puesto, GIS va a hacer dos cosas. Esto es el caso de hoy. GIS le va a poner literalmente una prioridad a la tarea. Ya ves que en las tareas podemos ponerle una prioridad. Prioridad a la ejecución de servicio. Vamos a ponerle Urgente, Alta, media. Pues estas tres Urgente, alta y media. Pero lo vamos a hacer a través de automatizaciones, ¿Te parece? De hecho voy a hacer lo siguiente. Bueno, esa es la primera cosa, la prioridad y La segunda es el vencimiento. La ejecución del servicio tiene que vencerse, le voy a poner aquí que se venza un día antes, un día natural antes de cierto campo que yo voy a crear, que es el vencimiento del servicio. Y para eso necesitamos justamente crear un campo que sea de tipo fecha, sea fecha de vencimiento del servicio. Y es aquí donde con este campus haremos las automatizaciones para estarlo calculando. Fecha de vencimiento del servicio. Obviamente, si es urgente, la fecha de vencimiento va a ser de un día, si es alta va a ser de dos días y si es media es de tres días. Voy a hacer un ejemplo bur con esto lo que yo voy a hacer es que vamos a configurar esas dos copias antes de poder configurar las fechas y las autoatizaciones, voy a hacer que primero la ejecución del servicio para empezar su vencimiento sea un día natural antes justo de la fecha de vencimiento que acabo de poner. ¿Por qué un día natural antes? Porque quiero que se anticipe, o sea, no quiero que se venza el día, porque si ya se nos venció ese día, pues no nos da tiempo de anticiparnos. Pero si Gis me dice, hey, ya se te venció, todavía tienes un día de margen para no quedarle mal al cliente, por eso pongo este día. Pero tú puedes ponerle cero días y se vence exactamente en el momento donde según la prioridad, yo lo voy a poner un día natural antes de la fecha de vencimiento que yo le puse el servicio que se venza. Y ahora sí nos vamos a las automatizaciones, vamos a editar la automatización. Primero esta poner servicio como urgente. Hay que hacer dos cosas. Primero cambiar la prioridad de cierta tarea, y yo le voy a decir, Gist, cámbiale la prioridad todas las tareas, si es urgente, todas las tareas son urgentes. Entonces poner tareas como urgentes. ¿Y aquí a qué me refiero? A todas las tareas de este proceso, de este seguimiento. Y también además vamos a modificar el valor de un campo, y es aquí donde empieza la magia, en la fecha de vencimiento del servicio, que es un campo que acabé de crear, vamos a calcularlo. Si estamos hablando de un servicio urgente, el vencimiento es un día después de que se inició el proceso, ¿OK? Vencimiento, un día. Y ya con esto estamos haciendo, poniendo todas las tareas como urgentes y además poniéndole que el vencimiento de mi tarea es de un día. De un día después de que se inició el proceso. Correcto. Y además haremos lo mismo para las otras automatizaciones. Cambiar prioridad, le vamos a poner que todas se tienen que poner como prioridad alta, en este caso que es la alta, poner tareas como prioridad alta y además hacer este mismo cálculo de modificar un valor donde hablemos del vencimiento. Calcularemos la prioridad alta es de dos días naturales, vencimiento dos días. Listo. Y también modificaremos la tercera automatización donde cambiaremos la prioridad de todas las tareas en prioridad media, como dice aquí, prioridad media y agarramos la acción de modificar un valor de 1 cam para fecha de vencimiento del servicio, decirle que nos calcule y la prioridad media va a ser de cinco días. Cinco días, aquí simplemente es que tengamos un objetivo, esto no necesariamente tiene que tener continuidad y este en cuanto agendas el servicio va a ejecutar todo esto según la prioridad que hayas elegido y además va a avanzar en las tareas. Ahorita lo veremos ya en acción. Excelente. Entonces la ejecución del servicio nada más repasemos. Se vence un día natural antes del vencimiento del servicio que yo le puse. Aquí nada más hay un caso particular, si yo inicio un servicio hoy y le puse que es prioridad urgente, me va a decir que se vence hoy. ¿Por qué? Porque recuerda que el urgente le puse que le tenía que sumar un día. OK, se vence mañana, pero yo le puse que mi tarea le tiene que restar un día antes a ese día, entonces vuelve a ser hoy. Sabes que siempre sí voy a dejarlo en cero, es decir que el vencimiento que calculó, ese es el vencimiento y ya está, así de fácil. De todas maneras GIS nos ayudará a anticiparnos teniendo el pendiente ahí. Listo, ya tenemos un caso totalmente funcional que vas a poder de hecho descargar aquí. Acuérdate que todos los casos vas a poder descargarlos aquí en la descripción, justo aquí abajo de este video. Y le voy a poner publicar. Listo, ya tenemos un proceso de servicio totalmente funcional. Le vamos a dar iniciar y le voy a poner prueba 1. Prueba 1, el cliente es prueba 1, su teléfono, todos estos datos que yo me pide de Guadalajara, que es donde estamos nosotros, etc. Estamos servicio solicitado por el cliente. No, pues el servicio es un mantenimiento preventivo, no correctivo porque lo voy a jugar con las urgencias iniciamos, le digo mira pues estas son las indicaciones, el siguiente paso es que si lo vamos a agendar, si se va a cobrar todavía no sé, hasta que lo hagamos termino. Como puedes ver ya avanzamos hasta agendar servicio. Hice el diagnóstico, le dijimos que fuimos a agendar servicio, nos vamos a agendar y aquí además de pedirme la fecha y hora, por ejemplo el 7 de febrero al mediodía, ese es el día que tengo que ir a hacer el servicio, ¿Quién es el que tiene que atenderlo? Tal persona y le voy a decir que la prioridad es alta en ese momento, en cuanto termino el proceso avanza, fíjate todo lo que hizo para empezar se fue por acá y como le puse que era alta, hizo toda la automatización de poner servicio como prioridad alta. De hecho puedes ver que esta tarea de confirmar servicio con cliente ya está como prioridad alta. OK, El primer punto ya lo hizo bien, nos puso todas las tareas como prioridad alta. De hecho si me voy a otra tarea, por ejemplo ejecutar servicio, ya está como prioridad alta y todavía ni siquiera inicia porque apenas estamos confirmando el servicio. Excelente. Luego, ¿Qué otra cosa debía hacer? Pues el vencimiento de la ejecución del servicio ponerlo como dos días posteriores a hoy porque es prioridad alta. Vamos a confirmar el servicio con cliente para que avancemos por el sí hasta la ejecución. Aquí lo inicio porque se había agendado, le doy terminar y le vamos a poner y ya está, ejecutar servicio, fíjate cuando se vence, dos días después de este momento. ¿Por qué? Porque precisamente son dos días lo que yo le puse en la configuración de automatización, de hecho podemos verlo aquí en esta automatización, le dije que era alta, poner servicio como prioridad alta, eso significa que tiene que poner, vamos a ver la configuración, tiene que poner aquí un vencimiento de dos días, por eso que del 2 de febrero lo pone para el 4 de febrero, se vence el 4 de febrero. Excelente, entonces está funcionando bien. Está funcionando bastante bien. Ahora, aquí viene un asunto, voy a reiniciar este proceso en la etapa de agendar, la tarea de agendar, imagínate que apenas estamos agendando, aquí viene un asunto, yo le estoy diciendo cuándo va a ser el servicio, si es el 7 de febrero, pues no tiene sentido que se venza. Si hoy es 2 de febrero que estoy grabando este vídeo no tiene sentido que se venza el día 4 porque me están solicitando servicio para el 7 de febrero. Si yo le estoy poniendo una fecha de inicio al servicio, pues el vencimiento se tiene que sumar a partir de esa fecha, no de cuando inicie el proceso. ¿Coincides conmigo? Vamos a hacer una pequeña corrección a nuestro proceso, ya para que esté al 100 como debe ser. Cuando calculemos los deadlines, el vencimiento ya no va a ser respecto a la fecha de inicio, va a ser respecto a la fecha y hora del servicio, a la fecha y hora que lo agendamos y así todas. El vencimiento de dos días ya no se calcula respecto al inicio de este proceso, es respecto a la fecha y hora que agendamos el servicio. Todos los voy a hacer así. Obviamente esa fecha y hora del servicio pueda ponerse como en este momento, pero si yo la pongo para el futuro, el vencimiento debe estar para el futuro considerando ese día. Si yo le puse mira, lo vas a iniciar mañana y tienes dos días de vencimiento, pues bueno, además de que mañana inicias el servicio, tienes dos días de vencimiento porque es prioridad alta. Ejemplo Y listo, le doy publicar. Vamos a hacer el ejemplo. Aquí estamos en. Yo lo estoy poniendo el 7 de febrero a las 12, ese es el día del servicio y es prioridad alta. ¿Eso qué significa? Que se tiene que vencer el 9. OK, le voy a dar terminar. Ya lo agendé aquí, de hecho me está pidiendo que lo confirme el 6 de febrero, o sea, un día antes. Esto es una configuración que yo ya había hecho en este proceso. La vamos a ver rápidamente aquí. Confirmar servicio con cliente. Puedes ver que se inicia un día natural antes de la fecha y hora del servicio. Y bueno, ya está. Confirmar servicio con cliente. Suponte que ya lo confirmé. Sí, ya está confirmado y fíjate la ejecución del servicio, a pesar de que se inició ahorita, porque yo lo le fui picando y se fue, y se inició instantáneamente, el vencimiento es hasta el 9 de febrero. ¿Por qué? Porque es dos días después de la fecha y hora que yo agendé. ¿Por qué? Porque es prioridad alta. Y con esto controlas prioridades, controlas tiempos. En cuanto esa tarea se venza, va a aparecer en rojo y te va a aparecer en tus reportes como una tarea vencida de alguien de tu equipo. Gózalo, disfrútalo. Este caso estoy seguro que te va a funcionar de maravilla para que controles las prioridades y los tiempos en tus procesos de servicio y nos vemos el siguiente viernes de procesos. Hasta la próxima.