Servicios / mantenimientos a equipos

¿Qué día es hoy? Hoy es viernes de procesos y es para mí un placer estar contándote un nuevo caso semanal sobre cómo sacarle más jugo a tus procesos. Ahora, te tengo un caso muy interesante el día de hoy y voy a entrar directo porque es algo un tanto divertido. Y esto es un caso sobre cómo generar órdenes de mantenimiento a equipos. Si tú eres una empresa que hace mantenimientos a equipos, ya sea impresoras, sistemas GPS, no sé, cámaras de seguridad, etc. Que tú vayas a hacer un reporte de mantenimiento por cada equipo que estás revisando, audio, etc. Pues bueno, esto es para ti. Vamos a estar haciendo no solamente un proceso de servicio, sino un proceso de reporte individual para los equipos, que es algo muy práctico y que te va a servir. Ahora, lo voy a empezar de cero, lo voy a hacer 100% de cero, así que me voy a ir un tanto velozmente para hacer el proceso. Ya sabes que todo lo que voy a hacer aquí lo podrás descargar dando clic aquí abajo te voy a dejar el link y además lo voy a enseñar a usar, que es la parte más divertida e interesante. Así que bueno, vamos a empezar. Para esto tengo que tener una muy buena base, no puedo tener un buen proceso si no tengo una buena estructura de datos, bases de datos. Entonces, bueno, para esto voy a tener primero una base de datos de clientes, voy a tener otra base de datos de sucursales o de proyectos, le voy a poner y voy a tener otra de tickets de servicio, así lo voy a manejar. ¿Por qué? Tres Una, guarda los datos de cada cliente, pero estamos de acuerdo que a un cliente le puedes hacer muchos proyectos, o sea, un cliente puede tener muchas sucursales. Entonces los clientes almacenan la información del cliente en sí mismo. ¿Qué información? Pues bueno, a lo mejor su nombre comercial, te va a ser un texto también su razón social, para los que estén en México esto nos sirve muchísimo, hay temas de facturación, es un texto también, no sé, su el contacto, el nombre de contacto, su teléfono puede ser, Etcétera. Un montón de cosas que puede tener el cliente, su acta constitutiva, su constancia fiscal si estás en México, etc. La parte más importante es que el nombre comercial debe ser nuestra llave principal. Aquí se va a guardar todo lo que tenga que ver con el cliente, lo que no cambie. Si un cliente te vuelve a pedir un servicio, pues bueno, estos son sus mismos datos, no cambian, los tenemos ya capturados. Ahora vienen las sucursales o proyectos. ¿Estás de acuerdo que un cliente puede tener muchas sucursales? Entonces, ¿Qué información depende de la sucursal? ¿Pues realmente lo que tiene que ver más con el lugar, como la dirección, dónde es esa sucursal? Dirección, esto yo lo voy a poner como una ubicación, dirección, ubicación lo podemos guardar en Gist como una ubicación tal cual, yo le voy a poner un título, un nombre de la sucursal o nombre del proyecto, subtexto, y este nombre sucursal es la llave principal, nombre de sucursal, lo vamos a mover para acá y ya está. ¿Qué más tiene un proyecto o una sucursal? Pues bueno, también puede tener un contacto, un contacto directo de la sucursal, es decir, una persona con la que en ese lugar tienes que tener contacto, es un texto y vamos a poner un teléfono, que es teléfono del contacto de la sucursal, etc. ¿No? Puedes tú poner un montón de campos y no pasa nada. Ahora, lo importante aquí es que toda sucursal tiene una vinculación a un cliente, toda sucursal le pertenece a un cliente, Entonces, para eso haremos una vinculación aquí y le diremos, mira, un registro de clientes tiene muchas sucursales, o sea, un cliente puede tener muchas sucursales o proyectos. Listo, nos vincula aquí los clientes. Bien, ya tenemos nuestros datos del cliente, que es todo lo que tiene que ver con la empresa o la persona que nos está comprando, su domicilio fiscal, donde le facturamos, etcétera. Lo que no cambie respecto de si le hago más servicios o tiene más sucursales. Las sucursales es donde guardo lo que tiene que ver con las ubicaciones o los proyectos, dónde es básicamente, dónde es, cómo identifico qué lugar es y con quién me dirijo cuando vaya a ese lugar. Y tenemos otra que es tickets de servicio. ¿Y por qué tenemos otra? Porque en tickets de servicio vamos a guardar qué información se le hizo específicamente hablando del servicio. ¿Estás de acuerdo conmigo que un cliente puede tener muchas sucursales y una sucursal? A una misma sucursal le puedes hacer varios servicios, tres servicios al año, lo que sea. Entonces vamos a guardar todo lo que tenga que ver con el expediente del servicio en tickets de servicio. Para empezar, nuestro ticket de servicio va a tener un costo o un monto, le voy a poner costo del servicio, esto va a ser una moneda ¿Qué otra cosa? Pues a lo mejor una descripción, descripción del servicio como los requerimientos, eso va a ser un texto. ¿Qué otra cosa tiene un servicio? Pues bueno, también tiene una, Le voy a poner un tipo de servicio, a lo mejor puedes poner una lista de opciones y lo usamos como mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, reparación, no sé, tú aquí usas los que quieras, ampliación, revisión, etcétera. Incluso voy a hacer que se puedan agregar más valores y lo agregamos. Ahora la llave principal, está bien que sea el folio, porque normalmente los tickets de servicio los ubicamos por folio y aquí yo le voy a decir que empiece a partir del 1 y listo. Ahora, todo ticket de servicio está vinculado a dos cosas, a una sucursal, porque una sucursal puede tener muchos servicios, le puedes hacer muchos servicios a una sucursal y también a un cliente, las dos cosas, a qué sucursal y a qué cliente y esto son vinculaciones, no son como tal columnas, son vinculaciones de cómo funciona, perdón, vinculaciones de cómo es de una base de datos con otra. Listo, pues bueno, ya tenemos nuestra buena base que son bases de datos. Ahora sí nos vamos a los procesos y es donde vamos a crear un proceso en blanco, le llamaré servicio o mantenimiento. Vamos a configurar y empezamos a estipular donde se va a guardar la información en los campos de formulario. Voy a crear un nuevo campo de mi base de datos, voy a importar una fila, a esto le llamaré cliente en singular cliente porque viene de la base de datos de clientes, yo tomo una fila, solo uno y es un cliente. Y también vamos a importar de nuestra fila de base de datos un proyecto, una sucursal, sucursal o proyecto, ya está, y también otra fila de base de datos que es el ticket de servicio, ticket en singular, porque esto proviene de los tickets en plural, sólo agarro una fila, un ticket y listo, tenemos nuestros datos ya donde se va a guardar todo y ahora sí empecemos. Vamos a darle clic en inicio y editaremos este servicio. ¿Para fines prácticos solo lo voy a hacer, o bueno, no vamos a apreciarnos, vamos a ponernos aquí más interesantes, vamos a hacer que se inicie de dos formas, OK? ¿Vamos a hacer que se pueda iniciar manualmente, que es este que está por aquí y también por medio de un formulario, quiero que tengas todo aquí ya listo para que lo descargues y lo utilices, OK? Entonces, bueno, ¿Cómo funciona esto? ¿En el disparador manual nos vamos a enfocar primero voy a solicitar ciertos campos, correcto? Primero como evidencia tienes que decirme a qué cliente le estás haciendo servicio. Voy a poner opcional la red social, el contacto y teléfono del cliente los voy a dejar pendientes más bien. Sí pensémoslo así, el contacto más bien solicitó el contacto de la sucursal, es más, pido los dos por si les llueve contacto y teléfono les voy a dejar opciones. Lo importante aquí es el nombre de la sucursal, tiene que ser obligatorio para que ya de ahí el contacto directo, todo este asunto. La dirección de la sucursal también tiene que ser obligatoria, si no, no sabemos a dónde ir. Y ahora sí viene el tema del servicio. Primero, ¿Qué servicio nos están pidiendo? ¿Descripción del servicio y qué tipo de servicio es? Estas ambas obligatorias y listo, con esto ya podemos iniciar manualmente. ¿Quieres ver cómo se ve? Pues bueno, para esto tengo que importar una tarea aunque sea ahorita empezamos con todo esto, conectarla para que me deje publicar e iniciar. ¿Si me voy a procesos, le doy iniciar, me deja manualmente que es el disparador manual y aquí ya tengo 100% los datos que yo le estoy pidiendo sobre el cliente, sobre la sucursal, sobre el ticket de servicio y así se vería, OK? Listo, ese es nuestro inicio, nuestro inicio manual. Ahora también voy a hacer un inicio por medio del formulario, voy a poner aquí nueva solicitud y aquí vamos a poner, vamos a configurarlo 100% solicita, solicita un servicio esto lo va a ver el cliente, incluso lo va a poner grandote en Tipografía 24 con letra de tipo tajoma, negrita y en otro color en en gris. Listo, vamos a subir nuestro logo aquí yo tengo un logotipo X que tiene un panel solar por ahí voy a subir un fondo, que también tengo un fondo por aquí que se ve así. Voy a ponerle un icono a la pestañita que tengo un icono por ahí, lo voy a cambiar, no es mi formulario, le voy a poner solicita un servicio. Puedo personalizar la pestaña como se va a ver Descripción, cuéntanos qué servicio requieres. Y con gusto te atenderemos a la brevedad. Lo voy a poner un poquito más grande, Tajoma también se hace gala. Listo. Y como puedes ver, ahora vamos a configurar los campos de formulario. Ojo, es aquí un hack que te paso cuando pedimos datos a los clientes directo por medio de un link, como en este caso, si se fijan, ya me generó un link al cliente, yo le voy a pasar este link y le va a solicitar esos datos que yo le voy a pedir aquí. Pero yo no le quiero pedir datos de mi base de datos, no le quiero decir, mira, dame el nombre comercial de un cliente de mi base de datos, porque para empezar no quiero que vea mi base de datos. Y para seguir, si él escribe un nombre comercial con un espacio diferente al que tenía registrado antes, Gist va a decir es diferente y va a registrar un nuevo cliente y no quiero que me estén metiendo registros basura a mis bases de datos. ¿Qué voy a hacer? No le voy a pedir datos de mis bases de datos, los voy a poder poner como campos normales. Por ejemplo, voy a poner un texto que sea una describe en qué. En qué te podemos ayudar, la descripción del servicio, se lo voy a pedir y listo. Ahora, ¿Qué otra cosa? Pues bueno, nos tiene que dar un texto que es su nombre, le voy a poner nombre, ya está, nombre. Luego un teléfono que es teléfono, incluso le voy a poner aquí entre paréntesis con WhatsApp, porque nosotros operamos mucho con WhatsApp, entonces bueno, quiero de un teléfono que tenga WhatsApp, ejemplo, es mi ejemplo, texto, voy a poner ahora su email, dame tu email. El email es opcional, entonces y así, ¿No? Incluso algo que me gusta mucho usar son los archivos como imágenes, imágenes de referencia, no sé, a lo mejor me está mandando una reparación y que el cliente pueda subirme algo y describirme más. Listo, estos son campos que yo le voy a pedir al cliente, pero que no se van a meter a mi base de datos. ¿Por qué? Porque no quiero que me llene de basura mi base de datos, que me llegue lo que me registró el cliente, así íntegro bien crudo le digo yo y ya yo decido qué pasó a mi base de datos. ¿Eso cómo lo hacemos? Bueno, tenemos que tener una tarea que sea como una especie de recepción, recepción de solicitud, que te llegue la solicitud a lo mejor con una prioridad alta, ponle tú listo y que a esta persona, no sé que le llegue siempre a David. En mi caso yo pondré a David y a quien inició el proceso David y ya está. Entonces esta recepción de solicitud me debe permitir ver lo que escribió el cliente si es que lo llenó por medio de un formulario, o sea todo lo que llenó en el formulario por cambio de consulta y yo tengo que llenar lo que tenga que ver con mi base de datos, paso yo lo que me interese conservar en mi base de datos, nombre del cliente, todo esto, la dirección y eso, de hecho debería obligarme, como habíamos dicho al inicio siempre tiene que estar esto obligatorio, teléfono del contacto de la sucursal, etc. ¿La descripción del servicio es obligatoria como vimos al inicio y también el tipo de servicio en mi caso y el costo todavía no sabemos, lo voy a poner opcional por si ya lo sabes y ya está, OK? Entonces de esta manera ya vamos avanzando, vamos a probarlo, ¿Te parece? ¿Voy a publicar y tengo dos formas de iniciarlo, una es dándole clic en iniciar, lleno los datos, lo voy a poner aquí, prueba manual 1, le voy a poner nombre comercial, todo lo que me obliga lo voy a llenar, ubicación, podrías buscar el domicilio tal cual, descripción que quiere de servicio, a lo mejor es un correctivo, no sé inicia y el primer paso que es recepción de solicitud, como bien lo dice el flujo muy simple, pues bueno, nos muestra lo que hubiera llenado el cliente si es que llenó un formulario, en este caso fue un inicio manual, por eso está vacío, yo lo inicié manualmente y lo llené directamente en mi base de datos desde el inicio, OK? Y por eso aquí todo esto ya está llenado, nomás tengo que terminar y avanza. ¿En el caso de un formulario, cómo se vería? Vamos a configurar y aquí al inicio vamos a la solicitud del servicio y este link es el Bueno, me voy a ir para esto a una nueva pestaña y aquí vas a ver que tengo precisamente el link, se personaliza todo, solicita un servicio con el icono que yo le puse, logo, tipografía, texto, todo lo que yo configuré, descríbenos, ah mira este quiero que me ayudes en esto, mi nombre es David Castellanos, mi teléfono es tal, mi email es tal y a lo mejor subo una imagen de referencia, es opcional pero yo la quiero subir, aquí está, el cliente lo envía, listo, gracias por llenar, súper bien, maravilloso, ya lo llenó. Así es como funcionaría, los clientes podrían estar haciendo solicitudes en un formulario. Y fíjate, menos cinco minutos, ya lo creamos, ya tienes un link, pásale este link a tus clientes y no necesitas ni que te llamen, ni que te manden mensajes, ni que te manden WhatsApp. Ya tienes un portal donde te pueden reportar sus servicios. Te paso un hack, un pequeño hack aquí. Cuando ellos envíen el formulario, puedes redireccionarlos a tu página web. Fíjate, voy a poner aquí la página web de Gist, voy a publicar y si yo vuelvo a mandar otra solicitud, le voy a poner aquí cualquier texto para que me deje indisando y lo envío en automático. Perdón, tenía que refrescar, una disculpa. Voy a enviar otro nuevamente envío y en automático GIS. Ah, ya lo enviaste, perfecto. Ahora te redirecciono al sitio que tú me dijiste. En este caso yo puse el sitio de Gist y ya lo tenemos aquí. Entonces, bueno, de esta forma es como podemos ya tener la solicitud. De hecho, si me voy a mis pendientes, ya tengo cuatro. La que llene manualmente, que es la que ya te expliqué, la solicitud que llene. En serio, de que quiero que me ayudes en esto. David Castellanos, el teléfono aquí está, mira todo lo que me llenó. Cuando está llenado, lo de la izquierda significa que proviene de un formulario y es aquí donde podemos cambiarle el nombre. Normalmente se llena como una nueva solicitud. Yo le puedo decir, ah, cámbiame el nombre, no, quiero que sea una nueva solicitud, es David Castellanos y quiero un mantenimiento preventivo. Listo. Cuando yo me salga, siempre va a estar ya llenado el título de mi seguimiento. Llené otras dos de prueba, ¿Te acuerdas? Una porque no me refrescó y otra que ya fue la que me refrescó. En mi caso voy a. Ya iniciaron, de esa manera arrancan y lo quería explicar súper a detalle porque sé que le puede servir a muchos. Entonces, bueno, ahora sí continuamos con el mapeo de nuestro proceso, que hay mucho que hacer. Este caso te va a encantar. OK, listo, ya recibí mi solicitud. Hasta este punto, simplemente lo que habría que hacer es hacer toda la gestión para atender ese servicio. Voy a tomar un ejemplo muy simple, no me voy a complicar. ¿Aquí recibes la solicitud, agendas el servicio, haces el servicio, cobras el servicio, así de simple después de recibir la solicitud el siguiente paso que sería es agendar servicio agendar servicio y aquí voy a poner a cualquier persona después de hecho tú deberías hacer esto cuando descargues la plantilla asignar los encargados correctos oye quién quieres que sea? ¿Porque tú vas a tener otros usuarios en tu empresa de hecho eso lo controlas aquí y mis empresas, mis empresas llenas aquí agregas nuevos integrantes, todo uno bueno tú controlas eso de los encargados entonces bueno vamos a agendar el servicio y aquí en agendar servicio yo ya no necesito ver lo que escribió el cliente porque yo ya tengo todo llenado en mi base de datos y está todos mis datos? ¿OK? Ahora algo que debes saber es cuando te llenan un formulario como este tú dices, ah mira esta es la descripción pues bueno la descripción la tengo que pasar acá oye esto es lo que me llenó, este es el cliente, yo ya tenía un cliente registrado es este, lo seleccionas o si no lo tenías es nuevo y lo capturas aquí está su teléfono, aquí está su email su email lo vamos a poner de hecho ni me lo pregunta, bueno no pasa nada vamos a agregarlo como un campo extra esto lo voy a agregar.