Si no te ajusta el tiempo, debes ver este vídeo

Si no te ajusta el tiempo, este vídeo es para ti. Hola, soy David Castellanos de Gist y bienvenido a Secretos de Procesos. Y si en nuestro día a día nos sentimos saturados, nos sentimos abrumados y que no nos ajusta el tiempo, imagínate, tienes ocho horas de estar trabajando y sales de la oficina y resulta que hay un montón de objetivos, de cosas que querías sacar que no sacaste y dices, es que por qué de veras es que es tanto lo que tengo que hacer que estoy rebasado, que puede ser, o hay algún, hay algún tiempo de mi día que se está desperdiciando en tonterías. Bueno, hay muchas, muchas cosas que pueden estar pasando ahí, pero te paso unos hacks que he descubierto y que le han servido a muchos otros empresarios para ser más productivos en su día a día. Número uno, el manejo del calendario es clave. Pero no sólo el manejo del calendario en cuanto a que, OK, bloqueas tiempos para lograr cosas, sino ese calendario que tú tienes estipulado de ah, tengo que hacer esto, tengo que hacer esto, tengo que hacer esto, tengo que hacer esto por fechas. No solamente es tenerlo calendarizado, sino que debe de haber margen en cada día debe de haber un hueco para que siempre van a brincar cosas. Entonces para que esas cosas que brinquen no brinquen cuando tú estés queriendo hacer otra cosa. Porque la mayor frustración viene cuando en el día a día estás queriendo trabajar en algo, queriendo concentrarte en una cosa y brincan cosas, salen cosas, urgencias, clientes que te están llamando, etcétera, que te sacan de tu plan y eso obviamente implica tiempo y ese tiempo se va, se va, se va, se va, nunca va a regresar. Y el tiempo que tenías destinado para lograr esas otras cosas que tú estabas haciendo, no sé, quiero aventajar una nueva oferta, quiero hacer una nueva estrategia, estoy haciendo una cotización a un cliente, etc. Son cosas que estás haciendo y que tienes planeadas para hacer en tu día porque llenaste tu calendario. Pero si no dejas un margen, las cosas que vayan brincando en tu día a día, pues van a caer en medio de cosas que tú planeaste, entonces se van a traslapar. Y eso es lo que genera el estrés y de sentir no estoy dando los resultados que quiero, no estoy cumpliendo los objetivos que tengo en mente. Y bueno, aquí viene uno de los mayores hacks que he descubierto de David Allen, el autor de Getting Things Done, es un muy buen libro para organízate con eficacia, se llama en español Primero para salir como de este ciclo, primero tienes que dedicarle dos días, de hecho esto lo dice así en un fin de semana que sean dos días para reorganizar todo, o sea para salir de esta saturación a lo cual yo llamé la depuración, hacer primero una depuración. Ya que hiciste esa depuración se linealiza tu calendario, tu flujo de actividades, pero eso no solamente es de puro y ya estoy bien tranquilo, no, eso conlleva un cambio de hábitos, un cambio de hábitos en cuanto a cómo calendarizas tus cosas, a quién le dices que sí, a quién le dices que no, muy importante, no puedes calendarizar todo, cosas que tienes que dejar de lado, decir sabes que esto no puedo y eso también te hace más dueño de tu tiempo, el decir que no. Nos gusta a todos decir que no, de hecho este es ya sobre ventas, pero en ventas cuando alguien le formulas la pregunta de tal suerte que te que te responda que sí diciendo no, por oye, ¿Tú tendrías inconveniente en que vayamos a cenar en tal restaurante? No, Ah OK, pues vamos. No significa que te esté diciendo que quiere ir, significa que no tiene problema al no ir, digo al ir. Entonces bueno, digo ya esto es psicología, pero nos encanta decir no, Entonces cuando le decimos que no a ciertas cosas en nuestro calendario somos más dueños de nuestro tiempo. Pero aquí es algo curioso porque nos encanta decir que no en cuanto a decisiones de compra y demás, pero no sabemos decir que no en cuanto a llenar nuestro calendario, por lo menos eso me pasaba a mí y eso sé que le pasa a muchas otras personas. Hay clientes que llegan a los cuales no sabemos decirles que no y nos van a estar drenando energía innecesariamente, hay posibles aliados que que nos están buscando y demás y no sabemos decirles que no y eso nos roba energía. No solamente es depurar lo que tenemos para llegar a un flujo lineal de actividades y calendario, sino necesitamos cambiar nuestros hábitos de decisión, o sea, decir que si ponemos y que no. ¿Y ahora cómo vamos a saber a quién decimos que sí, a quién decimos que no o a qué cosas si incluimos en nuestro calendario y en nuestra lista de pendientes de acuerdo a una estrategia? Esto no me canso de decirlo De nada sirve tener buena organización si no estás llegando a ningún lado. Puede ser máster del tiempo, puede ser un excelente gestionador de tus actividades y de tu calendario, pero si esas actividades y ese calendario no te están llevando a generar los resultados que quieres, hay algo mal ahí y se tiene que corregir, Claro está. Ahora, ¿Cómo se corrige? Pues bueno, ahí el tema es que cuando el calendario de actividades y la lista de pendientes no te están llevando a lograr los objetivos es porque no están alineados con la estrategia. A fin de cuentas, las metas que quieres lograr. Digámoslo así, tú estipulas una meta y dices quiero lograr esto para tal fecha y puede ser tan burdo como quiero haber vendido tanto, quiero haber dado cierto paso en mi negocio, haber delegado tal cosa, etc. Ponerle fechas, porque si no ponemos fechas las cosas no se dan. De hecho, esto me recuerda a cuando estábamos en la universidad y te decían oye, pues vamos a hacer un proyecto, OK, perfecto, va a ser así, así lo primerito que preguntábamos, lo primerito que preguntábamos cuando el profesor dejaba de hablar era ¿Y para cuando? ¿Por qué? ¿Porque somos seres temporales, por lo menos en la vida física, entonces no es como que vivamos en un tiempo eterno, entonces necesitamos como que cuadrarlo en un momento de nuestra historia y decir, OK, este proyecto va a ser tal día, tal día, OK, perfecto, mides las cosas y todo esto y bueno, regularmente se pregunta cuándo se tiene que entregar? Porque ese día menos uno es el día que voy a empezar a hacerlo y más en México, así que bueno, pasa. Pero esto es real, o sea, a fin de cuentas, cuando no le ponemos una fecha, no va a pasar. Entonces nuestras metas deben estar calendarizadas. Ahora, tiene que ser de alguna manera realistas. Vuelvo a lo que te decía al inicio, he descubierto que si no dejas huecos intencionales, o sea, casi casi calendarizar huecos en tu calendario, valga la redundancia, no vas a tener tiempo para los fuegos que brinquen, para las cosas que salgan de lo planeado. Y siempre va a haber, obviamente, entre mejor estructuras tus procesos, y si lo haces con GIST aún mejor, entre mejores estructuras tus procesos, menos fuegos va a haber que apagar porque vas a tener más delegadas las cosas y mucho más fluidas para el equipo, pero aún así van a brincar cosas, aún así van a salirse de lo que tienen que salirse. Pero aquí vienen dos cosas. Número uno, cuando delegas y automatizas algo, la capacidad, bueno, delegas no sólo la actividad, sino el rol completo. Y tienes que dejarle que si brincan fuegos de su responsabilidad, de su rol, los responda esa persona, porque así genera más capacidad de recepción a nuevos roles y eso te libera a ti realmente, bueno, número uno. Y número dos, cuando tú estás en el día a día y automatizas un seguimiento, OK, va a fluir muy rápido, cada quien va a saber qué tiene que hacer. Y esto, si lo haces en un proceso en Gist, va a ser excelente y no se te va a perder nada. Vas a tener controlado y todo el asunto. ¿OK? Pero ¿Qué pasa cuando ya está corriendo ese proceso, aún así pueden brincar cosas? Y si no destinas tiempos para atender esas posibles cosas. David Allen recomienda entre el 10 y el 20 por ciento. Yo siempre me tiendo hacia el 20 por ciento de tener de margen, sobre todo al inicio, cuando estás depurando tu flujo de trabajo, calendarizando nuevas cosas y demás. Entonces, aquí es clave, digámoslo así, varias cosas. Número uno, hacer una depuración. A lo que tengas que decirle que no, dile que no. A lo que tengas que decirle que sí, dile que sí. Después de esa depuración, calendarizas desde dos lista de pendientes y calendario. En el calendario dejas tiempo de colchón, digámoslo así, para que si brincan cosas, tengas un tiempo donde atenderlo y no te saque de tus metas. Pero ese calendario tiene que estar alineado a tu estrategia. Y esa estrategia es qué resultado o resultados quieres lograr en el mediano o largo plazo. Y ya que estés bien visualizando esos resultados, tienes que ver cómo los vas a lograr. Qué pendientes, qué actividades, eso cómo se aterrizan tareas para ti, para tu equipo. Y más importante aún, que tareas en procesos. Oye, si quiero vender más y estoy viendo que este proceso de venta me está funcionando, tengo que echarle más leña al fuego, tengo que crecerlo. Y para crecerlo y hacerlo más en grande, tengo que tener la capacidad de procesamiento de leads, de clientes, de llamadas, etcétera. Tengo que tener un buen proceso. Entonces, estipulas el proceso, pones calendarizadas reuniones, actividades para darle seguimiento ese proceso y lo llevas hacia que se alinee hacia esa meta, con una fecha, con un deadline. Y bueno, son este tipo de tips los que hacen que realmente logremos cosas, porque si nos ponemos a pensar, yo no escuchado una persona por lo menos a un líder de empresa que diga tengo mucho tiempo, No, sí, hoy si tengo tiempo. A ver, no es como que tengamos tiempo, si tenemos el tiempo es un falso paradigma, si tenemos tiempo. El tema es que a nadie nos sobra el tiempo, siempre lo vamos a llenar con algo, facturamos 10 pesos o facturamos un millón de dólares, vamos a llenar nuestro calendario con algo, pues mejor que esté lleno, pero que facturemos lo más que podamos, que logremos los resultados que más que podamos. Y la manera en la que ese estar lleno en tu calendario te puede llevar a lograr lo que tú quieres es alineando los intereses de tus deadlines y de tus pendientes. Así que bueno, te dejo todos estos hacks, estoy seguro que te van a servir y si te gustaron, sígueme más en Secretos de Procesos, estoy ayudando a las empresas pequeñas y medianas de mayoreo, de instalaciones y de otros giros a que sean mucho más productivas, que nunca vendan más, tengan mejores clientes y recurrencia, etc. Así que sígueme en mi canal y activa las notificaciones para que te notifique cuando subí nueva información y nos vemos en el siguiente Secretos de Procesos. Hasta la próxima.