Subflujos conecta procesos y haz procesos cíclicos

Hola, ¿Qué tal? Aquí David de Gist y bienvenido a otro vídeo tutorial donde te voy a explicar cómo utilizar los subflujos para conectar procesos, número uno y para hacer seguimientos cíclicos, número dos. Bueno, vamos allá. Tal cual. Imagínate que yo quiero conectar un proceso de venta con un proceso de ejecución de proyecto, Conectarlos tal cual, que cuando se termine la venta del proyecto me dispare el proceso de ejecución. Para eso yo me voy a ir a crear un proceso. Yo estoy suponiendo que tú ya tienes un proceso de venta de proyecto que yo voy apenas a descargar aquí. Vamos a instalar, me dice, mira, se te va a instalar un proceso de venta de proyecto y una base de datos de contactos y otra de proyectos. Excelente, lo instalo, ya está, ya lo tengo ahí. Ahora voy a crear otro proceso que sea la ejecución del proyecto o la instalación, que creo que aquí lo tenemos. Aquí está, instalación. Vamos a instalar aquí nada más una pauta importante, yo no quiero que me instale otra vez bases de datos de clientes ni de instalaciones. Vamos a darle en configuración avanzada y le diremos, mira, yo ya tengo una base de datos, tú vas a descargar una de clientes, yo ya la tengo, se llama contactos para mí y de instalaciones yo ya la tengo, se llama proyectos y nada más los empatamos, le decimos, mira, el nombre del cliente, si, créame la columna, el teléfono ya lo tengo, el nombre del contacto ya lo tengo, la constancia de situación no la tengo, créame la columna y luego el proyecto, ya tengo el nombre del proyecto, ubicación, de hecho hasta aquí ya me las detectó que me las va a pasar. Aquí lo que estoy haciendo es empatar, me está intentando descargar una base de datos, pero yo le digo, no, no me la descargues, yo ya la tengo. Y las vamos a empalmar para que encajen las columnas y las pueda utilizar las mismas bases de datos que yo ya tengo en diferentes procesos, en este caso en la instalación. Entonces, bueno, vamos a instalar. El sistema a instalar son los requerimientos del proyecto, etcétera. Hay un montón de cosas aquí que seguramente las voy a tener que crear como nuevas columnas y ya está, nomás le doy instalar, habiendo empatado las que ya me importaba, nombre de proyecto, ubicación, requerimientos y demás, instalar. Listo. Puedes ver que tengo ya un proceso de instalación y no se me instalaron nuevas bases de datos, se me quedaron solo las dos que yo tenía, contactos y proyectos. Pero, y esa es la magia de la configuración avanzada, cuando instalas el proceso de instalación apunta a las mismas bases de datos, a la de proyectos y a la de contactos que yo ya tenía. Bueno, ese no es el objetivo de este tutorial, pero ya sirve que aprendiste algo nuevo de cómo instalar procesos reciclando bases de datos. Pero imagínate, hablando de subflujos, que yo lo que quiero hacer es conectar la venta con la instalación, es decir, que cuando se termine la venta, me dispare la instalación. Y para esto, básicamente me voy a la venta y digo, mira, cuando ya se haya ganado la venta, venta ganada, quiero que inmediatamente después me dispare la instalación. Ah, se puede perfectamente. Y para eso usaremos el sublux y listo. ¿Qué le vamos a decir? Mira, vas a disparar el proceso de instalación y listo. En cuanto se termine la tarea de venta ganada, se va a ir a Instalación. Ahora, aquí hay un punto muy importante, que es la información que ya registramos, que ya capturamos en la venta, no queremos volverla a capturar en la instalación porque pues ya la capturamos por algo, ya tenemos un cliente, ya tenemos un proyecto, etc. Queremos nada más que nos conserve esa información con. Entonces, ¿Cómo hacemos para que en este disparo se preserve cierta información? Pues bueno, le vamos a dar Editar a los subflujos o editar al subflujo. Y aquí nos dice, mira, tenemos tres opciones. En los subflujos podemos seleccionar campos que queramos que se conserven al disparar el subflujo. Por ejemplo, en este caso yo quiero que se conserve el cliente, que en el proceso de venta se llama cliente, en el proceso de instalación se llama contacto, al revés, creo que es al revés, en la instalación se llama cliente y aquí se llama Contacto, pero es el mismo. Y nada más quiero que lo pases Gist, o sea, yo ya lo tengo llenado. Y también a lo que en la instalación llamas el expediente de instalación, yo ya lo tengo, es el expediente de proyecto, así se llama en mi proceso de venta. Esto de si se compraron materiales y si se va a cobrar anticipo, no me interesa pasarlo porque son campos que me llenan en la instalación. Aquí te recomiendo que nada más pases lo que tenga que ver con las bases de datos. Si hay algún pequeño dato que tú quieras que se conserve de un proceso hacia otro, aquí tú lo puedes empatar y le mira, este campo se conserva y pasas el campo y ya está. En mi caso es simplemente hacer que se pase esta información. Esto tiene el objetivo, te digo, de que no tengas que volver a escribir la misma información en el proceso siguiente una vez que se dispare, en este caso, la instalación. Yo no quiero recapturar información. Bueno, ya vimos la pestaña 1 que es preservar campos. La número 2 es programar. Tú puedes programar el inicio del subflujo y decirle Gist, espérate tres días, tres días naturales después de que la venta inició, o sea, de que inició este proceso que es la venta que tenemos aquí, espérate tres días naturales y después ahora si inicias la instalación. Se puede, en mi caso no tiene mucho sentido porque quiero que sea instantáneo, entonces no lo voy a programar, pero ahorita veremos dónde si tiene sentido. Y luego también puedes pasar los chats, si tú tienes ciertos canales de chat en la venta y tienen ciertos canales de chat en la instalación, puedes empatarlos para que le digas, mira, el canal general es el mismo, lo que haya en el canal general del proceso de venta, pásalo, o sea, este canal general, pásalo a la instalación para que todos los mensajes se conserven y si alguien comenta en el chat general de instalación es lo mismo que si comentaran en el de venta, o sea, estás compartiendo los chats para que sea el mismo. ¿Ahora, si tú dices no, sabes qué? La gente que interviene en la venta, punto y aparte, ellos que intervengan cuando esté el proceso de venta y punto aparte, los que estén en la instalación, no pases los chats, o sea, que sean chats independientes. Pero si a ti te interesa que se conserve la información y es más, que las personas que participan en el proceso de instalación, si comentan algo, también se enteren los de venta, es aquí donde es importante que pases el chat para que estén notificados. Esto depende más de ti. En general nosotros recomendamos no pasarlo por fines de que cada proceso tenga su comunicación aislada, pero ya si tú quieres que se compartan los chats, puedes hacerlo. Excelente. Y de esta manera ya tenemos un subflujo funcionando al 100%. Aquí nada más es darle publicar y vamos a hacer la prueba, ¿Te parece? Lo que vamos a hacer es irnos a procesos, bueno, también tengo que publicar el proceso de instalación, esto es algo muy importante, el proceso de instalación debe estar publicado para que funcione correctamente cuando la venta lo inicie y listo, vamos a iniciar, vamos a hacer aquí una prueba 1 simplemente el proceso de venta me está pidiendo cierta información de mi contacto, teléfono, etcétera, voy a llenar aquí datos ficticios con fines prácticos, inicia, me deja la primera tarea que es prospección, vamos a decirle que nos vamos a ir a cotizar, después de cotizar me dice OK, voy a subir aquí un ejemplo, un documento que tengo por aquí, le pongo un monto al proyecto, termino y aquí en negociación le voy a decir que se ganó la venta, excelente, me dice mira, venta ganada, excelente, ya estamos aquí en el punto final de este proceso y es justo donde va a ser el disparo, después de que este proceso avance va a disparar la instalación, digo después de esta tarea al yo terminar la venta ganada, terminar va a disparar la instalación y fíjate, ya inició la primer tarea que es revisión de materiales en la instalación y puedes ver aquí que así funciona, revisión de materiales, ya inició el proceso y ya está dejando tareas ese proceso y listo, de hecho si me voy a los reportes puedes ver que ya no tengo una venta corriendo, esa venta ya está terminada, se agregó aquí el filtro de estatus terminado, la venta está terminada, la instalación está iniciada en cierta etapa y ya está, así funciona el disparo. Ahora vamos a ver si funciona el hecho de que me pasara cierta información, si yo me voy a la instalación y le doy clic a los campos de formulario puedes ver que mira aquí no me pasó la información, puede estar pasando algún detalle aquí, vamos a ver qué es lo que pasó, seguramente no lo configure bien o no estaba publicado correctamente, si estoy pasando bien la información, lo que vamos a hacer es volver a publicar para hacer la prueba y asegurarnos que está todo correcto, vamos a publicar nuevamente los dos procesos, lo que vamos a hacer es reiniciar la venta, vamos a la venta, la voy a reiniciar, te vas aquí, venta, aquí está terminada, vamos al flujo y la vamos a reiniciar en la venta ganada otra vez voy a mis pendientes, venta ganada, ah bueno y tengo que cancelar en reportes aquí instalación, vamos a cancelar esta instalación para que se detenga, listo, ahora sí me voy a pendientes, aquí está, venta ganada, vamos a darle otra vez terminar y listo, ya inició otra vez la revisión de materiales y me voy a reportes, instalación. Vamos a ver ahora sí los campos de esta instalación. Listo, ya se pasó bien, el proyecto ya está llenado, es el proyecto con folio 1 y el cliente también ya se pasó, es el cliente con folio 1 o el contacto con folio 1, listo, entonces para que esto funcione correctamente hay algo importante que debes tener en mente, que es lo que me pasó en este momento. Debes publicar primero la instalación y luego publicar la venta. Para fines prácticos haz lo que hice hace unos momentos, publiqué uno y otro y los volví a publicar uno y otro. Para eso tienes que hacer un pequeño cambio para que te detecte, digamos que si estuviera haciéndolo de cero sería así público el de venta, me voy a instalación, público en la instalación y lo vuelvo a hacer, me voy al de venta, hago un pequeño cambio en el flujo para que me deje publicar, público otra vez instalación, muevo un poquito y vuelvo a publicar y listo, con haberlos publicado a los dos veces ya estamos seguros que se va a pasar bien la información. Este es un tema de referencias en el sistema, seguramente cuando estés viendo este vídeo ya va a haber una forma más práctica de publicación de momento entonces lo hacemos así se pasa la información, así se dispara el proceso. Y ahora la pregunta interesante aquí es ¿Cómo le hacemos para hacer procesos cíclicos? Y es aquí donde también usamos los flujos para eso imagínate que haremos un proceso de seguimiento postventa, de hecho lo voy a hacer en blanco, seguimiento postventa, OK, este seguimiento postventa quiero que se esté disparando cada mes, cada dos meses se puede. ¿Qué hacemos? Primero hay que configurar el proceso normal, por ejemplo, dar seguimiento postventa, le voy a agregar una tarea por aquí, inicia dar seguimiento postventa y cuando estés dando seguimiento postventa necesitamos darle seguimiento a un cliente, entonces haremos aquí, perdón, aquí me voy más lento en la tarea le damos clic a los campos, creamos un nuevo campo de tipo fila importada de base de datos y le vamos a dar seguimiento a un cliente que viene de la base de datos de contactos y listo, cuando estemos dando seguimiento post venta pues tendremos aquí el contacto será obligatorio, teléfono su email, tus contactos, nombre del cliente, todo esto. De hecho, el nombre del cliente lo voy a poner arriba. Y aquí, pues básicamente hay que dar seguimiento postventa. ¿Incluso puedes aquí hacer condicionales como de que, oye, diste seguimiento post venta? ¿Y qué pasó? El cliente quiere un servicio, quiere esto. Para eso usaremos un campo de tipo lista de opciones. Te lo llamaré siguiente paso. Ah, pues el cliente quiere un. Un servicio. Voy a poner detonar servicio, todo bien, reagendar, agendar nueva postventa, etcétera, Lo que haya que hacer. Y este es un siguiente paso obligatorio. Pondremos como evidencia excelente. Con esto ellos dan su seguimiento, todo el asunto. Aquí pondremos una condición, digamos que es en general el proceso. Y vamos a conectar aquí con el siguiente paso, este condicional para que si se detona un servicio, pues nos vamos a Servicio y si, todo bien, agenda otra nueva postventa. Y es aquí donde vamos a usar esto de los subflujos. Cuando quieres hacer un seguimiento recurrente o cíclico, necesitas hacer lo Metes el subflujo en el proceso y le dices, mira, quiero que vuelvas a disparar el mismo proceso, seguimiento postventa. Y es aquí donde Gist hará lo siguiente. La primera vez lo inicias manualmente, inicia, hace todo su seguimiento, todo el asunto. Pero cuando llegues al subflujo, que en este caso será por aquí, cuando llegues al subflujo, se volverá a disparar, se volverá a ir al inicio. Digamos que esto como un ciclo. Y aquí le diremos, mira, queremos que nos preserve cierta información, como ya lo vimos, vamos a editar el subflujo y le vamos a decir que nos preserve el cliente el siguiente paso. No queremos que nos lo preserve. ¿Por qué? Porque cada vez que demos seguimiento, cada mes, cada dos meses, es precisamente que vamos a tener un diferente siguiente paso. Entonces no quiero que lo preserven, pero el cliente sí. El cliente si va a ser el mismo cada vuelta. Entonces ya está. Ahora hay un punto importante. Queremos hacerlo cada dos meses, cada mes, etcétera. Entonces, ¿Cómo le hacemos? Nos vamos a la tarea en sus campos y necesitamos hacer. Bueno, antes de irme a ese punto en el subflujo, necesitamos usar esta característica que te había dicho. Necesitamos programar su inicio, decirle, iníciate en 60 días. 60. 60 días a partir. 60 días naturales después del inicio. Eso significa que cada 60 días lo va a poder estar haciendo, aunque hay veces que ese día puede caer en día festivo, fin de semana, etc. Entonces aquí te voy a pasar una recomendación que es hacia donde iba. Puedes tú hacer que lo seleccionen, de hecho cuando estás dando seguimiento postventa, puedes pedirles un campo, por ejemplo de fecha, donde le digas oye, ¿Cuál es la siguiente fecha de seguimiento postventa? Y esta siguiente fecha se la preguntamos como obligatoria, ¿Para qué? Para que el seguimiento postventa al editarlo ya no se inicie 60 días naturales después, sino que se inicie 0 días o 0 minutos, o sea, justamente en ese momento que no le sume nada respecto a la fecha que te dijeron la siguiente fecha del campo que acabas de crear. Y de esta manera lo que yo seleccioné como fecha en la tarea va a ser la fecha que se inicia este subflujo. Vamos a hacer un ejemplo, ¿Te parece? Ya está listo, ya está terminado, vamos a publicar cambios. Lo que voy a hacer es irme a procesos, seguimiento postventa y vamos a ponerle aquí prueba de postventa 1 y me dice OK, hay que dar seguimiento postventa, de hecho ya puedes ver que aquí está la tarea. Aquí seleccionaremos un cliente que ya tengo por aquí el nombre de clientes, prueba 1, que ya lo tenía. El siguiente paso va a ser que todo bien, agendaremos una nueva postventa para que se vaya por aquí y la siguiente fecha de postventas ponte tú que sea el 31 de enero. Entonces yo le pongo terminar, se termina, ya no tengo tareas. Pero si me voy a reportes, puedes ver que hay dos seguimientos post venta, uno que ya está terminado, que fue el que acabo de hacer y otro que está por iniciar, es decir, ya se agendó. De hecho, si ves el terminado, el terminado te dice que ya avanzó todo el asunto el 28 de enero, que es justo cuando estoy grabando este vídeo. Y si te dice que todo bien, y como se fue por todo bien, ya está por iniciar el seguimiento postventa. Y este seguimiento postventa por iniciar es este que está acá, justamente porque ya es otro proceso. Y vemos aquí que se va a iniciar el 31 de enero, que fue la fecha que yo le puse. Y de esa manera, al llegar esa fecha es lo mismo, vuelves a agendar y es un ciclo, un ciclo infinito donde tú vas poniéndole nueva fecha, nueva fecha, nueva fecha, cuando se termine ese ciclo, depende tu configuración del proceso. Si yo hubiera hecho esto, si yo hubiera hecho esto, jamás se termina el ciclo. Pero si yo hubiera, si yo ahora que lo puse con la condicional, sí puede terminarse ese ciclo. ¿Cuándo? Cuando yo me vaya por. Por este camino, lo voy a reconectar como estaba aquí, sí puede terminarse el ciclo. Si yo le pongo que hay que detonar servicio, va a irse por aquí y se va a acabar el ciclo. Pero si siempre me estoy yendo por todo, bien, agendar, va a haber un ciclo. Ahora, una pregunta que me hacen mucho, oye, ¿Los subflujos siempre tienen que estar al final como aquí, que simplemente es el paso final del proceso y ya nada sigue, o también pueden hacerse este tipo de cosas después de que se termine el subflujo, que sigan más pasos? Pues déjame decirte que sí se puede y de hecho este es un proceso que tengo por aquí de ticket de servicio, donde por ejemplo las compras o los reportes de visita pueden. Pueden ejecutarse de esta manera. Tienes una tarea, se ejecuta el proceso y una vez que se termina todo este proceso, regresa al papá, digámoslo así, o regresa a este proceso para seguir avanzando con las demás tareas. A fin de cuentas es un nodo. Entonces en cuanto se termine todo lo que hay aquí dentro, que esto es un proceso en sí mismo, en cuanto se termine, va a avanzar hacia acá. Entonces sí se puede totalmente y funciona de maravilla. ¿OK? Y listo, estos son subflujos, gózalos, son una maravilla porque puedes conectar procesos con otros cíclicos y demás. Y si te gustó este video, dale like, suscríbete al canal, escribe tus comentarios aquí abajo si tienes dudas adicionales y nos vemos en el siguiente tutorial de GIST. Hasta la próxima.