Video tutorial en español que explica cómo usar campos de selección de usuarios (en base de datos y en formularios) para asignar dinámicamente los encargados de tareas dentro de un flujo de trabajo. Cubre configuración del campo, filtros por usuario y por rol, valor por defecto en campos de formulario y el paso de datos entre proceso principal y subproceso para mantener la asignación de responsables.
Hola y bienvenidos a este video tutorial en el que les mostraremos cómo el campo de asignación de usuarios nos puede ayudar a variabilizar a los encargados de las tareas. Muy bien, para eso les voy a mostrar en esta que es la plantilla premium de ventas este detalle cuando nosotros seleccionamos una tarea y le damos en editar nos dice quién es el encargado de esta tarea y este encargado generalmente puede tener dos formas, ya sea un encargado directo, es decir uno de los usuarios de Gist, hacer que siempre le llegue a esa persona esta tarea o que es el objetivo de este vídeo, un campo de selección de usuarios. ¿Ahora en este caso estamos con este campo que es de vendedor asesor que viene de la base de datos expediente de proyecto, OK, pero cómo sabemos a quién le va a llegar esa tarea? Pues bueno, eso se asigna desde el nodo de inicio, lo puedes poner en cualquier nodo pero en este caso está en el de inicio aquí como puedes ver está el campo que es obligatorio para seleccionar al vendedor o asesor. Vamos a hacer una prueba, vamos aquí, seleccionamos iniciar en venta directa y ya nos está diciendo oye dame el nombre del proyecto, vamos a ponerle proyecto 1, vendedor o asesor aquí nos muestra tres opciones, Juan, José y Carlos, OK, vamos en este caso elegir a Carlos, nuestro cliente vamos a decir que es Bimbo y nos atiende Juan Bimbo que es nuestro contacto de la empresa si lo nombramos, OK, vamos a iniciar este proceso y como pueden ver a mí no me está llegando ninguna actividad, bueno ningún pendiente a mis pendientes, ¿Esto por qué? ¿Porque como ustedes vieron la tarea tenía un encargado y ese encargado no soy yo, de hecho lo acabamos de elegir, ese encargado es Carlos si nosotros vamos a ver aquí en nuestro tracking quién tiene una tarea activa, en este caso es Carlos Torres, qué tarea tiene? Justamente la prospección que era la que venía después del inicio, OK, así es como ya le estamos asignando y a quien hubiéramos elegido le hubiera llegado esta tarea, OK, podemos elegir incluso a más de una persona. Ahora nosotros este dato lo tenemos en base de datos, vamos para allá, vamos aquí a nuestra base de datos, se encontraba en esta base de datos de proyectos e instalaciones, vamos a abrirla y aquí ya tenemos esta base de datos vinculada, perdón, esta empresa vinculada que es Bimbo tiene el proyecto proyecto 1, este lo está atendiendo el vendedor o asesor Carlos Torres y entonces es esta columna la de selección de usuarios. Aquí vamos a ver a detalle, perdón, aquí vamos a ver a detalle qué es lo que nos permite hacer esta columna de selección de usuarios, aquí nos permite hacer una, bueno podemos cambiar el nombre, tenemos también lo que es una configuración avanzada, aquí podemos filtrar de acuerdo a ciertos criterios, podemos activarlos o activar este filtro, nosotros le podemos decir oye necesito que consideres únicamente a estos usuarios, podríamos decirle quiero que sólo me pueda seleccionar a Juan Pérez o a José González, si yo aquí le doy guardar y voy aquí al proceso y le doy iniciar nuevamente cuando queremos desplegar quiénes son las opciones, pues sólo van a ser ellos, ese sería el primer filtro que podemos utilizar. Ahora si nosotros le oye no, no queremos que me seleccione solo dentro de estas personas, yo quiero que sea a través de un rol y que ese rol sea cuando alguien cumple con el de vendedor. ¿Ahora esto dónde podemos ver quién tiene ese rol o asignar este rol? Justamente nos vamos a mis empresas y aquí nosotros podemos crear un nuevo rol y posteriormente se lo asignamos, como pueden ver aquí sólo hay tres personas que cumplen con el rol de vendedor que son las que se mostraban al inicio. ¿Muy bien, pero ahora solamente se puede hacer todo esto en base de datos? ¿La respuesta es no, también podemos hacerlo a través de campos de formulario, los campos de formulario, vamos a crear un nuevo campo aquí, nuevo campo, vamos a selección de usuarios y lo nombramos, vamos a ponerle selección de usuario vendedor y entonces aquí nos permite a diferencia de la base de datos seleccionar un valor por defecto, esto qué quiere decir? Que aunque no lo seleccionemos de manera manual como ya lo vieron en el inicio del proceso, le podemos decir oye no importa bajo qué condición, siempre que sea este el usuario seleccionado o sea el selección de usuario vendedor como lo nombramos, que sea Juan Pérez, no importa cómo sea la situación, no quiero ni seleccionar lo que siempre sea Juan Pérez o de entrada sea él y yo pueda seleccionar a más personas, esta es la gran diferencia que tenemos respecto al campo de selección de usuarios, aquí en campos de formulario a base de datos tiene igual los mismos filtros, podemos decirle que sólo considera ciertos usuarios a través de roles, OK, pero esta es la gran diferencia, el valor por defecto. Ahora hay otra gran diferencia también, pero ésta sólo aplica cuando utilizamos campos, perdón, cuando utilizamos un subproceso. Cuando nosotros tenemos un subproceso como es en este caso, en el que al terminar el proceso de venta nos lleva a la instalación, cuando nosotros le vamos a editar a este campo, perdón, a este campo, como ustedes pueden ver aquí, le decimos qué información se está mandando desde este proceso principal hacia aquel subproceso y nosotros aquí le estamos diciendo que el expediente del proyecto donde tenemos seleccionado al vendedor se pase para allá. ¿Esto qué quiere decir? Que cuando nosotros entramos al subproceso de instalación y tenemos a un encargado de la tarea, perdón, de esta tarea y ese encargado es vendedor y asesor, lo elegimos desde el inicio del proceso anterior. Pero ahora, ¿Qué pasa si fuera de un campo de formulario? Vamos a crear aquí nuevamente el campo de, el campo de selección de usuario vendedor, el mismo que teníamos allá, vamos a publicar los cambios, perdón, aquí me falta asignar justamente a ese encargado selección de usuario vendedor. Muy bien, lo publicamos y ahora sí vamos al proceso y vamos a configurar este subproceso. Como pueden ver en la parte de hasta abajo nos está apareciendo selección de usuario vendedor, que es el que acabamos de crear en la otra base de datos. Este es un dato muy importante, tienen que estar dos campos que coincidan para poder compartir la información cuando no es de base de datos, cuando es de base de datos, pues se necesita que la misma base se encuentre en ambos procesos. Entonces aquí nosotros seleccionamos campo de usuario vendedor y nos va a mostrar todas las opciones de usuarios que existen, por eso las nombramos igual para poder decirle, oye, el que yo había seleccionado en el proceso inicial como selección de usuario vendedor es el que quiero que me lo pases para allá y tenga la tarea del subproceso, nosotros al dar clic aquí publicamos, ya el usuario que nosotros seleccionemos aquí va a llegar para allá y va a tener esta tarea como encargado, justo como vimos al inicio y esa es la gran diferencia entre los campos de usuario, ya sea de campos de formulario o de base de datos y de esta manera ustedes pueden variabilizar a los encargados de las tareas. Muchas gracias.
