WebHooks en Geest: conecta aplicaciones. Caso 1: Google Sheets + Geest (Zapier)

Bienvenido a otro vídeo tutorial de Gist. Estoy muy emocionado porque hemos lanzado una característica súper novedosa, súper ahorrativa en tiempos, te va a ayudar muchísimo a conectar información y datos que tienes en otras aplicaciones, poderlas trabajar en Gist y demás. Estoy hablando de los triggers por medio de webhooks, de los disparadores por medio de webhooks. No te preocupes, no tiene nada que ver con términos, voy a decirte alguno que otro término técnicos, pero perfectamente los vas a poder configurar y aplicar y todo el asunto. Hoy en día, al existir tanto software y tantas aplicaciones, se necesita la manera de conectarlas para que se hablen entre ellas, por así decirlo. Que quisiéramos que todas las aplicaciones se unieran y fuera solo una que hiciera todo. Pero hay diferentes giros de negocio, hay diferentes comodidades, hay diferentes empresas, etc. Entonces una aplicación es muy difícil que haga todo, todo, todo, absolutamente como para que solo uses una app en tu negocio. Y lo vemos en el día a día. Excel no es lo mismo que Word, PowerPoint no es lo mismo que Gmail. Cada aplicación está hecha para un objetivo distinto y son herramientas. Un desarmador no es lo mismo que un martillo, son para cosas distintas. Y por mucho que la humanidad nos hemos esforzado en crear multiherramientas, a fin de cuentas tiene que haber unas herramientas especiales para diferentes cosas. En el caso de Gist, Gist es especial para el seguimiento, para el control del proceso, quién hace qué, cuándo y que le lleve la información, recabe evidencias y que haga esa conmutación de actividades, tiempos, personas, etc. Pero, por ejemplo, al momento en que estoy grabando este video, Gist no gestiona envío de emails, por ejemplo, Gist no maneja facturación, no genera facturas, etc. Entonces cada software está especializado para el Wawra. Tú seguramente en tu negocio usas muchos softwares y la idea de este tutorial es enseñarte cómo puedes hacer que Gist reciba información de otros software, es decir, se disparen procesos de Gist con base en información que recibe de otros sistemas. Vamos allá. Voy a hacerlo súper explicado, es un tutorial muy rico porque vas a poder descubrir una herramienta que es muy famosa y muy fácil de usar para conectar softwares tan comunes que ni te vas a imaginar ahorita que entremos a detalle que se llama SA. Pues vamos a entrar, ya estoy aquí en mi Gist y vamos a hacer un proceso súper simple. Es algo ejemplificativo y tiene millones de usos. Es ilimitado lo que puedes hacer con el ejemplo que te voy a dar hoy, porque puedes conectar Gmail, Google Sheets, Google Drive, Outlook, Calendario, lo que tú quieras, puedes conectar y mandar la información hacia Gist. Y hoy me voy a enfocar en este vídeo a recibir información hacia Gist. En otro vídeo hablaré sobre cómo Gist puede enviar información hacia otras apps, que también es por medio de estos webhooks, pero hoy me enfocaré en la entrada hacia Gist, no en la salida, en la entrada de información hacia Gist. Muy bien, voy a crear aquí un proceso y le voy a dar proceso en blanco y vamos a ponerle aquí prueba pedido, algo así muy simple. Y estando dentro del proceso, tú sabes que existen los nodos y demás, yo voy a agregar un nodo de tarea y que me arroje la tarea 1. Vamos a ponerle aquí. Suponte tú que yo soy una empresa de servicios y mágicamente yo quiero que cada vez que ponga en un Google Sheets, y ahorita lo vamos a ver, cada vez que yo teclee en un Google Sheets que me recibió una nueva solicitud de servicio, quiero que Google Sheets agarre sus datos y dispare un proceso en Gist. Es meramente un ejemplo, sé que en la realidad puede tener muchos más usos, pero nada más para que quede muy claro cómo se usan los webhooks y para qué son. Lo que vamos a hacer es que este pedido, servicio, etcétera. Yo le voy a poner aquí solicitud de servicio, vamos poniéndolo así mejor. Y la primera tarea tiene que ser atender servicio. Y ya está. El proceso va a iniciar y va a tener servicio. Normalmente lo que hemos hecho en GIS hasta este momento, si le doy doble clic al nodo de inicio, es que puedas tener el disparador manual, donde todos o ciertos roles de tu equipo pueden darle clic en iniciar y dispararlo manualmente. Yo voy a eliminar ese disparador, no quiero que sea manualmente, quiero que sea en automático por medio de un webhook, que es justo de lo que estamos hablando ahorita. Esto de Webhook lo que permite es que otra aplicación le va a hablar a Gist. En este caso vamos a hacer que Google Sheets le avise a ya me escribieron una nueva fila en mi tabla, lo agarro y Gist dispara el proceso inícialo ya, es decir, arranca y déjale la primera tarea al que tengas que dejársela. Entonces voy a dar doble clic otra vez aquí estamos aquí en nuestro nuevo webhook y le voy a poner aquí el título será Servicio solicitado o nuevo servicio solicitado, Ya está, es decir, cada vez que yo tecleo una nueva fila en Google Sheets quiero que agarres información y que lo dispare porque es una nueva solicitud de servicio. Ahora Gist genera un link, este link básicamente lo tienes que copiar y lo que vamos a hacer es que Gist reciba esa información a través de una aplicación que se llama Sappler, que justamente lo tengo por aquí, justamente está por aquí. Listo. Zapier, puedes entrar a Zapier com es con Zapier, su trabajo es conectar aplicaciones y aquí no te preocupes, en términos técnicos es como un intérprete, agarra lo que dice Google Sheets y se lo pasa a Gist. ¿Por medio de qué? Por medio de estos links o webhooks, que sea así se llaman oficialmente. Entonces crea tu cuenta, puedes empezar gratis y lo que te da de potencial es que Zapier puedes conectar un montón de aplicaciones que ahorita te voy a mostrar algunas de ellas. Entonces automatízalo, la verdad es que puedes sacar mucho jugo, hay versiones pagadas de Zapier y pues es según el valor que quieras que te agregue, pero puedes empezar gratis. Entonces bueno, Zapier lo que hace es lo siguiente, vamos a crear un nuevo zap, es como un nuevo conector, un nuevo flujo de actividad. Nuestro objetivo es que una Google Sheets que aquí está aquí ya la tengo yo creada, está limpio, vamos a hacer las solicitudes de servicio, Voy a hacer que aquí, solicitud de servicio, que me escriban el nombre del cliente, que me escriban su teléfono y que me escriban su necesidad. Voy a hacer algo así muy simple para fines del ejemplo didáctico. Listo, Aquí básicamente voy a hacer una tablita donde las personas que quieran que se dispare un servicio en Gist, básicamente lo tienen que escribir aquí y dan enter y ya está. Lo que vamos a hacer es que Zapier, ya vieron que le puse un nuevo zap, New Zap, vamos a ponerle título, vamos a poner vamos a poner solicitud servicio entre paréntesis Google Sheets hacia Gist y básicamente lo que vamos a hacer es ponerle un trigger. Esto así funciona Zapier, le tienes que decir un trigger y una acción. Esta es la forma en la que comunica las apps, Aquí vamos a buscar Google Sheets, mira aquí está Google Sheets y hay un chorro de aplicaciones, si tienes emailchimp, tienes Active Campaign, mailchimp, bueno hay un montón de aplicaciones aquí tú las puedes buscar, Google Calendar, Google Outlook, Outlook, está Microsoft Outlook, cualquier aplicación. Aquí mi trigger es, recuerda lo que vamos a hacer cuando escriban una nueva fila en mi Google Sheets, agarra esa información y mándasela a Gist para que dispare al proceso. Esa es nuestra lógica, no te vayas a abrumar porque sé que se te vienen a la mente un montón de aplicaciones y un montón de usos que puedes darle a esto, vete paso a pasito porque sí tiende a ser mucho lo que se puede hacer y ante demasiadas opciones frente a ti es difícil elegir. Entonces en ese tipo de configuraciones que se hacen recomiendo estar muy enfocado en cuál es el objetivo, cuál es tu necesidad específica. En mi caso es un ejemplo muy burdo, quiero que de un Google Sheets agarre información cada vez que yo agregue una fila y la lleve a Gist y dispare un proceso fácil. Entonces lo que vamos a hacer aquí es, OK, Google Sheets, aquí estás, lo que vamos a hacer es un evento, hay que seleccionar un evento y aquí lo que vamos a decirle es, mira, cuando veas una nueva fila, New Spreadsheet Row, aquí te dice se activa cuando una nueva fila se añade al final de la hoja, eso lo detecta en automático el sappler y listo, ese es el trigger. De hecho aquí seguramente, bueno ya está, de hecho aquí yo ya tengo conectada una cuenta, aquí básicamente te va a pedir que conectes tu cuenta, inicia sesión en Google, es una cuenta de Google Sheets, entonces necesitamos que inicies una cuenta, yo ya la tenía conectada, le doy continuar y le digo mira, ¿Cuál es la spreadsheet? Vamos a a buscarla, se llama solicitudes de servicio, aquí está solicitudes de servicio, ¿Cuál es la worksheet? Aquí podemos ver que la worksheet es hoja 1, la hoja de trabajo es hoja 1, aquí está, mira, en Zapier ya la puedo seleccionar y aquí fíjate qué es lo que va a hacer, lo que va a hacer es que va a probarlo, es decir, yo agregué aquí una fila, realmente agregué una fila, aunque son los nombres de las columnas, agregué una fila escrita, vamos a probarlo a ver si la detecta. Probando, no se la encontró, a ver, vamos a ver si escribo otra. Cliente 1, su teléfono y su necesidad. Listo, vamos a ver si se la encontró, vamos a probar. Y listo, fíjate aquí, ya se la encontró, me encontré en la fila 2 al cliente 1, a su teléfono y a su necesidad. ¿Que es esto? Justo esto que acabé de agregar es una maravilla. Zapier ya lo detectó, ahora estamos probando, todavía no lo lanzamos a que funcione en automático, aquí estamos probando, estamos configurándolo, entonces le digo que vamos a continuar con este seleccionado. ¿Ahora, aquí viene la magia, aquí todavía no existe Gist en Zapier, estamos trabajando en ello, de hecho lo que vamos a hacer es conectarlo por medio de webhooks, Webhooks by Zapier Lo que hace es que un webhook no es de Zapier, o sea, los webhooks es un lenguaje de comunicación entre las aplicaciones, Gist usa webhooks, es como decir todas hablan en inglés, todas hablan en webhooks, en links, esos son los links y aquí le voy a decir, mira, cuando se reciba una nueva fila en spreadsheets de Google, vamos a hacer que se dispare y se le mande llamar a un webhook, en este caso será hacia Gist, o sea, cuando se agarra una fila en spreadsheets Zapier, avísale a Gist por medio de un qué? De un webhook, o sea, avísale en inglés, es su idioma. Ah OK, lo que vamos a hacer es, se tiene que hacer un post, no preguntes por qué, términos técnicos es un post, ya está, y aquí le vamos a dar la URL, te acuerdas que Gist nos dio una URL, nos dio un link y aquí está, mira, copia este link y pruébalo, y aquí te dice, este es un link de prueba y básicamente es copiarlo y lo que vamos a hacer es que en Zapier lo vamos a pegar, pegamos la URL y ya está, es fija. Y aquí no te desmorones en nada más que tenemos que enfocarnos en el data, en el data y tiene que ser en formato JSON, no preguntes por qué, términos técnicos de programación, simplemente JSNO, JSON ¿Qué datos le vamos a mandar a Gist? ¿Bueno, para empezar le vamos a mandar qué datos? El nombre del cliente, el teléfono y la necesidad. ¿OK? Cliente, te lo vamos a mandar. ¿De dónde va a obtener el nombre del cliente? Pues bueno, de la spreadsheet que agarramos al inicio, esta que está aquí, cliente 1, nombre del cliente, obviamente ahorita me está diciendo cliente 1 porque está tomando este ejemplo, pero cuando agregue más filas, pues va a agregar los datos de las nuevas filas. Aquí es porque estoy configurándolo la primera vez. Vamos a agregarle más datos, vamos a agregarle el teléfono. Recomiendo aquí no usar acentos ni nada por el estilo porque a veces no los detectan los webhooks. Entonces aquí teléfono, vamos a agarrar el teléfono y vamos a agregar otra cosa que es la necesidad. Necesidad, listo. Y aquí la necesidad, pues aquí está en necesidad, ya está. Y básicamente ahí lo que estoy diciéndole a Zapier es, mira Zapier, en cuanto tú recibas esta información de Google Sheets, vas a avisarle a Gist por medio de este link, vas a decirle, hey Gist, ya recibí información de Google Sheets y mándasela así Cliente, este es el cliente. Teléfono, este es el teléfono, lo vas a obtener de Google Sheets, que ya lo leíste hace unos segundos. Y aquí no te preocupes por nada, nada más ponle continue y le pones test. Test significa que va a mandar llamar a Gist a ver si le responde y aquí dice que sí, fíjate, aquí dice success y Gist le dijo te has registrado, regresa a Gist y revisa tu request. Ahora me tengo que ir a Gist, vamos a darle extraer datos. ¿Aquí me hemos recibido los siguientes registros de prueba, request 1, el 24 de septiembre a la 1.10, que es justo cuando estoy grabando este vídeo y me dice, mira, aquí está la información, te está mandando cliente, cliente 1, la necesidad que escribieron y teléfono, su teléfono, OK? Entonces aquí le voy a decir, ya lo recibí, ahora le tengo que decir, Gist, vinculame esos datos porque aquí viene. Voy a hacer una breve pausa, si yo le doy publish ya funciona. En cuanto yo agregue una fila en Google Sheets, va a agarrar esa información, avisarle a Gist y ya está. Pero no sólo queremos que le avise a Gist, no es nada más hey, avisado y ya, no, es la información que yo escribí en el Google Sheets, agárrala y métela en gist. ¿Cómo le digo eso? Con este botón de vincular datos. La cuestión es que yo no tengo campos para configurar. Tengo que irme aquí a campos de formulario y decirle, OK, agrégame un campo de tipo texto y vamos a ponerle el nombre del cliente, por ejemplo. Vamos a hacer que haya un campo de tipo texto también para recibir el teléfono, que a veces no lo escriben con LADA ni nada por el estilo. Y vamos a agregar un campo de tipo texto también, que es la necesidad. Estos tres campos ya está, ya se agregó, ya los tengo creados. Ahora lo que voy a hacer es dar doble clic al inicio, irme al webhook, bajo el registro de prueba que ya había probado, le voy a dar vincular datos y le digo, mira, el nombre de cliente de Gist, o sea, en Gist lo vas a obtener del cliente de Zapier, o sea, el que recibiste ahorita en el webhook, el teléfono de aquí y en la necesidad de aquí. Le damos vincular y ya están vinculados. Vamos a publicar el proceso en Gist. Ya está listo Gist para recibir los datos, ya está listo Zapier para enviarlos y ya está lista nuestra Google Sheets. Aquí tienes que saberlo, se trata de comunicar aplicaciones. Tiene que haber tres agentes. Google Sheets es la persona número uno, digámoslo así. Zapier es el intérprete y Gist el receptor. Es como en todo tema básico de comunicación, hay un emisor, un mensaje y un receptor, ¿Correcto? Entonces, el emisor es Google Sheets en este caso, ese es el trigger. Zapier lo que hace es conectarlo y enviar un webhook hacia Gist. Le vamos a dar aquí publicar. Se está publicando tal asunto, de hecho se pone como on en automático, Your SAP is on Facebook y ya está prendido, lo que significa es que ya está escuchando. Si yo agrego una fila aquí en nuestro Google Sheets, va a disparar un proceso en GIST. ¿Quieres ver cómo funciona? Pues vamos a ver aquí. Cliente 2, cliente 2, su teléfono es bla, bla, bla y su necesidad es requerimientos. Voy a agregar. Ya está, se agregó la fila. Vamos a esperar un momentito. Ahora, Ahora, ¿Qué tiene que hacer Gist? Porque Gist ya sabes que va a agarrar el trigger aquí por medio de este webhook, va a agarrar los datos y va a iniciar una tarea, ahora lo que tenemos que hacer es asegurarnos de que en la tarea se despliega la información que recibió, entonces voy a darle doble clic aquí en atender servicio y voy a decirle mira lo que recibiste, ponlo como campos de consulta, ya está, así de simple, le damos publicar y vamos a nuestros pendientes a ver si ya nos lo dejó, que de repente tienden a tener cierta demora, no tiene palabra de honor de que sea exactamente instantáneo, pero regularmente sí lo son, aquí voy a estar refrescando para ver qué parece, pero bueno, antes de eso también me voy a asegurar de que la primera tarea, atender servicio, me la deje a mí, bueno, en este caso voy a decirle que me la dejé a mi raíz y publicamos, me voy a reportes, creo que no lo ha iniciado, estamos aquí esperando todavía, Voy a pasar un momento el vídeo para esperar y de regreso les digo cuánto tiempo nos demoró, listo, no demoró mucho, fue un minuto si acaso es en lo que lo agarra el Sapient, pero podemos ver que ya en mi GIS ya tengo una tarea de atender servicio y me muestran los requerimientos, el teléfono y el cliente 2, que justamente es lo que escribimos en nuestro bullshit. Cliente 2, su teléfono y los requerimientos, voy a agregar otra fila para que veas en tiempo real cómo se demoró el teléfono y sus requerimientos. Requerimiento 1, quiere apoyo con este tema, este falla en su calentador solar y listo, en cuanto GIS, en cuanto Google Sheets se agrega la fila, le avisa a Zapier y ya Zapier lo manda hacia Gist, aquí vemos que tengo sólo uno que es el pasado, demora un minuto, muy breve la verdad, en lo que lo inicia en GIS regularmente son instantáneos, pero también depende mucho de la demanda de webhooks y todo esto, pero no tardan más de un minuto, eso es lo que garantiza Zapier. Pero bueno, hasta aquí ya vimos un ejemplo súper interesante y ve la magia, o sea, cualquier aplicación la puedes conectar, imagínate que tú haces la siguiente regla en Zapier, tú le dices, mira, lo que tú recibas en Gmail lo mandas a Gist, lo que tú recibas en Outlook, si llega un correo con tal descripción, mándaselo a Gist, o sea, es un mundo de posibilidades que se abren frente a ti, donde puedes hacer que Facebook reciba prospectos por medio de marketing y eso lo recibas en automático en Gist, y es uno de los usos mucho más poderosos de la actualidad. Aquí básicamente en vez de seleccionar Google Sheets, pues seleccionas Facebook Lead Ads, que es hablando de recepción de Facebook. Yo aquí le puedo decir, el trigger ya no es Google Sheets, el trigger ya es, le puedo decir Facebook Lead Ads, o sea, imagínate cualquier otra aplicación que tenga API en Facebook, la puedes comunicar con GIS por medio de estos webhooks, tiene un potencial enorme y ahora sí que echa la imaginación a volar para que veas qué aplicaciones usas, qué clase de cosas quieres automatizar y nuestra filosofía en Gist es que si puedes automatizar algo antes de delegarlo, es mejor, ¿Por qué? Porque las personas cada vez requerimos más tiempo para actividades de más lógica, de más intelectualidad, no tanto manuales. Si las puedes automatizar por medio de Zapper, por medio de Gist, hazlo y vale la pena. Así que bueno, vamos a ver si ya nos dejó aquí nuestro segundo registro. Mira, ya está, ya entró mágicamente una nueva tarea de atender servicio y este ya fue el cliente 3 teléfono y quiere apoyo con este tema en automático se está disparando el proceso cada vez que se llena una fila en Google Sheets. Ahora, esta demora puede tratarse de un minutito o algo así, por cuestión de que, ¿Qué pasa si yo escribo cliente 3 y luego me tardo un minuto en escribir el teléfono? Como que por lo que veo, Google Sheets se asegura de que ya completaste la fila antes de enviársela, para que no vaya a enviar nomás el puro cliente y luego el teléfono lo mande aparte, o sea, como que se asegura que ya se llenó y duraste un ratito sin escribirle para empaquetarlo y mandarlo. Bueno, este es solo un ejemplo de los muchos que puedes hacer y voy a estar haciendo casos casos continuamente para sacarle más jugo a esto de los webhooks. Espero te haya gustado, dale click, suscríbete y nos vemos en el siguiente tutorial de GIS. Hasta la próxima.