Erfolgreiche Mitarbeitergespräche führen: Neues Buch von Jochen Mai

So Jochen, du hast gerade ein neues Buch herausgebracht zum Thema Mitarbeitergespräche, das heißt Auf Augenhöhe, das ist der Titel und du hast ja schon die Karrierebibel geschrieben, du hast zig andere Bücher zum Thema Job und Karriere veröffentlicht. Was hat dich jetzt inspiriert, dass du das Thema Mitarbeitergespräche nochmal ins Visier nimmst?

Also das Thema Mitarbeitergespräche ist mir persönlich unheimlich wichtig, weil ich glaube, das ist eines der mächtigsten und wertvollsten und auch wichtigsten Instrumente ist in der gesamten Personalführung überhaupt in einem Job, der einfach Wertschätzung ausdrücken soll, wo Menschen mit Menschen arbeiten und einfach auch funktionieren sollen. Mitarbeitergespräche sind das Instrument, klingen immer so ein bisschen angestaubt. Dabei ist es das Wichtigste überhaupt, dass man miteinander redet. Wir wissen halt aus diversen Forschungen, aus Untersuchungen, es ist ja auch ein altes Instrument, dass Mitarbeitergespräche Motivation und Leistung steigern können, dass sie Konflikte lösen können, dass sie die Zusammenarbeit verbessern, dass sie verbindliche Ziele schaffen können, Missverständnisse vermeiden und am Ende des Tages sogar die Loyalität und das Engagement von Mitarbeitern erhöhen können. Wichtig ist allerdings, und das sage ich immer dazu, dass Mitarbeitergespräche bitte nicht nur einmal im Jahr als Jahresgespräch ablaufen, sondern regelmäßig stattfinden.

Wenn der Chef das Wort Mitarbeitergespräch in den Mund nimmt, dann zucken manche Mitarbeiter zusammen. Also ich weiß auch manche Mitarbeiter haben so den Eindruck, das Mitarbeitergespräch ist wie die Grippe kommt einmal im Jahr, man ist froh, wenn es schnell vorbei ist und irgendwie muss man halt durch. Was sagst du dazu?

Also ich verstehe das Mitarbeitergespräch oder das Feedbackgespräch für beide Seiten, also für Chef und Mitarbeiter tendenziell mal unangenehmes oder wahrscheinlich so angenehm ist wie eine Wurzelbehandlung beim Zahnarzt. Aber das liegt ja nicht am Instrument Mitarbeitergespräch, sondern es liegt an den Teilnehmern selbst. Genauso kann das Internet auch nichts dafür, dass da vielleicht schlechter Content drin ist. Das Internet per se ist ein tolles Instrument, es kommt darauf an, wie man es füllt. Und dasselbe gilt auch für das Mitarbeitergespräch. Dabei ist das Wichtigste, dass ich beide darauf vorbereiten. Ich betone ganz bewusst, beide Seiten müssen sich vorbereiten, also auch die Mitarbeiter. Ich weiß, manche Chefs tun das auch nicht schlecht, aber Mitarbeiter tun das noch viel seltener und lassen das einfach so auf sich zukommen. Dabei können sie enorm davon profitieren, wenn sie sich einfach mehr darauf vorbereiten, denn dann können sie zum Beispiel auch eigene Wünsche und Ziele argumentieren, formulieren, verhandeln und vielleicht sogar auch durchsetzen.

Was würdest du sagen, was ist deiner Meinung nach der größte Fehler, der im Mitarbeitergespräch begangen wird?

Also ich habe es eigentlich schon angesprochen, der größte Fehler im Mitarbeitergespräch ist mangelhafte Vorbereitung auf beiden Seiten. Es gibt Chefs, habe ich auch schon kennengelernt oder zumindest gehört, auch mal kennengelernt, die nicht einmal die Personalakte ihrer Kollegen kennen, mit denen sie jetzt gleich sprechen. Die haben weder Fragen vorbereitet, noch kennen sie die Ziele für die Zukunft und können überhaupt nicht formulieren. Das ist natürlich eine Katastrophe und eigentlich auch eine Bankrotterklärung für eine Führungskraft. Umgekehrt gibt es aber genauso viele Mitarbeiter, die völlig naiv in ein solches Gespräch gehen. Die können bisherige Leistungen, Erfolge weder detailliert zusammenfassen noch irgendwie belegen oder quantifizieren. Dabei ist es ja eine ganz wichtige Argumentation, wenn du irgendwas fordern willst. Die kennen auch nicht mögliche Kritikpunkte. Auch darauf muss man sich doch vorbereiten. Was könnte der Chef eigentlich zu meckern haben oder an mir aussetzen? Wo war jetzt irgendwas nicht so gut gelaufen? Was könnte der sagen und wie reagiere ich darauf? Also das ist ja auch noch mal ganz, ganz wichtig, dass man dann auch mit potenzieller Kritik konstruktiv umgehen kann und vielleicht auch schon eine Lösung anbieten kann. Das wissen dann viele nicht. Und entsprechend ziellos verläuft unsere Mitarbeitergespräche.

Stellen wir mal eine Frage, so typische Dir begegnet eine gute Fee und du hast einen Wunsch frei. Jochen Dieses Mal aber ganz speziell Bezug auf Mitarbeitergespräche. Was würdest du dir denn wünschen?

Also wenn ich einen Wunsch frei hätte, dann würde ich mir wünschen, dass Führungskräfte und Mitarbeiter viel mehr und regelmäßiger miteinander sprechen. Reden hilft, das sage ich so oft, und zwar immer. Einmal im Jahr ist definitiv zu wenig. Meine Empfehlung lautet, mindestens einmal im Monat ein kurzes Gespräch zu führen. Da reichen dann ja auch mal 20 Minuten, wenn die denn zielführend vorbereitet sind. Und einmal im Jahr kann man dann nochmal eine große Bilanz mit ganz großen Zielvereinbarungen treffen.

Fragen wir mal umgekehrt. Was war denn dein bestes Mitarbeitergespräch, das du erlebt hast?

Muss ich kurz überlegen. Also das beste Mitarbeitergespräch, das ich je hatte, war ausgerechnet ein sehr schwieriges Gespräch. Damals hatte ich nämlich einen Alkoholiker in meinem Team und das kann man sich ja vorstellen, das ist kein angenehmes Gespräch. Und tatsächlich war es so, dass dieser Alkoholismus oder die Abhängigkeit bereits nach innen und nach außen wirkte. Also ich habe Feedback bekommen von Leuten außerhalb des Unternehmens, aber auch von Kollegen, die mir das gesagt haben. Und ich habe den Mitarbeiter schon ein paar Mal darauf angesprochen gehabt. Der war dann noch im Zustand des Verleugnens, aber es wurde halt immer schlimmer und irgendwann muss man die Reißleine ziehen. Deswegen war das ein ganz, ganz wichtiges Gespräch. Das war auch wahnsinnig anstrengend. Ich habe es sehr, sehr gut vorbereitet. Es war aber auch ein sehr wertschätzendes Gespräch. Und ich konnte dann dem Mitarbeiter tatsächlich klar machen, dass es so nicht weitergeht. Und am Ende hat er sich dann auch für eine Therapie entschieden, die wir natürlich als Unternehmen bezahlt haben und hat im Gegenzug auch seinen Job behalten. Und das fand ich dann halt im Nachhinein unglaublich ermutigend für alle, also auch für den Mitarbeiter selbst. Der war halt danach trocken. Das war gut für ihn, hat seinen Job behalten, aber es war natürlich auch eine wichtige Signalwirkung nach innen für das gesamte Team, weil alle gesehen haben, wir lassen auch solche schwierigen Mitarbeiter nicht hängen oder nicht fallen, sondern da wird gesprochen. Das ist mir damals als ein sehr gutes Gespräch in Erinnerung. Es war wahnsinnig anstrengend. Also ich war danach auch echt ein bisschen durchgeschwitzt, gebe ich zu. Das macht man auch nicht gerne. Das ist auch nicht leicht. Da musst du jedes Wort genau wählen, weil du willst ihn ja auch nicht verletzen. Aber gleichzeitig musste hier eine Lösung her, denn so konnte es nicht weitergehen. Also es war im Nachhinein das beste Mitarbeitergespräch, aber auch eines der schwersten. Vielleicht ist es auch immer so, dass die schwersten Mitarbeitergespräche die besten sind.

Wechseln wir aber trotzdem noch mal in die Rolle der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Also wir hatten das schon mal kurz angerissen. Oft sind die ja, sehen sich zumindest sehen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer passiven Rolle. Die müssen halt dahin Der Chef Wir machen Mitarbeitergespräch, Setz den Termin fest. Was sagst du zu dieser Einstellung der Passivität?

Also es ist nirgendwo in Stein gemeißelt oder ein eheres Gesetz, was nicht gebrochen werden darf, dass Mitarbeiter nicht aktiv von sich aus das Mitarbeitergespräch suchen können. Das tun sie nur viel zu selten. Und auch da stelle ich mir immer die Warum eigentlich? Kann sicherlich auch an der Führungskraft liegen, also an der Persönlichkeit des Chefs, dass man sich vielleicht nicht traut oder eingeschüchtert ist. Aber umgekehrt, ich glaube, viel zu wenigen angestellten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ist bewusst, welche enorme Chance für sie da drin steht, wenn sie aktiv dieses Mitarbeitergespräch suchen. Dabei können sie ja nicht nur ihre Leistungen, also die bisherigen Leistungen, vielleicht auch die zukünftigen Leistungen, die man von ihnen erwartet sind sichtbarer machen, was ja so wichtig ist, weil oft sind ja gerade die Leistungsträger, die werden gar nicht so gesehen in manchen Unternehmen. Wenn man sich jetzt überlegt, dass sie alle im Homeoffice hocken, dann sieht man das vielleicht als Führungskraft oder Vorgesetzter gar nicht und hast die Chance, das einfach sichtbarer zu machen. Gleichzeitig kannst du natürlich auch in so einem Gespräch über deine eigenen Bedürfnisse oder deine persönlichen beruflichen Ziele sprechen. Also zum Beispiel den Wunsch, dich weiterzuentwickeln im Unternehmen, mal was anderes zu machen, neue Aufgaben, Herausforderungen zu übernehmen und oder eine Fortbildung zu bekommen oder auch ganz pragmatisch einfach mehr Gehalt. Und nicht zuletzt dürfen Mitarbeiter, das muss ich ja auch noch mal ganz deutlich sagen, auch im Mitarbeitergespräch Kritik am Chef äußern. Natürlich immer respektvoll und sachlich konstruktiv. Aber das Ziel ist ja auch dabei immer, dass die Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter verbessert wird. Und wenn das der Tenor ist, also nicht einfach nur rumnörgeln, also es passt mir gar nicht, sondern wirklich wie können wir das gemeinsam verbessern, damit wir einfach mehr Spaß haben, auch in der Zusammenarbeit und mehr Zufriedenheit am Job. Das gilt ja auch für die Führungskraft. Dem macht es ja auch nicht Spaß, wenn die Mitarbeiter da vor sich hin muffeln und unglücklich sind. Da hast du auch keine Lust drauf. Aber wenn das beide miteinander gemeinsam anpacken, dann verbessert sich das Betriebsklima und für dich der Job kolossal. Also es ist eine riesige Chance auch für Mitarbeiter und deswegen dringende Empfehlung, aktiv einfordern, wenn die Führungskraft darauf nicht auf die Idee kommt. Also nicht abwarten.

Wie würdest du erklären, dass obwohl es das Mitarbeitergespräch schon lange gibt, immer noch dieser Ruf so ein bisschen negativ ist?

Also ich glaube, dass Mitarbeitergespräch per se und zu Unrecht ein schlechtes Image haben. Das kommt nicht von ungefähr, weil natürlich am meisten über die negativen Erfahrungen gesprochen wird. Also die meisten Menschen, sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte, klagen gerne über schlechte Gespräche. Das ist eigentlich auch so eine typisch deutsche Marotte, dass wir gerne meckern und jammern und nicht so sehr über die positiven Dinge sprechen. Aber das prägt natürlich den Ruf und das Image von so einem Mitarbeitergespräch. Dabei gibt es genauso positive Mitarbeiter Gespräche und ich glaube sogar, dass das die Mehrheit ist. Nur hören wir davon nichts, weil halt alles sehr gut gelaufen ist und alle sind hinterher zufrieden. Ich weiß aber zum Beispiel von den Lesern und Leserinnen unserer Webseite Karrierebibel de, aber natürlich auch von den Teilnehmern, zum Beispiel von meinem Gehaltscoaching, dass deren Mitarbeitergespräche ganz erfolgreich verlaufen sind. Viele aus dem Gehaltskurs verdienen heute deutlich mehr als vorher und das ist ja mal ein erfolgreiches Mitarbeitergeschäft Gespräch gewesen. Gleichzeitig höre ich aber auch von einigen Leserinnen und Lesern, dass sich die Zusammenarbeit anschließend verbessert hat. Wir haben ja auch ganz viele Tipps dazu bei uns auf der Webseite. Also ich glaube, es wird de facto über die schlechten Sachen zu viel geredet und über die positiven Erfahrungen viel zu wenig gesprochen und vor allen Dingen wird daraus zu wenig gelernt.

Trotz allem, es gibt schlechte Mitarbeitergespräche. Dinge, die einfach in Gespräch nicht so verlaufen, wie man sich das wünscht. Kannst du mal so ein, zwei, drei der verbreitetsten Fehler nennen, die dazu führen, dass so ein Gespräch letztlich in die Hose geht?

Also einen wesentlichen Grund, warum Mitarbeitergespräche scheitern, haben wir gerade schon genannt, das ist die mangelhafte Vorbereitung. Das ist das A und O. Ich bin davon überzeugt, dass Gute Vorbereitung bestimmt 70, 80 Prozent der Miete ausmachen für das Gelingen eines Gesprächs. Das zweite Es gibt von Anfang an keine klare Agenda. Das hängt natürlich mit der mangelhaften Vorbereitung zusammen. Wenn du dich nicht vorbereitest, hast du auch keine Agenda. Aber selbst wenn man sich vielleicht vorbereitet hätte, wird dieser nicht kommuniziert. Der Effekt ist natürlich, dass das Gespräch total zerfasert und am Ende gibt es noch nicht mal Ergebnis. Und das frustriert dann natürlich auch alle anderen und sorgt wieder für schlechte Erfahrungen und die prägen dann wieder das nächste Gespräch. Und so entsteht dann ein Teufelskreis. Also mein Tipp wäre ganz, ganz dringend, auch an der Stelle wieder vorab und zwar schon mit der Einladung zum Gespräch, eine klare und transparente Agenda zu formulieren, auf die sich dann beide Seiten wieder optimal vorbereiten können. Denn wenn ich weiß, welche Themen sollen angesprochen werden, dann können das beide Seiten vorbereiten. Also Geheimniskrämerei an der Stelle ist überhaupt nicht zielführend. So nach dem Ha ich will was kritisieren. Also jetzt der Chef ich will was kritisieren, aber ich sage es nicht, Ich überrasche den einfach. Dann kann er keine Gegenargumente haben. Ist natürlich totaler Quatsch, weil wir wollen ja am Ende eine Lösung haben und nicht so ein Überraschungspaket, so ein Ü Ei draus machen. Das ist ja keine Geburtstagsparty oder sowas, wo ich jemanden überraschen will, sondern ich möchte konstruktives Gespräch auf Augenhöhe führen. Dafür sorgt natürlich definitiv eine klare Vorbereitung, eine gute, transparente Agenda. Und das ist vielleicht der dritte Punkt, eine angstfreie Atmosphäre. Also beide müssen wissen, in diesem Gespräch geht es jetzt nicht um meine Existenz, um den Job, sondern das Ziel ist von Anfang an ein wohlwollendes Wir wollen am Ende des Tages den Job, die Zusammenarbeit besser machen, Leistungen steigen, Produktivität erhöhen. Das kann aber alles Ach nur im Job Interesse des Mitarbeiters sein und da geht es auch nicht um Ausbeutung oder sowas. Denn ich kann ja umgekehrt auch reden kann oh, das ist jetzt leider zu viel, das schaffe ich nicht. Dafür müsste ich etwas anderes beispielsweise wieder liegen lassen. Also ich glaube, an der Stelle hilft es auch wieder Mitarbeitern sich vorzubereiten, genau zu Das kann ich, das will ich und das will ich vielleicht nicht.

Was ist dein Plädoyer dafür zu das Mitarbeitergespräch? Darauf sollte man sich wirklich fokussieren und das aus dem Effeff beherrschen.

Also ich beobachte diesen Management Literatur und Ratgebermarkt jetzt schon seit über 30 Jahren, kann ja sagen, da gibt es natürlich immer wieder tolle neue Führungsinstrumente, die auch genauso angepriesen werden. Aber dabei ist auch wahnsinnig viel Shishi Trends kommen und gehen und das sage ich dir aus wirklich 30 Jahren Erfahrung. Da ist auch viel Blödsinn manchmal dabei oder alter Wein in neuen Schläuchen. Das Mitarbeitergespräch ist keine Frage ein Klassiker, aber das geht auch nicht weg. Das ist kein Trend, sondern das hat ewigen Bestand. Am Ende des Tages geht es immer darum, dass Menschen mit Menschen zusammenarbeiten. Und das Essentiellste dafür ist Kommunikation. Also regelmäßiges Feedback, Austausch. Was machst du? Wie geht es dir? Was willst du besser machen? Was kannst du besser machen? Und so weiter und so fort. Kommunikation, Gespräche zu führen ist die Kernaufgabe einer Führungskraft und ist letztendlich auch die Kernaufgabe der Zusammenarbeit. Immer da, wo Menschen mit Menschen arbeiten. Sonst kannst du dich auch in irgendeine Höhle zurückziehen und nicht mehr mit Menschen arbeiten oder sowas. Dann funktioniert das sicherlich auch. Aber solange du mit anderen Menschen zu tun hast, musst du kommunizieren. Und dabei hilft dieses Mitarbeitergespräch. Man muss das ja doch nicht wahnsinnig so hochhängen. Wenn das regelmäßig stattfindet, reichen, hab's vorhin schon erwähnt, 20 Minuten auch mal, das können auch nur 10 Minuten sein. Es gibt ja auch Mitarbeitergespräche, die rein informell sind. Also es muss ja auch nicht immer eine Feedbackrunde sein, sondern einfach nur Hey, da gibt es ein neues Tool oder ein Instrument, wir haben eine KI eingeführt oder dies, das, jenes, Das funktioniert so und so. Dann ist es einfach nur ein informelles Gespräch oder die Frage Wie geht es dir? Kann ich sie noch bei ihrer Arbeit unterstützen? Was brauchen sie noch? Läuft es in irgendeiner Form auch so ein Zwischenstand. All das sind auch Mitarbeitergespräche. Es geht nicht immer nur um Zielvereinbarung oder ein Kritikgespräch oder sowas, sondern regelmäßig miteinander reden hilft massiv und dabei kann man Missverständnisse schon frühzeitig ausräumen, bevor sie sich zu Katastrophen entwickeln können. Man kann Konflikte auch im Team lösen. Also es geht ja nicht immer nur um Putt Konflikte zwischen Chef und Mitarbeiter, sondern auch Konflikte im Team, indem man einfach mal verschiedene Seiten an den Tisch holt oder Einzelgespräche führt und dann den Konflikt klärt. Genauso kann man im Mitarbeitergespräch Werte und Regeln vermitteln. Das ist ja auch für Unternehmen, für die Unternehmenskultur essentiell, dass ich einfach Es gibt bestimmte Werte, die sind uns so wichtig, die darf kein Mitarbeiter mit Füßen treten und wer es trotzdem tut, dessen Tage sind in diesem Laden gezählt. Auch das ist ja wichtig. Das kann man vielleicht weniger bedrohlich formulieren. Aber gerade für neue Mitarbeiter ist es ja ganz wichtig zu Das ist hier okay, das ist hier nicht okay. Das gilt übrigens auch für neue Führungskräfte. Die haben vielleicht auch andere Führungskräfte und auch denen muss man natürlich Klagen, Ansagen machen, dass man so führen wir hier Mitarbeiter und so nicht. Also schreien, cholerische Anfälle und Beleidigungen ist nicht OK und und mobbern oder sowas ist auch nicht okay, sondern wir pflegen hier einen respektvollen und wertschätzenden Umgang und so weiter und so fort. Und damit steigt am Ende natürlich auch die Zufriedenheit bei den Mitarbeitern, die Produktivität und auch die Loyalität. Und nicht zuletzt ist es ein ganz wichtiger Baustein für das Employer Branding, denn wir wissen ja aus diversen anderen Umfragen und Studien, die es dazu gibt, die Leute kommen wegen Jobs und gehen ganz häufig wegen des Chefs. Da spielt dann wieder die Kommunikation eine ganz entscheidende Rolle.

Hast du, lieber Jochen, noch einen Geheimtipp, wenn man so will, aus deiner breiten Erfahrung, wo du, wenn ein Mitarbeitergespräch bisher eher so war, dass du da noch mal eine Schippe drauflegen kannst?

Also ich habe es hier und da schon angedeutet, der Schlüssel zu besseren Mitarbeitern ist ein Dialog auf Augenhöhe. Die Wertschätzung und die Anerkennung für die gemeinsame Arbeit auf ein gemeinsames Ziel hin muss aus jeder Pore in so einem Gespräch atmen. Das muss deutlich werden. Klar, ich bin vielleicht eine Führungskraft und du bist der Mitarbeiter, aber am Ende des Tages begegnen wir uns auf Augenhöhe. Du bist genauso Mensch. Ich habe halt nur die Rolle der Führungskraft und du hast die Rolle der Fachkraft, aber wir begegnen uns mit vollem Respekt und voller gegenseitiger Wertschätzung auf Augenhöhe. Das bedeutet, dass beide auch wohlwollend aufeinandertreffen. Übrigens ist es auch eine wichtige Botschaft für Mitarbeiter, wenn du in ein solches Gespräch gehst und in deinem Chef einen potenziellen Feind erkennst, dann bist du natürlich auch von Feinden umgeben und dann kann so ein Gespräch nicht gut laufen. Wenn du aber einfach da reingehst und sagst, der Chef oder die Chefin ist definitiv mein Freund und so will ich sie auch betrachten, so gehe ich da auch rein. Übrigens auch umgekehrt natürlich, dann wird es auch was mit dem Gespräch und dann wird es definitiv die Zusammenarbeit besser machen auf Augenhöhe. So heißt ja nicht auch zufällig mal ein neues Buch zum Mitarbeitergespräch. Und das ist eben ganz bewusst ein Leitfaden für Mitarbeiter und für Führungskräfte. Also zwei Bücher in einem, das ist dann auch mein ultimativer Geheimtipp, der das Mitarbeitergespräch auf ein ganz neues Level heben kann. Lies das Buch und setze es vor allen Dingen auch um und dann werden die gespräche auch um 120 Prozent besser.

Dann sage ich einfach an dieser Stelle vielen Dank Jochen. Ich habe das Buch schon gelesen und man kann es natürlich bekommen. Ich erinnere mich, es ist Akademie Karrierebibel dein. Dort findet man das Buch auf Augenhöhe und natürlich auch deine anderen Bücher und Kurse, die du hast, die Leuten eben helfen. Du hast angesprochen, ob es ums Gehalt geht, um den Jobwechsel und andere Themen. Vielen Dank für diesen Einblick und dann jetzt erstmal noch einen wunderschönen Tag dir.

Dankeschön, dir auch.